IP BOX i Ulga B+R dla firm IT – jak bezpiecznie korzystać z preferencji podatkowych i przygotować się na kontrolę

Ulga B+R a IP BOX – czym się różnią i kiedy można je łączyć w firmie IT

Czym różnią się obie ulgi?

Ulga B+R to mechanizm odliczenia od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową. Może z niej korzystać każda firma, która prowadzi prace rozwojowe, niezależnie od tego, czy jej projekty kończą się sukcesem. Odliczeniu podlegają m.in. wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w B+R, zakup sprzętu, amortyzacja czy zewnętrzne usługi specjalistyczne.

IP BOX z kolei dotyczy już efektów tej działalności – umożliwia opodatkowanie dochodu uzyskanego z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (np. autorskich praw do programów komputerowych) preferencyjną 5% stawką PIT/CIT.

Czy można korzystać z obu ulg jednocześnie? Tak – i w naszej ocenie to między innymi właśnie w tym tkwi potencjał. Wydatki poniesione na stworzenie oprogramowania mogą być odliczone w ramach ulgi B+R, a zyski z jego komercjalizacji objęte preferencją IP BOX. Należy jednak zachować odrębność dokumentacyjną obu mechanizmów i odpowiednio przypisać koszty do konkretnych projektów oraz produktów końcowych.

Możliwość łączenia IP Box z Ulgą B+R jest jedną z nielicznych pozytywnych zmian, która weszła w życie 1 stycznia 2022 roku w związku z wprowadzeniem tzw. Polskiego Ładu. Dla kogo jest to rozwiązanie i ile można zyskać?

Dla kogo jest ulga IP BOX i ulga B+R?

Ulga badawczo-rozwojowa (B+R) przysługuje każdemu przedsiębiorcy prowadzącemu działalność o charakterze twórczym, systematycznym i nastawionym na rozwój lub ulepszenie produktów, usług bądź procesów. W szczególności korzystają z niej firmy IT, które tworzą nowe rozwiązania technologiczne, rozwijają własne narzędzia, testują nowe funkcjonalności lub wdrażają innowacyjne procesy wytwarzania oprogramowania.

Ulga IP BOX kierowana jest do podmiotów osiągających dochody z tzw. kwalifikowanych praw własności intelektualnej. kwalifikowalnym prawami własności intelektualnej, zgodnie z art. 30 ca ustawy o PIT,są:

• patent,

• prawo ochronne na wzór użytkowy,

• prawo z rejestracji wzoru przemysłowego,

• prawo z rejestracji topografii układu scalonego,

• dodatkowe prawo ochronne dla patentu na produkt leczniczy lub produkt ochrony roślin,

• prawo z rejestracji produktu leczniczego i produktu leczniczego weterynaryjnego dopuszczonych do obrotu,

• wyłączne prawo, o którym mowa w ustawie z dnia 26 czerwca 2003 r. o ochronie prawnej odmian roślin (Dz. U. z 2021 r. poz. 213),

• autorskie prawo do programu komputerowego

podlegające ochronie prawnej, których przedmiot został wytworzony, rozwinięty lub ulepszony przez podatnika w ramach prowadzonej przez niego działalności badawczo-rozwojowej. W przypadku branży IT najczęściej chodzi o autorskie prawa do programów komputerowych.

Z ulgi mogą zatem korzystać:

• Software house’y rozwijające własne biblioteki, frameworki, aplikacje – czyli firmy, które wytwarzają oprogramowanie będące ich własnością, nie tylko na zamówienie, ale także z przeznaczeniem do licencjonowania lub dalszej sprzedaży.

• Startupy technologiczne oferujące komercyjny produkt oparty na własnym kodzie – często rozwijają autorskie rozwiązania od podstaw, które następnie monetyzują w formie aplikacji mobilnych, platform online czy rozwiązań B2B.

• Zespoły IT tworzące rozwiązania w modelu white label lub na licencji – dostarczają one gotowe, ale konfigurowalne systemy, które inni mogą brandować jako własne, zachowując autorskie prawa w rękach producenta.

• Twórcy systemów ERP, CRM, fintech itd. – podmioty, które rozwijają specjalistyczne narzędzia dla określonych branż, często na pograniczu IT i konsultingu technologicznego, ale bazujące na własnym oprogramowaniu.

To, co kluczowe, to spełnienie warunku kwalifikowanego IP, tj. posiadanie prawa do utworu (najczęściej kodu źródłowego) i prowadzenie ewidencji pozwalającej wyodrębnić przychody i koszty. warunku kwalifikowanego IP, tj. posiadanie prawa do utworu (najczęściej kodu źródłowego) i prowadzenie ewidencji pozwalającej wyodrębnić przychody i koszty.

Najczęstsze błędy przy korzystaniu z ulg IP BOX i B+R – dlaczego dokumentacja ma kluczowe znaczenie

Największym zagrożeniem dla skutecznego zastosowania ulg IP BOX i B+R nie jest brak prawa do nich, lecz nieprawidłowa dokumentacja. Firmy najczęściej nie prowadzą odrębnej ewidencji przychodów i kosztów dotyczących kwalifikowanego IP, co uniemożliwia skorzystanie z preferencji. Często też błędnie utożsamiają programowanie z działalnością badawczo-rozwojową – tymczasem tylko projekty prowadzące do nowej wiedzy lub znaczących ulepszeń spełniają kryteria B+R. Dodatkowo, nieprawidłowe przypisanie kosztów (np. wynagrodzeń czy usług zewnętrznych) oraz brak opisu funkcjonalności i etapów technicznych projektu mogą skutkować zakwestionowaniem ulgi przez organ podatkowy. Wdrożenie tych preferencji wymaga więc nie tylko znajomości przepisów, ale i konsekwentnego podejścia dowodowego – od pierwszej linijki kodu po deklarację CIT.

Jeśli jednak ulgi zostaną wdrożone poprawnie, klient może liczyć na:

• obniżenie efektywnej stawki podatkowej do nawet 5% (IP BOX) i odliczenie do 200% kosztów kwalifikowanych (B+R). Jeżeli chcesz precyzyjnie wyliczyć sumę oszczędności, zachęcamy także do lektury naszego tekstu: Jak obliczyć ulgę IP BOX?

• pełną zgodność dokumentacyjną z wymaganiami organów podatkowych,

• bezpieczeństwo na wypadek kontroli,

• interpretację indywidualną w razie potrzeby,

• doradztwo dostosowane do modelu biznesowego i struktury kosztowej firmy.

Jak pomagamy przedsiębiorcom?

Zastosowanie ulg nie jest trudne technicznie – trudne jest ich prawidłowe udokumentowanie. A to właśnie dokumentacja rozstrzyga dziś o sukcesie w razie ewentualnej kontroli. Nasze wsparcie obejmuje kilka kluczowych obszarów. Są to:

1. Identyfikację działalności kwalifikowanej

Wspólnie z klientem analizujemy strukturę zespołów i projektów, ustalamy, które zadania noszą cechy działalności badawczo-rozwojowej, a które mają potencjał do wygenerowania IP kwalifikowanego. Pomagamy „wyłowić” z codziennych zadań te aktywności, które spełniają kryteria ustawowe, nawet jeśli dotychczas nie były tak klasyfikowane.

2. Weryfikację kosztów kwalifikowanych

Ustalamy, które wydatki mogą zostać objęte ulgą B+R – najczęściej są to:

• wynagrodzenia programistów, analityków, testerów,

• zużycie sprzętu, licencje, narzędzia deweloperskie,

• amortyzacja serwerów i stacji roboczych,

• faktury za zewnętrzne usługi doradcze i technologiczne.

3. Przygotowanie dokumentacji podatkowej i technicznej

Opracowujemy ewidencję projektów B+R, dokumentację opisującą efekty IP, prowadzimy wyodrębnione zestawienia przychodów i kosztów zgodnie z art. 24d ustawy o CIT / art. 30ca ustawy o PIT. Jeśli trzeba – zabezpieczamy nasze stanowisko wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

4. Wsparcie w rozliczeniu i obronie stanowiska

Pomagamy klientom prawidłowo zastosować ulgę w deklaracjach podatkowych, przygotowujemy argumentację na wypadek kontroli i reprezentujemy w postępowaniach podatkowych. Doświadczenie pokazuje, że nawet dobrze udokumentowana ulga może spotkać się z próbą zakwestionowania – dlatego istotne jest, by już na etapie wdrożenia zadbać o pełną spójność narracyjną i dowodową.

IP BOX i ulga B+R w branży IT- słowem podsumowania

Ulga B+R i IP BOX to skuteczna, w pełni legalna forma optymalizacji podatkowej dla branży IT, czyli m. in. dla software-house’ów, czy start-upów. Umożliwiają odliczenie kosztów prac rozwojowych i opodatkowanie dochodów z oprogramowania stawką 5%. Kluczowe jest jednak prawidłowe dokumentowanie projektów i kosztów. W ramach doradztwa podatkowego Kancelarii RPMS pomagamy firmom bezpiecznie wdrożyć oba mechanizmy – z korzyścią dla wyniku finansowego i zgodności z przepisami. Jeżeli potrzebujesz w tym zakresie wsparcia, skontaktuj się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam