Obsługa prawna wspólnot mieszkaniowych

Kompleksowa obsługa prawna wspólnot mieszkaniowych

Kancelaria Prawna RPMS świadczy kompleksową i bieżącą obsługę prawną wspólnot mieszkaniowych, zapewniając wsparcie w codziennym funkcjonowaniu wspólnoty oraz w sytuacjach spornych. Posiadamy wieloletnie doświadczenie w stosowaniu przepisów prawa cywilnego, administracyjnego oraz prawa lokalowego, co pozwala nam skutecznie reprezentować interesy wspólnot i ich organów.

Wspieramy zarządy wspólnot oraz administratorów nieruchomości w sposób praktyczny i dostosowany do realnych potrzeb danej wspólnoty – zarówno w zakresie bieżącego doradztwa, jak i prowadzenia postępowań przedsądowych oraz sądowych. Naszym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa prawnego, sprawnego podejmowania decyzji oraz minimalizacja ryzyk finansowych i organizacyjnych związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną.

Co robimy – pełne wsparcie prawne wspólnot mieszkaniowych

Zapewniamy kompleksowe wsparcie prawne dla wspólnot mieszkaniowych, obejmujące doradztwo, przygotowywanie dokumentów, analizę ryzyk oraz reprezentację przed organami i sądami. Nasze działania są dostosowane do indywidualnych potrzeb każdej wspólnoty oraz realiów zarządzania nieruchomością wspólną.

W szczególności:

opracowujemy i opiniujemy dokumentację wspólnoty, w tym regulaminy, uchwały oraz wewnętrzne procedury,
doradzamy w zakresie prawidłowego stosowania ustawy o własności lokali i Kodeksu cywilnego,
wspieramy w zakresie wykonywania obowiązków zarządu i wspólnoty wobec właścicieli lokali,
pomagamy w ustalaniu i egzekwowaniu opłat eksploatacyjnych, czynszu oraz funduszu remontowego,
reprezentujemy wspólnoty w sporach z właścicielami lokali (np. zaległości w opłatach, uchybienia w korzystaniu z nieruchomości),
prowadzimy postępowania sądowe oraz pomagamy w przygotowaniu wezwania do zapłaty i zastępstwa procesowego,
doradzamy w sprawach związanych z odpowiedzialnością zarządu wspólnoty oraz konsekwencjami podejmowanych uchwał,
wspieramy w kontaktach z instytucjami publicznymi, w tym w postępowaniach administracyjnych dotyczących nieruchomości wspólnych.

Naszym celem jest zapewnienie wspólnotom mieszkaniowym prawnej i organizacyjnej pewności działania, co pozwala skoncentrować się na efektywnym zarządzaniu nieruchomością i harmonijnej współpracy właścicieli.

Dlaczego warto nam zaufać

Bieżąca obsługa wspólnot mieszkaniowych wymaga nie tylko znajomości przepisów, lecz także zrozumienia praktycznych aspektów zarządzania nieruchomością wspólną oraz relacji pomiędzy właścicielami lokali. Nasze doświadczenie pozwala nam skutecznie wspierać wspólnoty w codziennym funkcjonowaniu oraz w sytuacjach spornych.

Doświadczenie w obsłudze wspólnot mieszkaniowych
Posiadamy doświadczenie we współpracy z zarządami wspólnot oraz administratorami nieruchomości. Prowadziliśmy sprawy dotyczące bieżącej działalności wspólnot, podejmowania uchwał, rozliczeń oraz sporów z właścicielami lokali.
Kompleksowe i praktyczne podejście
Zapewniamy wsparcie obejmujące zarówno doradztwo prawne, przygotowywanie dokumentacji, jak i reprezentację w postępowaniach przedsądowych i sądowych. Działamy w sposób dostosowany do realnych potrzeb danej wspólnoty.
Znajomość prawa i realiów zarządzania nieruchomościami
Łączymy wiedzę z zakresu prawa cywilnego, administracyjnego i lokalowego z praktycznym podejściem do problemów, z jakimi mierzą się wspólnoty mieszkaniowe w codziennej działalności.
Jasna komunikacja i przewidywalność działań
Każdą sprawę prowadzimy w oparciu o przejrzystą strategię działania, informując zarząd wspólnoty o możliwych rozwiązaniach, ryzykach i konsekwencjach prawnych podejmowanych decyzji.
Wsparcie w sporach i windykacji należności
Reprezentujemy wspólnoty mieszkaniowe w sporach z właścicielami lokali, w tym w sprawach dotyczących zaległości w opłatach, naruszeń regulaminów oraz odpowiedzialności za nieruchomość wspólną.

Dzięki doświadczeniu i stałej współpracy z podmiotami zarządzającymi nieruchomościami zapewniamy wspólnotom mieszkaniowym rzetelną i skuteczną obsługę prawną, wspierając ich stabilne i bezpieczne funkcjonowanie.

Kamila Wasilewska

RADCA PRAWNY | WSPÓLNIK

wasilewska@rpms.pl

Proces rozpoczęcia współpracy

Współpracę rozpoczynamy od wstępnej rozmowy – telefonicznej, mailowej, spotkania lub wideokonferencji, podczas którego poznajemy potrzeby i priorytety Klienta.

Następnie przedstawiamy propozycję współpracy, rekomendowany model rozliczeń i harmonogram. Po podpisaniu umowy przydzielamy opiekuna, organizujemy przekazanie dokumentów i ustalamy zasady komunikacji.

Dzięki temu proces wdrożenia przebiega sprawnie i bez zbędnych formalności.

Funkcjonowanie wspólnot reguluje ustawa o własności lokali. Zgodnie z art. 6 tej ustawy wspólnotą mieszkaniową jest ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Sama wspólnota ma status ułomnej osoby prawnej, co oznacza, że nie ma ona osobowości prawnej, ale może we własnym imieniu nabywać prawa, zaciągać zobowiązania oraz pozywać i być pozywana.

Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa z chwilą wyodrębnienia pierwszego lokalu i przeniesienia przez właściciela nieruchomości prawa własności na nabywcę. Z tym momentem dochodzi do rozgraniczenia części wspólnych budynku, którymi zarządza wspólnota mieszkaniowa (np. klatki schodowe) oraz części nieruchomości, za które odpowiadają poszczególni właściciele (lokale mieszkalne). Umowa o ustanowienie odrębnej własności lokalu powinna być dokonana w formie aktu notarialnego. Należy również dokonać wpisu prawa w księdze wieczystej.

Ustawa o własności lokali wyróżnia dwa rodzaje wspólnot mieszkaniowych, określanych potocznie jako „duże” i „małe” wspólnoty mieszkaniowe. Kryterium pozwalającym na dokonanie rozróżnienia jest liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych należących do dotychczasowego właściciela. Jeśli jest ona równa, lub mniejsza niż trzy wspólnota ma charakter mały. W przeciwnym razie w obrocie prawnym będzie funkcjonowała duża wspólnota mieszkaniowa. Różnice między skalą działania podmiotu dotyczą m.in.:

- stosowanych przepisów;

- procesu decyzyjnego;

- zarządu wspólnotą mieszkaniową.

Utworzenie wspólnoty mieszkaniowej wiąże się z powstaniem praw i obowiązków po stronie właścicieli lokali. Do obowiązków właścicieli należy:

ponoszenie wydatków związanych z utrzymaniem lokalu;
utrzymywanie lokalu w należytym stanie;
przestrzeganie porządku domowego;
uczestniczenie w kosztach zarządu związanych z obsługą wspólnej części nieruchomości;
korzystanie z nieruchomości w sposób nieutrudniający tego prawa innym właścicielom lokali;
współdziałanie w celu ochrony dobra wspólnego;
zezwolenie na wstęp do lokalu pracownikom wspólnoty lub odpowiednim służbom, jeśli jest to związane z konserwacją, remontem lub montażem instalacji;
odpowiedzialność za zobowiązania wspólnoty w części dotyczącej nieruchomości wspólnej odpowiadającej udziałowi współwłaściciela w nieruchomości.

Jednocześnie każdy członek wspólnoty mieszkaniowej jest uprawniony do:

współkorzystania z części wspólnej nieruchomości zgodnie z jej przeznaczeniem;
pożytków i przychodów z nieruchomości wspólnej proporcjonalnie do udziału i w części, w jakiej kwoty te nie są wydatkowane na utrzymanie nieruchomości wspólnej;
współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną oraz wyboru sposobu zarządzania strukturą;
uczestniczenia w zebraniach wspólnoty;
podejmowania uchwał dotyczących zarządu dużą wspólnotą mieszkaniową (w małych wspólnotach nie występuje proces uchwałodawczy).

Właściciele lokali mają prawo ustalić sposób zarządzania nieruchomością wspólną, w tym powierzyć go osobie trzeciej. W małych wspólnotach stosuje się ogólne zasady kodeksu cywilnego dotyczące współwłasności. W dużych wspólnotach na mocy art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali pojawia się konieczność powołania jedno- lub wieloosobowego zarządu, który prowadzi sprawy wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

Zarząd sprawowany bezpośrednio przez mieszkańców danej nieruchomości, którzy zostali wybrani jako członkowie zarządu na mocy uchwały to tzw. zarząd właścicielski. Zmiana w tym zakresie (np. odwołanie członka zarządu) również wymaga podjęcia uchwały.

Właściciele lokali mogą również zadecydować o powierzeniu zarządu osobie fizycznej lub prawnej. Jest to tzw. zarząd powierzony. Powierzenie zarządu osobie trzeciej odbywa się w umowie o ustanowienie odrębnej własności lokali albo w zawartej później umowie powierzenia (obligatoryjnie z zachowaniem formy aktu notarialnego).

Obie formy zarządzania nieruchomością mają ten sam cel, ale są wykonywane przez inne podmioty.

Zarząd właścicielski lub powierzony należy odróżnić od administratora. Zadania administratora nieruchomości określa umowa zawarta z zarządem wspólnoty. Zazwyczaj obejmują one bieżące czynności, jak utrzymanie porządku na posesji lub wykonywanie doraźnych napraw. Warunki współpracy z administratorem określa umowa zawarta na podstawie przepisów kodeksu cywilnego (zwykle bazą będzie umowa zlecenie).

Obszary naszego doświadczenia we wsparciu wspólnot mieszkaniowych

Posiadamy doświadczenie w bieżącej obsłudze prawnej wspólnot mieszkaniowych, obejmującej codzienne funkcjonowanie podmiotu oraz rozwiązywanie problemów wynikających ze stosowania przepisów ustawy o własności lokali. W praktyce regulacje te budzą liczne wątpliwości interpretacyjne, a brak doświadczenia często prowadzi do podejmowania decyzji obarczonych ryzykiem prawnym.

W ramach naszej praktyki świadczymy stałe wsparcie prawne zarówno dla zarządów wspólnot mieszkaniowych, jak i dla właścicieli lokali, dbając o zgodność podejmowanych działań z obowiązującymi przepisami oraz skuteczne wykonywanie praw i obowiązków wspólnoty.

Bieżąca obsługa wspólnot mieszkaniowych – zakres wsparcia

W ramach bieżącej obsługi prowadziliśmy i prowadzimy sprawy obejmujące w szczególności:

udzielanie bieżących porad prawnych członkom zarządu wspólnoty,
sporządzanie opinii prawnych dotyczących funkcjonowania wspólnoty i podejmowanych decyzji,
doradztwo w zakresie praw i obowiązków właścicieli lokali oraz organów wspólnoty,
obsługę prawną zebrań właścicieli, w tym przygotowywanie projektów uchwał i ocenę ich zgodności z prawem,
stałe wsparcie zarządu własnego lub powierzonego w zakresie bieżącej obsługi wspólnoty,
pomoc prawną przy administrowaniu nieruchomością wspólną, w tym w sprawach związanych z zarządzaniem i utrzymaniem części wspólnych.

Naszym celem jest zapewnienie wspólnotom mieszkaniowym stabilnego i bezpiecznego funkcjonowania poprzez bieżące doradztwo prawne oraz szybkie reagowanie na pojawiające się problemy formalnoprawne

Przygotowywanie regulaminów wspólnot mieszkaniowych

Posiadamy doświadczenie w opracowywaniu i opiniowaniu regulaminów wspólnot mieszkaniowych, które stanowią praktyczne uzupełnienie przepisów ustawy o własności lokali i pozwalają dostosować zasady funkcjonowania wspólnoty do jej specyfiki. W praktyce regulaminy te regulują m.in. kwestie porządku domowego, korzystania z nieruchomości wspólnej, gospodarki odpadami, ciszy nocnej czy prowadzenia działalności gospodarczej w lokalach.

W ramach prowadzonych spraw doradzamy wspólnotom w taki sposób, aby treść regulaminów pozostawała zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz była prawidłowo powiązana z uchwałami właścicieli lokali. Zwracamy uwagę, że regulamin – jako załącznik do uchwały – podlega tym samym zasadom zmiany i kontroli zgodności z prawem.

Choć przepisy nie nakładają obowiązku uchwalenia regulaminu wspólnoty, z naszej praktyki wynika, że jego prawidłowe przygotowanie znacząco ułatwia zarządzanie nieruchomością wspólną oraz ogranicza liczbę sporów pomiędzy właścicielami. Jasne i zrozumiałe zasady sprzyjają ich realnemu stosowaniu, w przeciwieństwie do ogólnych norm ustawowych.

W ramach naszej praktyki prowadziliśmy i prowadzimy sprawy obejmujące w szczególności:

formułowanie regulaminów wspólnoty mieszkaniowej oraz projektów uchwał,
doradztwo w zakresie zgodności uchwał z obowiązującymi przepisami prawa,
wsparcie przy przygotowywaniu i opiniowaniu umów dotyczących zmiany sposobu zarządu nieruchomością wspólną.

Zapewniamy wsparcie na każdym etapie – od koncepcji regulaminu, przez jego uchwalenie, aż po ocenę skutków prawnych jego stosowania w praktyce.

Windykacja należności

Wspólnotom mieszkaniowym oferujemy również kompleksową obsługę windykacji należności. Warto pamiętać, że obowiązek terminowej regulacji opłat na rzecz kosztów utrzymania i zarządu częścią wspólną nieruchomości spoczywa na wszystkich osobach tworzących wspólnotę. Zaległości w tym przedmiocie mogą prowadzić do zadłużenia wspólnoty względem firm, które świadczą swoje usługi w modelu outsourcingu oraz innych usługodawców.

Zapewniamy szybkość i dokładność działania dzięki korzystaniu z nowoczesnych rozwiązań cyfrowych oraz stały wgląd zarządcy w stan zadłużenia lokali. Realizowana przez nas windykacja zadłużenia obejmuje wszystkie etapy dochodzenia należności, w tym:

postępowanie polubowne;
sądowe dochodzenie należności;
windykację egzekucyjną.

Reprezentacja wspólnoty mieszkaniowej w sporach sądowych i postępowaniach administracyjnych

Mamy wieloletnie doświadczenie w zakresie prowadzenia sporów sądowych, a także postępowań administracyjnych i sądowoadministracyjnych. Dzięki doskonałej znajomości przepisów, bieżących linii orzeczniczych oraz poglądów doktryny dobieramy strategię i taktykę procesową w sposób, który maksymalizuje szanse osiągnięcia rezultatu pożądanego przez klienta.

Nie unikamy trudnych wyzwań i skomplikowanych spraw. Dbamy o wszystkie formalnoprawne aspekty funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej w ramach toczących się postępowań. Podejmujemy się zastępstwa procesowego m.in. w sprawach o:

eksmisję z lokalu;
zapłatę;
windykację należności, w tym windykację czynszu najmu;
zaskarżenie uchwał wspólnoty mieszkaniowej;
wyliczenie zaliczek;
wadę nieruchomości, jeśli powstała ona w wyniku prac deweloperskich;
odszkodowanie;
rozliczenie inwestycji budowlanych.

Sporządzanie i opiniowanie umów z podwykonawcami

Posiadamy doświadczenie w obsłudze prawnej wspólnot mieszkaniowych w zakresie zawierania i realizacji umów z podwykonawcami, od których sprawne funkcjonowanie wspólnoty często jest bezpośrednio uzależnione. W praktyce dotyczy to m.in. firm sprzątających, podmiotów świadczących obsługę techniczną i IT, dostawców usług telekomunikacyjnych, konserwatorów czy firm odpowiedzialnych za bieżące utrzymanie nieruchomości.

Z naszego doświadczenia wynika, że korzystanie z gotowych wzorów umów, dostępnych w internecie, nie zapewnia wystarczającej ochrony interesów wspólnoty. Skuteczny kontrakt powinien uwzględniać specyfikę danej usługi, zakres odpowiedzialności stron, zasady rozliczeń oraz mechanizmy reagowania na nienależyte wykonanie umowy.

W ramach prowadzonej praktyki zajmujemy się w szczególności:

sporządzaniem umów z podwykonawcami, dostosowanych do realnych potrzeb i ryzyk danej wspólnoty mieszkaniowej,
opiniowaniem projektów umów przedstawianych przez kontrahentów wspólnoty,
udziałem w negocjacjach umownych, w tym w zakresie zabezpieczenia interesów wspólnoty i odpowiedzialności wykonawców.

Naszym celem jest tworzenie i opiniowanie umów w taki sposób, aby minimalizować ryzyka prawne i finansowe wspólnoty oraz zapewnić bezpieczną, przejrzystą i długofalową współpracę z podmiotami zewnętrznymi.

Obsługa wspólnot mieszkaniowych w zakresie RODO

Posiadamy doświadczenie w kompleksowej obsłudze wspólnot mieszkaniowych w zakresie ochrony danych osobowych (RODO). W praktyce wspólnoty przetwarzają dane nie tylko właścicieli lokali, ale również najemców, kontrahentów, pracowników administracyjnych oraz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w lokalach użytkowych. Każda z tych kategorii danych podlega rygorom rozporządzenia RODO.

