Zakładanie oddziału firmy zagranicznej w Polsce

Jesteś przedsiębiorcą zagranicznym prowadzącym działalność gospodarczą i chcesz zacząć legalnie działać również w Polsce? Oczywiście możesz to zrobić – koniecznym do tego będzie jednak wybór formy działalności na terenie Polski oraz spełnienie szczegółowych warunków z tym wyborem związanych (czyli jak założyć oddział firmy zagranicznej w Polsce). W niniejszym artykule przedstawione zostaną wszystkie możliwe formy działalności przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce ze szczególnym uwzględnieniem utworzenia oddziału.

Co do zasady, przedsiębiorcy zagraniczni, którzy chcą rozszerzyć zakres terytorialny swojej działalności również na Polskę, mogą zrobić to na trzy sposoby:

1. założyć w Polsce nową spółkę,
2. utworzyć oddział spółki zagranicznej w Polsce,
3. utworzyć przedstawicielstwo spółki zagranicznej w Polsce.

Zaznaczyć trzeba jednak, że zgodnie z Ustawą z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 470; dalej: „Ustawa o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych”), do wykonywania działalności gospodarczej na terenie naszego kraju (oddział przedsiębiorcy zagranicznego), na takich samych zasadach jak obywatele polscy uprawnione są osoby zagraniczne z państw członkowskich (czyli innych niż Rzeczpospolita Polska państw członkowskich Unii Europejskiej lub państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym (są to poza państwami członkowskimi UE: Norwegia, Islandia i Liechtenstein) – przedsiębiorcę zagranicznego i rejestracja oddziału zagranicznej). Dodatkowo wspomniana już Ustawa o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych rozszerza ten krąg również o osoby:

1. posiadające w Polsce zezwolenie na pobyt stały, pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej lub pobyt czasowy udzielony w związku ze szczególnymi, wymienionymi dokładnie w ustawie okolicznościami,
2. posiadające w Polsce status uchodźcy,
3. posiadające w Polsce ochronę uzupełniającą,
4. posiadające w Polsce zgodę na pobyt ze względów humanitarnych lub zgodę na pobyt tolerowany,
5. posiadające w Polsce zezwolenie na pobyt czasowy w połączeniu z pozostawaniem w związku małżeńskim zawartym z obywatelem polskim zamieszkałym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
6. posiadające w Polsce zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania działalności gospodarczej, udzielone ze względu na kontynuowanie prowadzonej już działalności gospodarczej na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
7. korzystające w Polsce z ochrony czasowej,
8. posiadające ważną Kartę Polaka,
9. które są członkami rodziny, w której skład wchodzą obywatele państw członkowskich i do której dołączają,
10. które są uczestnikami programów wsparcia dla cudzoziemców w zakresie podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Oznacza to więc, że osoby z państw należących do Unii Europejskiej, a także osoby z państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) oraz osoby należące do jednej z ww. grup, działalność gospodarczą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej mogą prowadzić zarówno zakładając nową spółkę (w każdej możliwej organizacyjno-prawnej formie), jak i tworząc oddział lub przedstawicielstwo (jeśli chodzi o prowadzenie działalności gospodarczej zagranicznej firmy w Polsce). Osoby spoza Unii Europejskiej oraz EFTA, a także niemieszczące się w żadnej z ww. grup, natomiast, w zakresie działania na terenie Polski mają bardziej ograniczone możliwości. Mogą jednak wciąż korzystać w pełni z dwóch z trzech wspomnianych już sposobów prowadzenia działalności, a więc z utworzenia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oddziału spółki zagranicznej oraz przedstawicielstwa spółki zagranicznej, o ile tylko ratyfikowane umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej.

Co do założenia zupełnie nowej spółki mogą to jednak zrobić wyłącznie w formie spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej (zgodnie z art. 4 ust. 3 Ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych). Do spółek o ww. organizacyjno-prawnej formie mogą również przystępować oraz obejmować bądź nabywać udziały i akcje, o ile umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej. Całkowicie więc wyłączone dla tych przedsiębiorców są możliwości, jakie niosą ze sobą: jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, spółka jawna oraz spółka partnerska.

Pomimo że niniejszy artykuł skupia się na założeniu oddziału firmy zagranicznej w Polsce, to przynajmniej skrótowo należy powiedzieć również o opcji założenia przedstawicielstwa firmy zagranicznej w Polsce oraz nakreśleniu wyraźnych różnic między oddziałem a przedstawicielstwem.

Oddział a przedstawicielstwo – różnice

Oba te sposoby pozwalają bowiem, przynajmniej w pewnym zakresie, rozszerzyć zasięg aktywności prowadzonej działalności poza granice administracyjne kraju, nie tworząc przy tym żadnej odrębnej spółki, która posiadać będzie siedzibę na terenie Polski.

Kluczowym przy tym słowem jest słowo zakres, gdyż to właśnie nim różni się zasadniczo oddział od przedstawicielstwa. Zakres działania przedstawicielstwa bowiem, zgodnie z Ustawą o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych, obejmować może wyłącznie prowadzenie działalności w zakresie reklamy oraz promocji przedsiębiorcy zagranicznego. Oznacza to, że przedstawicielstwo spełniać może wyłącznie marketingową funkcję głównej firmy przedsiębiorcy. Nie uprawnia więc do prowadzenia w Polsce działalności gospodarczej. Zakres działania oddziału z kolei ograniczony jest jedynie w zakresie, w jakim przedsiębiorca zagraniczny prowadzi tę daną działalność poza granicami Polski. Jest to więc instytucja znacznie szersza. Wybór jednak pomiędzy oddziałem a przedstawicielstwem jest wyborem, który każdorazowo podjąć musi, mając na uwadze wszelkie indywidualne okoliczności, przedsiębiorca – gdyż każda z tych instytucji jest odpowiednia w odniesieniu do poszczególnych, konkretnych intencji i założeń.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby założyć oddział przedsiębiorstwa zagranicznego w Polsce?

Jeżeli podjęliśmy już decyzję o założeniu w Polsce oddziału przedsiębiorstwa zagranicznego, musimy poznać wszystkie warunki z tym związane oraz dokładną procedurę rejestracji takiego oddziału.

Przede wszystkim jako przedsiębiorca zagraniczny zobowiązani będziemy ustanowić osobę upoważnioną do reprezentowania nas w oddziale firmy. Do rozpoczęcia działalności oddziału niezbędne będzie również wpisanie oddziału do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Aby to uczynić konieczne będzie podjęcie następujących działań.

1. Złożenie w języku polskim wniosku przedsiębiorcy zagranicznego do Krajowego Rejestru Sądowego (zaznaczyć tu koniecznie trzeba, że od 1 lipca 2021 r. wniosek złożony może być wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych. Wniosek złożony w inny sposób podlegać będzie zwróceniu bez wezwania do uzupełnienia braku),
2. Dołączenie do wniosku potrzebnych dokumentów, tj.:

1. aktu założycielskiego, umowy lub statutu (konieczne są tutaj uwierzytelnione tłumaczenia na język polski – nie wystarczy więc ani niebędący w języku polskim oryginał, ani nieformalne, nieuwierzytelnione tłumaczenie),
2. informacji o polskim adresie do korespondencji wybranej, zgodnie z ustawowymi wymogami, osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego,
3. odpisu z rejestru przedsiębiorców z koniecznością przedstawienia również jego uwierzytelnionego tłumaczenia na język polski,
4. zaświadczenia polskiego przedstawicielstwa co do wzajemności działania,
5. ewentualnych pełnomocnictw oraz związanych z nimi opłat skarbowych,

1. Uiszczenie opłaty sądowej za wpis oraz opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Ile będziemy czekać za wpisem do KRS oraz co w przypadku odrzucenia naszego wniosku o wpis?

Wniosek o wpis oddziału przedsiębiorcy zagranicznego do Krajowego Rejestru Sądowego, zgodnie z art. 20a ust.1 Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1683 z późn. zm.), co do zasady, rozpoznany powinien zostać nie później niż w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu. Warto jednak zaznaczyć, że jest to termin instrukcyjny, za którego przekroczenie nie obowiązują żadne sankcje, a co za tym idzie, niezwykle rzadko jest zachowywany. W rzeczywistości wniosek taki rozpoznawany jest zwykle w terminie 1-2 miesięcy.

Jeżeli okaże się, że wysłany przez nas wniosek zawierał jakieś braki, to sąd rejestrowy wezwie nas do uzupełnienia ich we wskazanym terminie. Jeżeli braków nie uzupełnimy, to sąd zwróci nam wniosek bez rozpoznania. Naprawienie wszystkich wskazanych przez sąd błędów w 7-dniowym terminie spowoduje z kolei oczywiście, że nasz wniosek będzie dalej procedowany i zostanie rozpoznany w terminie 7 dni od złożenia kompletnego, naprawionego wniosku.

W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach sąd rejestrowy może odmówić nam wpisu oddziału do Krajowego Rejestru Sądowego. W takim wypadku przedsiębiorcy zagranicznemu każdorazowo przysługuje prawo do wniesienia apelacji, którą wnosi się do sądu okręgowego za pośrednictwem sądu, który wydał decyzje, w terminie dwóch tygodni od daty doręczenia decyzji o braku wpisu wraz z jej uzasadnieniem.

Wniosek to nie wszystko

Pamiętać trzeba, że oprócz złożenia prawidłowo wypełnionego wniosku o rejestrację oddziału w KRS wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami, konieczne jest również zgłoszenie do właściwego urzędu skarbowego wszelkich danych uzupełniających, takich jak numery rachunków bankowych, informacji o miejscu prowadzenia działalności, danych kontaktowych, informacji o szczególnym statusie spółek, wpisie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), umowach lub ich zmianach, które podlegać mogą podatkowi od czynności cywilnoprawnych, wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego opłacenia wszelkich składek, a także podatku VAT itd. Wszystko to zgłosić należy na odpowiednim formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od dnia wpisu oddziału do KRS oraz 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

Dodatkowe obowiązki oddziału

Przedsiębiorcę, który podjął decyzję o założeniu oddziału swojego przedsiębiorstwa, oprócz wskazanych wyżej wymogów rejestracyjnych, obowiązuje jeszcze szereg kolejnych, dodatkowych wymagań, które konieczne są do spełnienia, aby oddział mógł poprawnie funkcjonować.

Zgodnie z Ustawą o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych należą do nich:

1. konieczność używania do oznaczenia oddziału oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy oraz dodaniem wyrazów „oddział w Polsce”,
2. prowadzenie dla oddziału oddzielnej, zgodnej z polskimi przepisami, rachunkowości w języku polskim,
3. zgłaszanie ministrowi wszelkich zmian stanu faktycznego i prawnego w zakresie takich okoliczności jak otwarcie likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego, który utworzył oddział, lub utracenie prawa do wykonywania działalności gospodarczej, w terminie 14 dni od dnia ich wystąpienia.

Nakreślone zostało już, że do wykonywania działalności gospodarczej na terenie naszego kraju, na takich samych zasadach jak obywatele polscy uprawnione są osoby z państw członkowskich, czyli, zgodnie z ustawą, innych niż Rzeczpospolita Polska państw członkowskich Unii Europejskiej lub państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, przy poszerzeniu tego kręgu podmiotów o szczególne przypadki wyżej już wymienione.

Chcąc jednak przeprocesować całą opisaną wyżej teorię na grunt praktyki, konieczne będzie jeszcze zarysowanie konkretnych przykładów przedsiębiorców zagranicznych, którzy chcą założyć oddział, przedstawicielstwo lub nową spółkę w Polsce oraz pochodzą z różnych państw. W naszym wypadku będą to przedsiębiorcy z Francji, Niemiec, Włoch, Norwegii oraz Zanzibaru.

Przedsiębiorcy z Francji, Niemiec, Włoch oraz Norwegii mają w tym zakresie najszersze pole manewru. Zgodnie z obowiązującym stanem faktycznym są oni bowiem przedsiębiorcami mogącymi wykonywać na terenie Rzeczypospolitej Polskiej działalność gospodarczą w takim samym zakresie jak polscy obywatele. Francja, Niemcy oraz Włochy należą bowiem do państw członkowskich Unii Europejskiej, natomiast Norwegia jest stroną umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym. Przedsiębiorcy z tych państw zasadniczo więc, po wyborze formy działalności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (tj. otwarcie nowej spółki lub utworzenie przedstawicielstwa bądź też oddziału) muszą spełnić po prostu wszystkie, częściowo opisane już wyżej wymogi oraz podjąć wszystkie niezbędne do tego działania.

Znacznie trudniejsze i bardziej ograniczone zadanie ma przed sobą jednak przedsiębiorca z Zanzibaru – przy założeniu oczywiście, że nie ma on żadnych powiązań z Rzeczpospolitą Polską, ujętych w art. 4 ust. 2 Ustawy o c, które dokładnie zostały wymienione już w niniejszym artykule (a więc np. nie ma zezwolenia na pobyt stały, ważnej Karty Polaka czy rodziny w Polsce). Może on bowiem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej utworzyć oddział spółki zagranicznej lub jego przedstawicielstwo. Nie zabrania tego bowiem żadna ratyfikowana umowa międzynarodowa. Nie będzie mógł on jednak utworzyć na terenie Polski, na takich samych zasadach jak obywatele Rzeczypospolitej Polskiej, zupełnie nowej spółki.

Taki przedsiębiorca bowiem, zgodnie z cytowanym już wyżej art. 4 ust. 3 Ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych ma prawo podejmować i wykonywać działalność wyłącznie w formie spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej, a także przystępować do takich spółek oraz obejmować bądź nabywać ich udziały lub akcje. Jeżeli jednak przedsiębiorca ten uzna, że utworzenie oddziału zagranicznego przedsiębiorstwa na terenie Rzeczypospolitej Polskiej będzie dla niego odpowiednie, powinien on przyjąć dokładnie taką samą procedurę, jaką przyjmują przedsiębiorcy z Francji, Niemiec, Włoch czy Norwegii i która została już szczegółowo opisana w powyższej części niniejszego artykułu.

Marek Przybylski