Zwrot dokumentów od biura rachunkowego

Jakie dokumenty biuro rachunkowe ma obowiązek wydać klientowi po zakończeniu współpracy?

O zakończeniu współpracy między klientem, a biurem rachunkowym zadecydować może tak jedna jak i druga strona. Co do zasady bowiem umowa ta jest pochodną umowy zlecenia i strony – w oparciu o zasadę swobody umów – mogą kształtować jej postanowienia, w tym także kwestie jej ewentualnego rozwiązania.

Gdy strony postanowią się rozstać, mają jednak obowiązek uregulować łączące je zobowiązania. Klient powinien uregulować zobowiązania finansowe, które ma wobec biura i opłacić wszystkie zaległości. Z kolei biuro ma obowiązek wydania posiadanej dokumentacji, wśród której w szczególności należy wskazać:

– księgi rachunkowe;

– dokumentację podatkową;

– dokumentację kadrową, w tym listy płac, umowy o pracę czy zgłoszenia do ZUS;

– finansowe dokumenty źródłowe takie jak faktury, rachunki, oryginały deklaracji podatkowych.

To, w jaki sposób i w jakim terminie, odbywa się zwrot dokumentacji powinno zostać uregulowane w umowie. Jeśli takie zapisu zabranie, może się okazać, że odzyskanie swoich dokumentów nie będzie wcale takie proste…

Dlaczego księgowi odmawiają wydania dokumentów?

Kiedy klient biura księgowego podejmuje decyzję o zmianie podmiotu świadczącego mu usługi kadrowo – księgowe, często dzieje się to w oparciu albo o przesłankę ludzką (jest niezadowolony z dotychczasowej obsługi) albo o przesłankę cenową (znajduje podmiot, który zaproponował mu korzystniejsze warunki). W takim przypadku dotychczasowe biuro rachunkowe – które właśnie traci klienta – może nie chcieć współpracować, a co więcej – może chcieć ten transfer utrudnić. Wiele biur rachunkowych prowadzi politykę, zgodnie z którą nie wydają dokumentacji także w trakcie trwania współpracy. Ma to na celu związanie klienta i jego długoterminowe zatrzymanie.

Czy księgowi mają prawo do zatrzymywania dokumentacji? Zasadniczo nie. Właścicielem dokumentów dotyczących prowadzenia działalności jest bowiem przedsiębiorca. W praktyce jednak, biura księgowe zasłaniają się mnogą paletą argumentów, z których tylko niektóre znajdują racjonalne uzasadnienie.

Zaległości w płatnościach

Jeżeli klient, który oczekuje na wydanie dokumentów, zalega wobec biura z płatnościami za świadczone usług, księgowy może pokusić się o odmowę wydania dokumentacji tak długo, jak długo nie otrzyma należnych mu środków. Działanie to – balansujące na granicy szantażu – nie może jednak stanowić formy zabezpieczenia za nieopłacone usługi. Może on natomiast zastosować inne środki perswazji, takie jak wezwanie do zapłaty, a w konsekwencji powództwo sądowe i windykacja. Przywłaszczenie dokumentów nie stanowi jednak prawnie usankcjonowanego sposobu na uzyskanie zaspokojenia.

Na etapie negocjowania postanowień umownych z biurem podróży, warto zwrócić uwagę, czy księgowy nie wprowadził w poczet umowy klauzuli, na mocy której zachowuje prawo do zatrzymania dokumentacji do momentu uzyskania pełnej płatności, w tym zaległości. Taka klauzula jest sprzeczna z przepisami prawa i przez to nieważna. Orzecznictwo jasno wskazuje, że biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji księgowej ani czynić zastawu na dokumentach księgowych.

Ochrona informacji poufnych, tajemnicy zawodowej i danych osobowych

Zawartość dokumentacji kadrowo– księgowej to zwykle informacje o wysoki stopniu wrażliwości: dane finansowe, dane poufne czy wreszcie dane osobowe pracowników. Przekazanie takich dokumentów musi odbywać się z zachowaniem procedur ostrożnościowych i najwyższych standardów bezpieczeństwa. Biura rachunkowe – obawiając się wycieku danych lub przekazania ich w nieuprawnione ręce – prewencyjnie będą wzbraniać się przed wydaniem dokumentacji. Wynika to z obawy o wyciek danych i związane z tym konsekwencje, w postaci postępowań sądowych czy postępowań administracyjnych m.in. Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W szczególności księgowi bronią się przed przekazywaniem zawartości baz elektronicznych, prowadzonych na zlecenie swoich klientów. Argumentują, że bazy te są ich własnością, a zatem nie podlegają obowiązkowi wydania. Zasadniczo nie jest to twierdzenie pozbawione racjonalności. Warto jednak zwrócić uwagę, że dane którymi zasilane są owe bazy, nie stanowią już własności biura – a przedsiębiorcy. Biuro zobowiązane jest więc stosować się do przyjętych w kontaktach z klientami zasad retencji danych i nie mogą przetwarzać ich dłużej niż jest to absolutnie konieczne. Z tego powodu, bardzo ważnym aspektem podejmowania współpracy z biurem rachunkowym jest sporządzenie umowy, w której zagadnienia te zostaną odpowiednio uregulowane.

Unikanie odpowiedzialności

Często spotykaną w praktyce sytuacją, jest okoliczność, w której dokumentacja księgowa zawiera braki lub prowadzona jest w sposób nierzetelny. Jej wydanie wywołuje zatem niechęć księgowych, gdyż tak długo jak znajduje się ona w posiadaniu biura rachunkowego, kwestia powyższych niedociągnięć pozostaje tajemnicą. Należy jednak otwarcie przyznać, że wyżej opisany przypadek nie zawsze wynika wprost z braku staranności czy z opieszałości samych księgowych. To zwykle zaniechania klientów jako takich generują braki lub nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji. Przedsiębiorcy mają w zwyczaju nie dostarczać dokumentacji księgowej na czas, często także robią to wybiórczo. W takim stanie rzeczy nawet najlepszy księgowy, może obawiać się, że – nie ze swojej winy – zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za nierzetelność.

Z jakimi problemami zetknie się klient który nie może odzyskać swojej dokumentacji księgowo – kadrowej?

Odmowa wydania dokumentacji przez biuro rachunkowe to zwykle spory problem dla klienta. Brak dostępu do dokumentacji może uniemożliwić mu poprawne rozliczenie się ze zobowiązań podatkowych, a także uniemożliwić mu poddanie się kontroli organów skarbowych i wywołać trudności w wypłacie wynagrodzeń i rozliczeniu składek. Ponadto, sytuacja ta znacznie utrudni nawiązanie relacji z nowym biurem rachunkowym. Niemożność kontynuowania księgowości sprawi, że nowe biuro rachunkowe będzie musiało odtworzyć historyczne dokumenty, a to pochłonie czas oraz środki finansowe. Generuje także spore ryzyko błędu – co z kolei może prowadzić do braku rzetelnych rozliczeń i błędów w księgach. Summa summarum, sytuacja ta może prowadzić do postawienia przedsiębiorcy lub zarządu spółki przed wymiarem sprawiedliwości za naruszenie przepisów ustaw, w tym m.in. Ustawy o rachunkowości czy Ustawy o Międzynarodowych Standardach Rachunkowości.

Co może zrobić klient?

Chociaż sytuacja na pierwszy rzut oka może wydawać się dość patowa, klient dysponuje kilkoma rozwiązaniami, których zastosowanie pomoże mu odzyskać dokumentację.

Przede wszystkim powinien sporządzić pisemne wezwanie do wydania zatrzymanych materiałów. W piśmie tym należy jasno określić termin, do którego oczekiwany jest zwrot dokumentacji. Jak zostało już bowiem wcześniej wspomniane przywłaszczenie dokumentacji na zabezpieczenie spłaty roszczeń czy z jakiegokolwiek innego tytułu, jest całkowicie bezprawne. Przywłaszczenie jest bowiem czynem zabronionym, stypizowanym w art. 284 Kodeksu karnego. Zgodnie z jego brzmieniem, kto przywłaszcza sobie powierzoną mu rzecz ruchomą, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Ponadto, warto także zwrócić uwagę na brzmienie art. 276 Kodeksu karnego, z którego wynika, że ten kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Problem polega na tym, że doktryna pozostaje niezgodna co do tego, czy samo niewydanie dokumentów przez biuro rachunkowe stanowi w rzeczywistości ich ukrywanie. W bogatym orzecznictwie odnajdziemy zarówno stanowiska, zgodnie z którymi przestępstwo ukrywania dokumentu, musi polegać na podjęciu czynności zmierzających do przechowania dokumentu w miejscu znanym sprawcy, nieznanym natomiast osobom, którym przysługuje prawo do rozporządzania dokumentem (np. Wyrok Sądu Okręgowego w Świdnicy – IV Wydział Karny Odwoławczy z dnia 22 marca 2017 r. sygn. IV Ka 837/16) jak i stanowiska z których wynika, iż samo przetrzymywanie cudzego dokumentu już stanowi jego ukrywanie. Drugi z poglądów jest też aprobowany przez Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 9 sierpnia 2000 r., sygn. V KKN 208/00 uznał, iż zaprzeczenie posiadania dokumentu i przetrzymywanie w warunkach bliżej nieustalonych i niewydanie go, mimo żądania osobie uprawnionej, może być traktowane jako ukrywanie dokumentu w rozumieniu art. 276 KK. Jeżeli zatem w odpowiedzi na wezwanie, biuro rachunkowe zignoruje polecenie wydania dokumentacji, osoby odpowiedzialnie za dokumentacje mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnej.

Abstrahując od powyższego, niewykluczona jest również możliwość złożenia powództwa cywilnego o wydanie materiałów, o którym mowa w art. 222 Kodeksu cywilnego. Wówczas do zwrotu dokumentacji zobliguje księgowych sąd. Możliwe jest także dochodzenie odszkodowania, jeśli w wyniku przetrzymywania dokumentacji przedsiębiorca poniósł szkody, np. w wyniku błędnie składanych deklaracji została na niego nałożona sankcja finansowa. A w ostateczności dokonanie księgowań z nowym biurem księgowym i obciążenie kosztami takiego działania starego biura rachunkowego.

Jeśli nierzetelni księgowi są członkami organizacji zawodowej, warto rozważyć także złożenie oficjalnej skargi na ich działania. W Polsce wśród takich organizacji działają m.in. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Krajowa Izba Biur Rachunkowych czy Polska Izba Biegłych Rewidentów.

Podsumowanie

Kłopoty z odzyskaniem dokumentów księgowo – kadrowych mogą stać się powodem problemów z kontynuowaniem prowadzenia działalności. Z tego powodu nie warto zwlekać i gdy księgowy odmawia wydania materiałów, od razu podejmować stosowne kroki. Jeśli potrzebujesz wsparcia profesjonalistów, skieruj się do kancelarii posiadającej doświadczenie w obsłudze podmiotów gospodarczych. Pracujący tam prawnicy podpowiedzą co robić, aby odzyskać swoją własność.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam