E – voting w spółkach

Czym jest e – voting?

Kodeks spółek handlowych nie posługuje się wprost pojęciem e – votingu. Reguluje jednak elektroniczne zgromadzenie w spółce akcyjnej. W treści przepisu art. 4065 §1 k.s.h. wskazuje się, że udział w walnym zgromadzeniu można wziąć również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Z kolei o udziale w walnym zgromadzeniu w sposób, o którym mowa powyżej, postanawia zwołujący to zgromadzenie.

Udział w walnym zgromadzeniu za pomocą środków środków komunikacji umożliwiającej porozumiewanie się na odległość jest nową instytucją w prawie spółek handlowych. Dotychczas udział w walnym zgromadzeniu w formie elektronicznej był możliwy, jedynie w przypadku, gdy przewidywała to treść umowy lub statutu spółki.

Zobacz również: Prosta i „nie- prosta” spółka akcyjna  – czyli co łączy, a co dzieli, PSA i SA?

Nowelizacja kodeksu spółek handlowych w zakresie e – votingu

Przepisy ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID – 19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, zwanej potocznie Tarczą Antykryzysową, dały ustawodawcy uprawnienie do wprowadzenia zmian w kodeksie spółek handlowych.

Wobec tego, na mocy przepisów Tarczy Antykryzysowej, na stałe znowelizowano art. 4065 ustawy kodeks spółek handlowych. Zmiany umożliwiły spółkom publicznym i niepublicznym na przeprowadzanie posiedzeń oraz podejmowanie stosownych uchwał za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, bez konieczności wcześniejszego regulowania tej możliwości statutem lub umową.

Z kolei, na skutek nowelizacji, wyłączenie możliwości odbywania walnych zgromadzeń w spółce, przy wykorzystaniu nowej technologii, wymaga wprowadzenia tej regulacji w statucie spółki lub umowie. Zatem przed zmianą, możliwość przeprowadzenia walnego zgromadzenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej musiała być uregulowana w statucie lub umowie spółki, natomiast aktualnie jest to rozwiązanie standardowe, którego zastosowanie nie wymaga odrębnej regulacji (krajowy depozyt papierów wartościowych dowolnego miejsca na walnych zgromadzeniach zarejestrowanych z wykorzystaniem kodu autoryzacyjnego jego rachunek papierów wartościowych na walnych zgromadzeniach spółek).

Zmiany wprowadzone nowelizacją, dotyczą również możliwości podejmowania uchwał w formie pisemnej lub za pośrednictwem środków komunikacji na odległość, przy czym nie ma obowiązku udzielenia odpowiedniego upoważnienia w statucie lub umowie spółki. Obecnie istnieje możliwość zdalnego podejmowania uchwał w trybie pisemnym, w tym wyboru przewodniczącego oraz wiceprzewodniczącego, rady nadzorczej lub zarządu jak również odwołania tych osób ze stanowiska.

Zobacz również: Przekształcenie spółki z o.o. w spółkę akcyjną krok po kroku

E – voting jako novum w zakresie przeprowadzania walnych zgromadzeń w spółce

Dotychczas największe znaczenie w procesach decyzyjnych miało głosowanie tradycyjne, odbywające się stacjonarnie, w formie pisemnej. Aktualnie tryb głosowania „zdalnego”, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ma takie same znaczenie, chyba że statut lub umowa odmiennie regulują tę kwestię. W dalszym ciągu istnieje jednak możliwość podważania wiarygodności i rzetelności przeprowadzonego głosowania w formie elektronicznej. Uchwała podjęta z naruszeniem obowiązującego prawa może nadal zostać uznana za nieważną jak również może prowadzić do unieważnienia lub uchylenia wszystkich uchwał, podjętych na posiedzeniu, w trybie głosowania na odległość, za pośrednictwem urządzeń przekazujących obraz i dźwięk.

Zobacz również: Przejęcie spółki – na czym polega i kroki

Zasady e – votingu

Przepis art. 4065 §2 k.s.h. wskazuje ogólne reguły przeprowadzania głosowania w trybie elektronicznym. I tak, zgodnie z obowiązującym prawem, udział w walnym zgromadzeniu, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, obejmuje w szczególności:

• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu i
• wykonanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.

