Antonina Schneider
|
4 grudnia 2022
Spis treści

W ramach funkcjonowania przedsiębiorstwa przetwarzanych jest bardzo wiele informacji. Niektóre z nich są kluczowe dla jego istnienia. W przypadku braku kontroli nad udostępnianiem istotnych informacji mogą pojawić się zagrożenia o różnej skali. Powszechnie obowiązujące prawo przewiduje szczególną ochronę takich informacji i nadaje im miano tajemnicy przedsiębiorstwa.

Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?

Naruszenie takiej tajemnicy stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Z ostrożności należy przewidywać, że tajemnica przedsiębiorstwa może zostać ujawniona, przekazana lub wykorzystania wbrew obowiązkowi nałożonemu na mające do niej dostęp podmioty. Ustawodawca udzielił ochrony przedsiębiorcom w sytuacji naruszenia lub zagrożenia ich interesu ustalając, że czynem nieuczciwej konkurencji jest zarówno przekazanie, ujawnienie, wykorzystanie, jak i nabycie od osoby nieuprawnionej cudzych informacji, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, jak ustanowił w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tj. z dnia 13 maja 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 1233).

Definicja legalna tajemnicy przedsiębiorstwa

Zgodnie natomiast z art. 11 ust. 2 przywołanej wyżej ustawy przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Z punktu widzenia praktyki wyodrębnienie informacji technicznych, technologicznych i organizacyjnych nie ma znaczenia, ponieważ jest tylko wskazówką od ustawodawcy. Zakres przedmiotowy tajemnicy przedsiębiorstwa jest nieograniczony. Ustawodawca zadecydował bowiem, że katalog informacji mogących stanowić tajemnicę jest otwarty, a informację te mogą mieć różny charakter, także np. handlowy. Każda informacja ma potencjał, aby zostać uznaną za tajemnicę przedsiębiorstwa, o ile tylko posiada wartość gospodarczą.

Informacja może zostać zakwalifikowana jako tajemnica przedsiębiorstwa, jeżeli spełnione zostaną jednocześnie trzy warunki. Po pierwsze, będzie to warunek niejawności informacji w sferze publicznej, po drugie, warunek posiadania przez informację wartości gospodarczej i po trzecie, warunek podjęcia przez podmiot, do którego przedsiębiorstwa informacja należy, działań zmierzających do zachowania poufności tej informacji.

Bogate orzecznictwo sądów powszechnych wypracowało liczne przykłady tajemnic przedsiębiorstwa. Może ją stanowić: lista klientów, ceny transakcji, cenniki, plany sprzedaży, informacje o wadliwościach produktów lub zgłaszanych reklamacjach, dane stałych dostawców, receptury i metody produkcji, know-how, wynalazki przed zgłoszeniem wniosku patentowego, sposób organizacji pracy.

Należy jednak pamiętać, że informacje te nie stają się tajemnicą przedsiębiorstwa samoistnie. To przedsiębiorca nadaje im takie znaczenie.

Jednocześnie podkreślić należy, że objęcie danej informacji ochroną jest skuteczne tylko wtedy, gdy jest to informacja znacząca. Nie jest zasadne ujmowanie jako tajemnicy przedsiębiorstwa wszelkich informacji przetwarzanych w przedsiębiorstwie, ani nawet definiowanie jej jako szeroki, niesprecyzowany zbiór informacji danego rodzaju. Nie wystarczy ogólnikowo podać, że dane chronione obejmowały całokształt informacji finansowo-handlowo-organizacyjnych.

Tajemnica przedsiębiorstwa a tajemnica służbowa

Tajemnica przedsiębiorstwa i tajemnica służbowa to dwa różne zbiory informacji. Tajemnica służbowa to obecnie pojęcie potoczne. Jest to informacja, którą pracownik otrzymał w związku z pełnieniem swoich obowiązków służbowych, a ujawnienie, której może narazić na szkodę interes przedsiębiorstwa. Warto podkreślić, że czynienie przez byłego pracownika użytku z nabytej w pracy wiedzy i doświadczenia jest co do zasady dozwolone. Przedsiębiorca musi więc określić szczegółowo, które informacje nie podlegają dalszemu wykorzystaniu przez pracownika. Przedsiębiorca powinien poinformować go w sposób jednoznaczny, że jest to tajemnica oraz zastrzec obowiązek zachowania w poufności przekazanych informacji. W sytuacji ewentualnego sporu procesowego wyłącznie podjęcie takich działań będzie stanowić o staranności przedsiębiorcy i wykaże jego chęć utrzymania tajemnicy.

Co ciekawe, w jednej ze spraw procesowych sąd uznał, że ocena faktu przejęcia klientów przez byłego pracownika w wyniku przejścia handlowców od pracodawcy nie musi stanowić naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Sąd ocenił, że znajomość zapotrzebowania transportowego i realizowanych tras przewozów jest efektem zdobytego przez pracownika doświadczenia. Obrazuje to doskonale, że aby przedsiębiorca będący pracodawcą, skutecznie zabezpieczył określone informacje, np. dotyczące bazy klientów, musi je sam zdefiniować jako tajemnicę przedsiębiorstwa oraz podjąć konkretne kroki w celu jej ochrony (vide: wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 22 marca 2017 r., sygn. I ACa 1164/16).

Kiedy tajemnica przedsiębiorstwa przestaje być chroniona?

Jako przedsiębiorca mamy wpływ na spełnienie dwóch z trzech wymaganych warunków – podjęcie działań w celu zapewnienia poufności informacji oraz dokonania oceny, czy informacja jest dla nas istotna z powodów ekonomicznych. Najmniejszy wpływ mamy na zapewnienie poufności informacji. Przedsiębiorca powinien mieć zwłaszcza świadomość, że nie może w dowolnej chwili zadecydować o nadaniu informacji poufnego charakteru. Udostępnienie informacji przekreśla późniejszą możliwość uznania jej za poufną i wyłącza przyznanie przedsiębiorcy ochrony. Informacja nie może być znana powszechnie lub łatwo dostępna. Daną informację uznajemy za łatwo dostępną, gdy osoba zainteresowana może uzyskać ją w zwykłej i dozwolonej drodze.

W przytoczonym powyżej sporze sądowym uznano, że dane teleadresowe i osoby kontaktowe poszczególnych klientów są powszechnie dostępne, ponieważ pojawiają się wraz ze zgłoszeniem kontaktu na ogólnodostępnej dla grupy przedsiębiorców spedycyjnych giełdzie transportu.

Jak mam chronić tajemnicę w moim przedsiębiorstwie?

Jesteśmy w stanie podjąć szeroki wachlarz działań mających na celu ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, które będą przynosiły efekt.

Działania powinny być zaplanowane i uporządkowane. Będą to w pierwszej kolejności czynności o charakterze prawnym. Najlepszą praktyką będzie opracowanie odpowiednich aktów wewnętrznych. Przede wszystkim należy opracować procedury określające sposób obejmowania informacji klauzulą poufności oraz opisujące kontrolę przestrzegania poufności. Bardzo ważne będzie także określenie skutków naruszenia ochrony tajemnicy przez pracowników. Regulamin wewnętrzny powinien również określać szczegółowo podjęcie określonych czynności technicznych. W ten sposób przedsiębiorca uzyskał jednocześnie opracowany plan ochrony informacji poufnych.

Następnie należy opracować wzory oświadczeń i umów dla pracowników co do obowiązku zachowania poufności. W tym momencie można już ustalić jakie konkretne informacje uznaje się za tajemnice przedsiębiorstwa. Po tym podjąć można działania o charakterze organizacyjnym, takie jak wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie ochrony i okresową kontrolę przestrzegania regulaminu, przekazanie pracownikom informacji o poufności danych informacji i przeprowadzenie szkoleń wewnętrznych w tym zakresie. Teraz równie istotne będą specjalistyczne działania techniczne, takie jak ograniczenie w systemach informatycznych dostępu do informacji poufnych poprzez nadanie kodów dostępu, czy uprawnień.

Podsumowanie

Zagrożenia wynikające z ryzyka ujawnienia informacji kluczowych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa istnieją i będą pojawiać się każdego dnia. Nie jesteśmy w stanie ich wyeliminować bez podjęcia konkretnych kroków prawnych i technicznych. Z drugiej strony oznacza to, że bardzo wiele zależy od nas – jakości i zakresu podjętych działań.

Aby zadbać o efektywną ochronę tajemnic przedsiębiorstwa, warto rozważyć wprowadzenie kompleksowych rozwiązań. Wymagają one wdrożenia szczegółowych procedur, a następnie podejmowania regularnych działań w celu podtrzymania ich efektywności. Dzięki temu ograniczamy jednak ryzyko pojawienia się nowej konkurencji i utraty dotychczasowej pozycji rynkowej.

Pytania i odpowiedzi

Przedsiębiorstwo to bardzo szerokie pojęcie zawarte w Kodeksie cywilnym. Tajemnica przedsiębiorstwa stanowi jeden z niematerialnych składników przedsiębiorstwa. Dotyczy ono wszystkich form prawnych prowadzenia działalności. Ochrona taka została zatem przyznana przedsiębiorcom powszechnie.

Przepisy prawne nie wymagają utrwalania informacji objętych tajemnicą w żadnej formie, ale jest to dobra i przydatna praktyka. W sytuacji ewentualnego sporu sądowego przedsiębiorca zobowiązany jest bowiem wykazać, że dana informacja stanowiła tajemnicę jego przedsiębiorstwa. Nasza pozycja będzie więcej tym silniejsza, im więcej danych dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa utrwalimy.

Co ważne, warto również utrwalić wszelkie ślady działań podjętych w celu jej ochrony. Będą to na przykład zarchiwizowane umowy, oświadczenia pracowników, czy materiały z odbytych przez nich szkoleń. Pracodawca może poinformować ustnie pracowników o tym, że dana informacja jest tajemnicą przedsiębiorstwa, jednak w razie potrzeby wykazania podjęcia takiego działania, będzie on uzależniony od zeznań pracowników, którzy powinni jednoznacznie to potwierdzić.

Wskazane pojęcia anglojęzyczne kojarzą się z terminem tajemnicy przedsiębiorstwa. Tajemnica przedsiębiorstwa może stanowić know-how, ale nie musi. Jest to szersze pojęcie. Natomiast zwrot „trade secret” jest odpowiednikiem tajemnicy przedsiębiorstwa, pomimo że jego dosłowne tłumaczenie wprowadza w błąd, ponieważ mylnie brzmiałoby „tajemnica handlowa”.



Zaufali nam:


5/5 - (liczba głosów: 3)