W ramach prowadzonej praktyki wspieramy wspólnoty w prawidłowym organizowaniu procesów przetwarzania danych osobowych, z uwzględnieniem zasad zgodności z prawem, minimalizacji danych, bezpieczeństwa oraz rozliczalności. Doradzamy zarówno na etapie wdrażania procedur, jak i w bieżącym stosowaniu przepisów.

Prowadziliśmy i prowadzimy sprawy obejmujące m.in.:

wdrażanie RODO we wspólnotach mieszkaniowych, w tym przygotowanie i aktualizację wymaganej dokumentacji,
cykliczne audyty RODO, pozwalające identyfikować ryzyka i nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych,
szkolenia dla zarządów i osób zaangażowanych w obsługę wspólnoty w zakresie ochrony danych osobowych,
monitorowanie zmian przepisów oraz dostosowywanie procedur do aktualnych wymogów prawa,
udział w postępowaniach kontrolnych prowadzonych przez Prezesa UODO,
wsparcie w sytuacjach krytycznych, takich jak naruszenia ochrony danych osobowych, utrata danych czy spory z osobami, których dane dotyczą,
pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD) we wspólnotach mieszkaniowych.

Dzięki doświadczeniu w obsłudze zarówno bieżących zagadnień RODO, jak i sytuacji spornych oraz incydentów naruszenia danych, zapewniamy wspólnotom mieszkaniowym realne wsparcie w ograniczaniu ryzyk prawnych i finansowych.

Wspólnoty mieszkaniowe zainteresowane stałą obsługą prawną w zakresie RODO zapraszamy do kontaktu – przedstawimy szczegóły współpracy oraz zakres możliwego wsparcia, dopasowany do specyfiki danej wspólnoty.

Dedykowany opiekun

Każdy Klient współpracujący z RPMS otrzymuje osobistego opiekuna. To prawnik odpowiedzialny za komunikację, koordynację prac zespołu i terminową realizację zleceń.

Dzięki temu Klient ma jedno, stałe źródło informacji o stanie spraw i budżecie, a kancelaria może szybko reagować na wszelkie potrzeby biznesowe i prawne. Klienci cenią sobie w nas szybkie działanie i responsywność – wiemy bowiem, że biznes wymaga sprawnego i życiowego podejścia.

Bieżąca obsługa wspólnot mieszkaniowych – Pytania i odpowiedzi

Kto reprezentuje wspólnotę w postępowaniu sądowym?

Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 9 lutego 2017 roku, sygn. III CZP 106/16 stanął na stanowisku, że zarząd działający w imieniu wspólnoty jest również uprawniony do reprezentowania jej w postępowaniu sądowym. Nie jest do tego wymagane odrębne upoważnienie, ponieważ legitymacja procesowa przysługuje z mocy samego prawa. Wspólnota mieszkaniowa może zmienić lub zmodyfikować to uprawnienie w drodze umowy z zarządcą albo uchwały.

Czy dostęp do nagrań z monitoringu wizyjnego zamontowanego na terenie wspólnoty może być przekazany jej mieszkańcom?

Udostępnienie danych z monitoringu stanowi jedną z form ich przetwarzania. Zarówno podmiot udostępniający nagranie, jak i osoba, która domaga się udostępnienia muszą legitymować się przesłankami pozwalającymi na zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. W praktyce może to dotyczyć np. sprawy o odszkodowanie jeśli do powstania szkody doszło na terenie wspólnoty (wtedy podstawą będzie prawnie uzasadniony interes o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podmiot udostępniający nagranie nie jest jednak uprawniony do przekazania całego zgromadzonego materiału, a jedynie jego fragmentu powiązanego ze zdarzeniem (zgodnie z zasadą minimalizacji przetwarzania danych osobowych).

W jaki sposób podejmowane są czynności zwykłego zarządu oraz czynność przekraczający zwykły zarząd we wspólnocie mieszkaniowej?

Zgodnie z art. 22 ustawy o własności lokali czynności zwykłego zarządu podejmuje samodzielnie zarząd. Do dokonania czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wymagana jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na podjęcie tej czynności oraz udzielenie pełnomocnictwa w tym zakresie.

Czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu jest np. przyjęcie rocznego planu gospodarczego, zmiana przeznaczenia części wspólnej nieruchomości lub dokonanie podziału nieruchomości.

5/5 - (liczba głosów: 3)

Aktualności

Case Study