|
30 maja 2025 | Ostatnio zmodyfikowano 1 października, 2025 o 06:48 | Czas na przeczytanie: 5 minut
Pozostałe Artykuły
Jakie dane osobowe najczęściej przetwarzają biura rachunkowe?
Zakres informacji przekazywanych do biura rachunkowego, które można zakwalifikować jako dane osobowe, jest dosyć szeroki. Mogą to być zarówno dane osobowe zwykłe, jak i wrażliwe. Do tej pierwszej grupy zaliczają się w szczególności:
-
imię i nazwisko,
-
numery NIP i PESEL,
-
numer dowodu osobistego,
-
adres zamieszkania,
-
adres email,
-
wysokość wynagrodzenia.
Szczególnymi danymi osobowymi w kontekście pracy biura rachunkowego będą np. informacje o chorobach pracowników (ich stanie zdrowia) lub ciąży.
Prawidłowe przetwarzanie danych osobowych wymaga przygotowania polityk, klauzul i rejestrów, które można wykorzystywać w codziennej pracy bez obawy o zgodność z obowiązującymi regulacjami i wytycznymi organów nadzoru. Dla treści dokumentacji znaczenie ma nie tylko to, jakie dane osobowe przetwarza biuro rachunkowe, ale też, na jakich systemach i z jakimi podmiotami pracuje. Jest to wyjątkowo istotne w kontekście firm sięgających po usługi chmurowe, np. w modelu SaaS, gdzie dane (a dokładniej serwer z danymi) może znajdować się praktycznie w dowolnym miejscu na świecie.
Jakie dokumenty RODO znajdziesz w pakiecie?
Nasz pakiet dokumentacji RODO dla biur rachunkowych zawiera wszystko, co niezbędne, aby stworzyć bezpieczne warunki do pracy z klientami pod kątem ochrony powierzonych Ci danych osobowych. Znajdziesz w nim:
-
analizę ryzyka RODO dla podmiotu – umożliwia świadome zarządzanie ryzykiem i jego minimalizację,
-
politykę bezpieczeństwa danych osobowych – zbiór procesów i procedur ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie z rozróżnieniem firm pracujących na systemach informatycznych oraz tradycyjnie,
-
umowa powierzenia przetwarzania danych do przekazywania klientom (dostosowana do umowy o obsługę księgowo-kadrową klienta),
-
wzór upoważnienia wraz z rejestrem upoważnień – dla (współ)pracowników uprawnionych do przetwarzania danych osobowych,
-
rejestr naruszeń ochrony danych, gdzie trafiają dane o incydentach,
-
rejestr wniosków podmiotów danych zawierający żądania osób, których dane dotyczą oraz sposób ich rozstrzygnięcia,
-
rejestr czynności przetwarzania danych osobowych – uporządkowany zbiór informacji o procesach przetwarzania danych w przedsiębiorstwie,
-
rejestr kategorii czynności przetwarzania danych osobowych – dokument, który ułatwia zachowanie zgodności z RODO, zawiera m.in. informacje o organizacyjnych i technicznych środkach bezpieczeństwa, przekazania danych osobowych do państwa trzeciego i kategorie przetwarzań w imieniu administratora,
-
klauzule informacyjne dla kandydatów do pracy, pracowników, reprezentantów, kontrahentów do umów,
-
politykę prywatności na stronę www.
Oprócz głównych dokumentów RODO w skład pakietu wchodzą też dokumenty dodatkowe: stopki mailowe, klauzule do umów, oświadczenie o zapoznaniu się z polityką prywatności, oświadczenie w związku z wykonywaną pracą zdalną.
Jak pracujemy?
Współpracę z klientem zawsze dzielimy na kilka etapów:
Krok 1 – wypełnienie kwestionariusza i spotkanie (np. online)
Przede wszystkim dążymy do ustalenia, jakie dane osobowe przetwarza biuro rachunkowe i w jakich warunkach. Firma zainteresowana współpracą otrzymuje od nas kwestionariusz (możemy także wypełnić go podczas rozmowy telefonicznej). Dzięki temu możemy dowiedzieć się, jakie dokładnie dane osobowe są przetwarzane, czy w tym procesie biorą udział inne podmioty (np. dostawcy usług IT) i czym wyróżniają się wykorzystywane przez przedsiębiorcę systemy informatyczne.
Krok 2 – opracowanie dokumentacji
Kolejnym krokiem jest opracowanie i spersonalizowanie pełnej dokumentacji RODO. Klient otrzymuje ją od nas wraz ze szczegółową instrukcją, w której wskazujemy, kiedy należy zastosować poszczególne dokumenty, w jaki sposób oraz kiedy należy zaktualizować dokumentację RODO.
Krok 3 – konsultacja wdrożeniowa
Ostatnim krokiem jest godzinne spotkanie online. Podczas konsultacji rozwiewamy wszelkie wątpliwości związane ze stosowaniem dokumentacji RODO, udzielamy wskazówek i wyjaśniamy instrukcję, jeśli jej treść rodzi u klienta wątpliwości.
Cena usługi (spersonalizowana dokumentacja wraz z omówieniem) wynosi 1500 zł netto.
Dlaczego warto nas wybrać?
Tym, co wyróżnia naszą usługę na tle konkurencyjnych rozwiązań, jakie znajdziesz na rynku, jest pełna personalizacja dokumentacji RODO. Nie bazujemy na gotowych szablonach, ale poszczególne dokumenty zawsze dopasowujemy do konkretnych potrzeb biura rachunkowego. Dzięki temu płaci za rozwiązania, z których skorzysta w praktyce.
Dokumenty RODO są opracowywane przez osoby z wieloletnim doświadczeniem – pełniących na co dzień funkcję szkoleniowców, czy Inspektorów Ochrony Danych. Dzięki doskonałej znajomości obowiązujących przepisów, ale też praktyki organu nadzoru dostarczamy narzędzie gotowe do pracy, które praktycznie z dnia na dzień można włączyć do wewnętrznych procesów.
Pytania i odpowiedzi
Z obowiązku prowadzenia obu rejestrów zwolnione są podmiot zatrudniające mniej, niż 250 osób, chyba że przetwarzanie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, przetwarzanie nie ma charakteru sporadycznego lub dotyczy szczególnych danych osobowych albo danych dotyczących wyroków skazujących i czynów niedozwolonych.
Typowymi metodami zabezpieczenia danych osobowych jest ich anonimizacja i szyfrowanie. Warto też wdrożyć ograniczenie i kontrolę dostępu do repozytoriów danych osobowych, uwierzytelnianie wieloskładnikowe do systemów informatycznych. Duże znaczenie mają regularne szkolenia pracowników, ponieważ w praktyce to czynnik ludzki zwykle okazuje się „najsłabszym ogniwem”.
Zaufali nam
![Agencja pracy tymczasowej – jak bezpiecznie zatrudniać cudzoziemców po zmianach w 2025 roku [praktyczny przewodnik]](https://rpms.pl/wp-content/uploads/2025/10/Agencja-pracy-tymczasowej-jak-bezpiecznie-zatrudniac-cudzoziemcow-po-zmianach-w-2025-roku.jpg)
