Formularz identyfikacyjny instytucji obowiązanej do GIIF

Formularz identyfikacyjny instytucji obowiązanej jest podstawowym dokumentem, który umożliwia Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF) prowadzenie bieżącej współpracy i wymiany informacji z podmiotami objętymi reżimem ustawy AML. Jego treść i zakres jest regulowany art. 77 ustawy AML.

Zgodnie z powyższym przepisem formularz musi zawierać dane identyfikacyjne instytucji obowiązanej, w szczególności:

• nazwę (firmę) i formę organizacyjną,

• numer NIP (a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność – także numer PESEL, jeżeli został nadany),

• rodzaj prowadzonej działalności lub opis świadczonych usług,

• adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności,

• dane osoby wyznaczonej do kontaktu z GIIF – imię i nazwisko, stanowisko służbowe, numer telefonu i adres e-mail,

• ewentualnie dane innego podmiotu (tzw. pośrednika), przez który instytucja przekazuje informacje do GIIF.

Dane wskazane w formularzu mają charakter podstawowy, ale pełnią kluczową funkcję – to na ich podstawie GIIF identyfikuje instytucję, kieruje do niej zapytania, a także weryfikuje prawidłowość wykonywania obowiązków wynikających z ustawy AML.

Zgodnie z założeniami nowego projektu, ustawa nowelizująca ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) weszła w życie 1 lipca 2025 r., z pewnymi wyjątkami. Podążając za nowymi przepisami:

• instytucje obowiązane, które złożyły formularz do 30 czerwca 2025 r., są zobowiązane ponownie go przesłać w terminie od 1 września do 31 grudnia 2025 r.,

• instytucje obowiązane, które prowadzą działalność w dniu wejścia w życie ustawy, ale dotąd nie składały formularza, muszą to zrobić do 31 grudnia 2026 r.

Tym obowiązkiem zostały objęte wszystkie kategorie instytucji, które wymienione są w art. 2 ust. 1 ustawy AML – od banków, instytucji płatniczych i ubezpieczeniowych, przez biura rachunkowe i doradców podatkowych, po notariuszy, radców prawnych czy pośredników nieruchomości.

Choć formularz identyfikacyjny bywa traktowany jako czysta formalność, ustawodawca podkreśla jak ważne jest jego znaczenie dla prawidłowej wymiany informacji między instytucjami obowiązanymi a GIIF. Niewypełnienie obowiązku grozi sankcjami administracyjnymi – w tym karami finansowymi przewidzianymi w art. 150 ust. 2 ustawy AML (do 1 mln zł).

Formularz identyfikacyjny instytucji obowiązanej składa się wyłącznie w formie elektronicznej – za pośrednictwem nowego systemu teleinformatycznego SI*GIIF 2.0, który zastąpi dotychczasowe rozwiązania. Ma to na celu pełną automatyzację obiegu danych i uproszczenie komunikacji z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej.

1. Wymóg kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Przekazanie formularza wymaga opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej do reprezentacji instytucji obowiązanej lub – w przypadku spółek – kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W praktyce oznacza to konieczność posiadania certyfikatu kwalifikowanego, który umożliwia uwierzytelnienie dokumentu w systemie GIIF.

To rozwiązanie, choć technicznie uzasadnione, jest problematyczne dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza małych biur rachunkowych, pośredników nieruchomości czy podmiotów świadczących usługi korporacyjne, które często nie dysponują podpisem kwalifikowanym. Brak takiego narzędzia blokuje możliwość samodzielnego przekazania formularza.

2. Możliwość złożenia przez pełnomocnika

Ustawodawca przewidział jednak możliwość przekazania formularza przez pełnomocnika. Na podstawie pełnomocnictwa instytucja obowiązana może powierzyć przygotowanie i podpisanie formularza np. kancelarii prawnej lub doradczej dysponującej kwalifikowanym podpisem. W takim modelu to pełnomocnik odpowiada za techniczną stronę zgłoszenia – sporządzenie, podpisanie i przesłanie formularza – natomiast instytucja obowiązana zachowuje odpowiedzialność materialną za prawdziwość przekazanych danych.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy nieposiadający własnego podpisu kwalifikowanego mogą w pełni wywiązać się z obowiązków ustawowych, korzystając z obsługi profesjonalnego pełnomocnika. To rozwiązanie eliminuje barierę technologiczną i pozwala uniknąć ryzyka związanego z opóźnieniami lub błędami przy samodzielnym składaniu dokumentów.

Dla wielu instytucji obowiązanych największą barierą przy składaniu formularza identyfikacyjnego do GIIF nie jest sama treść dokumentu, lecz strona techniczna – wymóg kwalifikowanego podpisu elektronicznego i poprawne przesłanie formularza w systemie SI*GIIF 2.0. Właśnie dlatego nowelizacja AML otwiera przestrzeń, w której kancelaria może realnie odciążyć przedsiębiorcę.

Nasza pomoc obejmuje w szczególności:

• przygotowanie i wypełnienie formularza – na podstawie przekazanych danych sporządzamy dokument zgodny z art. 77 AML i aktualnymi wytycznymi GIIF,

• złożenie formularza przez pełnomocnika – posługujemy się własnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, eliminując potrzebę nabywania go przez klienta,

• terminowe złożenie zgłoszenia – monitorujemy ustawowe terminy (31 grudnia 2025 r. oraz 31 grudnia 2026 r.) i dbamy, by obowiązki zostały dopełnione bez ryzyka sankcji,

• wsparcie przy aktualizacjach – w przypadku zmiany danych (np. adresu, osoby kontaktowej, zakresu działalności) przygotowujemy i składamy aktualizacje formularza,

• doradztwo AML – wskazujemy, jak prawidłowo zorganizować procesy wewnętrzne, aby zapewnić zgodność z ustawą i uniknąć ryzyk wykazanych w trakcie kontroli.

Dzięki temu instytucja obowiązana może skupić się na swojej podstawowej działalności, mając pewność, że formalności wobec GIIF zostały wypełnione profesjonalnie i zgodnie z prawem.