Przez kilka lat wielu polskich pracodawców przyzwyczaiło się do tego, że Ukraina, ze względu na trwającą wojnę, ma swoją ścieżkę zatrudnienia. Była ona szybsza, bardziej przewidywalna i mniej sformalizowana niż standardowe procedury cudzoziemskie. 2025/2026 rok nie wywraca tego systemu do góry nogami, ale wprowadza w nim niezbędny ład. Zasada jest prosta: ułatwienia zostają, ale idą w parze z większą odpowiedzialnością pracodawcy. Nie wystarczy już sprawdzić, czy Ukrainiec przebywa w Polsce legalnie. Niezbędne jest potwierdzenie tego, że jego praca została zgłoszona zgodnie z nowymi wytycznymi.
W artykule przeczytasz o:
- aktualnych zasadach pobytu obywateli Ukrainy w Polsce do 4 marca 2026 r. wynikających z Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa,
- procedurze powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy do powiatowego urzędu pracy i najczęstszych błędach pracodawców,
- nowych regulacjach dotyczących zatrudniania cudzoziemców wprowadzonych przez Ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom,
- kluczowych obowiązkach pracodawcy związanych z legalnym zatrudnianiem cudzoziemców i przygotowaniem firmy na kontrole urzędowe.
Legalny pobyt Ukraińców do 4 marca 2026 r.?
Specustawa utrzymuje mechanizm legalizacji pobytu dla obywateli Ukrainy i określonych członków rodzin, a komunikaty urzędowe wskazują wprost datę graniczną 4 marca 2026 r. jako obowiązujący horyzont legalności pobytu na jej podstawie.
Sam PESEL UKR nie jest już dla pracodawcy gwarancją bezpieczeństwa raz na zawsze. Pamiętajmy, że sytuacja prawna cudzoziemca może się zmienić, dlatego zawsze trzeba zweryfikować, czy jego status pobytowy nadal daje mu pełny dostęp do rynku pracy.
Warto również zwrócić uwagę na proces przechodzenia pracowników ze statusu UKR na pobyt czasowy. Moment złożenia wniosku i otrzymania decyzji często zmienia sposób raportowania pracy. Pracodawca musi trzymać rękę na pulsie, aby nie przegapić momentu, w którym dotychczasowe powiadomienie do PUP może wymagać aktualizacji lub zmiany na inną podstawę prawną.
Poznaj naszą ofertę w zakresie prawa pracy i HR -> https://rpms.pl/prawo-pracy/
Powiadomienie do PUP – procedura prosta, ale sroga dla spóźnialskich
W przypadku obywateli Ukrainy nadal funkcjonuje najbardziej „robocza” procedura, która nieco ułatwia formalności. Wystarczy powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy składane do PUP w terminie 7 dni kalendarzowychod podjęcia pracy.
Jednocześnie przepisy i wytyczne urzędowe potwierdzają, że pracodawca może również iść ścieżką klasyczną. W tym przypadku liczy się zezwolenie na pracę lub oświadczenie (tam, gdzie ma zastosowanie).
- 4 marca 2026 r. to najważniejsza data graniczna. Potraktuj ją jako obowiązkowy przegląd statusów wszystkich pracowników z Ukrainy.
- Zatrudnienie obywatela Ukrainy najczęściej opiera się o powiadomienie do PUP w 7 dni kalendarzowych – i ten termin jest jednym z najczęstszych „potknięć”.
Ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców i nowe akty wykonawcze – system zatrudnienia na nowych zasadach
Regulacje zatrudniania cudzoziemców opierają się m.in. na ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, obok ustawy o cudzoziemcach i zaostrzonych kar za nielegalne powierzenie pracy.
Od 1 grudnia 2025 r. jednocześnie obowiązują nowe rozporządzenia wykonawcze związane z zatrudnianiem cudzoziemców. Z komunikatu urzędowego wynika m.in.:
- utrzymanie katalogu państw objętych procedurą oświadczeniową (wskazywane są: Armenia, Białoruś, Mołdawia, Ukraina),
- zmiany w opłatach i rozwiązaniach proceduralnych (w tym dotyczących oświadczeń i zezwoleń).
W 2026 roku nowe wymogi staną się codziennością. Będą istotne nie tylko w urzędzie, ale też przy każdej kontroli czy audycie. Z zasadami zatrudnienia trzeba będzie się liczyć nawet przy zwykłych przelewach z wynagrodzeniem.
- Rok 2025 przyniósł nową ustawę: teraz to także ona, a nie tylko specustawa, dyktuje zasady zatrudniania cudzoziemców.
- Od grudnia obowiązują nowe rozporządzenia – stają się one standardem, którego będą wymagać urzędy i banki.
Potrzebujesz szybkiej porady prawnej? Zadzwoń -> +48 61 307 09 91.
Obowiązki pracodawcy: o czym musisz pamiętać, by legalnie zatrudniać Ukrainców?
W zatrudnieniu cudzoziemców najczęściej przegrywa się nie na wielkich błędach, tylko na drobiazgach: złej podstawie legalizacji pracy, spóźnionym zgłoszeniu, czy też braku dowodu, że warunki zatrudnienia były zgodne z dokumentem.
Z perspektywy oficjalnych wytycznych pracodawca powinien mieć pod kontrolą trzy sfery:
- Podstawa legalnej pracy (co właściwie legalizuje zatrudnienie: powiadomienie/oświadczenie/zezwolenie).
- Legalny pobyt (tytuł pobytowy, z którym wiąże się prawo do pracy).
- Warunki zatrudnienia i zgodność operacyjna: umowa, wynagrodzenie, zgłoszenia.
Urzędy coraz częściej sprawdzają realność zatrudnienia przez pryzmat opłaconych składek ZUS oraz tego, czy liczba przepracowanych godzin zgadza się z deklaracją w powiadomieniu. Ważna jest gotowość do okazania tych dokumentów przy kontroli.
Ważne!
Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi musi być zgodne z kwotą zadeklarowaną w powiadomieniu i nie może być niższe niż aktualna płaca minimalna. Każda zmiana wymiaru czasu pracy lub istotne obniżenie stawki wymaga złożenia nowego powiadomienia, aby uniknąć zarzutu nielegalnego powierzenia pracy. Kontrole mogą skupić się też na tym, czy cudzoziemiec nie zarabia mniej niż Polak na tym samym stanowisku.
Zobacz, jakie doświadczenie mamy w zakresie compliance -> https://rpms.pl/zespol
- „Zasady uproszczone” nie znaczy „bezobsługowe”: legalna praca nadal opiera się o właściwą procedurę i określone terminy.
- W 2026 roku urzędy przestaną polegać na zapewnieniach – będą liczyć się tylko twarde dowody. Musisz mieć w dokumentach aktualny pobyt pracownika, prawidłowe zgłoszenie i potwierdzenie, że zarabia tyle, ile zadeklarowałeś.
W czym nasza kancelaria może pomóc pracodawcy zatrudniającemu cudzoziemców?
Z doświadczenia widzimy dwie grupy przedsiębiorców. Jedni wolą mieć wszystko zapięte na ostatni guzik, by nie martwić się kontrolami i mieć spokój w kadrach. Drudzy odzywają się do nas w trybie alarmowym — najczęściej wtedy, gdy jakiś termin już minął, w dokumentach jest błąd lub urząd zaczął podważać legalność zatrudnienia.
W ramach obsługi możemy przejąć lub poukładać całość procesu. Nasza oferta to m.in.:
- dobór właściwej ścieżki legalizacji pracy i przygotowanie dokumentacji,
- wsparcie w legalizacji pobytu,
- audyt procedur i checklisty HR,
- konsultacje dla zarządu/HR + przygotowanie firmy na kontrolę i ryzyka sankcyjne.
FAQ
Czy w 2026 r. Ukraińcy nadal będą mogli pracować na podstawie powiadomienia?
Co do zasady tak, bo źródła urzędowe nadal opisują powiadomienie jako działającą ścieżkę (z terminem 7 dni). Istotne będzie natomiast to, czy dana osoba ma status i pobyt, który pozwala z tej ścieżki korzystać.
Czy PESEL UKR „załatwia” pracodawcy legalność zatrudnienia?
Nie. PESEL pomaga identyfikacyjnie, ale legalna praca wymaga właściwej podstawy (powiadomienie/oświadczenie/zezwolenie) i legalnego pobytu z prawem do pracy.
Co jest najważniejszym obowiązkiem pracodawcy przy zatrudnianiu Ukrainców?
Najważniejszy jest porządek w trzech obszarach opisanych powyżej: trybie pracy, dokumentach pobytowych i wypłatach.