Istotne w tym przypadku jest, że aby doszło do skutecznego oddania głosu w formule e – votingu, konieczne jest jednoczesne uczestniczenie w walnym zgromadzeniu, w trybie przewidzianym przepisem oraz oddanie głosu odnośnie przedmiotu procedowania podczas walnego zgromadzenia. Są to warunki, które muszą zostać spełnione łącznie. Niespełnienie którejkolwiek z tych okoliczności będzie skutkowało nieważnością głosu i ograniczoną możliwością głosowania zdalnego (możliwość zdalnego głosowania tajnego i innych funkcjonalności aplikacji evoting co do aktualnego porządku obrad do momentu zakończenia głosowania gdy przewidziały możliwość wykorzystania potwierdzenie uprawnień do przeglądania informacji i żądanie wystawienia aplikacja evoting dla electronic voting pod danym projektem uchwały, rejestracji głosów czy zdalnego udziału).

Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej

Środki komunikacji elektronicznej regulowane są przez ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Ustawa definiuje środki komunikacji elektronicznej jako rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

W praktyce spółki najczęściej korzystają z telekonferencji lub wideokonferencji, podczas przeprowadzania walnego zgromadzenia na odległość. Wówczas obrady odbywają się za pośrednictwem urządzeń technicznych przekazujących bezpośrednio dźwięk lub jednocześnie obraz i dźwięk. Najważniejszym elementem podczas przeprowadzania walnego zgromadzenia, za pośrednictwem urządzeń wykorzystujących nową technologię, konieczne jest aby transmisja miała miejsce w czasie rzeczywistym, bez nadmiernych opóźnień. Niedopuszczalne jest uczestniczenie w zgromadzeniu w formie prześledzenia transmisji, po faktycznym przeprowadzeniu obrad. Wówczas nie dochodzi do skutecznego uczestnictwa akcjonariusza w obradach oraz głosowaniu.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że w orzecznictwie sądów powszechnych jednoznacznie wskazuje się, że faks nie jest środkiem komunikacji elektronicznej, w myśl ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zatem nie spełnia on warunków technicznych oraz ustawowych, aby za jego pośrednictwem brać udział w walnym zgromadzeniu zorganizowanym w formie elektronicznej.

Aby urządzenie techniczne spełniało funkcję środka komunikacji elektronicznej musi posiadać komputer posiadający pamięć stałą i umożliwiający skuteczne zapisywanie danych oraz ich odtwarzanie.

Oddanie głosu w toku obrad przeprowadzanych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej

Oddanie głosu w toku obrad przeprowadzanych za pośrednictwem komunikacji elektronicznej może odbyć się:

• w formie jednoczesnej i dwustronnej komunikacji
• poprzez głosowanie korespondencyjne.

Oddanie głosu w formie jednoczesnej i dwustronnej komunikacji

Oddanie głosu w formie jednoczesnej i dwustronnej komunikacji nie różni się w swojej procedurze od oddania głosu w formie tradycyjnej. Wówczas w spółce akcyjnej każda akcja daje prawo do jednego głosu a prawo głosu przysługuje od dnia pełnego pokrycia akcji. Z kolei w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością uchwały podejmowane są bezwzględną większością głosów. Zasady te obowiązują również w trakcie głosowania podczas przeprowadzania walnego zgromadzenia za pośrednictwem urządzeń umożliwiających komunikowanie się na odległość. Istotne jest, aby transmisja odbywała się w czasie rzeczywistym, ponieważ wówczas umożliwia się akcjonariuszom i wspólnikom rzeczywiste uczestnictwo w głosowaniu.

W sytuacji oddawania głosu w formie elektronicznej spółka niezwłocznie przesyła akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu. Potwierdza to skuteczne oddanie głosu w procedowanej sprawie. Jeżeli akcjonariusz nie otrzyma niezwłocznie potwierdzenia otrzymania głosu przez spółkę, wówczas w ciągu trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia może złożyć wniosek o przesłanie potwierdzenia skutecznie oddanego głosu.

Oddanie głosu w formie korespondencyjnej

Istnieje również możliwość głosowania korespondencyjnego. Reguły przeprowadzania głosowania w tej formule regulują przepisy art. 4111 – 4113 kodeksu spółek handlowych. Treść tych regulacji wskazuje, że każdy akcjonariusz spółki publicznej może oddać głos na walnym zgromadzeniu drogą korespondencyjną, jeżeli przewiduje to regulamin walnego zgromadzenia.

Wówczas spółka publiczna publikuje, na stronie internetowej spółki, formularze do głosowania, za pośrednictwem których każdy z akcjonariuszy może zrealizować prawo głosu. Oddanie głosu korespondencyjnie, ale bez wykorzystania formularza, uważane jest za nieważne. Z kolei głosy oddane ważnie i korespondencyjnie są jawne od chwili ogłoszenia wyników głosowania.

Zobacz również: Rejestracja i zakładanie spółek

Obowiązek sporządzenia regulaminu udziału w walnym zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej

Ustawa z dnia 31 marca 2020 r., nowelizująca kodeks spółek handlowych w zakresie udziału w walnym zgromadzeniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, nałożyła na radę nadzorczą obowiązek sporządzenia regulaminu, określającego szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu, we wskazanej formule. Może on zostać ustalony również przy wykorzystaniu urządzeń komunikowania się na odległość lub w drodze pisemnej.

Swoboda w zakresie postanowień regulaminu została ograniczona w treści art. 4065 §3 zdanie drugie, w którym to wskazuje się, że regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Wykładnia tego przepisu wskazuje, że regulamin może określać jedynie wymogi techniczne jakie należy spełnić, aby skutecznie uczestniczyć w walnym zgromadzeniu „on – line”. Możliwość korzystania z konkretnego kanału komunikacji czy urządzenia technicznego może zostać ograniczona jedynie w drodze statutu.

Z uwagi na fakt, iż ustawodawca umożliwia akcjonariuszom udział w walnym zgromadzeniu przy użyciu dowolnych urządzeń elektronicznych, konieczne jest zastosowanie rozwiązania technologicznego, które umożliwi jednoznaczną identyfikację akcjonariusza. Podczas głosowania fundamentalne znaczenie ma osobisty udział akcjonariusza lub jego pełnomocnika. Wobec tego w regulaminie powinny znaleźć się zapisy, które skutecznie przeprowadzą proces uwierzytelniania akcjonariusza. W praktyce stosowane jest najczęściej uwierzytelnianie dwuetapowe, które gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa oraz pełną możliwość identyfikacji osoby, próbującej uzyskać dostęp do udziału w walnym zgromadzeniu, przeprowadzanego przy użyciu urządzeń umożliwiających komunikację na odległość.

W regulaminie należy również wskazać miejsce przeprowadzenia walnego zgromadzenia. Musi ono odbyć się w siedzibie spółki lub w innym miejscu, które zostanie konkretnie wskazane w treści regulaminu.

Zobacz również: Obowiązki informacyjne spółek giełdowych

Gwarancja tajności głosowania podczas e – votingu

E – voting odbywa się za pośrednictwem urządzeń umożliwiających komunikację na odległość, które do właściwego funkcjonowania wykorzystują dostęp do sieci. W związku z tym połączenia, wideokonferencje czy telekonferencje są narażone na przełamanie zabezpieczeń, dostęp do walnego zgromadzenia przez osoby nieuprawnione czy wyciek danych. Wówczas konieczne jest zastosowanie odpowiednich rozwiązań informatycznych oraz programistycznych. Konieczność zastosowania innowacyjnych rozwiązań technologicznych zachodzi również w zakresie zapewnienia tajności głosowania.

Praktyka dowodzi, że przedsiębiorcy poszukują idealnych rozwiązań, które jednocześnie zagwarantowałyby tajność głosowania oraz możliwość przeprowadzenia głosowania „zdalnego” w sposób bezpieczny. Jednym z najczęściej wykorzystywanych rozwiązań jest powołanie osoby trzeciej do odbierania poszczególnych głosów. Osoba taka powinna być bezstronna, najlepiej niezwiązana z działalnością spółki oraz zobowiązana do zachowania poufności, w przedmiocie przeprowadzanego głosowania oraz działalności spółki. Taki odbiorca jest punktem składania poszczególnych głosów akcjonariuszy. Głosy te mogą mieć formę zaszyfrowanych wiadomości tekstowych, bądź mailowych, przesyłanych na wskazany adres mailowy lub numer telefonu, przeznaczony dla osoby upoważnionej do odbierania głosów. Osoba upoważniona do zbierania głosów gromadzi je a następnie przekazuje zwołującemu zgromadzenie.

Istnieją również na rynku podmioty oferujące aplikacje przeznaczone do głosowania za pośrednictwem urządzeń do komunikacji na odległość. Są one technologicznie przystosowanie do tego typu działań oraz posiadają odpowiednie zabezpieczenia, które chronią wrażliwe dane spółki przed wyciekiem lub ingerencją w proces głosowania przez osoby nieuprawnione. Podczas korzystania z aplikacji, przeznaczonej stricte do e – votingu umożliwia się każdemu akcjonariuszowi wykonywanie prawa głosu z zachowaniem tajności głosowania.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam