Zewnętrzny Inspektor Ochrony Danych – kiedy warto powierzyć funkcję IOD

Inspektor Ochrony Danych, w skrócie IOD to osoba, której zadaniem jest pełnienie roli eksperta ds. ochrony danych osobowych w obrębie organizacji. Jednym z jego obowiązków jest informowanie mocodawcy o wszelkich obowiązkach, jakie musi spełnić w myśl przepisów, które dotyczą ochrony danych osobowych. IOD ma także za zadanie wspierać i doradzać mocodawcy w kwestiach związanych z tym obszarem.

Obowiązki IOD zgodnie z RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO nakłada na przedsiębiorstwa wiele obowiązków. Aby móc ich wszystkich dopilnować, warto pozyskać specjalistę, który będzie miał odpowiednie kompetencje oraz który będzie znał aktualne przepisy prawa. Warto podkreślić, że część organizacji działających na rynku jest do tego zobowiązana. Inspektora Ochrony Danych muszą bezwzględnie wyznaczyć przedsiębiorstwa przetwarzające dane wrażliwe na dużą skalę, podmioty publiczne, a także organizacje, które oparły swoją działalność na monitorowaniu osób w szerokim zakresie.

Przepisy RODO nie mówią nic o tym, czy IOD ma być wewnętrznie zatrudnionym pracownikiem, czy może być to osoba z zewnątrz. Przedsiębiorcy, szukając najlepszych dla siebie rozwiązań, często przekazują zadania IOD firmom zewnętrznym, które specjalizują się w temacie ochrony danych osobowych.

Zanim odpowiemy na pytanie, kiedy warto skorzystać ze wsparcia zewnętrznego IOD, przyjrzyjmy się dokładniej obowiązkom IOD oraz umiejętnościom, jakimi powinien się wykazać.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 RODO i art. 38 ust. 4 RODO, IOD pełni funkcję strażnika zgodności i doradcy w firmie. Do jego najważniejszych obowiązków należą m.in:

• Informowanie i doradzanie – IOD na bieżąco przekazuje administratorowi danych (np. zarządowi spółki) i pracownikom wiedzę o tym, jakie obowiązki nakłada na nich RODO i inne przepisy dotyczące ochrony danych.
  
• Monitorowanie przestrzegania przepisów – IOD ma obowiązek sprawdzić, czy firma rzeczywiście stosuje się do przepisów RODO, polityki bezpieczeństwa i swoich wewnętrznych procedur.
  
• Szkolenia pracowników – IOD szkoli cały zespół w wielu zakresach, np. ucząc jak prawidłowo obchodzić się z dokumentami, w jaki sposób prawidłowo korzystać z haseł, szyfrowania, czy jak rozpoznawać próby phishingu.
  
• Przeprowadzanie audytów – IOD ma za zadanie regularnie badać, czy zastosowane w firmie procedury ochrony danych są faktycznie stosowane. Dodatkowo wskazuje, co należy poprawić, aby działania firmy były zgodne z RODO.
  
• Współpraca z UODO – Inspektor jest punktem kontaktowym w razie kontroli czy zapytań ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  
• Punkt kontaktowy dla osób, których dane są przetwarzane – np. pracowników, klientów, kontrahentów, którzy chcą skorzystać ze swoich praw (dostęp do danych, usunięcie, sprostowanie).
  
• Prowadzenie i nadzór nad dokumentacją RODO – w tym rejestru czynności przetwarzania i rejestru kategorii czynności przetwarzania.
  
• Doradztwo przy nowych projektach i systemach IT – zgodnie z zasadą privacy by design (art. 25 RODO), czyli uwzględnianiem ochrony danych już na etapie projektowania.
  

Dlaczego outsourcing IOD się opłaca?

Wdrożenie i przestrzeganie RODO to nie tylko „papierologia”, ale ciągły proces: szkolenia, monitorowanie, audyty, dokumentacja. Małe i średnie firmy często nie mają zasobów, by utrzymywać IOD na pełny etat. Outsourcing pozwala:

• mieć dostęp do zespołu specjalistów, którzy łączą wiedzę prawną i techniczną,
  
• ograniczyć koszty (stała, przewidywalna opłata zamiast etatu),
  
• zyskać pewność, że firma jest przygotowana na ewentualną kontrolę UODO,
  
• uniknąć wysokich kar (np. za brak audytów czy szkoleń pracowników).
  

Przykład z życia

Spółka usługowa miała wdrożone polityki RODO, ale nie prowadziła cyklicznych szkoleń pracowników i nie aktualizowała rejestru czynności. Podczas kontroli UODO zwrócił uwagę, że brak tych działań to naruszenie art. 39 RODO. Dzięki temu, że miała outsourcing IOD, audyt został szybko uzupełniony i spółka uniknęła kary – UODO poprzestał na upomnieniu

Powierzenie zadań związanych z ochroną danych osobowych zewnętrznej firmie lub ekspertowi może przynieść wiele korzyści. Przede wszystkim, decydując się na taki krok, możesz liczyć na dostęp do specjalistycznej wiedzy. Zewnętrzni Inspektorzy Ochrony Danych zazwyczaj posiadają szerokie doświadczenie, pracują z różnymi branżami i typami organizacji, dzięki czemu mogą przekazać Ci wiele cennych uwag. Co więcej, zawsze są na bieżąco z najnowszymi interpretacjami przepisów, a także orzecznictwem, dzięki czemu możesz mieć pewność, że oferowane przez nich usługi będą kompleksowe.

Nie bez znaczenia dla wielu podmiotów jest także oszczędność kosztów. Outsourcing IOD eliminuje konieczność zatrudnienia pracownika na etat, a tym samym pozwala uniknąć kosztów związanych z jego ciągłym szkoleniem i podnoszeniem kwalifikacji.

Warto również mieć na uwadze, że przekazanie zadań związanych z ochroną danych osobowych zewnętrznej firmie zapewnia większą elastyczność. Przedsiębiorstwa mogą nie tylko skalować wsparcie w zależności od sytuacji, w jakiej w danym momencie się znajdują, ale także dopasować zakres usług do swoich aktualnych potrzeb.

Zanim podejmiesz ostateczną decyzję co do wyboru zewnętrznego IOD, sprawdź jego kwalifikacje. Sprawdź dokładnie, czy posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie ochrony danych osobowych, szczególnie jeśli mowa o zadaniach i obowiązkach, jakie będą na nim spoczywać w myśl przepisów prawa.

Dodatkowo, szukając odpowiedniego eksperta, wybieraj IOD, który ma doświadczenie w Twojej branży. Tylko wtedy możesz oczekiwać, że efekty współpracy między Wami będą najlepsze.

Kolejnym krokiem, o którym musisz pamiętać, jeśli chcesz wybrać odpowiedniego IOD, jest analiza oferowanych usług. Osoba, która ma świadczyć usługi dla Twojej firmy powinna znać niezbędne aspekty ochrony danych w organizacji. Jeżeli chcesz sprawdzić jego kwalifikacje, poproś o referencje od klientów, z którymi współpracował. Sprawdź także, czy potrafi jasno komunikować skomplikowane kwestie prawne, które dla Ciebie i twoich pracowników mogą być niezrozumiałe.