Kiedy w firmie zaczyna brakować pracy, pierwszym odruchem wielu pracodawców jest rzucenie hasła o przestoju. Brzmi to jak proste rozwiązanie, gdy pracownik nie pracuje, a firma płaci mu mniej niż dotychczas. Tymczasem w świetle prawa pracy przestój jest często mitem, który sądy bardzo szybko weryfikują.
W artykule przeczytasz o:
- dopuszczalnych rozwiązaniach prawnych przy braku pracy dla pracowników bez konieczności zwolnień,
- wykorzystaniu okresów rozliczeniowych czasu pracy i urlopów zgodnie z Kodeks pracy,
- możliwościach czasowej zmiany warunków zatrudnienia (porozumienie zmieniające, wypowiedzenie zmieniające),
- ryzykach prawnych związanych z przestojem oraz redukcją zatrudnienia z przyczyn ekonomicznych.
Żonglowanie czasem, czyli okres rozliczeniowy
Prawdziwy przestój występuje wtedy, gdy praca stoi z przyczyn niezależnych od nikogo. Może być to awaria maszyn, brak prądu, powódź itp. Jeśli pracy nie ma, bo handlowcy nie dowieźli towaru, to jest to zwykłe ryzyko gospodarcze pracodawcy.W takiej sytuacji pracownikowi należy się pełne wynagrodzenie za gotowość do pracy. Próba wypchnięcia ludzi na postojowe przy braku zamówień to prosta droga do przegranej w sądzie i konieczności dopłacenia pensji wraz z odsetkami.
Najlepszym wentylem bezpieczeństwa jest wydłużony okres rozliczeniowy (nawet do 12 miesięcy). Jeśli masz taki system, możesz legalnie oddawać pracownikom czas wolny w dniach, kiedy nie ma pracy, a kazać im pracować ciężej, gdy zamówienia wrócą. Pamiętaj, że musi to wynikać z harmonogramów i nie może naruszać odpoczynków/dobowych i tygodniowych norm, a „odrabianie” nie może przerodzić się w nadgodziny, które nie są dodatkowo płatne.
Jest to rozwiązanie bezkosztowe, ale wymaga planowania. Jeśli okres rozliczeniowy kończy się za miesiąc, a pracy dalej nie ma, ta opcja się wyczerpuje. Warto jednak pamiętać, że zmiana okresu rozliczeniowego na dłuższy stanowi jeden z pierwszych kroków, dzięki którym unikniesz radykalnych ruchów kadrowych.
- Pracodawca może samodzielnie zdecydować o terminie urlopu pracownika tylko w przypadku dni niewykorzystanych z poprzedniego roku.
- Pracownik musi sam złożyć wniosek – narzucenie takiego wolnego jest niezgodne z prawem.
Jeśli chcesz wiedzieć, jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej firmy, wyślij nam wiadomość ->kancelaria@rpms.pl
Czy można zmusić pracownika do urlopu?
To jedno z najczęstszych pytań na „chude lata”. Krótka odpowiedź brzmi: i tak, i nie.
- Urlop zaległy: Tutaj nie ma dyskusji. Pracodawca może (a nawet powinien ze względu na PIP) wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet bez jego zgody. Jeśli mamy np. marzec, a pracownik ma jeszcze 15 dni z zeszłego roku, może to być Twój pierwszy ruch.
- Urlop bieżący: Tutaj sprawa jest trudniejsza. Zgodnie z Kodeksem pracy termin urlopu powinien być uzgodniony z pracownikiem. Nie możesz mu po prostu powiedzieć, że od jutra ma tydzień wolnego z puli na ten rok. Wyjątkiem jest okres wypowiedzenia, ale przecież chcemy uniknąć zwolnień.
- Urlop bezpłatny: Tylko na pisemny wniosek pracownika. Przymusowy urlop bezpłatny może prowadzić do poważnych kłopotów.
Porozumienie zmieniające to najmniej bolesna droga
Jeśli wiesz, że kryzys potrwa kilka miesięcy, najlepszym wyjściem jest szczera rozmowa i porozumienie zmieniające.Możesz zaproponować pracownikom np. przejście na 3/4 etatu z proporcjonalnym obniżeniem pensji na określony czas (np. na pół roku).
Większość pracowników, widząc czarne chmury nad firmą, woli zarabiać mniej przez jakiś czas, niż wylądować na bezrobociu. Porozumienie jest bezpieczne, bo obie strony się pod nim podpisują. Gdy ktoś powie „nie”, zostaje Ci trudniejsza ścieżka: wypowiedzenie zmieniające.
- Pracodawca może samodzielnie zdecydować o terminie urlopu pracownika tylko w przypadku dni niewykorzystanych z poprzedniego roku.
- Pracownik musi sam złożyć wniosek – narzucenie takiego wolnego jest niezgodne z prawem.
Wolisz rozmowę telefoniczną? Zadzwoń do nas jeszcze dziś ->+48 61 307 09 91
Wypowiedzenie zmieniające
To jest opcja dla tych, którzy nie dogadali się po dobroci. Pracodawca wręcza pracownikowi pismo, w którym zmienia warunki pracy (np. wymiar etatu lub pensję).
Pracownik ma czas na decyzję (zazwyczaj do połowy okresu wypowiedzenia):
- Jeśli przyjmie nowe warunki, pracujemy dalej na nowych zasadach.
- Gdy odmówi, umowa rozwiązuje się automatycznie wraz z końcem okresu wypowiedzenia.
Uwaga na odprawy! Gdy przyczyną zmiany są wyłącznie powody ekonomiczne firmy (brak pracy), a pracownik odrzuci warunki, które obiektywnie są do przyjęcia (nie są upokarzające ani skrajnie niekorzystne), to sprawa odpraw z ustawy o zwolnieniach grupowych ma kruche podstawy. Sądy różnie na to patrzą, dlatego taką operację trzeba przygotować precyzyjnie pod kątem prawnym.
Zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika
Musisz zlikwidować część stanowisk? Wchodzimy w obszar zwolnień indywidualnych z przyczyn ekonomicznych. Nie ma to nic wspólnego ze standardowym zwolnieniem pracownika. Musisz udowodnić, że przyczyną jest faktyczny brak pracy lub reorganizacja.
Istotne jest tu kryterium doboru do zwolnienia. Jeśli masz trzech ślusarzy, a chcesz zwolnić jednego, musisz mieć czarno na białym rozpisane, dlaczego padło na Pana Kowalskiego, a nie na Pana Nowaka. Staż pracy, kwalifikacje, dyspozycyjność: to wszystko musi być porównywalne i udokumentowane, żeby uniknąć zarzutu o dyskryminację.
Pamiętaj! Przy zwolnieniach indywidualnych w tym reżimie przyczyny niedotyczące pracownika muszą być wyłączną przyczyną, bo inaczej ryzykujesz inną kwalifikację i spory o odprawę.
- Porozumienie zmieniające chroni firmę przed sporem, a pracownika przed utratą miejsca pracy.
- Dobrowolna obniżka etatu i pensji na określony czas pozwala przetrwać najtrudniejsze miesiące bez drastycznych cięć.
Wybierając RPMS, zyskujesz dostęp do zespołu ekspertów z wielu obszarów prawa -> https://rpms.pl/zespol.
Jak pomagamy przetrwać okres przejściowych trudności?
Wspieramy firmy w bezpiecznym przeprowadzeniu procesów kadrowych w czasie rynkowego spowolnienia. Naszym celem jest poukładanie spraw pracowniczych w ten sposób, aby firma przetrwała trudniejszy kwartał bez paraliżu finansowego i bez ryzyka przegranych procesów przed sądem pracy. Skupiamy się na trzech filarach:
- Audyt i aktualizacja regulaminów pracy: Sprawdzamy, czy Twoje obecne przepisy wewnętrzne pozwalają na elastyczność. Jeśli nie, wdrażamy zmiany umożliwiające wydłużenie okresu rozliczeniowego. To często odblokowuje setki roboczogodzin, które można lepiej zagospodarować w skali roku, zamiast płacić za nadgodziny lub puste przebiegi.
- Przygotowanie bezpiecznych porozumień i wypowiedzeń zmieniających: Zmiana wymiaru etatu czy modyfikacja systemu wynagrodzeń to operacja na otwartym organizmie. Przygotowujemy dokumentację, aby była ona zrozumiała dla pracownika (co ułatwia podpisanie porozumienia), a jednocześnie niepodważalna dla prawnika (co zamyka drogę do roszczeń odszkodowawczych w przypadku wypowiedzenia zmieniającego).
- Opracowanie obiektywnych kryteriów doboru do zwolnienia: Jeśli sytuacja zmusza do redukcji części etatów, tworzymy transparentne matryce ocen. Weryfikujemy staż, kwalifikacje i wydajność tak, aby wybór konkretnego pracownika był oparty na faktach, nie na emocjach.
Nie czekaj, aż dziura w budżecie wymusi nerwowe ruchy, które zazwyczaj kończą się błędami w pismach procesowych. Odpowiednie poukładanie grafików, zmiana wymiaru etatu czy czasowe zawieszenie niektórych świadczeń pozapłacowych to sposoby na uratowanie zespołu na lepsze czasy.
FAQ Najczęściej zadawane pytania
Czy można wysłać pracownika na postojowe i płacić mu mniejszą pensję, gdy jest mało pracy?
W większości przypadków: nie. Brak klientów czy gorszy sezon oznaczają ryzyko pracodawcy. Jeśli pracownik przyszedł do firmy i jest gotowy do pracy, musisz zapłacić mu 100% pensji. Wynagrodzenie postojowe z niższą płatnością wchodzi w grę tylko przy nagłych awariach (np. spłonęła hala, nie ma prądu w całym mieście), na które nie miałeś wpływu.
Czy można nakazać pracownikowi pracę w soboty, żeby „odrobił” czas, gdy w tygodniu nie było obowiązków?
Jest to możliwe, ale pod warunkiem, że masz wydłużony okres rozliczeniowy i odpowiednio poukładany grafik. Nie możesz jednak robić tego z godziny na godzinę. Trzeba trzymać się norm odpoczynku (pracownik musi mieć czas na sen i wolną niedzielę) i pilnować, żeby w skali całego okresu rozliczeniowego liczba godzin się zgadzała.
Czy można obniżyć pensję wszystkim pracownikom, żeby uniknąć zwolnień?
Tak, ale nie możesz tego zrobić jednostronnie samym ogłoszeniem na tablicy. Masz dwie drogi: albo wszyscy podpisują porozumienie (i zgadzają się na mniejszą wypłatę), albo każdemu z osobna wręczasz wypowiedzenie zmieniające. Pamiętaj jednak, że przy wypowiedzeniu zmieniającym pracownik może się nie zgodzić i odejść z firmy, a Ty możesz zostać z koniecznością wypłaty odprawy.
