Delegowanie pracownika do pracy na terytorium Włoch

Czym jest delegowanie?

Delegowanie polega na wykonywaniu pracy przez pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie zarejestrowanym w określonym kraju, poza granicami tego państwa. Stąd też często nazywane jest transgranicznym świadczeniem usług. W zależności od okresu, na jaki pracownik jest delegowany, wyróżniamy delegowanie krótkoterminowe (na okres nieprzekraczający 12 miesięcy) oraz długoterminowe (powyżej 12 miesięcy).

Z uwagi na otwarcie granic w ramach Unii Europejskiej, problematyka delegacji pracowniczych nabrała doniosłości i wspólnotowy prawodawca uregulował tę kwestię w ramach Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług¹. Ponadto kraje unijne przyjęły wewnętrzne regulacje, za pomocą których wdrożyły dyrektywę oraz unormowały swoje krajowe zasady dotyczące świadczenia pracy przez pracowników delegowanych.

Włochy jako kraj leżący w centralnej Europie są atrakcyjnym środowiskiem biznesowym — mekką branży modowej, motoryzacyjnej czy turystycznej. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców — w tym także z Polski — obiera ten kierunek dla świadczenia przez siebie usług. O czym powinny pamiętać firmy, które planują oddelegować pracowników do wykonywania obowiązków na terytorium Włoch?

Zapewnienie równych warunków pracy

Włoskie prawo pracy zawiera szereg przepisów dotyczących praw pracowników, które obejmują kwestie takie jak minimalne wynagrodzenie, maksymalny czas pracy, odpoczynek, urlopy oraz warunki pracy. Jest to istotne zarówno dla pracowników włoskich, jak i dla tych, którzy są delegowani do pracy tymczasowej lub krótkoterminowej we Włoszech. Pracownicy delegowani do pracy we Włoszech powinni mieć zapewnione warunki pracy, które są tożsame z warunkami zapewnionymi lokalnym pracownikom.

W przypadku pracowników delegowanych do pracy we Włoszech istnieją pewne kluczowe kwestie, na które warto zwrócić uwagę. Po pierwsze, pracownicy delegowani muszą być traktowani zgodnie z włoskimi przepisami dotyczącymi minimalnego wynagrodzenia oraz innych aspektów zatrudnienia. Ponadto, warunki pracy, takie jak czas pracy, przerwy, czy dni wolne, muszą być zgodne z przepisami włoskimi. Warunki te ujęte są w ramach włoskich przepisów krajowych oraz zbiorowych układów pracy. Dotyczą one m.in.:

• bezpieczeństwa pracy, ochrony zdrowia i zapewnienia higienicznych warunków pracy,
• niedyskryminacji w miejscu pracy, w tym w szczególności równego traktowania kobiet i mężczyzn,
• maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów odpoczynku,
• wynagrodzenia,
• płatnych urlopów wypoczynkowych,
• ochrony rodzicielstwa.

Przepisy regulują także zagadnienia charakterystyczne dla sytuacji pracowników delegowanych, tj. zasady pokrywania kosztów zakwaterowania oraz zwrotu lub pokrywania kosztów transferu do Włoch i wyżywienia. Powyższe (oraz poniżej opisane) obowiązki dotyczą nie tylko przedsiębiorców, ale również agencji pracy tymczasowej, które delegują do pracy na terytorium Włoch.

W przypadku łamania praw pracowniczych, zarówno pracownicy włoscy, jak i ci delegowani, mają prawo do dochodzenia swoich praw. W tym celu istnieją różne możliwości. Jedną z nich jest skorzystanie z włoskiego odpowiednika Państwowej Inspekcji Pracy, czyli Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL). INL zajmuje się egzekwowaniem przepisów dotyczących pracy i jest odpowiedzialny za kontrolę przestrzegania przepisów przez pracodawców.

Pracownicy delegowani mogą zgłaszać wszelkie naruszenia ich praw pracy do INL. Inspektorzy pracy mogą przeprowadzać kontrole w miejscach pracy i nakładać kary na pracodawców, którzy nie przestrzegają przepisów dotyczących pracy. Ponadto pracownicy delegowani mogą także skorzystać z pomocy związków zawodowych lub porad prawnych, aby bronić swoich praw w przypadku ich naruszenia tak działa delegowanie pracownika do włoch i ogólnie delegowanie pracowników a warunki zatrudnienia obowiązujące w czasie trwania delegowania mężczyzn warunków zakwaterowania pracowników i higieny pracy środków ochronnych innego kraju ue w okresie delegowania przed rozpoczęciem delegowania i obowiązku przestrzegania wymogów dotyczących powszechnie stosowanych umów zbiorowych w proces delegowania pracowników i firm delegujących pracowników w zakresie zabezpieczenia społecznego.

Okresy pracy i odpoczynku

Włoskie przepisy prawa normują wymiar czasu pracy, określając minimalne okresy odpoczynku oraz maksymalne okresy pracy. Dekret legislacyjny z dnia 8 kwietnia 2003 r., numer 66 (wdrażający Dyrektywę 97/71/WE), określa, iż standardowy wymiar czasu pracy to 40 godzin tygodniowo, o ile układy zbiorowe nie przewidują inaczej. W układzie zbiorowym pracy możliwe jest rozszerzenie maksymalnego czasu pracy danego pracownika w okresie 7 dni, który jednak nie może przekroczyć 48 godzin. W tych ramach liczonej są już także nadgodziny. Ponadto pracownik ma prawo odpoczywać przez nieprzerwany czas 11 godzin na dobę. Przysługuje mu także prawo do pełnego 24 – godzinnego odpoczynku minimum raz w tygodniu. Zwykle, okres ten przypada we Włoszech w niedzielę wraz z agencją pracy tymczasowej i zgłoszenia delegowania.

Płatny urlop

Wspomniany już wcześniej Dekret legislacyjny n. 66 określa wymiar płatnego urlopu przysługującego pracownikom we Włoszech — w tym także pracownikom delegowanym. Pracownik co roku otrzymuje uprawnienie do płatnego urlopu wypoczynkowego, w wymiarze nie krótszym niż cztery tygodnie. Przepisy stanowią także, iż — jeśli nie wynika inaczej z układu zbiorowego pracy — musi być wykorzystany przez co najmniej dwa kolejne tygodnie. Włosi stosują więc rozwiązanie, które jest zbliżone do polskiego przepisu z art.162 Kodeksu pracy:³ Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Urlop wypoczynkowy nie może zostać zastąpiony rekompensatą finansową, za wyjątkiem sytuacji, w której pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia. O możliwości wykorzystania przez niego urlopu w ciągu roku decyduje co do zasady pracodawca, który wyraża zgodę na wykorzystanie urlopu przez pracownika, we wnioskowanym przez niego terminie, mając na względzie potrzeby firmy i interes pracownika.

Płaca minimalna

W przeciwieństwie do Polski, gdzie wysokość minimalnego wynagrodzenia jest określana przepisami prawa, we Włoszech minimalna płaca nie jest ustalana w ten sposób. Zamiast tego, opiera się na tzw. układach zbiorowych pracy. Jest to istotna różnica między oboma krajami, która wpływa na sposób ustalania płacy minimalnej dla pracowników.

Włoskie układy zbiorowe pracy są porozumieniami zawieranymi między związkami zawodowymi a pracodawcami lub organizacjami pracodawców. Obejmują one rozwiązania przewidziane dla całych branż lub sektorów gospodarki. W ramach tych układów ustalane są m.in. minimalne wynagrodzenia, czas pracy, warunki urlopowe oraz inne kwestie dotyczące zatrudnienia.

W praktyce oznacza to, że minimalne wynagrodzenie we Włoszech może być różne w zależności od branży czy sektora gospodarki. Przykładowo, sektor budowlany, transportowy czy przemysł mechaniczny mogą mieć swoje własne układy zbiorowe pracy, w ramach których ustalane są minimalne płace dla pracowników w tych sektorach.

Taki system oparty na układach zbiorowych pracy daje większą elastyczność i dostosowanie do specyfiki poszczególnych branż czy sektorów gospodarki. Jednakże może również powodować pewne zróżnicowanie w wysokości minimalnych płac między różnymi sektorami, co może być przedmiotem dyskusji w kontekście równego traktowania pracowników we Włoszech.

Dla pracodawców delegujących pracowników do pracy we Włoszech konieczne jest zapoznanie się z obowiązującymi układami zbiorowymi pracy w danej branży oraz przestrzeganie ich postanowień w zakresie wynagrodzeń i warunków pracy dla delegowanych pracowników.

Jeżeli w ramach branży nie został zawarty układ zbiorowy pracy ani porozumienie w zakresie płacy minimalnej, przedsiębiorca, mając na uwadze zasady niedyskryminowania pracowników delegowanych w stosunku do pracowników krajowych, powinien dokonać oszacowania wysokości wynagrodzenia pracowników na tych samych stanowiskach oraz o tych samych kompetencjach i zaproponować pracownikowi delegowanemu pensję, która będzie mieściła się w lokalnych „widełkach”.

Obowiązki przedsiębiorcy delegującego

Oprócz konieczności zapewnienia odpowiednich warunków dla pracownika delegowanego pracodawca powinien pamiętać o dopełnieniu wszelkich formalności przed rozpoczęciem delegacji. O tym, jakie obowiązki ma przedsiębiorca delegujący pracowników na terytorium Włoch, stanowi włoski Dekret legislacyjny nr 136 z dnia 17 lipca 2016 roku.⁴

Zgłoszenie oddelegowania

Obowiązkiem delegującego przedsiębiorcy jest dokonanie zgłoszenia o delegowaniu pracownika. Powinien to uczynić najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem delegacji. O tym, co należy zgłosić i jakie dokumenty załączyć, stanowi Dekret włoskiego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej nr 170 z 6 sierpnia 2021 r.⁵

Ww. dekret wskazuje, iż przekazywanie informacji odbywa się za pośrednictwem systemu elektronicznego. Możliwość zgłoszenia pracownika, który wybiera się w delegację, następuje za pośrednictwem specjalnego portalu. Za jego pośrednictwem pracodawca musi założyć konto oraz podać podstawowe informacje dotyczące delegowania, m.in.:

• czas trwania delegacji,
• adres, pod którym świadczona będzie praca we Włoszech,
• dane delegowanych pracowników,
• dane delegującego przedsiębiorstwa,
• dane podmiotu, na rzecz którego odbywa się delegacja (podmiotu, na rzecz którego świadczone będą usługi),
• dane osoby reprezentującej podmiot, na rzecz którego świadczone będą usługi przez pracownika delegowanego.

Wskazanie osób do kontaktu

Ważnym elementem zgłoszenia jest podanie danych kontaktowych osób zwanych referentami. Są to osoby, z którymi „włoska” strona tj. kontrahenci oraz urzędy mogą kontaktować się odnośnie delegacji. Drugi typ referenta to osoba wskazana przez przedsiębiorcę jako umocowana do odbierania korespondencji związanej z delegowaniem pracowników na terytorium Włoch.

Z uwagi na to, że referent powinien pozostawać do dyspozycji partnerów społecznych we Włoszech, niezbędne jest, aby referenci byli w stanie biegle posługiwać się językiem włoskim, w stopniu pozwalającym na swobodne załatwianie sprawy związanych z delegacją. Przepisy wprost wskazują, że powinna być to osoba stale zamieszkująca na terytorium Włoch. Z tego względu, przedsiębiorcy planujący oddelegowanie pracowników do Italii, powinni rozstrzygnąć tę kwestię już na samym wstępie przygotowań. Pominięcie powołania referentów może bowiem skończyć się dla przedsiębiorstwa wysoką karą finansową. Nasz kancelaria współpracuje z włoskimi adwokatami, którzy mają duże doświadczenie w pełnieniu roli referentów w ramach oddelegowania.

Przygotowanie dokumentacji

Kolejnym obowiązkiem delegującego przedsiębiorcy jest przygotowanie oraz przechowywania dokumentacji kadrowej delegowanego pracownika — w języku włoskim. Pod pojęciem dokumentów kadrowych rozumieć należy m.in. umowę o pracę, odcinki paska płacowego, oświadczenia związane z wykonywaniem pracy, wnioski urlopowe, a także zaświadczenia dotyczące ubezpieczenia społecznego pracownika.

Czym jest Osservatorio?

Informacje uzyskiwane za pośrednictwem zgłoszeń gromadzone są przez włoską instytucję zwaną Osservatorio (po polsku Obserwatorium). Jest to powołany na mocy włoskich przepisów urząd zajmujący się przetwarzaniem danych o delegowaniu (jego długości, liczbie pracowników, sektorach. w których następuje) mającym miejsce na terytorium Włoch. W ramach Osservatorio działają przedstawiciele związków zawodowych, przedstawiciele Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz agencji rządowych.

Co ze składkami i podatkami?

Pracodawcy delegujący pracowników do pracy na terytorium Włoch, oprócz włoskich przepisów prawa pracy, zobligowani są także do przestrzegania przepisów w zakresie odprowadzania podatków dochodowych oraz płatności składek na ubezpieczenie społeczne.

Wszyscy pracownicy oddelegowani do pracy poza terytorium swojego kraju, w dalszym ciągu muszą płacić podatek od osiągniętego dochodu Jeżeli jednak ich delegacja nie przekracza 183 dni w roku, uiszcza się go wobec polskich organów podatkowych. Natomiast w zakresie ubezpieczeń społecznych warto pamiętać, iż obowiązuje zasada tylko jednego ustawodawstwa. Oznacza to, że można być objętym zabezpieczeniem społecznym wyłącznie w jednym państwie. Jeżeli trzon działalności pracodawcy ma siedzibę w Polsce, wówczas taki delegowany pracownik jest ubezpieczony zgodnie z polskim prawodawstwem. Obowiązkiem pracodawcy będzie uzyskanie zaświadczenia w tym zakresie (zaświadczenie A1), które powinien przedstawić wraz z dokumentacją kadrową delegowanego pracownika, właściwemu organowi kraju delegacji.

Podsumowanie

Chociaż Włochy są krajem członkowskim Unii Europejskiej, delegowanie na ich terytorium pracowników obwarowane jest wieloma obowiązkami i wymaganiami. Z tego względu warto mieć na uwadze, że wydelegowanie tam pracowników wymaga uważnego przygotowania i dopełnienia formalności. Jeżeli Państwa przedsiębiorstwo rozważa oddelegowanie pracowników do Włoch — zachęcamy do kontaktu z Kancelarią. Nasi prawnicy władający biegle językiem włoskim podpowiedzą Państwu najkorzystniejsze rozwiązania oraz pomogą wypełnić najważniejsze wymogi formalne.

¹ Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług

² Dekret legislacyjny z dnia 8 kwietnia 2003 r., n. 66 (wdrażający Dyrektywę 97/71/WE)²

³Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

⁴Dekret legislacyjny z 17 lipca 2016 r., n. 136

⁵ Rozporządzeniu Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej nr 170 z dnia 6 sierpnia 2021 r.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam