Co powinna zawierać instrukcja produktu?

Kiedy do produktu musi zostać dołączona instrukcja?

Podstawowym aktem prawnym, który wprowadza konieczność wydawania kupującemu instrukcji, jest kodeks cywilny¹. Zgodnie z art. 546 §2 k.c. sprzedawca obowiązany jest wydać posiadane przez siebie dokumenty, które dotyczą rzeczy. Jeżeli treść takiego dokumentu dotyczy także innych rzeczy, sprzedawca obowiązany jest wydać uwierzytelniony wyciąg z dokumentu.

Jeżeli jest to niezbędne do prawidłowego korzystania z rzeczy zgodnie z jej przeznaczeniem (czyli w zasadzie zawsze, chyba że dany produkt w sposób oczywisty nadaje się wyłącznie do jednego zastosowania, które w dodatku nie budzi wątpliwości), sprzedawca obowiązany jest załączyć instrukcję i udzielić wyjaśnień dotyczących sposobu korzystania z rzeczy. Obowiązki sprzedawcy związane z wydawaniem dokumentacji zostały doprecyzowane w art. 546¹ §5 k.c. Przepis ten obliguje sprzedawcę do wydania kupującemu wraz z rzeczą sprzedaną wszystkich jej elementów wyposażenia oraz:

• instrukcji obsługi sporządzonych w języku polskim,

• instrukcji konserwacji,

• innych dokumentów wymaganych przez odrębne przepisy (np. potwierdzenie klasy energetycznej).

Trzeba zaznaczyć, że kupujący może domagać się wydania mu instrukcji do każdego produktu, dla którego dokumentacja została sporządzona. Żadnego znaczenia nie ma tutaj wartość zakupu ani fakt czy kupujący nabywa towar nowy, czy używany.

Kto przygotowuje instrukcję obsługi?

Obowiązek przygotowania instrukcji spoczywa na producencie oraz importerze. Dystrybutor instrukcji przygotowywać nie musi, za to powinien upewnić się, że oferowany przez niego produkt taką dokumentację zawiera. W przypadku braku instrukcji lub jej niezgodności z obowiązującymi przepisami należy uzyskać niezbędne dokumenty, lub wycofać produkt z rynku.

Język i forma wydania instrukcji

Docelowy język instrukcji obsługi zależy od tego, czy dany towar jest sprzedawany konsumentom, czy przedsiębiorcom. W pierwszym przypadku zastosowanie znajdują art. 7 i 7a ustawy o języku polskim². Nakazują one używanie języka polskiego w obrocie z konsumentami do opisu:

• nazewnictwa towarów i usług,

• warunków gwarancji,

• faktur, rachunków i pokwitowań,

• ostrzeżeń i informacji wymaganych na podstawie odrębnych przepisów,

• instrukcji obsługi,

• informacji o właściwościach towarów i usług.

Zgodnie z art. 7a ust. 3 ustawy o języku polskim nie wymagają jednak tłumaczenia ostrzeżenia i informacje, instrukcje obsługi oraz informacje o właściwościach towaru lub usługi, jeżeli są wyrażone wyłącznie w formie graficznej, chyba że załączono do nich opis – wtedy tłumaczeniu podlega wyłącznie opis. Typowym przykładem instrukcji, która nie wymaga tłumaczenia, będzie np. poradnik skręcania mebli lub roweru.

Jeżeli więc producent nie załączył do produktu oferowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej instrukcji w języku polskim, a towar ten ma być oferowany konsumentom, sprzedawca, aby zachować zgodność z przepisami, powinien dokonać tłumaczenia na własną rękę.

W przypadku nabywców będących przedsiębiorcami powyższa zasada nie obowiązuje, więc instrukcja może być dostarczona w języku producenta.

Jeszcze do niedawna wszystkie produkty otrzymywały instrukcję w formie papierowej. Obecnie istnieje również możliwość udostępnienia instrukcji w formie elektronicznej (np. na załączonej płycie CD lub do pobrania z witryny producenta). Przepisy unijne dopuszczają nawet możliwość umieszczania instrukcji pod kodami QR lub matrycowymi kodami kreskowymi. Skrócone wersje instrukcji obsługi umieszcza się niekiedy bezpośrednio na opakowaniach.

W zależności od docelowego odbiorcy oraz towaru, który został wyprodukowany, sporządzanie instrukcji będzie wyglądało nieco inaczej. Skontaktuj się z naszą Kancelarią i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.

Instrukcja obsługi a rozporządzenie o ogólnym bezpieczeństwie produktów GPSR

Wymagania w zakresie dokumentacji produktowej określa także rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2023/988 (ang. General Product Safety Regulation)³. Zgodnie z art. 5 GPSR zezwala się wprowadzanie na rynek Unii Europejskiej wyłącznie produktów bezpiecznych. To bezpieczeństwo powinno być oceniane w wielu różnych aspektach, w tym poprzez ustalenie, czy załączono do niego instrukcję użytkowania, a w stosownych przypadkach instrukcje dotyczące instalacji, bezpiecznego użytkowania, konserwacji i utylizacji.

Rozporządzenie GPSR zasadniczo zawiera zbliżone wytyczne dotyczące załączania instrukcji, co przepisy krajowe (przystępna forma, język państwa członkowskiego, w którym towar jest oferowany). Wymóg załączania instrukcji nie obowiązuje natomiast w sytuacji, kiedy produkt może być używany bezpiecznie i w sposób zamierzony przez producenta bez takich instrukcji i informacji na temat bezpieczeństwa (art. 9 ust. 7 rozporządzenia GPSR). Przykładowo więc instrukcji nie załącza się do żywności, czy artykułów papierniczych.

Instrukcje obsługi maszyn i urządzeń

Szczególne wymagania zostały przewidziane dla maszyn⁴ wprowadzanych do obrotu. W ich przypadku kwestię instrukcji i ich treści reguluje rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 21 października 2008 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn.

Przede wszystkim każda maszyna wprowadzona do obrotu lub oddana do użytku musi być wyposażona w instrukcję (§58 rozporządzenia). Taki dokument powinien być sporządzony w przynajmniej jednym oficjalnym języku Unii Europejskiej. Po zweryfikowaniu przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela instrukcję opatruje się napisem „instrukcja oryginalna”. Jeżeli instrukcja oryginalna nie istnieje, producent, jego przedstawiciel lub podmiot wprowadzający maszynę do obrotu ma obowiązek przygotować jej tłumaczenie. Minimalna treść instrukcji maszyny została wskazana w §59 rozporządzenia i obejmuje m.in.:

• nazwę i pełny adres producenta i jego upoważnionego przedstawiciela,

• określenie maszyny, które zostało umieszczone na samej maszynie (z wyjątkiem numeru seryjnego),

• deklarację zgodności,

• ogólny opis maszyny,

• rysunki, schematy, opisy i objaśnienia niezbędne do użytkowania, konserwacji i naprawy maszyny oraz sprawdzenia prawidłowości jej działania,

• opis zastosowania maszyny zgodnego z przeznaczeniem oraz ostrzeżenia dotyczące niedozwolonych sposobów użytkowania maszyny,

• podstawowe parametry narzędzi, które można stosować w maszynie,

• poziomy emisji hałasu.

Naturalnie tych obligatoryjnych elementów jest znacznie więcej, łącznie ponad 20.

Jakie elementy powinny znaleźć się w instrukcji produktu?

Skład instrukcji będzie różnił się w zależności od tego, czy dokument dotyczy:

• montażu i instalacji – zasady podłączania oraz korzystania z produktu,

• konserwacji – działania niezbędne do zapewnienia pełnej funkcjonalności produktu,

• bezpiecznego użytkowania – zasady korzystania z produktu w sposób bezpieczny dla użytkownika i jego otoczenia,

• utylizacji – informacje o tym, jak pozbyć się produktu w sposób bezpieczny zarówno dla użytkownika, jak i środowiska naturalnego.

Szczególne wymagania mogą pojawiać się w kontekście konkretnych rodzajów produktów, np. zabawek dla dzieci, materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego, czy dronów.

Jakie sankcje grożą za brak instrukcji?

Za brak instrukcji grożą surowe kary. Przede wszystkim importer ryzykuje sankcję do wysokości 10% rocznego przychodu firmy, nakładaną w drodze decyzji przez Prezesa UOKiK. W projekcie ustawy o ogólnym bezpieczeństwie produktów⁵, ustanawiającej m.in. wysokość sankcji za naruszenie przepisów unijnego rozporządzenia GPSR, producent, który wprowadza do obrotu produkt niespełniający wymagań w zakresie bezpieczeństwa, musi liczyć się z sankcją do 1 miliona złotych. Dodatkową karę za brak tłumaczenia instrukcji przewiduje ustawa o języku polskim.

Jak możemy Ci pomóc?

Tworzenie profesjonalnych instrukcji wcale nie jest tak prostym zadaniem, jak mogłoby się wydawać. Spełnienie wymagań wynikających z polskich i unijnych przepisów wymaga analizy i interpretacji wielu norm prawnych oraz dostosowania ich do specyfiki produktu. Co możemy dla Ciebie zrobić:

• przeprowadzamy analizę specyfikacji produktów, identyfikując obowiązujące w danym przypadku przepisy,

• przygotowujemy zestawienie elementów, które muszą znaleźć się w instrukcji,

• analizujemy gotowe instrukcje pod kątem ich zgodności z prawem,

• zapewniamy wsparcie w postępowaniach prowadzonych przez UOKiK oraz Inspekcję Handlową.

Nie ryzykuj wysokich kar administracyjnych i postępowań sądowych. Z pomocą naszej Kancelarii wprowadzisz towary do obrotu bezpiecznie i zgodnie z prawem.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam: