AML dla galerii sztuki, domów aukcyjnych i antykwariatów

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wprowadza szeroki katalog podmiotów klasyfikowanych jako instytucje obowiązane. Wraz ze statusem instytucji obowiązanej przedsiębiorca musi zrealizować cały szereg obowiązków związanych z wdrożeniem i stosowaniem procedury AML. Do czego konkretnie zobowiązane są galerie sztuki, domy aukcyjne i antykwariaty? Czy handel sztuką zawsze podlega pod AML/CFT?

Jakich instytucji związanych ze sztuką dotyczy ustawa AML?

Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu¹ może kojarzyć się przede wszystkim z instytucjami powiązanymi z bankowości i finansami, ale jej zakres jest znacznie szerszy. Wystarczy spojrzeć w art. 2 ust. 1 pkt 24a ustawy AML, aby zobaczyć, że ustawodawca przez pryzmat procedur AML/CFT zainteresował się także podmiotami działającymi na rynku sztuki. Zgodnie z powołanym przepisem za instytucję obowiązaną uważa się przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą polegającą na:

• obrocie lub pośrednictwie w obrocie dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi oraz antykami, w tym, gdy działalność taka jest prowadzona:

  • w galeriach sztuki lub domach aukcyjnych;

  • z wykorzystaniem wolnego portu rozumianego jako strefa lub pomieszczenie, w których towary są traktowane jako nieznajdujące się na obszarze celnym państw członkowskich lub państw trzecich, w tym z wykorzystaniem wolnego obszaru celnego;

• przechowywaniu dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków, gdy działalność taka jest prowadzona z wykorzystaniem wolnego portu, o którym mowa w lit. a tiret drugie.

Dla przyznania statusu instytucji obowiązanej nie ma znaczenia skala prowadzonej działalności gospodarczej oraz jej forma prawna. Identyczny zakres obowiązków spoczywa na przedsiębiorcach prowadzących JDG jak i spółkach kapitałowych prawa handlowego. Zmiana formy prowadzonej działalności nie będzie więc sposobem na uniknięcie obowiązków związanych z AML. Trzeba spełnić w tym zakresie wymagania ustawodawcy.

Od jakiej kwoty obowiązują procedury AML na rynku sztuki?

Podobnie jak w wielu innych miejscach ustawy AML, także i tutaj ustawodawca posłużył się kwotą progową, po której przekroczeniu instytucje obowiązane mają obowiązek stosować procedury AML. Przepisy ustawy znajdą zastosowanie do transakcji, których wartość wynosi lub przekracza równowartość 10 tysięcy euro, niezależnie od tego, czy jest ona przeprowadzona jako jedna operacja czy też kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.

Oznacza to, że galeria sztuki może sprzedać obraz za 4 czy 6 tysięcy euro bez konieczności identyfikowania beneficjenta rzeczywistego i pozostałych procedur, ale przy dziele sztuki za równowartość 10 tysięcy euro pojawi się już konieczność ich stosowania.

Mając na względzie, że dorobek wielu artystów zyskuje z czasem, może się też okazać, że dzieła sztuki, które jeszcze niedawno nie podlegałyby pod regulację AML, obecnie spowodują jej uruchomienie. Dlatego o wdrożenie AML „na zapas” powinny zadbać także firmy, które dopiero wchodzą na rynek i nie mają jeszcze wypracowanych współprac ze znanymi artystami.

Jakie dzieła sztuki podlegają pod procedurę AML?

Aby uniknąć wątpliwości, transakcje, jakimi konkretnie rodzajami dzieł sztuki są objęte regulacją AML, ustawodawca odsyła do art. 120 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o VAT². Na liście znalazły się:

• dzieła sztuki, w tym m.in. obrazy, tkaniny malowane, oryginalne sztychy, druki i litografie, a także rzeźby i odlewy niezależnie od tego, z jakiego materiału zostały wykonane;

• przedmioty kolekcjonerskie, m.in. znaczki pocztowe, stemple pocztowe, kolekcje numizmatyczne, zoologiczne, botaniczne i inne;

• antyki, czyli przedmioty niewymienione w powołanym przepisie, których wiek przekracza 100 lat.

Prowadząc działalność na rynku sztuki, warto więc przeprowadzić audyt asortymentu i zidentyfikować przedmioty, które mogą być identyfikowane jako wrażliwe z punktu widzenia przepisów o AML.

Jakie obowiązki nakłada na galerie sztuki, domy aukcyjne i antykwariaty ustawa AML?

Ustawa AML przewiduje szereg obowiązków instytucji obowiązanych, które można podzielić na kilka grup.

Obowiązki AML w zakresie dokumentacji wewnętrznej

Zgodnie z art. 27 ustawy AML instytucje obowiązane przygotowują pisemną ocenę ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Ocena ryzyka powinna być aktualizowana nie rzadziej niż raz na 2 lata. W przypadku handlu dziełami sztuki czynnikami ryzyka może być np. sprowadzanie dzieł sztuki państw znajdujących się na liście zwiększonego ryzyka, np. Albania, Barbados czy Kajmany, jak również zawieranie umów z obywatelami tych państw.

Poza oceną ryzyka instytucja obowiązana powinna wprowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, o której mowa w art. 50 AML. Powinna być ona na bieżąco weryfikowana oraz aktualizowana, ponieważ stanowi kluczowe wytyczne dla pracowników instytucji jak postępować w sytuacjach budzących wątpliwości. W procedurze powinny znaleźć się m.in.:

• czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem w tym zakresie;

• zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny;

• środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi, lub transakcją okazjonalną;

• zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

• zasady przechowywania dokumentów oraz informacji, oraz współpracy z GIIF;

• zasady szkolenia pracowników w zakresie AML/CFT oraz sposoby zgłaszania przez nich dostrzeżonych nieprawidłowości.

Obowiązujące przepisy nakazują dostosować brzmienie zarówno oceny ryzyka, jak i polityki bezpieczeństwa w zakresie AML/CFT do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego galeria, której roczny obrót wynosi kilkanaście milionów złotych, powinna zadbać o bardziej rygorystyczne procedury niż niewielki kantor, który działa jedynie lokalnie, a wartość realizowanych przez niego transakcji jest niewielka.

Obowiązki AML w zakresie pracowników

Firmy działające na rynku sztuki, którym przysługuje status instytucji obowiązanej powinny zadbać o szkolenie pracowników w zakresie AML (właścicieli także). Powinno ono obejmować nie tylko obowiązujące przepisy, ale przede wszystkim praktyczne aspekty zagadnień związane ze specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej. Pracownicy powinni mieć też zapewnioną możliwość zgłaszania naruszeń AML – zarówno tych rzeczywistych, jak i potencjalnych.

Obowiązki AML w relacjach z kontrahentami

Kluczowym elementem całej procedury AML jest należyta staranność w utrzymywaniu relacji gospodarczych z kontrahentami. Ta staranność przyjmuje postać środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ustawy AML. Te środki obejmują:

• identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;

• identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości lub ustalenia struktury własności i kontroli;

• ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;

• bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym analizę transakcji klienta w celu ustalenia, czy są one zgodne ze stworzonym profilem ryzyka, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w posiadaniu klienta oraz aktualizacja danych o kliencie.

Wyniki stosowanych środków bezpieczeństwa powinny być dokumentowane, co oznacza, że podmiot działający na rynku sztuki może wdrożyć np. bazy danych, w których będzie odnotowywał informacje o stosowaniu ustawowych mechanizmów. To ważne, ponieważ na żądanie organu kontrolnego instytucja obowiązana musi wykazać, że dobrała środki bezpieczeństwa finansowego adekwatne do poziomu ustalonego ryzyka.

Stosowanie finansowych środków bezpieczeństwa jest uzasadnione w przypadku okoliczności wymienionych w art. 35 ust. 1 ustawy AML. Jest to m.in. następujące przesłanki:

• nawiązywanie stosunków gospodarczych;

• przeprowadzanie transakcji okazjonalnej, której wartość przekracza wskazaną w ustawie kwotę progową;

• podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

• wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności danych identyfikacyjnych uzyskanych od klienta.

Warto wspomnieć, że w określonych sytuacjach instytucja obowiązana ma prawo zastosować złagodzone lub przeciwnie – zaostrzone – środki bezpieczeństwa finansowego. O zasadności wdrożenia wzmożonych środków bezpieczeństwa może świadczyć np. zawieranie transakcji w nietypowych warunkach (np. odbiór dzieła sztuki przez pośrednika), konsekwentne zawieranie transakcji bez fizycznej obecności klienta lub powiązanie transakcji z państwem wysokiego ryzyka, państwem, względem którego wydano międzynarodowe sankcje.

Obowiązki AML w zakresie współpracy z GIIF

Ustawa AML nakazuje także współpracować instytucjom obowiązanym z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej. Taka współpraca polega m.in. na:

• zgłoszeniu rozbieżności między danymi beneficjenta rzeczywistego znajdującymi się w CRBR a informacjami jakie zostały ustalone w toku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

• zgłoszeniu faktu przyjęcia wpłaty środków pieniężnych w wysokości równowartości 15 tysięcy euro lub więcej;

• zgłoszeniu podejrzenia, że dana transakcja może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Jak skutecznie wdrożyć procedurę AML?

Samodzielne wdrożenie procedury AML jest bardzo trudne tym bardziej, że ustawodawca nie daje gotowych odpowiedzi na pytanie, jak zrobić to w sposób prawidłowy. Aby mieć pewność, że handel dziełami sztuki jest realizowany w zgodzie z obowiązującymi przepisami, warto skorzystać z usług kancelarii prawnej, która zajmie się wszystkimi formalnościami.

Prawnicy z Kancelarii RPMS zajmą się przygotowaniem pełnej dokumentacji z uwzględnieniem specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Opracujemy procedury AML, wzory zgłoszeń do GIIF oraz zajmiemy się szkoleniem pracowników. W razie potrzeby wspieramy również naszych klientów na etapie postępowania kontrolnego oraz przed sądem administracyjnym. Zajmiemy się weryfikacją list sankcyjnych w celu upewnienia się, że klient nie dokonuje transakcji z podmiotem objętym gospodarczym embargo.

¹https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000723

²https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535