Dokumentacja pracownicza przy zatrudnianiu cudzoziemców 2025 — co się zmienia po 1 czerwca

Zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce, które zaczęły obowiązywać z dniem 1 czerwca 2025 roku, związane są z przyjęciem w poczet polskich przepisów prawa Ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Celem wprowadzenia nowej regulacji jest przede wszystkim ograniczenie nadużyć i nieprawidłowości w procesie legalizacji pracy cudzoziemców, a tym samym ochrona polskiego rynku pracy. Zaproponowane rozwiązania mają także usprawnić proces zatrudniania cudzoziemców poprzez zapewnienie przejrzystych i bezpiecznych zasad. Zmiany dotkną zarówno pracodawców składających oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcom, jak i ubiegającym się o wydanie zezwolenia na ich zatrudnienie. Nowe przepisy dotyczyć będą jednak również najmłodszych na rynku agencji pośrednictwa pracy – te prowadzące działalność nie dłużej niż 2 lata nie będą mogły zajmować się kierowaniem do pracy obcokrajowców.

Chociaż pod pojęciem „cudzoziemca” ustawa definiuje każdego, kto nie posiada obywatelstwa polskiego, należy zwrócić uwagę na wyłączenia, opisane szczegółowo w artykule 4 aktu, przede wszystkim na zapis, zgodnie z którym przepisów nie stosuje się wobec powierzania pracy obywatelom państw członkowskich Unii Europejskiej lub państw członkowskich Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), a także obywatelom Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, na mocy Umowy o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej z Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej.

Jakie zatem „nowości” wprowadza Ustawa i na co powinni przygotować się pracodawcy?

Zgodnie z art. 5 Ustawy, pracodawca ma obowiązek – przed przystąpieniem cudzoziemca do pracy – zawarcia z nim umowy w formie pisemnej. Dalej przepis ten skrupulatnie wyjaśnia, w jakim języku należy ją sporządzić. Jeżeli bowiem obcokrajowiec nie włada językiem polskim, pracodawca ma obowiązek przekazać mu wcześniej wersję umowy sporządzoną w języku dla niego zrozumiałym, a także przechowywać ją z dokumentacją kadrową przez okres 2 lat. W przypadku z kolei, gdy umowa nie zostaje przygotowana po polsku – ale w języku obcym, na pracodawcę nałożony zostaje obowiązek pozyskania przysięgłego tłumaczenia jej brzmienia dokonanego przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości i także przechowywanie go przez okres 2 lat.

Ponadto, pracodawca musi pamiętać, aby w treści umowy zawrzeć obligatoryjne elementy, o których mowa w art. 17 Ustawy, w szczególności:

• warunki określone w zezwoleniu na pracę lub zmianę warunków, która nie wymaga zmiany lub uzyskania nowego zezwolenia na pracę;

• dostosowanie wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej, o których mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, a w przypadku delegowania pracownika podmiotu zagranicznego, dostosowanie wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż 70 % aktualnej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie ustawy o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa.

Obowiązkiem pracodawcy będzie także informowanie zatrudnianego obcokrajowca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem w sprawie zezwolenia na pracę.

Kopia umowy musi zostać przekazana do urzędu pracy lub wojewody, zanim cudzoziemiec rozpocznie pracę dla danego pracodawcy – oczywiście za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Obowiązek dostosowania się do tego wymogu został jednak rozłożony w czasie:

• od 1 lipca dotyczy tylko pracodawców składających oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleniu na pracę sezonową;

• od 1 sierpnia zacznie obowiązywać także pracodawców składających wnioski o zezwolenia na pracę.

Wśród innych nowelizacji wprowadzonych Ustawą, warto wspomnieć o możliwości skorzystania przez niektórych pracodawców z tzw. przyśpieszonej ścieżki rozpatrywania wniosków o wydanie zezwolenia na pracę. W gronie takich podmiotów znajdują się firmy o znaczeniu strategicznym oraz zatrudniające osoby wykonujące zawody deficytowe. Ponadto, z fast track będą mogli skorzystać pracodawcy, u których cudzoziemcy będą kontynuować zatrudnienie.

W Ustawie rozszerzono katalog przesłanek dla odmowy wydania zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia. W szczególności, będą to przypadki gdy cudzoziemiec przyjechał do Polski, ale nie podjął pracy, a także gdy pracodawca utrudniał procedurę legalizacyjną lub nie odprowadzał należnych składek i podatków na rzecz państwa.

Na mocy nowych przepisów, pracodawcy nie będą zobligowani do wykonywania testu rynku pracy. Do tej pory pracodawcy musieli bowiem – przed zatrudnieniem cudzoziemca – sprawdzać, czy na polskim rynku nie ma bezrobotnych spełniających wymagania. Obecnie, rolą starostów będzie publikowanie list zawierających zawody, dla których nie będą wydawane zezwolenia na zatrudnianie obcokrajowców. W ten sposób ustawodawca pragnie chronić polski rynek pracy. Co więcej, firmy których działalność jest całkiem świeża i nie trwa dłużej niż rok, a także te zatrudniające obcokrajowców na pół etatu, będą otrzymywały zezwolenia na pracę cudzoziemców jedynie czasowo – na okres jednego roku.

Wśród „nowości” jako istotną należy także wskazać kwestię związaną z delegowaniem cudzoziemców do pracy w Polsce. Nowe zasady wskazują, że taki obcokrajowiec musi mieć status pracownika, ale nie jest konieczne aby był zatrudniony przed rozpoczęciem delegowania. W przypadku delegowania w ramach grupy kapitałowej możliwe jest tylko delegowanie pionowe, a więc spółki – siostry nie mogą delegować pracowników do pracy w Polsce.

I wreszcie, zmiany dotknęły także posiadaczy tzw. Niebieskiej Karty, tzn. zezwolenia na pracę wymagającą wysokich kwalifikacji. Obecnie ma ono charakter ogólny, tj. nie dotyczy ani konkretnego stanowiska ani pracodawcy. Minimalna długość zatrudnienia na podstawie takiego zezwolenia została skrócona z roku do 6 miesięcy.