Apostille - co to jest i po co to jest?

Czasem okoliczności wymagają użycia polskiego dokumentu za granicą. Między innymi ma to miejsce w sytuacjach kiedy:- konieczne jest potwierdzenie posiadanego wykształcenia;- należy przedstawić aktu zgonu lub urodzenia;- należy okazać odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub CEIDG.Wówczas należy uzyskać klauzulę apostille, dzięki której ów dokument będzie traktowany w innych krajach jako oficjalny oraz posiadający moc prawną. Procedura nadania klauzuli apostille jest niczym innym jak stwierdzeniem autentyczności pisma.

Co to jest apostille?

Apostille to poświadczenie autentyczności, niezbędne jeżeli jakiś dokument krajowy ma zostać użyty za granicą. Potwierdza podpis, pieczęć na dokumencie oraz charakter, w jakim działa osoba, która go podpisała.

Apostille jest nadawana oraz uznawana przez ponad 120 państw, w tym również Polskę – są to kraje będące stronami Konwencji Haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Posiada ona jednolity format – w naszym kraju ma postać zadrukowanej naklejki wraz z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową oraz hologramem. Apostille ma na celu ograniczanie możliwości dokonania oszustwa lub fałszerstwa.

Apostille a legalizacja dokumentów

Jak wspomniano – klauzula apostille honorowana jest jedynie przez te państwa, które są stroną Konwencji Haskiej. Jeśli natomiast niezbędne jest poświadczenie autentyczności dokumentu wykorzystywanego w kraju, który nie jest stroną Konwencji – w tej sytuacji należy przejść procedurę legalizacji (najczęściej jeśli chodzi o dokumenty notarialne lub te z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego). Obejmuje ona załatwienie spraw w kraju, z którego pochodzą dokumenty oraz w placówce konsularnej państwa, w którym mają być one docelowo wykorzystywane. Dopiero wówczas proces uwierzytelnienia jest w pełni zakończony a dany dokument poświadczony apostille w sprawie szczegółowych czynności sądów i dokumenty sądowe czy akty stanu cywilnego lub dokumenty handlowe dla właściwego urzędu czy legalizacji MSZ.

Uproszczenia stosowane w UE

Dnia 16 lutego 2019 r. weszło w życie i jest bezpośrednio stosowane Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012.

Zmiany jakie wprowadzono dotyczą również klauzuli apostille oraz potrzeby legalizacji dokumentów.

Zniesienie legalizacji i apostille

Rozporządzenie znosi legalizację i apostille w odniesieniu do dokumentów urzędowych wydanych w jednym państwie członkowskim UE, które mają być przedstawione w innym państwie członkowskim.

Zasada ta ma odniesienie do wszystkich dokumentów objętych zakresem rozporządzenia 2016/1191, tj.: dokumentów dotyczących:

• stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa, zgonu, imienia i nazwiska, zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, związków partnerskich;
• adopcji;
• miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
• obywatelstwa;
• braku wpisu w rejestrze karnym;
• udziału w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.

We wszystkich wymienionych przypadkach organ państwowy powinien przyjąć dokumenty wydane w innym państwie członkowskim UE bez konieczności nadania apostille lub ich legalizacji. Dotyczy to każdego rodzaju postępowania.

Apostille, legalizacja i uproszczenia stosowane w UE – podsumowanie

Co oznacza?

Potwierdzenie autentyczności dokumentu niezbędnego do użytku w zagranicznych urzędach.

Brak konieczności uwierzytelniania niektórych dokumentów wydanych i wykorzystywanych w państwach członkowskich.

Gdzie uznawane?

Państwa na świecie, które nie są stroną Konwencji Haskiej.

Państwa na świecie, będące stroną Konwencji Haskiej.

W państwach członkowskich UE.

Gdzie można uzyskać?

W kraju, w którym wydano dokument. W Polsce najczęściej pierwszy etap – w MSZ (poza kilkoma wyjątkami), a następnie w placówce przedstawicielstwa dyplomatycznego kraju docelowego.

W kraju, w którym wydano dokument. Sprawę załatwia się w jednym miejscu -w Polsce najczęściej jest to MSZ (poza kilkoma wyjątkami).

_

Jaki koszt?

26 zł

60 zł za każdy poświadczony dokument

_

Kto nadaje klauzulę apostille?

Zgodnie z postanowieniami Konwencji Haskiej z 1961 r. poszczególne państwa są zobowiązane samodzielnie wyznaczyć podmiot, którego zadaniem ma być nadawanie klauzul apostille.

W Polsce, w zdecydowanej większości apostille nadawana jest na wniosek posiadacza dokumentu przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ). Natomiast istnieją również szczególne przypadki, kiedy klauzulę nadaje inny podmiot. Należą do nich:

1. Dokumenty wydawane w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów – apostille nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej.

2. Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne – apostille nadaje Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu.

3. Świadectwa szkolne, świadectwa dojrzałości, dyplomy i zaświadczenia wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne – apostille nadaje Ministerstwo Edukacji i Nauki lub kurator oświaty lub dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej. W każdej z wymienionych sytuacji kontaktować należy się jednak z Ministerstwem Edukacji i Nauki.

Pamiętać należy, że nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu ani na wydruku z platformy epuap. W każdym przypadku musi być to oryginał.

Jak uzyskać apostille w Polsce?

Aby móc zabiegać o nadanie klauzuli apostille w Polsce trzeba przede wszystkim skompletować wszystko to, co jest niezbędne do pozytywnego rozpatrzenia sprawy. To znaczy – oryginały dokumentów wymagających poświadczenia, stosowny wniosek oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za każdy dokument.

Sprawę można załatwić w MSZ na kilka sposobów:

1. Po pierwsze – oczywiście osobiście. Osobiste stawiennictwo to jedna z najszybszych metod na uzyskanie potrzebnej klauzuli.
2. Korespondencyjnie – jeżeli zainteresowana osoba nie ma możliwości osobistego stawiennictwa może również załatwić sprawę korespondencyjnie, wysyłając stosowne dokumenty pocztą z Polski lub z zagranicy. Przesyłka musi zawierać wszystkie elementy niezbędne do pozytywnego rozpatrzenia prośby o nadanie apostille, tj.: oryginalny dokument, na którym ma zostać nadana klauzula, wniosek oraz potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej.
3. Z pomocą osoby trzeciej – wypełniony wniosek wraz ze stosowną dokumentacją może przedłożyć w imieniu zainteresowanego również osoba trzecia lub pełnomocnik. W tym przypadku składający wniosek musi okazać się pisemnym upoważnieniem do działania w imieniu wnioskodawcy (z jego własnoręcznym podpisem).

Kiedy jest potrzebna apostille z kraju zagranicznego i jak ją uzyskać?

W przypadku potrzeby poświadczenia w Polsce dokumentu wydanego za granicą, klauzula apostille musi zostać nadana przez urząd właściwy tego kraju, w którym został sporządzony oryginał dokumentu. W zależności od regulacji danego państwa podmiotem odpowiedzialnym za nadanie klauzuli może być Ministerstwo Spraw Zagranicznych, inny urząd właściwy lub sąd.

Apostille stała się standardem w relacjach z podmiotami zagranicznymi i jest niezbędnym elementem w wielu sytuacjach, szczególnie przy udzielanych pełnomocnictwach, np.:- przy pełnomocnictwie do aktu notarialnego w polskiej spółce;- przy pełnomocnictwie od zagranicznego wspólnika;- przy pełnomocnictwie do sprzedaży lub zakupu nieruchomości położonej w Polsce, podczas gdy mocodawca przebywa za granicą. Apostille poświadcza, że dokument został sporządzony i podpisany przez osobę pełniącą określone funkcje publiczne – państwowe lub urzędowe (np. notariusza). Osoba ta powinna dokładnie sprawdzić, czy wszystkie obowiązujące w danym kraju warunki formalne pełnomocnictwa zostały spełnione. Dlatego dzięki klauzuli apostille domniemywa się, iż sporządzony dokument jest w świetle prawa ważny.

Apostille a tłumaczenia przysięgłe

W wielu przypadkach samo nadanie apostille nie zwalnia jeszcze z obowiązku przedłożenia tłumaczenia przysięgłego. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że w niektórych krajach klauzula apostille może być potrzebna nie tylko na polskim dokumencie, ale jeszcze dodatkowo na jego tłumaczeniu przysięgłym.

Zdarzyć się może również zupełnie odwrotna sytuacja, tzn. iż w określonych państwach (np. Włochy) samo tłumaczenie przysięgłe dokumentów będzie już wystarczające – klauzula apostille nie jest w tym przypadku konieczna. Dlatego przed złożeniem wniosku o nadanie apostille należy upewnić się, czy pomiędzy państwami nie są zawarte umowy dwustronne, na mocy których procedury obiegu dokumentów są znacznie uproszczone.

Podsumowanie

Jeżeli wystąpi konieczność okazania za granicą dokumentu wydanego w Polsce, wówczas niezbędne jest uzyskanie klauzuli apostille, która jednoznacznie potwierdza jego autentyczność. Apostille honorowana jest w ponad 120 państwach, a w naszym kraju – poza kilkoma wyjątkami – nadaje ją Ministerstwo Spraw Zagranicznych. W państwach niebędących stroną Konwencji Haskiej apostille nie jest honorowana i wówczas należy dokonać legalizacji dokumentów.Czasem sytuacja jest odwrotna – potrzebna jest apostille, aby potwierdzić autentyczność zagranicznego dokumentu w Polsce. Wówczas należy udać się do urzędu właściwego lub sądu w kraju, z którego owy dokument pochodzi, aby uzyskać klauzulę.