RODO w biurze rachunkowym – jak wdrożyć procedurę i skutecznie chronić dane klientów

RODO w biurze rachunkowym — jak dobrać odpowiednie środki ochrony danych osobowych

Rozporządzenie RODO nie podaje listy gotowych rozwiązań, jakie biura rachunkowe powinny wdrożyć, chcąc skutecznie chronić dane osobowe swoich klientów. Zamiast tego wprost mówi, że środki zabezpieczające muszą być dobrane do charakteru i skali przetwarzania danych, a także do ryzyka naruszenia praw osób, których dane dotyczą.

W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia analizy ryzyka i dopasowania zabezpieczeń – zarówno technicznych, jak i organizacyjnych. Pod uwagę należy brać m.in.:

• aktualny stan wiedzy technicznej,

• koszty wdrożenia zabezpieczeń,

• rodzaj i zakres przetwarzanych danych,

• cele i kontekst ich przetwarzania.

Warto odwołać się tutaj do art. 32 RODO, który wymienia przykładowe środki, jakie można stosować:

• szyfrowanie i pseudonimizacja danych,

• mechanizmy zapewniające poufność, integralność i odporność systemów,

• możliwość szybkiego odtworzenia danych po awarii,

• regularne testowanie skuteczności zabezpieczeń.

Czy biuro rachunkowe należy traktować jako administratora danych w świetle RODO?

W większości przypadków biuro rachunkowe działa jako podmiot przetwarzający dane w imieniu klienta, który jest administratorem. W takim przypadku konieczna jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Powinna ona jasno określać:

• przedmiot i czas trwania przetwarzania,

• cel i charakter operacji na danych,

• rodzaj danych osobowych,

• kategorie osób, których dane dotyczą,

• obowiązki administratora i procesora.

Jednocześnie biuro rachunkowe jest administratorem danych wobec swoich pracowników oraz przedstawicieli klientów, z którymi się kontaktuje. W takim przypadku odpowiada w pełni za ich ochronę i realizację praw osób, których dane dotyczą.

Biuro rachunkowe a RODO — czy potrzebujesz inspektora ochrony danych (IOD) ?

Obowiązek powołania Inspektora Ochrony Danych (IOD) istnieje tylko w określonych sytuacjach, m.in. gdy:

• przetwarzanie danych prowadzi organ publiczny,

• główną działalnością jest monitorowanie osób na dużą skalę,

• biuro na dużą skalę przetwarza dane szczególnych kategorii (np. dane zdrowotne, dane biometryczne),

• biuro przetwarza dane dotyczące wyroków skazujących lub naruszeń prawa.

W pozostałych przypadkach nie ma obowiązku powoływania IOD. Jednak nawet gdy nie jest wymagany, outsourcing tej funkcji często okazuje się korzystny – szczególnie w mniejszych biurach rachunkowych, które nie mają zasobów, by samodzielnie czuwać nad zgodnością z przepisami.

---

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy?
Zadzwoń do nas: +48 61 307 09 91
lub napisz na adres: kancelaria@rpms.pl.

---

Zabezpieczenie danych osobowych w biurze rachunkowym – praktyczne wdrożenie RODO krok po kroku

Bezpieczeństwo danych w biurze rachunkowym to proces, który obejmuje wiele poziomów. Pierwszym i jednym z najważniejszych kroków, jakie powinni podjąć właściciele biura rachunkowego, jest inwestycja w dobrą infrastrukturę IT, która pozwoli bezpiecznie przechowywać informacje, w tym również dane klientów.

Techniczne i fizyczne środki bezpieczeństwa danych

Skuteczna ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym wymaga nie tylko znajomości przepisów RODO, ale przede wszystkim wdrożenia konkretnych środków technicznych i fizycznych. To one stanowią pierwszą linię obrony przed utratą, nieuprawnionym dostępem czy wyciekiem informacji o klientach. Właściwie dobrane zabezpieczenia IT i infrastrukturalne pozwalają znacząco ograniczyć ryzyko incydentów i spełnić wymogi art. 32 RODO.

• aktualne oprogramowanie antywirusowe,
  
• zapory sieciowe (firewalle),
  

• szyfrowanie danych na dyskach i w chmurze,

• regularne kopie zapasowe.
  

Zarządzanie dostępem do danych i kontrola uprawnień

Chcąc skutecznie chronić dane, warto skupić się także na zabezpieczeniach fizycznych, czyli:

• kontroli dostępu do pomieszczeń,

• monitoringu,

• zabezpieczeniu dokumentacji papierowej (np. szafy na klucz).

Bardzo ważnym elementem zabezpieczenia danych osobowych, który warto zastosować, jest odpowiednie zarządzanie dostępem do danych osobowych, w tym:

• nadawanie i odbieranie uprawnień,
  
• stosowanie uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA),
  
• logowanie działań użytkowników w systemach.
  

Świadomość pracowników jako klucz do ochrony danych

W tym miejscu należy podkreślić, że nawet najlepsze systemy i zabezpieczenia nie zagwarantują bezpieczeństwa, jeśli pracownicy nie będą świadomi zagrożeń. Dlatego rekomendujemy, aby w każdym biurze rachunkowym:

• regularnie szkolić pracowników z cyberbezpieczeństwa i RODO,
  
• przypominać podstawowe zasady dotyczące bezpieczeństwa (np. korzystanie z mocnych haseł),
  
• stworzyć procedury reagowania na incydenty.
  

Świadomość pracowników to tarcza, która w praktyce chroni biuro przed większością incydentów związanych z wyciekiem danych.

