Instrukcje obsługi i użytkowania – obowiązki producenta i dobre praktyki

Czym jest instrukcja obsługi i kiedy jest wymagana?

Instrukcja obsługi to dokument dołączony do produktu, w którym producent lub importer przedstawia informacje niezbędne do bezpiecznego i prawidłowego korzystania z danego towaru. Można więc powiedzieć, że jest to przewodnik będący najważniejszym źródłem informacji o tym:

• jak zbudowany jest dany produkt i w jaki sposób działa, a także jakie posiada funkcje i możliwości;

• w jaki sposób należy go prawidłowo i bezpiecznie uruchomić i używać;

• jakie środki bezpieczeństwa należy powziąć, aby uniknąć zagrożeń związanych z użytkowaniem danego produktu;

• jakie mogą pojawić się problemy z korzystaniem z produktu i w jaki sposób sobie z nimi poradzić;

• w jaki sposób prawidłowo rozmontować produkt i bezpiecznie go zutylizować.

Poza powyższym, w instrukcji znajdziemy także wszystkie parametry techniczne produktu. Z tego względu najogólniej można powiedzieć, że instrukcja obsługi i użytkowania jest wymagana wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z produktem, którego montaż lub używanie może powodować dla użytkownika ryzyko lub trudności.

Jakie produkty muszą posiadać instrukcję obsługi?

Przepisy prawa, zarówno krajowego jak i unijnego, generują konieczność sporządzania instrukcji dla określonych kategorii produktów. W większości będą to produkty, dla których wymagane jest uzyskanie oznaczenia CE (Conformité Européenne). Oznacza ono, że produkty te, aby zostać wprowadzone na rynek krajowy i wspólnotowy, muszą spełniać określone wymagania dotyczące bezpieczeństwa, zdrowia i ochrony środowiska. Wśród nich w szczególności warto wskazać:

1. Maszyny i urządzenia – zasady sporządzania instrukcji dla tych produktów normuje Dyrektywa 2006/42/WE w sprawie maszyn, zwana potocznie Dyrektywą maszynową;

2. Zabawki – zasady sporządzania instrukcji dla tych produktów normuje Dyrektywa 2009/48/WE. w sprawie bezpieczeństwa zabawek;

3. Sprzęt elektryczny i elektroniczny – instrukcje dla tych towarów muszą być zgodne z przepisami zawartymi w Dyrektywie 2014/35/UE w sprawie harmonizacji ustawodawstw państw członkowskich odnoszących się do udostępniania na rynku sprzętu elektrycznego przewidzianego do stosowania w określonych granicach napięcia oraz Dyrektywie Parlamentu 2014/30/UE w sprawie harmonizacji ustawodawstw państw członkowskich odnoszących się do kompatybilności elektromagnetycznej;

4. Urządzenia grzewcze i gazowe – instrukcje użytkowania sporządzane są zgodnie z wytycznymi wynikającymi z Rozporządzenia 2016/426 w sprawie urządzeń spalających paliwa gazowe;

5. Urządzenia radiowe i telekomunikacyjne – których instrukcje należy przygotować zgodnie z brzmieniem Dyrektywy 2014/53/UE w sprawie harmonizacji ustawodawstw państw członkowskich dotyczących udostępniania na rynku urządzeń radiowych;

6. Wyroby medyczne – na podstawie przepisów Rozporządzenia 2017/745 w sprawie wyrobów medycznych.

Niezależnie od powyższego, instrukcji używania i obsługi wymagają także te produkty, które przeznaczone są do samodzielnego złożenia i montażu. Trudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której użytkownik miałby samodzielnie – bez wskazań producenta – złożyć towar nieznanej sobie konstrukcji.

W jakim języku powinna być przygotowana instrukcja?

Wszystkie powyżej wymienione akty prawa unijnego, jak również akty prawa krajowego, zawierają wskazanie zgodnie z którym, każdy produkt objęty obowiązkiem sporządzenia instrukcji, powinien posiadać taki dokument sporządzony w co najmniej jednym języku oficjalnym Unii Europejskiej, zrozumiałym dla użytkowników danego rynku. Dla przykładu, dyrektywa maszynowa stanowi, że wszystkie maszyny (m.in. tokarki, frezarki, prasy, piły, urządzenia pakujące, ale także linie produkcyjne), muszą posiadać instrukcję sporządzoną w języku urzędowym państwa, na obszarze którego mają być dystrybuowane. Podobnie, dyrektywa w sprawie bezpieczeństwa zabawek stanowi, że producenci lub importerzy mają obowiązek dołączenia do zabawki instrukcji obsługi oraz dostarczenia informacji na temat bezpieczeństwa w języku lub językach łatwo zrozumiałych przez konsumentów, określonych przez zainteresowane państwo członkowskie. Jeżeli instrukcja oryginalna nie posiada tłumaczenia dla rynku, na którym ma być dystrybuowana, obowiązek dopilnowania, aby wymóg ten został spełniony, przechodzi na dystrybutora.

Ponadto, warto zwrócić uwagę na brzmienie art. 7 Ustawy o języku polskim, z którego wynika obowiązek sporządzania w języku polskim dokumentów dołączonych do produktów, w przypadku gdy towar nabywany jest przez konsumentów.

Co musi zawierać prawidłowa instrukcja obsługi?

W zależności od tego, z jakim produktem mamy do czynienia, wymogi dotyczące instrukcji obsługi mogą nieco się różnić. Precyzyjne wymagania dotyczące określonego rodzaju produktu znajdziemy zawsze w dedykowanym temu wyrobowi akcie prawa. Niemniej, w lwiej części przypadków, ustawodawca będzie stawiał podobne wymagania w zakresie następujących trzech elementów:

Informacje o montażu, ryzykach

Przepisy prawa wymagają, aby sporządzający instrukcję wskazał w jaki sposób należy przygotować się do montażu produktu, poprzez wskazanie niezbędnych narzędzi oraz sposobu, w jaki należy przygotować miejsce robocze. Wymagane jest również wskazanie w jakiej kolejności należy wykonywać poszczególne czynności – w niektórych przypadkach zasadne będzie przedstawienie kolejnych etapów prac za pomocą grafik, ułatwiających zrozumienie poszczególnych kroków. Co do pewnego rodzaju produktów wymagane będzie załączenie kilku typów instrukcji. Dla przykładu, do urządzeń grzewczych i gazowych obligatoryjne jest załączenie zarówno instrukcji dla instalatora urządzenia jak i dla użytkownika urządzenia. Należy wziąć zatem zawsze pod rozwagę, czy montażu i użytkowania będzie dokonywała ta sama osoba.

I wreszcie, niezwykle ważnym elementem każdej instrukcji jest informacja o potencjalnych ryzykach związanych z korzystaniem z danego produktu. Pozwalają one zapobiegać zagrożeniom wynikającym z nieprawidłowego korzystania z produktu. Ponadto wskazać należy jakie środki zaradcze podjąć w sytuacji wystąpienia któregoś z ryzyk. Jeżeli dla korzystania z danego produktu wymagane są specyficzne środki ochrony (np. rękawice, kask, specjalna odzież ochronna) jest to także informacja, która powinna znaleźć się w instrukcji.

Język, w którym sporządzana jest instrukcja, powinien być prosty i zrozumiały dla czytającego. Warto pogrubiać i wytłuszczać ważne fragmenty, a tam gdzie to zasadne zastępować opisy ikonami lub grafiką.

Zasady bezpiecznego użytkowania

Zasady bezpiecznego użytkowania to kluczowy fragment każdej instrukcji. To jemu producent powinien poświęcić największą uwagę. Poza ogólnymi zasadami, wśród których warto zaznaczyć konieczność używania produktu zgodnie z jego przeznaczeniem i załączoną instrukcją, należy drobiazgowo opisać profil użytkownika danego produktu. Nie wszystkie towary nadają się bowiem do korzystania przez każdego – np. nie wszystkie produkty będą zdatne do użytku przez dzieci. Ponadto, ważnym aspektem są zagrożenia i środki ostrożności. Dla przykładu, na wielu wyrobach medycznych znajdziemy informacje o konieczności konsultacji z lekarzem przed przyjęciem danego leku lub o konieczności przechowywania ich poza zasięgiem dzieci. To właśnie środki ostrożności rekomendowane dla zmniejszenia ryzyka utraty życia lub zdrowia wskutek nieprawidłowego dawkowania wyrobu.

Dane producenta i identyfikacja produktu

W każdej instrukcji wymagane jest także, aby producent zawarł wszystkie dane pozwalające na identyfikację jego i produktu. W przypadku wystąpienia zagrożenia lub sprowadzenia niebezpieczeństwa na użytkownika pozwala to na weryfikację, czy dany produkt spełniał warunki formalne, został legalnie wprowadzony do obrotu i posiada odpowiednie deklaracje zgodności i certyfikaty. Ułatwia to także ewentualny kontakt z producentem.

Wśród informacji w zakresie danych producenta i produktu ujawnia się przede wszystkim:

• pełną nazwę firmy, adres siedziby (ulica, kod, miasto, kraj), numer telefonu, e-mail, stronę internetową (a w przypadku importu – także dane importera / przedstawiciela);

• nazwę modelu lub typ produktu, numer katalogowy, numer seryjny, rok produkcji, oznaczenie CE, informację z jakiej daty pochodzi załączona wersja instrukcji.

Różnice między instrukcją papierową a cyfrową

Obecnie nadal najpopularniejszą formą instrukcji dołączaną do towarów jest forma papierowa. Jest ona dostępna „od ręki” wraz z produktem, a przez to wygodna dla użytkowników. Coraz częściej pojawiają się jednak instrukcje w postaci multimedialnej, w postaci linków lub kodów QR. Przejście na ten format instrukcji jest nie tylko korzystniejsze pod względem ekologicznym, ale pozwala użytkownikom na stały dostęp do jej treści, bez obawy, że papierowy dokument ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu.

Warto jednak pamiętać, że nie każdy produkt może korzystać z cyfrowej wersji instrukcji. Wobec niektórych kategorii produktów ustawodawca wprost zawarł wymóg dołączania instrukcji w wersji tradycyjnej, papierowej. Z uwagi na powyższe, obecnie wielu producentów decyduje się połączyć obie te formy. W „papierze” załączają oni podstawowe informacje, niezbędne do złożenia i uruchomienia produktu, a w wersji cyfrowej udostępniane są pełne informacje o produkcie wraz z aktualizacją zapisów.

Instrukcja jako element oceny zgodności i dokumentacji technicznej

Instrukcja – oprócz tego, że ułatwia życie użytkownikom towarów – jest elementem, który przesądza o tym, czy dany towar jest zgodny z wymogami obowiązującego prawa. Jej sporządzenie i dołączenie do towaru jest jednym z wymogów, które producent musi spełnić, nim jego towar zostanie legalnie dopuszczony do obrotu.

To obowiązkiem producenta jest wykazanie, że jego produkt spełnia wszystkie wymagania formalne, wynikające z aktów prawa (w tym wskazanych powyżej), norm zharmonizowanych, regulacji wspólnotowych i krajowych. Instrukcja użytkowania jest jednym z elementów składających się na dokumentację techniczną produktu.

Polska ustawa o systemie oceny zgodności wskazuje wprost, że w ramach kontroli prowadzonych przez organy nadzoru osoba kontrolująca może w toku kontroli żądać od osoby zobowiązanej do przechowywania dokumentów związanych z oceną zgodności przedstawienia ogólnego opisu wyrobu, schematu wyrobu oraz instrukcji obsługi wyrobu.

Konsekwencje braku lub błędnej instrukcji

Dla producenta lub importera, który uchyla się od obowiązku sporządzenia lub przechowywania instrukcji użytkowania, przepisy prawa przewidują szereg sankcji. Przede wszystkim uchybienie powinno skutkować odmową dopuszczenia danego towaru do obrotu na rynku. Jeżeli jednak towar zostanie już wprowadzony do sprzedaży lub dystrybucji, organ nadzoru może nakazać jego wycofanie lub zakazać dalszej sprzedaży. Jeśli instrukcja została dołączona – ale zawiera błędy, organ może nakazać jej przeredagowanie lub uzupełnienie pod rygorem zastosowania wyżej wskazanych sankcji. Ustawa o systemie zgodności wprost stanowi, że kto wprowadza do obrotu lub oddaje do użytku wyrób niezgodny z zasadniczymi wymaganiami, podlega grzywnie. Postępowania w sprawie nieuczciwych praktyk rynkowych w Polsce prowadzi także Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. W ramach swojej działalności UOKiK może nakładać na producentów kary finansowe w wysokości nawet kilkuset tysięcy złotych oraz domagać się rekompensat dla konsumentów.

Dobre praktyki – jak przygotować instrukcję zgodną z prawem i zrozumiałą dla użytkownika?

Nie wiesz w jaki sposób przygotować instrukcję zrozumiałą dla użytkowników, a jednocześnie spełniającą wymogi oceny zgodności? Przede wszystkim, rozpocznij przygotowania od weryfikacji wymagań prawnych, które dotyczą twojego typu wyrobu. Jeśli już na tym etapie jest to dla Ciebie trudne – skorzystaj z porad doświadczonych ekspertów. W naszej kancelarii zatrudniamy prawników z bogatą praktyką i rozległą wiedzą z zakresu prawa gospodarczego, którzy chętnie udzielą ci wsparcia na każdym etapie wprowadzania produktu na rynek.

W dalszej kolejności przemyśl wszystkie obligatoryjne elementy instrukcji – do kogo kierowany jest produkt i kto będzie z niego korzystał, w jaki sposób należy to robić, oraz co potencjalnie może nastąpić, jeśli użytkownik zignoruje wskazówki producenta i wymagane środki ostrożności. Pamiętaj także o wyborze odpowiedniego języka i ewentualnym skierowaniu gotowej instrukcji do fachowego tłumaczenia. Unikaj skomplikowanych zwrotów i branżowych określeń, jeśli użytkownikiem twojego wyrobu ma być przeciętny konsument. Zwróć także uwagę, aby całość dokumentu była łatwa w odbiorze i spójna, o uporządkowanej strukturze i jednoznacznym brzmieniu. Stosuj zabiegi, które przyciągają uwagę osoby czytającej – grafiki, ikony, pogrubienia istotnych słów, czy wyrazy zwracające uwagę, takiej jak „NIEBEZPIECZEŃSTWO”, „UWAGA”, czy „WAŻNE!”.

Przed udostępnieniem instrukcji do stosowania, ważne jest wypróbowanie, czy zawarte w niej wskazówki sprawdzają się w praktyce. Należy zatem spróbować zmontować lub użyć produktu zgodnie z przygotowaną ścieżką postępowania i sprawdzić, czy jakieś jej fragmenty nie wymagają doprecyzowania lub zaktualizowania.

Na samym końcu upewnij się, że instrukcja zawiera wszystkie wymagane przepisami prawa elementy, w tym oznaczenie producenta i informacje pozwalające na identyfikację produktu.

Podsumowanie

Już na etapie przygotowywania wyrobu do wprowadzenia na rynek należy zabrać się za przygotowanie instrukcji użytkowania – bez niej towar nie zostanie dopuszczony do obrotu, a producent nie spełni wymagań oceny zgodności. Choć wydawać by się mogło, że jest to proces żmudny i długotrwały, to znajomość odpowiednich przepisów prawa pozwoli zaoszczędzić czas oraz ułatwi sporządzenie dokumentu zgodnie z wymaganiami. Z tego powodu, warto już na początkowym etapie skorzystać z pomocy profesjonalistów. Nasi prawnicy są do Państwa pełnej dyspozycji zarówno w zakresie formułowania i przygotowywania dokumentacji, jak i analizy gotowych rozwiązań.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam