Pozostałe Artykuły
Czym jest onboarding dostawców i kontrahentów?
Onboarding dostawców (ang. supplier/vendor onboarding) to ustrukturyzowany proces, którego celem jest formalne włączenie nowego partnera biznesowego – dostawcy lub kontrahenta – do ekosystemu firmy. Proces ten obejmuje zbieranie, weryfikację i zatwierdzanie kluczowych informacji o partnerze.
W spółkach publicznych onboarding dostawców stał się integralnym elementem systemu zarządzania ryzykiem i zgodności (compliance), uwzględniając wymagania prawne (AML, sankcje, ESG).
Kluczowe etapy onboardingu
Typowy proces onboardingu partnera biznesowego rozpoczyna się od identyfikacji potrzeby i wstępnej selekcji, po czym następuje rejestracja. Następnie gromadzone są podstawowe informacje i weryfikowane pod kątem poprawności.
Kolejny etap to dogłębna ocena ryzyka (due diligence), obejmująca analizę stabilności finansowej, zdolności operacyjnej, zgodności z prawem, potencjalnych ryzyk reputacyjnych, ESG czy związanych z cyberbezpieczeństwem. Po pomyślnym przejściu weryfikacji następuje formalne zatwierdzenie dostawcy i integracja jego danych z wewnętrznymi systemami firmy (ERP, platformy zakupowe).
Korzyści wdrożenia polityki onboardingowej w spółce publicznej
Wdrożenie sformalizowanej polityki onboardingu dostawców przynosi spółkom publicznym szereg wymiernych korzyści, które wykraczają daleko poza samo spełnienie wymogów formalnych.
Wzmocnienie bezpieczeństwa łańcucha dostaw
Staranna weryfikacja dostawców podczas onboardingu minimalizuje ryzyko zakłóceń w dostawach, zwiększając stabilność operacyjną spółek. Identyfikacja i ocena ryzyk pozwala na wdrożenie środków mitygujących.
Zapewnienie zgodności (compliance) i zarządzanie ryzykiem
Onboarding dostawców wspiera zgodność z regulacjami (AML, ESG, sankcje) oraz systematyczną ocenę ryzyk finansowych, prawnych, operacyjnych i reputacyjnych.
Budowanie transparentności i zaufania
Ustandaryzowany proces onboardingu, często wspierany przez dedykowane platformy cyfrowe, znacząco zwiększa przejrzystość kryteriów wyboru i weryfikacji dostawców. Jasno zdefiniowane zasady i oczekiwania, komunikowane partnerom już na początku (np. poprzez kodeksy postępowania), budują wzajemne zaufanie i stanowią solidną podstawę długoterminowej współpracy.
Optymalizacja współpracy i efektywność operacyjna
Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, jak portale samoobsługowe dla dostawców czy automatyzacja przepływu pracy, pozwala obniżyć koszty administracyjne. związane z ręcznym przetwarzaniem danych. Dokładne i zweryfikowane informacje zgromadzone na starcie minimalizują ryzyko kosztownych błędów w dalszych procesach zakupowych (zamówienia, fakturowanie, płatności).
Jawność i obowiązki informacyjne spółek publicznych
Spółki publiczne, notowane na GPW, podlegają szczególnym obowiązkom w zakresie jawności informacji.
Wymogi prawa rynku kapitałowego (MAR) a istotne umowy
Regulacje MAR nakładają na spółki publiczne obowiązek publikacji informacji poufnych. Umowa z dostawcą może stanowić taką informację. Spółka ma obowiązek niezwłocznie ją ujawnić, chyba że zdecyduje się na opóźnienie publikacji, spełniając ściśle określone warunki.
Znaczenie Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW
Dobre Praktyki GPW 2021, promują ogólne zasady transparentności, etyki, odpowiedzialności społecznej (ESG) oraz skutecznego zarządzania ryzykiem. Wytyczne podkreślają staranność i przejrzystość.
Inne kluczowe regulacje (AML, sankcje, PZP)
Na proces onboardingu wpływają również inne przepisy. Ustawa AML nakłada na „instytucje obowiązane” (np. z sektora finansowego) obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, w tym weryfikacji kontrahentów (KYC/KYB). Weryfikacja sankcji jest dobrą praktyką.
Prawo zamówień publicznych (PZP) ma zastosowanie do określonych podmiotów przy zamówieniach powyżej pewnych progów.
Nawet bez formalnego obowiązku stosowania PZP, spółki często wdrażają wewnętrzne regulaminy zakupowe oparte na podobnych zasadach transparentności i konkurencji.
Ochrona danych osobowych (RODO) w procesie onboardingu
Onboarding obejmuje przetwarzanie danych osobowych dostawców, co wymaga ścisłego przestrzegania RODO. Wymaga określenia podstawy przetwarzania i poinformowania osób.
Kluczowe jest wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych dla ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem czy wyciekiem (np. szyfrowanie, kontrola dostępu). Stosowanie zasady minimalizacji danych ogranicza ryzyko.
Onboarding dostawców w praktyce: Przykłady Orlen i Enea
Duże spółki publiczne, takie jak Orlen i Enea, wypracowały zaawansowane podejścia do onboardingu dostawców, łącząc technologię z formalnymi politykami.
Orlen: Platforma CONNECT i Kodeks Postępowania
Orlen wykorzystuje platformę zakupową CONNECT i dedykowany „Kodeks postępowania dla Dostawców” do zarządzania relacjami i standaryzacji oczekiwań w kluczowych obszarach (prawo, etyka, ESG, jakość).
Enea: Platformy zakupowe i Kodeks Kontrahentów
Enea również stosuje elektroniczne platformy zakupowe oraz własny „Kodeks Kontrahentów”.
Kluczowe elementy i wspólne standardy
Praktyki Orlenu i Enei pokazują nacisk na formalizację i standaryzację relacji z dostawcami poprzez połączenie technologii (platformy) i polityk (kodeksy). Wspólnymi elementami oczekiwań są zgodność z prawem, wysokie standardy etyczne, dbałość o ESG, bezpieczeństwo oraz niezawodność. Procesy wdrożeniowe obejmują weryfikację danych i formalną akceptację zasad jako warunek nawiązania relacji.
Wyzwania onboardingu w mniejszych organizacjach
Podczas gdy duże spółki dysponują rozbudowanymi systemami, wdrożenie kompleksowej polityki onboardingowej w mniejszych firmach napotyka specyficzne wyzwania. Ograniczone zasoby i brak formalizacji procesów utrudniają weryfikację.
Mniejsze podmioty mogą również borykać się z brakiem wystarczającej wiedzy do interpretacji złożonych wymogów prawnych (np. AML, ESG) oraz ponosić relatywnie wysokie koszty wdrożenia narzędzi IT czy zewnętrznych audytów.
Rekomenduje się podejście stopniowe, dostosowane do skali działalności, ewentualnie korzystanie z zewnętrznego wsparcia.
Podsumowanie: strategiczne znaczenie onboardingu
Inwestycja w skuteczny system onboardingu dostawców to strategiczna decyzja przynosząca spółkom publicznym wymierne korzyści. Kluczowe zalety to redukcja ryzyka finansowego, operacyjnego i reputacyjnego, zapewnienie zgodności z prawem i regulacjami, wzmocnienie bezpieczeństwa łańcucha dostaw oraz poprawa efektywności operacyjnej.
Ustrukturyzowany i transparentny onboarding buduje również zaufanie inwestorów i partnerów biznesowych oraz sprzyja tworzeniu długoterminowych, stabilnych relacji opartych na jasnych zasadach. W dzisiejszym wymagającym otoczeniu rynkowym, jest to nieodzowny element odpowiedzialnego i efektywnego zarządzania spółką, niezależnie od jej wielkości.
Pytania i odpowiedzi
Choć prawo nie nakazuje wprost posiadania dokumentu „polityka onboardingu”, suma wymogów prawnych (MAR, AML, sankcje) i standardów rynkowych (DPSN 2021, zarządzanie ryzykiem) w praktyce wymusza na spółkach publicznych wdrożenie sformalizowanych procesów weryfikacji i akceptacji kontrahentów, co stanowi istotę onboardingu.
Weryfikacja AML (identyfikacja kontrahenta, beneficjenta rzeczywistego, ocena ryzyka prania pieniędzy) jest ważnym elementem onboardingu, ale nie jest z nim tożsama. Pełny onboarding obejmuje szerszy zakres działań: ocenę zdolności operacyjnej, finansowej, zgodności ze standardami (np. ESG, jakości), integrację systemową i komunikację warunków współpracy.
Duże firmy często korzystają z dedykowanych platform zakupowych (np. CONNECT Orlenu, narzędzia oparte na Logintrade/eB2B w Enei) i systemów IT. Umożliwiają one m.in. elektroniczną rejestrację dostawców, cyfrowe zarządzanie dokumentami, automatyzację weryfikacji (np. integrację z bazami danych), zarządzanie przepływem pracy (workflow) i komunikację.
Zaufali nam
![Agencja pracy tymczasowej – jak bezpiecznie zatrudniać cudzoziemców po zmianach w 2025 roku [praktyczny przewodnik]](https://rpms.pl/wp-content/uploads/2025/10/Agencja-pracy-tymczasowej-jak-bezpiecznie-zatrudniac-cudzoziemcow-po-zmianach-w-2025-roku.jpg)
