Czterodniowy tydzień pracy - jak wpłynie na pensję, etat i umowy?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło start pilotażu czterodniowego tygodnia pracy. Jednak temat już od dawna jest na językach pracodawców i pracowników. Dla niektórych jest to jeszcze odległa perspektywa, tymczasem wiele państw przetestowało model i – jak się okazało – przerósł on najśmielsze oczekiwania. Dlatego już teraz warto zrozumieć, z czym wiąże się zmiana z prawnego punktu widzenia. Czy czterodniowy tydzień pracy wpływa na skrócenie etatu? Czy pensja ulega zmianie? I jak wdrożyć takie rozwiązanie w firmie, aby było to zgodne z przepisami?

Jeden model? Niekoniecznie – jak wygląda czterodniowy tydzień pracy w innych krajach?

Patrząc na różne kraje, możemy jednoznacznie stwierdzić, że nie ma jednego modelu, który działa wszędzie tak samo – i właśnie to daje firmom sporą elastyczność.

Na początek omówmy Belgię, gdzie od 2022 r. pracownicy na własny wniosek mogą wykonywać swoje obowiązki przez cztery dni zamiast standardowych pięciu. Pracują tyle samo godzin tygodniowo, jednak w dłuższych blokach czasowych. Co ważne, ich pensja pozostaje bez zmian, a decyzja o przejściu na taki model należy do pracownika. Pracodawca może ją odrzucić tylko z istotnych powodów.

Z kolei Islandia i Wielka Brytania postawiły na inne rozwiązanie. Zamiast ściskać godziny w krótszym czasie, konkretnie je skrócono – do 32-35 godzin tygodniowo – ale też przy zachowaniu pełnego wynagrodzenia.

Warto tutaj przytoczyć eksperyment przeprowadzony w Wielkiej Brytanii w latach 2022-2023. Test objął 61 firm i blisko 3000 pracowników. Wyniki jasno pokazują: Po pół roku aż 92% firm zdecydowało się zostać przy nowym systemie. Wielu menedżerów odnotowało wzrost wydajności i spadek absencji.

W Islandii po kilku latach testów w sektorze publicznym nowy system stał się standardem. Tamtejsze instytucje pracują dziś w rytmie 35-36 godzin tygodniowo, bez strat dla efektywności i bez strat finansowych dla pracowników.

Jak widać, czterodniowy tydzień pracy może mieć różne twarze. Można skrócić tydzień, nie skracając godzin. Można skrócić godziny, nie ruszając pensji. Najważniejsze jest dopasowanie modelu do potrzeb firmy i właściwe uregulowanie go pod względem prawnym.

Czterodniowy tydzień pracy – co zakłada rządowy pilotaż?

Już w drugiej połowie 2025 r. ma ruszyć zapowiadany przez rząd pilotaż skróconego tygodnia pracy. Budżet programu wynosi 10 milionów złotych i obejmuje zarówno firmy prywatne, jak i instytucje publiczne. Celem projektu jest przetestowanie różnych modeli, m.in. czterodniowego tygodnia i sześciogodzinnych dni pracy bez obniżenia wynagrodzenia.

Projekt jest dopiero na etapie pilotażu. Mimo wszystko Ministerstwo zapowiada, że jego wyniki będą stanowić podstawę do dalszych prac legislacyjnych. Z tego wynika, że w niedługiej perspektywie skrócenie czasu pracy może stać się nieodłącznym elementem Kodeksu pracy.

Czy czterodniowy tydzień pracy jest możliwy już dziś?

Czterodniowy tydzień pracy jest możliwy bez konieczności czekania na zmianę przepisów. Art. 143 Kodeksu pracy już dopuszcza tzw. system skróconego tygodnia. Może zostać on wprowadzony na pisemny wniosek pracownika. Pracodawca nie ma jednak obowiązku uwzględnienia takiego wniosku. Jego decyzja zależy od organizacji pracy i specyfiki branży. Inne systemy czasu pracy pracodawca może wprowadzić samodzielnie poprzez regulamin pracy czy układ zbiorowy.

Zgodnie z przepisami:

• wykonywanie pracy przez mniej niż 5 dni w tygodniu jest już dopuszczalne,
• dobowy wymiar czasu pracy może zostać wydłużony do 12 godzin,
• system może obowiązywać w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Uwaga! Czterodniowy tydzień pracy nie musi oznaczać zmniejszenia wymiaru etatu. Jeśli tygodniowy czas pracy mieści się w granicach kodeksowych, pracownik nadal pracuje na cały etat. Inaczej będzie w przypadku 32-godzinnego tygodnia. Wówczas może dojść do formalnego obniżenia etatu, a więc nieunikniona będzie zmiana warunków zatrudnienia.

Firmy, które chcą wdrożyć czterodniowy tydzień pracy, nie muszą czekać na zmianę ustawy. Muszą jednak zadbać o prawidłową dokumentację, zgody i zgodność z przepisami dotyczącymi czasu pracy, odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz wynagrodzeń pracowników.

Wynagrodzenie a skrócony tydzień pracy – czy będzie mniejsza pensja?

Jest to jedno z najczęściej zadawanych pytań. Czy skrócenie tygodnia pracy wiąże się z obniżeniem wypłaty?

W ramach pilotażu i postulowanych zmian: nie. Celem programu jest sprawdzenie efektywności skrócenia czasu pracy przy zachowaniu dotychczasowego poziomu wynagrodzenia. W tym modelu nie liczba przepracowanych godzin, lecz efektywność i rezultaty, mają być podstawą oceny pracy.

W ujęciu praktycznym, gdy firma zdecyduje się na takie rozwiązanie dobrowolnie, musi samodzielnie zdecydować, czy wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy będzie oznaczało:

• skrócenie etatu i proporcjonalne obniżenie pensji,

• zachowanie pełnego etatu i wynagrodzenia przy zmianie organizacji pracy,

• wprowadzenie elastycznego czasu pracy w ramach tego samego etatu.

Każda z powyższych możliwości wymaga odrębnej analizy prawnej i odpowiednich aneksów do umów.

Jakie branże mogą wdrożyć czterodniowy tydzień pracy?

Nie każda branża będzie w stanie zastosować model skróconego czasu pracy. Wdrożenie zależy od specyfiki działalności, organizacji procesów i stopnia automatyzacji.

Jest możliwe m.in.. w:

• branżach kreatywnych i technologicznych,

• marketingu i e-commerce,

• usługach profesjonalnych (np. kancelarie, agencje),

• administracji (w wybranych działach).

Trudności mogą natomiast wystąpić w sektorach produkcyjnych, TSL, ochronie zdrowia (szpitale, ratownictwo medyczne) czy handlu detalicznym o dużym natężeniu ruchu.

Niemniej nawet w tych branżach możliwe są częściowe lub rotacyjne rozwiązania, które dają pracownikom możliwość skorzystania z dodatkowego dnia wolnego w określonym systemie.

Jak wdrożyć czterodniowy tydzień pracy w firmie już teraz?

Krótszy czas pracy wciąż znajduje się na etapie pilotażowym, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby wdrożyć to rozwiązanie już dziś. Musisz jednak zrobić to w zgodzie z obowiązującym prawem pracy i dopełnić innych formalności niż tylko decyzja zarządu. Cały proces musi być dobrze przemyślany, spójny organizacyjnie i zabezpieczony formalnie.

Jeśli myślisz o skróceniu tygodnia pracy w swojej firmie, zacznij od najważniejszego:

1. Jaki model czasu pracy najlepiej odpowiada Twojej działalności?

Może to być czterodniowy tydzień pracy z zachowaniem ośmiogodzinnych dni (czyli 32 godziny tygodniowo). Możesz jednak rozważyć model 4×10 godzin lub inne warianty dopasowane do specyfiki zespołu.

1. Analiza skutków prawnych i finansowych.

Zmiana tygodnia pracy wiąże się z innym sposobem naliczania wynagrodzeń, urlopów i ewidencjonowania. Niezbędne okazują się zaktualizowane regulaminy, ewentualne zmiany układów zbiorowych czy aneksy do umów z pracownikami, w szczególności jeśli zmienia się wymiar etatu.

1. Pamiętaj o stronie komunikacyjnej.

Wprowadzenie nowego modelu powinno nastąpić dopiero konsultacjach z pracownikami lub – jeśli to konieczne – ze związkami zawodowymi czy przedstawicielami załogi. Ich zaangażowanie i zrozumienie zasad systemu są niezbędne dla sukcesu całego wdrożenia.

1. Warto też zaplanować, jak będziesz mierzyć efektywność nowego systemu.

Czy opierasz się na wynikach, terminowości, celach sprzedażowych, a może na ankietach satysfakcji? Jasne kryteria umożliwią wiarygodną ocenę, czy krótszy tydzień pracy realnie wpływa na produktywność i atmosferę w firmie.

1. Na koniec sprawdź, czy Twoje narzędzia kadrowe, płacowe i ewidencyjne są gotowe na taką zmianę.

Nawet w małych firmach systemy rozliczeń i harmonogramów powinny odpowiadać nowemu modelowi. W przeciwnym razie nietrudno o błędy w naliczaniu wynagrodzeń i rozliczeniach z ZUS.

Czterodniowy tydzień pracy – jak pomoże Ci kancelaria?

Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców, którzy rozważają wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy wcześniej.

Niezależnie od tego, czy będzie to rozwiązanie testowe, czy długoterminowe:

• Analizujemy ryzyko prawne.
• Przygotowujemy dokumentację wewnętrzną (regulaminy, uchwały, aneksy).
• Doradzamy przy komunikacji z pracownikami i instytucjami zewnętrznymi.
• Wspieramy w sporządzaniu umów i kontraktów menedżerskich w nowych modelach.
• Opracowujemy systemy zgodne z przepisami.
• Reprezentujemy pracodawcę w kontaktach z organami nadzoru.

Przedsiębiorcom zainteresowanym wzięciem udziału w rządowym pilotażu oferujemy kompleksową pomoc przy rejestracji, prowadzeniu dokumentacji i przygotowaniu do ewaluacji projektu.

Czy czterodniowy tydzień pracy to przyszłość?

Nawet jeśli Polska znajduje się dopiero na początku drogi, międzynarodowe doświadczenia pokazują, że skrócenie tygodnia pracy przynosi efekty. Wszystko jednak zależy od tego, czy zostanie wprowadzone racjonalnie i zgodnie z prawem. Przykłady z Belgii, Islandii, Japonii czy Nowej Zelandii wskazują na poprawę produktywności. W tych krajach zaobserwowano także mniejszą rotację pracowników i większe zadowolenie z wykonywanej pracy.

Przykładowo, czterodniowy tydzień pracy w Japonii testowo wprowadził Microsoft Japan już w 2019 r. Wyniki pokazały jednoznacznie: odnotowano wzrost produktywności o 40%, spadek zużycia energii o 23% i większe zaangażowanie pracowników.

Jak widać, warto już teraz obserwować zmiany i – jeśli jest to możliwe – przygotowywać się na wdrożenie nowych modeli. Dla pracodawców skrócenie tygodnia pracy daje szanse na rozwój kultury organizacyjnej, przyciąganie pożądanych talentów i zwiększenie konkurencyjności na rynku.