Ustalenie sposobu wyliczania oraz wypłaty wynagrodzenia jest kluczową kwestią w każdej firmie, która zatrudnia pracowników. Osobom zatrudnionym daje to świadomość pewności wypłaty oraz dostępu do innych świadczeń, a pracodawcy pozwala na precyzyjne wyliczenie kosztów prowadzonej działalności oraz lepszą organizację procesów i administracji budżetem. Jakie informacje powinny znaleźć się w regulaminie wynagrodzenia i co warto o nim wiedzieć?
Jakie jest miejsce regulaminu wynagrodzenia w przepisach prawa?
Regulaminwynagradzania pracowników jest traktowany w analogiczny sposób, jak regulaminpracy. Oznacza to, że – zgodnie z treścią art. 9 k.p. – stanowi jedno z wewnątrzzakładowych źródeł prawa i zalicza się do źródeł prawa pracy razem z:
przepisami kodeksu pracy, a także innych ustaw oraz aktów wykonawczy wydanych na ich podstawie,
postanowieniami zbiorowych układów pracy,
innymi, opartymi na kodeksie pracy ustawami porozumieniami zbiorowymi, regulaminami oraz statutami określającymi prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
Postanowienia regulaminuwynagradzania nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż reguły, które wynikają z przepisów ustawowych lub porozumień zbiorowych – jeżeli takie obowiązują na terenie zakładu pracy.
Postanowienia regulaminuwynagradzania, które naruszałyby zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują, podobnie jak zapisy sprzeczne z normami ustawowymi.
Regulacja z art. 9 k.p. gwarantuje pracownikom, że regulaminwynagradzania może jedynie poprawić ich sytuację, domyślnie określoną w kodeksie pracy. Jeżeli regulamin jest mniej korzystny dla pracowników niż ustawowe przepisy, przestaje on w danym zakresie obowiązywać, a miejsce regulacji zajmują odpowiednie normy prawa pracy.
Walor regulaminu wynagradzania wielokrotnie podkreślał Sąd Najwyższy. W orzecznictwie wskazano, że zapisy regulaminu stanowią wewnętrzny akt normatywny zakładu pracy i może on być podstawą do zgłaszania roszczeń przez pracowników (np. o podniesienie wynagrodzenia). Jako źródło przepisów prawa podlega takim samym regułom wykładni, jak wszystkie inne regulacje prawne (Tak: wyrok SN z dnia 9 lipca 2009 rok, sygn. II PK 232/08).
W razie konieczności wejścia na drogę sporu sądowego regulamin wynagradzania stanowi istotny dowód w sprawie i może przesądzić o istnieniu lub nieistnieniu uprawnień i obowiązków stron postępowania.
Kiedy pracodawca jest zobligowany do wprowadzenia regulaminu wynagradzania?
Kryterium, które określa, czy firma jest zobligowana do wdrożenia regulaminuwynagradzania w zakładzie pracy, jest wolumen zatrudnienia. W kodeksie pracy wyodrębniono trzy grupy pracodawców:
zatrudniających 50 lub więcej osób – wprowadzenie regulaminu jest obligatoryjne,
zatrudniających mniej niż 50 osób – wprowadzenie regulaminu jest fakultatywne,
zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 osób – wprowadzenie regulaminu jest obligatoryjne, ale tylko wtedy, gdy z wnioskiem o jego ustalenie wystąpi zakładowa organizacja związkowa.
Przepisy wprawdzie nie odpowiadają wprost na pytanie o dopuszczalność wprowadzenia regulaminuwynagradzaniawfirmie, która zatrudnia mniej niż 20 osób, ale mając na względzie konstrukcję przepisów można przyjąć, że jest to w pełni fakultatywne działanie pracodawcy.
Przyjmuje się, że do ustawowych limitów pracowników (20 lub 50 osób), nie wlicza się osób, które wykonują swoje obowiązki w oparciu o inną podstawę prawną niż stosunek pracy. Będą to m.in. pracownicy działający na podstawie umowy cywilnoprawnej (dzieło lub zlecenie).
W przypadku umów o pracę nie ma jednak znaczenia wymiar etatu, jak również czas trwania kontraktu. Regulamin dotyczy także każdej podstawy zatrudnienia:
powołania,
wyboru,
mianowania,
spółdzielczej umowy o pracę.
Nie wszystkie grupy pracowników mogą być jednak objęte regulaminem wynagradzania. Wyłączenie dotyczy:
pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz ich zastępców,
głównych księgowych,
sędziów i prokuratorów,
członków korpusu służby cywilnej,
pracowników urzędów państwowych oraz jednostek samorządowych zatrudnionych na podstawie mianowania lub powołania.
Relacja między regulaminem wynagradzania a układami zbiorowymi
W każdym przypadku obowiązek wprowadzenia regulaminuwynagradzania nie obowiązuje, jeżeli pracownicy są objęci zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, które ustalają kwestie przeznaczone dla treści regulaminu.
Jeżeli w zakładzie pracy najpierw został uchwalony regulaminwynagradzania, a dopiero w dalszej kolejności organizacje pracownicze debatują nad wprowadzeniem układów zakładowych lub ponadzakładowych, regulamin działa do czasu ich wprowadzenia.
Przesłanką wygaśnięcia mocy wiążącej regulaminu jest ustalenie w układach zbiorowych warunków wynagradzania w taki sposób, aby na ich podstawie było możliwe określenie zapisów indywidualnej umowy o pracę.
Kto uchwala regulamin wynagradzania i kiedy dokument wchodzi w życie?
Regulaminwynagradzania uchwala pracodawca, chyba że na terenie zakładu pracy działa organizacja związkowa. W takiej sytuacji treść dokumentu powinna być uzgodniona przez oba podmioty. Jeżeli nie dojdą one do porozumienia, pracodawca może samodzielnie uchwalić regulamin, po uwzględnieniu każdego z odrębnych stanowisk.
Niekiedy bywa tak, że w zakładzie funkcjonuje równolegle kilka organizacji związkowych (np. NSZZ „Solidarność” oraz OZZ „Inicjatywa Pracownicza”). W takiej sytuacji wszystkie organizacje powinny w terminie 30 dni przedstawić wspólne stanowisko dotyczące zasad wynagradzania pracowników.
Podobnie jak w przypadku regulaminupracy, regulaminwynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W praktyce zapoznanie pracowników będzie wyglądało inaczej, w zależności od rozmiarów firmy oraz dostępnych technologii.
W małych firmach regulamin zazwyczaj wykłada się w sekretariacie, wywiesza na tablicy ogłoszeń lub drukuje dla każdego z pracowników,
w dużych korporacjach, a także jednostkach sektora publicznego wykorzystuje się wewnętrzną sieć intranet, popularne jest też wysyłanie wiadomości e-mail do każdej z zatrudnionych osób.
W przypadku zmiany regulaminuwynagradzania, jego odświeżona wersja również musi zostać przekazana wszystkim pracownikom. Korzysta także z 2-tygodniowego okresu przejściowego i dopiero po jego upływie wchodzi w życie.
Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić treść oraz objaśnienie do regulaminuwynagradzania.
Co powinno znaleźć się w regulaminie wynagradzania?
Elementy regulaminuwynagradzania można podzielić na dwie części związane z wynagrodzeniem i wykonywaną pracą oraz pozostałe.
Do pierwszej części należy zaliczyć przede wszystkim:
wynagrodzenie zasadnicze pracownika,
wynagrodzenie za nadgodziny, pracę w porze nocnej,
dodatki wyrównawcze za pracę na stanowisku stwarzającym zagrożenie dla zdrowia (np. praca z odczynnikami chemicznymi),
dodatki wyrównawcze za ponoszenie kwalifikacji zawodowych (np. certyfikaty językowe, studia podyplomowe lub doktoranckie),
składnik wynagrodzenia uzależniony od stażu pracownika (nie może być większy niż 20% wynagrodzenia zasadniczego),
wynagrodzenie za czas pracy w okresie niemożności jej świadczenia bez winy pracownika,
diety (np. za zagraniczne wyjazdy służbowe),
wynagrodzenie za korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych,
dodatki funkcyjne (np. dla osób zajmujących stanowiska kierownicze),
premie uznaniowe.
