Umowa o zachowaniu poufności (NDA) jako forma ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa – jak zachować tajemnicę służbową?

Tajemnica przedsiębiorstwa i tajemnica służbowa to dwa różne zbiory informacji. Tajemnica służbowa to obecnie pojęcie potoczne. Jest to informacja, którą pracownik otrzymał w związku z pełnieniem swoich obowiązków służbowych, a ujawnienie, której może narazić na szkodę interes przedsiębiorstwa. Warto podkreślić, że czynienie przez byłego pracownika użytku z nabytej w pracy wiedzy i doświadczenia jest co do zasady dozwolone. Przedsiębiorca musi więc określić szczegółowo, które informacje nie podlegają dalszemu wykorzystaniu przez pracownika. Przedsiębiorca powinien poinformować go w sposób jednoznaczny, że jest to tajemnica oraz zastrzec obowiązek zachowania w poufności przekazanych informacji. W sytuacji ewentualnego sporu procesowego wyłącznie podjęcie takich działań będzie stanowić o staranności przedsiębiorcy i wykaże jego chęć utrzymania tajemnicy.

Co ciekawe, w jednej ze spraw procesowych sąd uznał, że ocena faktu przejęcia klientów przez byłego pracownika w wyniku przejścia handlowców od pracodawcy nie musi stanowić naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Sąd ocenił, że znajomość zapotrzebowania transportowego i realizowanych tras przewozów jest efektem zdobytego przez pracownika doświadczenia. Obrazuje to doskonale, że aby przedsiębiorca będący pracodawcą, skutecznie zabezpieczył określone informacje, np. dotyczące bazy klientów, musi je sam zdefiniować jako tajemnicę przedsiębiorstwa oraz podjąć konkretne kroki w celu jej ochrony (vide: wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 22 marca 2017 r., sygn. I ACa 1164/16).

Kiedy tajemnica przedsiębiorstwa przestaje być chroniona?

Jako przedsiębiorca mamy wpływ na spełnienie dwóch z trzech wymaganych warunków – podjęcie działań w celu zapewnienia poufności informacji oraz dokonania oceny, czy informacja jest dla nas istotna z powodów ekonomicznych. Najmniejszy wpływ mamy na zapewnienie poufności informacji. Przedsiębiorca powinien mieć zwłaszcza świadomość, że nie może w dowolnej chwili zadecydować o nadaniu informacji poufnego charakteru. Udostępnienie informacji przekreśla późniejszą możliwość uznania jej za poufną i wyłącza przyznanie przedsiębiorcy ochrony. Informacja nie może być znana powszechnie lub łatwo dostępna. Daną informację uznajemy za łatwo dostępną, gdy osoba zainteresowana może uzyskać ją w zwykłej i dozwolonej drodze.

W przytoczonym powyżej sporze sądowym uznano, że dane teleadresowe i osoby kontaktowe poszczególnych klientów są powszechnie dostępne, ponieważ pojawiają się wraz ze zgłoszeniem kontaktu na ogólnodostępnej dla grupy przedsiębiorców spedycyjnych giełdzie transportu.

Jak mam chronić tajemnicę w moim przedsiębiorstwie?

Jesteśmy w stanie podjąć szeroki wachlarz działań mających na celu ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, które będą przynosiły efekt.

Działania powinny być zaplanowane i uporządkowane. Będą to w pierwszej kolejności czynności o charakterze prawnym. Najlepszą praktyką będzie opracowanie odpowiednich aktów wewnętrznych. Przede wszystkim należy opracować procedury określające sposób obejmowania informacji klauzulą poufności oraz opisujące kontrolę przestrzegania poufności. Bardzo ważne będzie także określenie skutków naruszenia ochrony tajemnicy przez pracowników. Regulamin wewnętrzny powinien również określać szczegółowo podjęcie określonych czynności technicznych. W ten sposób przedsiębiorca uzyskał jednocześnie opracowany plan ochrony informacji poufnych.

Następnie należy opracować wzory oświadczeń i umów dla pracowników co do obowiązku zachowania poufności. W tym momencie można już ustalić jakie konkretne informacje uznaje się za tajemnice przedsiębiorstwa. Po tym podjąć można działania o charakterze organizacyjnym, takie jak wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie ochrony i okresową kontrolę przestrzegania regulaminu, przekazanie pracownikom informacji o poufności danych informacji i przeprowadzenie szkoleń wewnętrznych w tym zakresie. Teraz równie istotne będą specjalistyczne działania techniczne, takie jak ograniczenie w systemach informatycznych dostępu do informacji poufnych poprzez nadanie kodów dostępu, czy uprawnień.

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – słowem podsumowania

Zagrożenia wynikające z ryzyka ujawnienia informacji kluczowych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa istnieją i będą pojawiać się każdego dnia. Nie jesteśmy w stanie ich wyeliminować bez podjęcia konkretnych kroków prawnych i technicznych. Z drugiej strony oznacza to, że bardzo wiele zależy od nas – jakości i zakresu podjętych działań.

Aby zadbać o efektywną ochronę tajemnic przedsiębiorstwa, warto rozważyć wprowadzenie kompleksowych rozwiązań. Wymagają one wdrożenia szczegółowych procedur, a następnie podejmowania regularnych działań w celu podtrzymania ich efektywności. Dzięki temu ograniczamy jednak ryzyko pojawienia się nowej konkurencji i utraty dotychczasowej pozycji rynkowej.