Klauzula toolingu w umowie B2B, czyli jak rozliczać przekazanie sprzętu wykonawcy

Są takie elementy współpracy, które pojawiają się na etapie rozmów, zostają gdzieś między ustaleniami a praktyką, a potem trafiają do umowy w postaci niewinnego akapitu. Tooling to właśnie jeden z nich.

Z pozoru jest to proste rozwiązanie. Zlecający przekazuje wykonawcy sprzęt, który ten będzie wykorzystywać do realizacji usługi. Nikt nie myśli wtedy o formie prawnej. Chodzi o to, żeby druga strona mogła wykonać swoją część umowy. Dopiero z czasem okazuje się, że to po prostu trzeba było ująć dokładniej.

Nie są to wyjątkowe sytuacje. Tooling zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać:

• laptop z firmowym oprogramowaniem,

• telefon z dostępami,

• Samochód osobowy,

• maszyna potrzebna do wykonania konkretnego etapu produkcji.

Wszystkie te rzeczy pojawiają się w obrocie między firmami nie dlatego, że ktoś chce coś podarować, tylko dlatego, że bez nich nie da się przejść dalej. Nie są ani sprzedawane, ani wynajmowane, ani leasingowane, więc trzeba było znaleźć inne określenie. Stąd właśnie tooling.

W polskim prawie nie znajdziemy przepisu, który wyjaśnia, czym dokładnie jest umowa toolingu. Jest to konstrukcja nienazwana, oparta na zasadzie swobody umów. Bywa zestawiana z użyczeniem, ale z jednym istotnym zastrzeżeniem – strony najczęściej łączy relacja biznesowa, a sprzęt nie trafia z uprzejmości, tylko dlatego, że stanowi niezbędne narzędzie w realizacji usługi.

Najczęściej tooling pojawia się w sektorach, które wymagają specjalistycznego zaplecza:

• w IT, gdzie bez odpowiedniego komputera czy dostępu do zasobów nie sposób działać;

• w produkcji, gdzie niektóre elementy muszą wrócić po wykonaniu zadania;

• przy projektowaniu, w serwisie, logistyce,

• wszędzie tam, gdzie sprzęt nie jest bonusem, lecz podstawą działania.

Dlatego, że tooling jest tak zwyczajny, tak oczywisty i tak powszechny, najczęściej zostaje przemilczany lub zapisany zbyt pobieżnie. Potem temat wraca w najmniej dogodnym momencie.

To, co w relacji biznesowej wydaje się logiczne i uzasadnione, w prawie podatkowym bywa traktowane z dużą ostrożnością. Przekazanie sprzętu bez faktury, ceny i przeniesienia własności może funkcjonować bez zastrzeżeń. Warunkiem jest to, że wiadomo, w jakim celu rzecz została przekazana, jakie są jej zasady użytkowania i czy nie generuje po stronie którejkolwiek ze stron skutków podatkowych.

Na gruncie ustawy o VAT problem pojawia się wtedy, gdy przekazany sprzęt został wcześniej objęty prawem do odliczenia, a jego późniejsze, nieodpłatne udostępnienie wykonawcy może zostać uznane za świadczenie usług. Taką możliwość przewiduje art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT, który mówi wprost: jeśli podatnik przekazuje nieodpłatnie towary na cele inne niż związane z prowadzoną działalnością, nawet bez wynagrodzenia, traktuje się to jak usługę podlegającą opodatkowaniu.

Tu warto postawić pytanie: czy przekazanie laptopa zleceniobiorcy to nadal działanie w ramach działalności gospodarczej, czy już nie?

• Jeśli sprzęt służy wyłącznie do wykonania usługi, a jego wykorzystanie nie wykracza poza ten cel, ryzyko podatkowe jest niskie.

• Wystarczy, że umowa jest zbyt ogólna, nie wynika z niej jasno, dlaczego rzecz została przekazana, i w jakim zakresie może być użytkowana, aby pojawiła się przestrzeń do interpretacji podatkowej.

Po stronie zlecającego dochodzi jeszcze kwestia amortyzacji. Gdy sprzęt pozostaje jego własnością, nadal jest środkiem trwałym, tyle że wykorzystywanym przez inną osobę. Istotne staje się więc wykazanie, że ten sposób użytkowania mieści się w ramach prowadzonej działalności i nadal służy osiąganiu przychodów.

Z kolei po stronie wykonawcy problem pojawia się wtedy, gdy sprzęt zostaje uznany za nieodpłatne świadczenie. W świetle art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodem jest nie tylko to, co faktycznie trafia na konto, ale również wartość nieodpłatnych świadczeń, gdy mają one dla podatnika wymierną korzyść. Jeżeli więc przekazanie sprzętu nie jest wystarczająco dobrze opisane, może pojawić się zarzut, że wykonawca uzyskał przychód, który powinien rozliczyć. A że wartość sprzętu jest łatwa do wskazania, tym prościej uznać, że powinien zostać rozliczony, niezależnie od intencji stron.

Przykład interpretacji podatkowej przy toolingu

W ostatnich latach pojawia się sporo interpretacji indywidualnych dotyczących toolingu. Niektóre potwierdzają, że odpowiednio opisana umowa toolingu nie rodzi obowiązku podatkowego, jeśli sprzęt rzeczywiście służy realizacji świadczenia i nie jest wykorzystywany poza zakresem umowy.

1. Przykładem jest interpretacja o sygn. 0114‑KDIP4‑2.4012.77.2022.2.MC, dotycząca udostępnienia mobilnych warsztatów wykonawcom, którzy wykorzystywali je do realizacji usługi na rzecz zlecającego. Organ stwierdził, że udostępnienie nie stanowi odrębnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu VAT.

2. Podobnie, zgodnie z interpretacją 0114‑KDIP1‑1.4012.577.2023.2.EW, przekazanie wyposażenia w ramach umowy toolingu zostało uznane za neutralne dla VAT, ponieważ miało charakter świadczenia akcesoryjnego. Było związane z wykonywaniem usług, nie zmieniając właściciela sprzętu ani zasad rozliczeń.

Przykłady pokazują, że rozwiązanie jest proste, ale tylko wtedy, gdy umowa mówi wszystko wprost. Warto pamiętać, że w świecie podatków albo coś zostało zapisane, albo nie istnieje.