Do drugiej grupy można zaliczyć takie składniki jak odprawa emerytalna, rentowa albo nagroda jubileuszowa, które przyznawane są tylko raz po spełnieniu określonych przesłanek i ustaniu stosunku pracy. Przyjmuje się jednocześnie, że w regulaminie można przewidzieć wyłącznie wynagrodzenie pieniężne, ale nie w naturze.
Coraz popularniejsze stają się także dodatkowe świadczenia pozapłacowe:
karty multisportowe,
polisy ubezpieczeniowe,
refinansowanie wydatków związanych z kulturą,
opieka prywatnych przychodni medycznych.
Sposób korzystania z nich również należy opisać w regulaminiewynagradzania.
Systemy wynagradzania w regulaminie
Regulamin powinien również określać stosowany w zakładzie pracy system wynagradzania. Najczęściej spotykane warianty to rozliczenie:
czasowe (godzinowe lub dzienne),
wynikowe (akordowe lub prowizyjne),
mieszane (np. czasowo-premiowe lub prowizyjno-premiowe).
Dzięki temu pracownicy wiedzą, w jaki sposób liczone jest ich wynagrodzenie za określony czas pracy.
W przypadku wypłacanych diet odrębne przepisy określają limit oraz walutę składnika wynagrodzenia, w zależności od tego, na terenie jakiego państwa jest świadczona praca.
Przepisy kodeksu pracy wyróżniają także dodatkowe wynagrodzenie za zadania wykonywane poza stałym miejscem pracy. Zgodnie z art. 775 k.p. pracownikowi należy się także zwrot wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową, jeżeli odbywa ją na polecenie pracodawcy, a obowiązki są realizowane:
poza stałym miejscem pracy,
poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Warto pamiętać, że regulaminwynagradzania zazwyczaj nie normuje kwestii związanych z miejscem i czasem wynagrodzenia. Zagadnienia te są związane z organizacją porządku pracy i jako takie powinny znaleźć się w regulaminiepracy.
Regulaminywynagradzania, zwłaszcza w dużych firmach, to akty liczące po kilkadziesiąt stron. Ich prawidłowe sformułowanie wymaga dobrej znajomości przepisów prawa pracy, a także uwzględnienia specyfiki określonej branży i struktury przedsiębiorstwa.
Poza funkcją porządkującą i informacyjną regulamin, określający wysokość i sposób wyliczania wynagrodzenia służy także jako narzędzie do walki z dyskryminacją płacową. Co to za zjawisko?
Pracodawca ma prawo do dywersyfikacji wynagrodzenia w taki sposób, aby odpowiadało ono rodzajowi wykonywanej pracy i niezbędnym kwalifikacjom. Powinien jednoznacznie uwzględnić ilość i jakość świadczonej pracy.
W art. 183c§3 k.p. ustawodawca zdefiniował pojęcie pracy jednakowej wartości. Są to obowiązki, które wymagają od pracowników:
porównywalnych kwalifikacji zawodowych,
zbliżonego doświadczenia zawodowego i praktyki,
takich samych uprawnień,
porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku.
O dyskryminacji płacowej można jednak mówić, kiedy decydującą rolę przy określaniu wysokości wynagrodzenia odgrywają czynniki osobiste, o których mowa w art. 183a k.p. Są to m.in.:
wiek,
płeć,
niepełnosprawność,
przekonania polityczne lub przynależność związkowa,
rasa, religia, narodowość,
orientacja seksualna.
Równe traktowanie płacowe odnosi się do wszystkich składników wynagrodzenia, zarówno pieniężnych, jak i niepieniężnych.
Usystematyzowanie zasady wynagradzania to gwarancja przejrzystości zasad współpracy. W firmach, gdzie implementuje się regulaminwynagradzania szybko można zaobserwować poprawę wydajności, a pracownicy deklarują większe zadowolenie z wykonywanych obowiązków. Jeżeli planujesz w swojej firmie kodyfikować zasady płacowe, skorzystaj z pomocy doświadczonych prawników. To gwarancja należytej staranności na każdym etapie prac.
