Czterodniowy tydzień pracy – jak wpłynie na pensję, etat i umowy?

Patrząc na różne kraje, możemy jednoznacznie stwierdzić, że nie ma jednego modelu, który działa wszędzie tak samo – i właśnie to daje firmom sporą elastyczność.

Na początek omówmy Belgię, gdzie od 2022 r. pracownicy na własny wniosek mogą wykonywać swoje obowiązki przez cztery dni zamiast standardowych pięciu. Pracują tyle samo godzin tygodniowo, jednak w dłuższych blokach czasowych. Co ważne, ich pensja pozostaje bez zmian, a decyzja o przejściu na taki model należy do pracownika. Pracodawca może ją odrzucić tylko z istotnych powodów.

Z kolei Islandia i Wielka Brytania postawiły na inne rozwiązanie. Zamiast ściskać godziny w krótszym czasie, konkretnie je skrócono – do 32-35 godzin tygodniowo – ale też przy zachowaniu pełnego wynagrodzenia.

Warto tutaj przytoczyć eksperyment przeprowadzony w Wielkiej Brytanii w latach 2022-2023. Test objął 61 firm i blisko 3000 pracowników. Wyniki jasno pokazują: Po pół roku aż 92% firm zdecydowało się zostać przy nowym systemie. Wielu menedżerów odnotowało wzrost wydajności i spadek absencji.

W Islandii po kilku latach testów w sektorze publicznym nowy system stał się standardem. Tamtejsze instytucje pracują dziś w rytmie 35-36 godzin tygodniowo, bez strat dla efektywności i bez strat finansowych dla pracowników.

Jak widać, czterodniowy tydzień pracy może mieć różne twarze. Można skrócić tydzień, nie skracając godzin. Można skrócić godziny, nie ruszając pensji. Najważniejsze jest dopasowanie modelu do potrzeb firmy i właściwe uregulowanie go pod względem prawnym.

Jest to jedno z najczęściej zadawanych pytań. Czy skrócenie tygodnia pracy wiąże się z obniżeniem wypłaty?

W ramach pilotażu i postulowanych zmian: nie. Celem programu jest sprawdzenie efektywności skrócenia czasu pracy przy zachowaniu dotychczasowego poziomu wynagrodzenia. W tym modelu nie liczba przepracowanych godzin, lecz efektywność i rezultaty, mają być podstawą oceny pracy.

W ujęciu praktycznym, gdy firma zdecyduje się na takie rozwiązanie dobrowolnie, musi samodzielnie zdecydować, czy wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy będzie oznaczało:

• skrócenie etatu i proporcjonalne obniżenie pensji,

• zachowanie pełnego etatu i wynagrodzenia przy zmianie organizacji pracy,

• wprowadzenie elastycznego czasu pracy w ramach tego samego etatu.

Każda z powyższych możliwości wymaga odrębnej analizy prawnej i odpowiednich aneksów do umów.

Krótszy czas pracy wciąż znajduje się na etapie pilotażowym, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby wdrożyć to rozwiązanie już dziś. Musisz jednak zrobić to w zgodzie z obowiązującym prawem pracy i dopełnić innych formalności niż tylko decyzja zarządu. Cały proces musi być dobrze przemyślany, spójny organizacyjnie i zabezpieczony formalnie.

Jeśli myślisz o skróceniu tygodnia pracy w swojej firmie, zacznij od najważniejszego:

1. Jaki model czasu pracy najlepiej odpowiada Twojej działalności?

Może to być czterodniowy tydzień pracy z zachowaniem ośmiogodzinnych dni (czyli 32 godziny tygodniowo). Możesz jednak rozważyć model 4×10 godzin lub inne warianty dopasowane do specyfiki zespołu.

2. Analiza skutków prawnych i finansowych.

Zmiana tygodnia pracy wiąże się z innym sposobem naliczania wynagrodzeń, urlopów i ewidencjonowania. Niezbędne okazują się zaktualizowane regulaminy, ewentualne zmiany układów zbiorowych czy aneksy do umów z pracownikami, w szczególności jeśli zmienia się wymiar etatu.

3. Pamiętaj o stronie komunikacyjnej.

Wprowadzenie nowego modelu powinno nastąpić dopiero konsultacjach z pracownikami lub – jeśli to konieczne – ze związkami zawodowymi czy przedstawicielami załogi. Ich zaangażowanie i zrozumienie zasad systemu są niezbędne dla sukcesu całego wdrożenia.

4. Warto też zaplanować, jak będziesz mierzyć efektywność nowego systemu.

Czy opierasz się na wynikach, terminowości, celach sprzedażowych, a może na ankietach satysfakcji? Jasne kryteria umożliwią wiarygodną ocenę, czy krótszy tydzień pracy realnie wpływa na produktywność i atmosferę w firmie.

5. Na koniec sprawdź, czy Twoje narzędzia kadrowe, płacowe i ewidencyjne są gotowe na taką zmianę.

Nawet w małych firmach systemy rozliczeń i harmonogramów powinny odpowiadać nowemu modelowi. W przeciwnym razie nietrudno o błędy w naliczaniu wynagrodzeń i rozliczeniach z ZUS.

Nawet jeśli Polska znajduje się dopiero na początku drogi, międzynarodowe doświadczenia pokazują, że skrócenie tygodnia pracy przynosi efekty. Wszystko jednak zależy od tego, czy zostanie wprowadzone racjonalnie i zgodnie z prawem. Przykłady z Belgii, Islandii, Japonii czy Nowej Zelandii wskazują na poprawę produktywności. W tych krajach zaobserwowano także mniejszą rotację pracowników i większe zadowolenie z wykonywanej pracy.

Przykładowo, czterodniowy tydzień pracy w Japonii testowo wprowadził Microsoft Japan już w 2019 r. Wyniki pokazały jednoznacznie: odnotowano wzrost produktywności o 40%, spadek zużycia energii o 23% i większe zaangażowanie pracowników.

Jak widać, warto już teraz obserwować zmiany i – jeśli jest to możliwe – przygotowywać się na wdrożenie nowych modeli. Dla pracodawców skrócenie tygodnia pracy daje szanse na rozwój kultury organizacyjnej, przyciąganie pożądanych talentów i zwiększenie konkurencyjności na rynku.