KSeF – jak przygotować firmę na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur?

Terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony etapowo. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałe podmioty – w tym małe i średnie firmy oraz jednoosobowe działalności gospodarcze. Najmniejsze przedsiębiorstwa, o miesięcznej sprzedaży nieprzekraczającej 10 tys. zł, dołączą do systemu 1 stycznia 2027 r.

Co istotne, odbiór faktur przez KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich już od lutego 2026 r., niezależnie od wielkości firmy. Do końca 2026 r. przewidziano okres przejściowy bez nakładania kar, który ma ułatwić dostosowanie się do nowych zasad. Nie oznacza to jednak zwolnienia z obowiązku wdrożenia – firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz, aby uniknąć problemów z fakturowaniem, integracją systemów i zgodnością podatkową w momencie startu KSeF.

Kogo dokładnie obejmie obowiązek i jakie są wyjątki

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie zasadniczo wszystkich czynnych podatników VAT prowadzących działalność na terytorium Polski. Oznacza to, że każda firma wystawiająca faktury w obrocie krajowym będzie musiała korzystać z systemu – niezależnie od formy prawnej czy skali działalności.

Z obowiązku wyłączono jednak kilka grup podmiotów i transakcji:

• sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) – faktury wystawiane osobom prywatnym nadal pozostaną poza KSeF,

• przedsiębiorców zwolnionych z VAT (do 200 tys. zł rocznego obrotu),

• podmioty zagraniczne niemające w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności,

• transakcje objęte szczególnymi procedurami, np. OSS/IOSS, usługi turystyki czy bilety uznawane za faktury.

Choć w niektórych przypadkach korzystanie z KSeF pozostanie dobrowolne, w praktyce system stanie się standardem rynkowym. Wystawianie faktur poza nim będzie nie tylko ryzykowne, ale też trudne we współpracy z kontrahentami, którzy w większości przejdą na nowy model rozliczeń.

Najważniejsze zmiany w codziennej praktyce firm

Wejście w życie obowiązkowego KSeF oznacza gruntowną zmianę w sposobie dokumentowania i obiegu faktur. System wpłynie nie tylko na księgowość, ale też na sprzedaż, administrację i obsługę klientów.

Jak zmieni się codzienna praca z fakturami po wdrożeniu KSeF

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy?
Zadzwoń do nas: +48 61 307 09 91
lub napisz na adres: kancelaria@rpms.pl.

Cykl życia faktury w KSeF – jak działa nowy system w praktyce

Nowy model fakturowania w KSeF zastępuje tradycyjny obieg dokumentów papierowych i e-mailowych. Cały proces przebiega w kilku zautomatyzowanych etapach:

1. Wystawienie faktury
Dokument tworzony jest w systemie ERP lub w bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma). Faktura ma jednolity format XML, co pozwala systemom księgowym na automatyczne przetwarzanie danych.

2. Wysłanie do KSeF
Po wystawieniu faktura trafia do systemu, gdzie przechodzi weryfikację formalną i techniczną. Po jej pozytywnym zakończeniu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF, który potwierdza autentyczność dokumentu i moment jego wystawienia.

3. Udostępnienie kontrahentowi
Faktura zarejestrowana w KSeF jest natychmiast dostępna dla nabywcy – nie ma potrzeby wysyłania jej e-mailem czy w formie papierowej. Odbiorca może pobrać dokument bezpośrednio z systemu.

4. Dostęp dla organów podatkowych
Administracja skarbowa automatycznie otrzymuje informacje o wystawionej fakturze. Pozwala to na bieżące monitorowanie transakcji i ogranicza konieczność przesyłania plików JPK czy dodatkowych raportów.

5. Korekty i tryb awaryjny
W razie potrzeby możliwe jest wystawienie faktury korygującej lub skorzystanie z trybu offline – rozwiązania przewidzianego na wypadek awarii lub braku połączenia z systemem. Po przywróceniu dostępu faktura musi zostać niezwłocznie przesłana do KSeF.

Nowy cykl życia faktury sprawia, że cały proces jest szybszy, bezpieczniejszy i bardziej przejrzysty. Dla firm to realne uproszczenie codziennej pracy i mniejsze ryzyko błędów w rozliczeniach.

Archiwizacja faktur

Po wdrożeniu KSeF obowiązek archiwizacji faktur przejmuje administracja skarbowa. Wszystkie e-faktury będą przechowywane w systemie przez co najmniej 10 lat, co zwolni przedsiębiorców z prowadzenia lokalnych archiwów papierowych i elektronicznych. Ułatwi to kontrole oraz dostęp do historii dokumentów – wystarczy zalogować się do systemu, aby pobrać potrzebną fakturę.

W praktyce KSeF zmienia cały model obiegu dokumentów w firmie. To już nie kwestia dodatkowego narzędzia, lecz nowego sposobu prowadzenia działalności. Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej sprawdzić swoją gotowość organizacyjną i techniczną, zaktualizować oprogramowanie, opracować nowe procedury i przeszkolić zespół – tak, aby od 2026 r. fakturowanie przebiegało bez zakłóceń.

Ryzyka braku przygotowania

Zaniechanie przygotowań do KSeF może kosztować firmę znacznie więcej niż samo wdrożenie. Faktury wystawione poza systemem nie będą uznawane za dokumenty księgowe, co oznacza brak możliwości ich ujęcia w ewidencji VAT i dochodzenia należności od kontrahenta.

Od 1 stycznia 2027 r. za wystawienie faktury poza KSeF lub z opóźnieniem grozić będą kary do 100% kwoty VAT, a przy sprzedaży zwolnionej – do 18,7% wartości brutto. Choć w 2026 r. obowiązuje okres przejściowy bez sankcji, urząd skarbowy nadal będzie weryfikował prawidłowość rozliczeń. KSEF od kiedy dla faktur ustrukturyzowanych jako obowiązek wystawiania faktur zamiast tradycyjnych faktur papierowych na rzecz faktur elektronicznych przy użyciu kas rejestrujących i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych oraz faktur vat rr i faktur sprzedażowych podatku vat w ksef 2.0 i otrzymywanie faktur i odbieranie faktur gdzie transakcje obejmują niewielkie kwoty na obowiązkowe fakturowanie w przypadku najmniejszych podatników nawet urzędowe poświadczenie łącznej wartości sprzedaży w termin wdrożenia zostanie odroczony.

Nieprzygotowanie systemowe i organizacyjne to ryzyko błędów, opóźnień i paraliżu fakturowania – od odrzuconych faktur po problemy z autoryzacją użytkowników. Brak procedur i przeszkolonego personelu prowadzi do chaosu w obiegu dokumentów i błędów podatkowych. Dlatego wdrożenie KSeF należy traktować nie jako projekt IT, lecz jako proces prawno-organizacyjny, wymagający planu, koordynacji i odpowiedzialności.

Interesuje Cię wycena obsługi lub stała współpraca? Zadzwoń do nas: +48 61 307 09 91.

Jak nasza kancelaria może pomóc firmie przygotować się do KSeF

Wdrożenie KSeF to proces, który wymaga połączenia wiedzy prawnej, organizacyjnej i technicznej. Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców na każdym etapie przygotowań, pomagając bezpiecznie i efektywnie dostosować firmę do nowych obowiązków.

Przeprowadzamy audyt procesów fakturowania i obiegu dokumentów, aby zidentyfikować słabe punkty i ocenić gotowość systemów do pracy z KSeF. Opracowujemy wewnętrzną procedurę KSeF – praktyczną instrukcję opisującą zasady wystawiania faktur, odpowiedzialności pracowników i tryb działania w sytuacjach awaryjnych.

Pomagamy także w aktualizacji umów handlowych, w tym dodaniu klauzul dotyczących e-fakturowania, terminów przekazywania dokumentów i sposobu ich potwierdzania. Wspieramy firmy we współpracy z działami IT i księgowości, nadzorując integrację systemów z KSeF, tak aby proces wdrożenia przebiegł płynnie i bez błędów.

Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie – od audytu po doradztwo po uruchomieniu systemu. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu przedsiębiorca zyskuje pewność, że jego firma działa zgodnie z przepisami i jest gotowa na obowiązkowy KSeF.

Sprawdź kompetencje naszego zespołu https://rpms.pl/zespol/

Skontaktuj się z naszą kancelarią – pomożemy Twojej firmie bezpiecznie i sprawnie wdrożyć KSeF, zapewniając zgodność z przepisami i ciągłość działania od pierwszego dnia funkcjonowania systemu.