Procedury compliance współpracy z krajami wysokiego ryzyka — audyt prawny podejścia i ryzyk sankcyjnych

Podsumowanie:

• Ocena krajów wysokiego ryzyka zależy od rodzaju prowadzonej działalności.

• Przedsiębiorcy powinni pamiętać o polskich i zagranicznych listach sankcyjnych.

• Procedury compliance projektuje się indywidualnie, z uwzględnieniem potrzeb danego biznesu.

Jak rozpoznać kraje wysokiego ryzyka?

Przede wszystkim warto odpowiedzieć sobie na pytanie, jak rozpoznać kraj lub podmiot wysokiego ryzyka? Nie ma jednej, uniwersalnej definicji tego pojęcia, a analizę zawsze trzeba przeprowadzić z uwzględnieniem charakteru relacji między polskim a zagranicznym podmiotem. Wiele zależy od statusu polskiego przedsiębiorcy oraz obszaru, na jakim planuje działać. Przyjrzyjmy się kilku metodom selekcji. Pomimo iż w różnych podejściach poszczególne państwa mogą się pokrywać, konieczne może być opracowanie kilku różnych procedur compliance odpowiadających poszczególnym ryzykom gospodarczym.

Państwa wysokiego ryzyka w rozumieniu AML

Firmy, które są klasyfikowane w rozumieniu przepisów AML/CFT jako instytucje obowiązane (np. kantory internetowe, domy aukcyjne, pośrednicy w obrocie nieruchomościami) powinny zwrócić szczególną uwagę na listę państw wysokiego ryzyka opublikowaną przez Komisję Europejską w ramach rozporządzenia (EU) 2016/1675. Załącznik do najnowszej wersji aktu prawnego (która nie weszła jeszcze w życie) wymienia 27 państw, wśród których znalazły się takie kraje, jak: Algieria, Andora, Kenia, Laos, Monako, Namibia, Wenezuela.

Państwa wysokiego ryzyka w kontekście rajów podatkowych

Ryzykowną relacją gospodarczą jest również ta, która uwzględnia udział w transakcji tzw. podmiotów rajowych, czyli przedsiębiorców mających swoją siedzibę w krajach stosujących szkodliwą konkurencję podatkową w zakresie podatku dochodowego PIT lub CIT. Aktualna lista tych podmiotów znajduje się w rozporządzeniach Ministra Finansów i liczy sobie 25 terytoriów, w tym: Monako, Malediwy, Królestwo Bahrajnu, Hongkong.

Państwa wysokiego ryzyka w kontekście rosyjskiej agresji na Ukrainę

Nie można zapominać o listach sankcyjnych prowadzonych zarówno w Polsce, jak i innych krajach na całym świecie, których zadaniem jest przeciwdziałanie skutkom inwazji rosyjskiej na terytorium Ukrainy. Współpraca z podmiotem znajdującym się na liście rodzi ryzyko poważnych sankcji, w tym kary pozbawienia wolności.

Warto pamiętać, że na listach sankcyjnych pojawiają się nie tylko kraje (np. Rosja i Białoruś), ale też konkretne firmy i osoby fizyczne ze względu na wzajemne powiązania kapitałowe. Ustalenie, czy daną transakcję można uznać za ryzykowną, nie zawsze będzie proste.

Jakie procedury compliance należy wdrożyć w przedsiębiorstwie?

Opracowanie procedur compliance wymaga dobrego zrozumienia procesów, które istnieją w danej organizacji. Dlatego współpracę z klientem zawsze rozpoczynamy od poznania potrzeb. Określamy:

• Czym zajmuje się Twoja firma,

• Na jakich etapach działania masz styczność z zagranicznymi podmiotami,

• W jakim zakresie współpracujesz z przedsiębiorcami z innych krajów.

Zrozumienie tych kwestii pomaga nam opracować indywidualną strategię działania i opracowanie procedur zgodności, które faktycznie działają, a nie są jedynie kolejnym dokumentem w repozytorium.

Procedury compliane w AML/CFT

W przypadku instytucji obowiązanych o konieczności stosowania procedur podwyższonego ryzyka wspomina art. 44 ustawy AML . Warto przy tym pamiętać, że zastosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa jest uzasadnione także innymi okolicznościami, jak chociażby korzystanie przez klienta z usług lub produktów oferowanych w ramach bankowości prywatnej, czy przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych. Minimalny zakres wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego obejmuje:

1. Pozyskanie jak największej ilości danych o beneficjencie rzeczywistym i zamierzonym charakterze stosunków gospodarczych,

2. Uzyskanie informacji o źródle majątku klienta oraz beneficjenta rzeczywistego i źródle pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji,

3. Zdobycie informacji o przyczynach i okolicznościach zamierzonych lub przeprowadzonych transakcji,

4. Otrzymanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych,

5. Zwiększenie liczby oraz częstotliwości monitorowania stosunków gospodarczych oraz zwiększenie liczby transakcji typowanych do dalszej analizy.

Aby przedsiębiorca był przygotowany na współpracę z podmiotem wysokiego ryzyka, stosowne procedury należy opracować z wyprzedzeniem. Dlatego warto stworzyć alternatywną wersję polityki AML, która znajduje zastosowanie właśnie w takich przypadkach i opracować metodologię analizy ryzyka.

Poznaj naszą praktykę w obszarze Compliance i AML. Zobacz, jak działamy: https://rpms.pl/dokumenty-aml/

Polska ustawa sankcyjna – obowiązki przedsiębiorców

Polscy przedsiębiorcy, którzy do tej pory kierowali swoje usługi na Bliski Wschód, powinni z dużo większą ostrożnością weryfikować teraz swoich kontrahentów, ponieważ sankcje nie mają wymiaru wyłącznie gospodarczego, ale – jak zostało wskazane – są skierowane przeciwko konkretnym podmiotom. Wymaga to śledzenia komunikatów publikowanych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. Lista zmienia się dynamicznie, więc warto odświeżyć jej znajomość przed nawiązaniem każdej nowej współpracy.

W związku z wejściem w życie ustawy sankcyjnej firmy muszą zadbać o realizację szeregu obowiązków. W szczególności należy wskazać na:

• Zamrażanie dostępu do środków finansowych i odmowie dostępu do środków sankcyjnych dla podmiotów i osób znajdujących się na listach sankcyjnych,

• Zakaz świadczenia usług, dostaw i pomocy na rzecz podmiotów sankcjonowanych,

• Zakaz świadomego i celowego udziału w operacjach zmierzających do omijania sankcji,

• Zakaz wprowadzania na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej węgla i drewna pochodzącego z Białorusi lub Rosji,

• Ograniczony dostęp podmiotów sankcjonowanych do inwestycji realizowanych z wykorzystaniem zamówień publicznych,

• Dodatkowe obowiązki celne polegające na złożeniu oświadczenia zawierającego informacje dotyczące m.in. przebiegu trasy i odbiorcy końcowego towaru,

• Obowiązek przestrzegania unijnych przepisów dotyczących sankcji.

Jak zadbać o due diligence w przypadku list sankcyjnych?

Przedsiębiorcy prowadzący handel lub świadczenie usług za granicą powinni zadbać o wprowadzenie procedur, które zabezpieczą je przed ryzykiem naruszenia przepisów, a także pozwolą na błyskawiczne dostrzeganie nieprawidłowości i stworzą przestrzeń na szybkie podjęcie reakcji. Jak powinny wyglądać przykładowe działania compliance uwzględniające listy sankcyjne?

• Identyfikuj podmioty, z którymi współpracujesz z wykorzystaniem list sankcyjnych,

• Odbieraj od swoich kontrahentów oświadczenia potwierdzające brak naruszania sankcji,

• Wprowadź do umów klauzule pozwalające na natychmiastowe zakończenie współpracy bez negatywnych konsekwencji prawnych w przypadku naruszenia ograniczeń,

• Pamiętaj o karach umownych za naruszenie obowiązków sankcyjnych – mogą one dotyczyć np. odsprzedaży przewożonego towaru na terenie Białorusi lub dołączenie do grupy kapitałowej uwzględniającej udział podmiotów sankcjonowanych.

Więcej na temat dobrych praktyk dotyczących podmiotów sankcjonowanych przeczytasz w wystąpieniu Komisji Europejskiej: ASSET FREEZE AND PROHIBITION TO MAKE FUNDS AND ECONOMIC RESOURCES AVAILABLE.

Interesuje Cię wycena obsługi z zakresu międzynarodowego compliance? Napisz do nas na adres: kancelaria@rpms.pl.

Międzynarodowe listy sankcyjne – na co uważać?

Bardzo ważne jest, aby weryfikować listy sankcyjne obowiązujące w danym państwie. Jeśli współpracujesz z podmiotami mającymi siedzibę w Unii Europejskiej, będą interesowały Cię przede wszystkim ograniczenia nałożone przez Komisję Europejską. Jeśli jednak współpracujesz z państwami trzecimi, również one mogą posługiwać się własną listą sankcyjną. Takie mechanizmy wprowadziły m.in. Stany Zjednoczone, Wielka Brytania, Australia, Kanada, Japonia i Nowa Zelandia.

Raje podatkowe

Zagrożeniem dla przedsiębiorców mogą być też raje podatkowe (ang. tax haven). Niekoniecznie spółka musi od razu zakładać siedzibę w egzotycznym państwie, aby narazić się na sankcje. Wystarczy sama współpraca z „podmiotem rajowym”, aby spodziewać się kontroli podatkowej zwłaszcza w przedmiocie prawidłowości dokumentacji cen transferowych.

W kontekście rajów podatkowych progi dokumentacyjne są niższe i wynoszą – 2,5 miliona złotych w przypadku transakcji finansowej oraz 500 tysięcy złotych w przypadku pozostałych transakcji. Przekroczenie progów wiąże się z obowiązkiem opracowania dokumentacji cen transferowych, która potwierdza rynkowy charakter transakcji. Transakcje niepowiązane nie muszą zawierać analizy porównawczej lub analizy zgodności, więc w ich przypadku sprawozdawczość będzie prostsza. Pamiętaj, że lokalną dokumentację należy złożyć do końca 10-go miesiąca po zakończeniu danego roku podatkowego (w przypadku transakcji za rok 2024 do 31 października 2025 r.!).

Jeśli nie chcesz przyjmować na siebie obowiązków związanych z cenami transferowymi lub też wolisz przygotować się do wykonania tych obowiązków wcześnie, pamiętaj, aby się należycie zabezpieczyć.

• Opracuj metodologię identyfikacji kontrahentów z krajów prowadzących szkodliwą konkurencję podatkową (procedura Know Your Customer),

• Weryfikuj powiązania kapitałowe swoich kontrahentów z rajami podatkowymi,

• Analizuj transakcje pod kątem cen transferowych oraz klauzuli o rynkowości cen,

• Opracuj lub uzupełnij politykę cen transferowych między jednostkami powiązanymi.

Co grozi za brak procedur compliance w relacjach z krajami wysokiego ryzyka?

Opracowanie spersonalizowanych procedur compliance ma elementarne znaczenie na świadomego zarządzania ryzykiem w biznesie. Ich całkowity brak lub też zaniechanie aktualizacji procedur może doprowadzić do sytuacji, kiedy podmiot gospodarczy narazi się na surową odpowiedzialność prawną. Wymiar tej odpowiedzialności jest każdorazowo określony w odpowiednich przepisach.

W przypadku naruszenia obowiązków w zakresie AML/CFT przedsiębiorca może być zobowiązany do zapłaty kary do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia, a gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1 mln euro (w przypadku niektórych instytucji obowiązanych nawet 5 milionów euro). Obok sankcji finansowych pojawia się też widmo kary pozbawienia wolności.

Jeśli chodzi o nieprzestrzeganie przepisów sankcyjnych dotyczących rosyjskiej inwazji na Ukrainę, kary są równie dotkliwe. Wśród kar przewidzianych w polskiej ustawie należy wymienić przede wszystkim sankcje finansowe do 20 milionów złotych, a także kara pozbawienia wolności dla osób fizycznych.

W przypadku niedopełnienia obowiązków związanych z cenami transferowymi dla podmiotów rajowych odpowiedzialność powstaje zarówno a gruncie ordynacji podatkowej, jak i kodeksu karnego skarbowego. Przedsiębiorcy ryzykują nałożenie dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości od 10 do 30% zawyżonej straty podatkowej lub zaniżonego dochodu podatkowego. Dodatkowo trzeba liczyć się z karą grzywny w wysokości 240 albo 720 stawek dziennych w zależności od uchybienia.

Potrzebujesz szybkiej porady prawnej? Skontaktuj się z nami pod numerem telefonu: 61 307 09 91

Jak możemy Ci pomóc?

Zespół Kancelarii RPMS tworzą profesjonaliści z wieloletnim doświadczeniem z zakresu prawa gospodarczego i międzynarodowego. Wspieramy przedsiębiorców na etapie tworzenia strategii biznesowej, tworzymy i opiniujemy umowy wraz z niezbędną dokumentacją oraz pomagamy rozwiązywać spory z kontrahentami. Jeśli Twój biznes uwzględnia działanie za granicą, możemy Ci pomóc. Zabezpieczymy organizację od strony prawnej i podatkowej!

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam