Prawo dla producentów i importerów – najważniejsze obowiązki, odpowiedzialność i praktyczne wskazówki

Kim jest producent, a kim importer – definicje i podsatwy prawne

Zgodnie z prawem unijnym, producentem jest podmiot, który wytwarza produkt lub zleca jego wytworzenie i sprzedaje pod własną marką. Producentem może więc być firma handlowa, która zleca produkcję w Chinach, ale oznacza towar własnym logo.

Importer to z kolei każda firma mająca siedzibę w UE, która wprowadza do obrotu produkty pochodzące spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Importer ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo produktu – nawet jeśli fizycznie go nie produkował.

Obowiązki producenta i importera przy wprowadzeniu produktu do obrotu

Producent jest pierwszym ogniwem odpowiedzialnym za zgodność produktu z przepisami prawa. Do jego obowiązków należy m.in. zapewnienie, że wyrób został zaprojektowany i wykonany w sposób bezpieczny, zgodnie z obowiązującymi normami technicznymi.

Musi również zadbać o właściwe oznaczenie produktu, przygotowanie dokumentacji technicznej, przeprowadzenie oceny zgodności i – jeśli wymagają tego przepisy – umieszczenie znaku CE.

Oprócz aspektów technicznych, producent odpowiada też za zapewnienie konsumentowi pełnej informacji: instrukcji, ostrzeżeń, danych kontaktowych. Brak któregokolwiek z tych elementów może być traktowany jako istotne naruszenie przepisów.

Jakie są obowiązki importera przy wprowadzaniu produktu spoza UE?

Importer działa jako „brama wejściowa” produktu spoza UE na rynek wspólnotowy. Prawo unijne nakłada na niego obowiązek dopilnowania, by wyrób spełniał wszystkie wymogi – niezależnie od tego, czy został już oceniony przez producenta.

Oznacza to, że importer musi zweryfikować, czy produkt ma oznaczenie CE (jeśli wymagane), czy producent sporządził deklarację zgodności, czy dokumentacja techniczna jest dostępna i kompletna.

Dodatkowo importer powinien zapewnić, że jego dane kontaktowe – jako podmiotu odpowiedzialnego – znajdują się na produkcie lub jego opakowaniu. Odpowiada także za przechowywanie dokumentów i współpracę z organami nadzoru rynku.

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy?
Zadzwoń do nas: +48 61 307 09 91
lub napisz na adres: kancelaria@rpms.pl.

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego – co musi znaleźć się na produkcie i opakowaniu?

Każdy produkt wprowadzany do obrotu w UE musi zawierać dane identyfikujące odpowiedzialny podmiot. W przypadku producenta – są to jego własne dane, a w przypadku importera – jego nazwa i adres.

Obowiązek ten nie może być spełniony częściowo. Brak adresu, błędne dane lub ich umieszczenie wyłącznie na fakturze (a nie na opakowaniu) to jedne z najczęstszych powodów wycofania produktów z rynku przez organy nadzoru.

Wymogi dotyczące etykiet, instrukcji i oznakowania

Informacja to podstawa bezpieczeństwa. Etykieta i instrukcja muszą być zrozumiałe, trwałe i dostępne w języku kraju, w którym produkt jest oferowany – czyli po polsku.

Na opakowaniu powinny znaleźć się co najmniej:

nazwa wyrobu;
dane producenta lub importera;
oznaczenia ostrzegawcze;
podstawowe informacje o zastosowaniu;
symbol CE.

W przypadku produktów technicznych niezbędna jest także instrukcja użytkowania. Jej brak może oznaczać, że produkt zostanie uznany za niezgodny z przepisami nawet wtedy, gdy sam w sobie jest bezpieczny.

Obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i zgodności (GPSR)

Zarówno producent, jak i importer muszą zapewnić, że produkt jest bezpieczny – zgodnie z tzw. Ogólnym Rozporządzeniem o Bezpieczeństwie Produktów (GPSR) oraz przepisami sektorowymi, takimi jak dyrektywy nowego podejścia (np. zabawkowa, maszynowa, niskonapięciowa).

Jeśli produkt podlega obowiązkowi oznakowania CE, trzeba przeprowadzić formalną ocenę zgodności – w niektórych przypadkach z udziałem jednostki notyfikowanej – i przygotować deklarację zgodności.

Nie można przyjąć założenia, że skoro produkt był dopuszczony do obrotu np. w Chinach, to automatycznie może być sprzedawany w UE.

Obowiązki w zakresie dokumentacji i nadzoru nad produktem

Poza deklaracją zgodności, przedsiębiorca musi posiadać dokumentację techniczną produktu – zawierającą m.in. opis wyrobu, schematy, wykaz zastosowanych norm, wyniki testów oraz analizę ryzyka.

Dokumenty te muszą być dostępne przez co najmniej 10 lat od dnia wprowadzenia produktu do obrotu. W praktyce powinny być one gotowe do okazania na każde żądanie organu kontrolującego.

Nadzór nad produktem nie kończy się w momencie sprzedaży – producent i importer powinni także monitorować ewentualne skargi i incydenty związane z produktem i reagować, jeśli pojawi się zagrożenie bezpieczeństwa.

Sankcje i odpowiedzialność za niezgodność produktów

Nieprzestrzeganie obowiązków może prowadzić do szeregu konsekwencji. Organy nadzoru – takie jak UOKiK – mogą nakazać wycofanie produktu z obrotu, jego zniszczenie, a także nałożyć dotkliwe kary finansowe.

W przypadku poważnych naruszeń, szczególnie gdy produkt stwarza zagrożenie dla zdrowia lub życia, możliwa jest także odpowiedzialność karna – zarówno za działanie, jak i za zaniechanie (np. brak nadzoru).

Dotyczy to nie tylko producentów, ale również importerów i dystrybutorów, którzy nie dopełnili obowiązków weryfikacyjnych.

Współpraca z dystrybutorami i dalsze etapy łańcucha dostaw

W praktyce produkt trafia do konsumenta przez wiele rąk. Producent i importer powinni zadbać, by dystrybutorzy wiedzieli, jaką mają rolę i co im wolno, a czego nie.

Dystrybutor nie może np. wprowadzać zmian w produkcie ani usuwać oznaczeń CE lub danych producenta. Musi przechowywać dokumenty, reagować na zgłoszenia klientów i – w razie potrzeby – współpracować z organami nadzoru.

Najlepszą praktyką jest podpisywanie z dystrybutorami umów zawierających zapisy o obowiązkach informacyjnych i zgodności produktów.

Jak przygotować się do kontroli i ograniczyć ryzyka prawne?

Kontrola może nadejść bez zapowiedzi – od UOKiK, Inspekcji Handlowej, a nawet służb celnych. Dlatego warto mieć uporządkowaną dokumentację, przeszkolony personel i jasne procedury reagowania na zgłoszenia konsumenckie.

Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie wewnętrznego audytu zgodności oraz konsultacja z kancelarią prawną specjalizującą się w prawie technicznym i regulacjach produktowych.

Dobre praktyki w zakresie produkcji i importu – co warto wdrożyć?

Firmy wprowadzające produkty na rynek powinny zadbać o to, by od samego początku planowania nowego wyrobu wiedzieć, jakie przepisy go obejmą. Dokumentację warto tworzyć na bieżąco, nie zostawiać jej „na koniec”. Ustal też, kto w firmie ponosi odpowiedzialność za zgodność – i zapewnij tej osobie realne wsparcie.

Dobrze jest także nawiązać stałą współpracę z kancelarią lub doradcą technicznym – zwłaszcza jeśli regularnie sprowadzasz towary spoza UE.

Masz wątpliwości dotyczące swoich obowiązków jako producent lub importer? A może chcesz mieć pewność, że Twój produkt spełnia wszystkie wymogi prawne i techniczne, by uniknąć ryzyka wycofania z rynku czy sankcji?

Współpraca z doświadczoną kancelarią prawną, która zna specyfikę prawa produktowego i regulacje unijne, to klucz do bezpieczeństwa Twojego biznesu. Specjaliści z RPMS pomogą Ci przeprowadzić kompleksową analizę zgodności, przygotować niezbędną dokumentację oraz skutecznie przygotować się do ewentualnych kontroli.

Źródła:

Pytania i odpowiedzi

Czy mogę jednocześnie być producentem i importerem tego samego produktu?

Tak – jeśli sprowadzasz produkt spoza UE i oznaczasz go swoją marką, pełnisz jednocześnie obie funkcje i odpowiadasz za wszystkie obowiązki.

Czy wystarczy, że chiński producent dostarczył mi deklarację zgodności?

Nie. Importer musi samodzielnie upewnić się, że dokumentacja jest kompletna, a produkt rzeczywiście spełnia wymagania unijne.

Co zrobić, jeśli produkt okazał się niezgodny dopiero po jego wprowadzeniu?

W takiej sytuacji należy niezwłocznie poinformować organy nadzoru, wdrożyć działania naprawcze lub wycofać produkt z rynku. Opóźnienie może skutkować dodatkowymi sankcjami.

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ

Zaufali nam

5/5 - (liczba głosów: 1)