Pamiętaj!

Ochrona danych w biurze rachunkowym to nie jednorazowe działanie, ale ciągły proces. Wdrożenie zabezpieczeń, regularne audyty i szkolenia, a także jasne procedury mogą uchronić biuro przed poważnymi konsekwencjami prawnymi i utratą zaufania klientów.

RODO w biurze rachunkowym – zabezpieczenia i odpowiedzialność

Biura rachunkowe nie pracują wyłącznie na liczbach. Na biurko trafiają tam także dane, które dla klientów są wyjątkowo wrażliwe – numery PESEL, adresy, informacje o zatrudnieniu, a nawet dane zdrowotne (np. w kontekście zasiłków chorobowych). Nic dziwnego, że RODO traktuje takie informacje bardzo poważnie i nakłada na biura obowiązek wdrażania konkretnych zabezpieczeń (art. 24, 28 i 32 RODO).

Brak odpowiednich procedur może skończyć się nie tylko karą finansową od UODO, ale też utratą zaufania klientów – a to w tej branży najcenniejsza waluta.

Środki techniczne i organizacyjne

Zgodnie z rekomendacjami UODO oraz praktyką wskazaną m.in. w poradniku przedsiębiorcy, biuro rachunkowe powinno wdrożyć:

• zabezpieczenia techniczne – silne hasła i ich cykliczna zmiana, szyfrowanie dysków i plików, dwuskładnikowe uwierzytelnianie, regularne backupy, zabezpieczenie fizyczne dokumentów w sejfach i szafach,

  
  

• zabezpieczenia organizacyjne – procedury postępowania z dokumentacją, obowiązkowe blokowanie komputera przy odejściu od biurka, okresowe szkolenia pracowników, instrukcje dotyczące pracy zdalnej,

• systemy IT – aktualizacje oprogramowania, monitoring logów dostępu, zapory sieciowe (firewall).

Dokumentacja RODO i umowy powierzenia danych

Musisz pamiętać, że podstawowym obowiązkiem każdego biura rachunkowego jest wdrożenie wewnętrznej dokumentacji RODO, w tym polityki bezpieczeństwa danych i rejestru czynności przetwarzania. Co więcej, przestrzeganie przepisów prawa obliguje właścicieli biur księgowych do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych z każdym klientem, jeszcze przed rozpoczęciem obsługi księgowej (art. 28 RODO). To w niej zawiera się zakres, cel i czas przetwarzania danych, a także zapewnienie klientowi prawa do kontroli i audytu.

Przykład z życia – konsekwencje braku zabezpieczeń

Wyobraźmy sobie taką sytuację: klient przesyła do biura rachunkowego arkusz płacowy z danymi pracowników – w tym informacjami o ich zwolnieniach lekarskich. Pracownik biura rachunkowego odsyła niezaszyfrowany plik, jednak przez swoją nieuwagę wpisuje błędny adres e-mail. Dokument z danymi wrażliwymi trafia w niepowołane ręce, a dane zostają ujawnione.

Powyższe zdarzenie jest klasycznym przykładem naruszenia poufności danych (art. 32 RODO). W takim przypadku konieczne jest zgłoszenie incydentu do UODO. W biurze rachunkowym nie było wprowadzonych odpowiednich procedur – np. szyfrowania załączników czy zasady weryfikacji odbiorcy – przez co w zaistniałej sytuacji biuro rachunkowe może ponieść odpowiedzialność administracyjną i finansową.

Jakiej kary można się spodziewać? Art. 32 RODO mówi o obowiązku wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych – m.in. poufność, integralność, dostępność i odporność systemów. Jeśli biuro rachunkowe nie zabezpieczy danych i dojdzie do wycieku, UODO może nałożyć karę.

1. Kary administracyjne finansowe (art. 83 RODO):
   

   • do 10 mln euro albo do 2% rocznego światowego obrotu (jeżeli naruszenie dotyczy art. 32 – czyli braku odpowiednich zabezpieczeń),
     

2. Środki dodatkowe nakładane przez UODO (art. 58 RODO):
   

   • nakaz wdrożenia konkretnych zabezpieczeń,

   • zakaz przetwarzania danych do czasu naprawienia uchybień,

   • ostrzeżenie, upomnienie albo nagana.

     
     

3. Odpowiedzialność cywilna (art. 82 RODO):
   

   • osoba, której dane wyciekły, może domagać się odszkodowania od administratora (np. biura rachunkowego),

   • odpowiedzialność dotyczy zarówno strat materialnych (np. kradzież pieniędzy po wycieku danych), jak i szkód niematerialnych (np. stres, naruszenie prywatności).

     
     

RODO w biurze rachunkowym — podsumowanie

Jako właściciel biura rachunkowego lub jego pracownik musisz wiedzieć, że RODO to nie tylko formalność, ale realna odpowiedzialność za dane osobowe klientów – w tym często dane szczególnej kategorii. Biura rachunkowe działają jako podmioty przetwarzające dane, ale w niektórych przypadkach pełnią też rolę administratora. Aby uniknąć kar finansowych i strat wizerunkowych, musisz zadbać o odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, regularne szkolenia pracowników, a także właściwe zarządzanie dostępami do danych. Choć nie każdy musi powołać IOD, outsourcing tej funkcji może być bardzo dobrym rozwiązaniem, szczególnie dla mniejszych firm. Ochrona danych to nie jednorazowe działanie, lecz proces, który wymaga stałego monitorowania i doskonalenia.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam