Agencja pracy tymczasowej - jak bezpiecznie zatrudniać cudzoziemców po zmianach w 2025 roku [praktyczny przewodnik]

Agencja pracy tymczasowej a zatrudnianie cudzoziemców – nowe obowiązki i warunki prowadzenia działalności od 2025 roku

Jednym z popularnych sposobów, w jaki cudzoziemcy zdobywają pracę w Polsce, jest ich zatrudnianie przez agencje pracy. Są to firmy wyspecjalizowane w poszukiwaniu pracowników – krajowych jak i zza granicy – i kierowaniu ich do wykonywania pracy, ale na rzecz podmiotu trzeciego, tzw. pracodawcy użytkownika. W przypadku agencji pracy tymczasowej, cudzoziemcy kierowani są do wykonywania prac sezonowych lub określonych zadań, zwykle wówczas, gdy trudno jest znaleźć siłę roboczą w ramach lokalnego rynku pracy. Jest więc to swojego rodzaju „biblioteka” pracowników.

Warto jednak zaznaczyć, że wszyscy zatrudniani lub najmowani do pracy przez agencje pracy tymczasowej, muszą być traktowani z poszanowaniem przepisów prawa pracy (w przypadku umowy o pracę) lub Kodeksu cywilnego (w przypadku umów cywilnoprawnych). Dla docelowego odbiorcy pracy jest to z pewnością wygodna formuła – nie musi on poświęcać czasu na rekrutację, czy prowadzenie dokumentacji pracowniczej. To agencja dba o zawarcie stosownych umów z pracownikiem, wypłaca wynagrodzenia oraz pokrywa składki.

W Polsce działa obecnie około 4 tysięcy agencji pracy tymczasowej. Część z nich z pewnością z przerażeniem oczekiwała na nadejście 1 czerwca 2025 roku. Wówczas w życie weszły przepisy dwóch nowych aktów prawnych: ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców oraz ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

Przepisy zawarte w drugiej ze wskazanych powyżej ustaw wskazują wprost, że prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pracy tymczasowej jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i wymaga wpisu do rejestru agencji zatrudnienia (Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia – KRAZ). Co więcej, prowadzenie działalności w zakresie pośrednictwa pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców (wymagających zezwoleń lub oświadczeń o powierzeniu pracy) jest możliwe dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia.

Wyjątkiem będzie sytuacja, w której agencja zatrudniała już cudzoziemców przed wejściem w życie nowych przepisów (tj. została założona przed 1 czerwca 2025 roku) i udało jej się złożyć wniosek o wpis do KRAZ do dnia 31 sierpnia 2025 roku. Wówczas uda jej się uniknąć wymogu spełniania dwuletniej karencji. Nie warto więc zwlekać z przygotowaniem dokumentacji. Należy ponadto w tym miejscu zaznaczyć, że całość procesu zgłaszania do rejestru musi mieć formę online – agencja składa wniosek z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. Sam więc wniosek oraz załączniki muszą mieć formę elektroniczną. Osoby występujące w imieniu agencji, muszą w konsekwencji posiadać podpis elektroniczny, umożliwiający podpisanie tak przygotowanej dokumentacji.

Aby uzyskać wpis do KRAZ, agencja musi spełniać szereg dodatkowych wymogów m.in. nie posiadać zaległości podatkowych, nie być postawiona w stan likwidacji, nie być wcześniej wykreślona z rejestru lub nie posiadać wcześniejszej odmowy wpisu do rejestru. Musi także zadbać o posiadanie lokalu, w którym są świadczone usługi związane z zatrudnianiem cudzoziemców.

Outsourcing pracowniczy a agencja pracy tymczasowej – kontrole PIP i ryzyko błędnej kwalifikacji działalności

Zgodnie z nowymi przepisami inspekcja pracy będzie ściśle kontrolować, czy rodzaj świadczonej przez firmę działalności odpowiada zjawisku outsourcingu pracowniczego, czy jest to w rzeczywistości działalność polegająca na prowadzeniu agencji pracy tymczasowej. W praktyce bowiem firmy często „udawały”, że zajmują się outsourcingiem pracowniczym, realizując de facto działalność spełniającą przesłanki dla uznania jej za agencję pracy tymczasowej. Czym jedno różni się od drugiego? W praktyce w outsourcingu pracowniczym w całości realizuje powierzone mu zadanie, w tym ponosi ryzyka i odpowiada za wynik końcowy. Z kolei w ramach pośrednictwa pracy, nadzór nad wykonywaniem zadania przez “wypożyczonego” pracownika spoczywa na wypożyczającym, nie zaś agencji. Agencja pełni rolę pracodawcy jedynie w zakresie formalnym, ale nie kieruje pracą cudzoziemca i nie rozlicza go z efektów. Outsourcing ma jednak tę przewagę nad działalnością agencyjną, że nie jest regulowany. Firmy świadczące takie usługi nie potrzebują uzyskiwać wpisów do rejestrów, ani stosować się do przepisów dotyczących APT.

Inspektorzy pracy często kwestionują outsourcing, jeśli w rzeczywistości polega on wyłącznie na dostarczeniu rąk do pracy, bez realnego zarządzania procesem przez outsourcera. Dążą oni do zakwalifikowania takich umów jako APT, ponieważ tylko agencje z odpowiednim wpisem mogą legalnie świadczyć usługi pracy tymczasowej. Takie podejście ma na celu ograniczenie nadużyć, obejście przepisów prawa pracy i zapewnienie ochrony prawnej pracownikom.

Czym jest outsourcing pracowniczy na przykładzie firm IT oraz zjawisko body leasing – mogą Państwo przeczytać w artykule temu poświęconym, dostępnym na naszej stronie internetowej: https://rpms.pl/prawne-aspekty-outsourcingu-pracownikow-w-branzy-it/.

W reżimie nowych przepisów, stwierdzenie, że doszło do powyżej opisanego incydentu, zamknie firmie drogę do uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia. Ponadto, pracowniczy w zakresie cudzoziemców jest zakazany – ich zatrudnianie będzie możliwe tylko w ramach działalności agencji pracy.

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy?
Zadzwoń do nas: +48 61 307 09 91
lub napisz na adres: kancelaria@rpms.pl.

Nowe obowiązki elektroniczne dla agencji pracy – legalizacja zatrudnienia cudzoziemców wyłącznie przez portal Praca.gov.pl

Od 1 czerwca 2025 roku nie tylko wniosek o wpis do KRAZ, ale także wszystkie dokumenty składane w związku z legalizacją pracy cudzoziemcy muszą mieć formę elektroniczną i być przekazywane przez portal Praca.gov.pl. W szczególności należy przygotować elektroniczne wersje takich dokumentów jak:

oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi,
wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową,
wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową,
umowy zawartej z cudzoziemcem – musi ona zostać sporządzona w języku polskim i przekazana do odpowiedniego organu przed powierzeniem pracy w przypadku oświadczenia, lub w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy w przypadku pracy sezonowej. Jeśli zatrudniany cudzoziemiec nie mówi w języku polskim, powinien otrzymać wersję umowy w zrozumiałym dla siebie języku;
zgłoszeń, o których mowa w ustawie o zatrudnianiu cudzoziemców m.in. o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca.

Wszystkie agencje pracy będą zmuszone do przeprowadzenia audytu dokumentacji pod kątem nowych przepisów i dostosowania umów, wzorów zleceń i dokumentów wewnętrznych agencji. Aby zrobić to prawidłowo – i uniknąć wysokich kar finansowych za brak lub nieprawidłowe wdrożenie obowiązków – warto powierzyć to zadanie profesjonalistom. Eksperci z kancelarii RPMS są gotowi wspomóc państwa w dostosowaniu lub stworzeniu ww. dokumentacji, aby czyniła ona zadość wymaganiom nowych ustaw. Możemy świadczyć także wsparcie dla Państwa kadr poprzez odpowiednie szkolenia z zakresu nowych obowiązków ustawowych.

Test rynku pracy a lokalne ograniczenia

Agencje pracy tymczasowej – podobnie jak pozostali pracodawcy – nie będą zobligowane do badania przed zatrudnieniem cudzoziemców, czy na lokalnym rynku pracy nie ma osób, które mogłyby daną pracę wykonywać. Będą jednak musiały zapoznawać się z listami zawodów, w ramach których obowiązywać będą ograniczenia w zatrudnianiu cudzoziemców. Starosta powiatu może sporządzać listę zawodów, dla których nie będą wydawane zezwolenia na pracę dla cudzoziemców na terenie danego powiatu.

Podsumowanie

Agencje pracy tymczasowej stają przed koniecznością dostosowania swojej działalności do wymogów nowych aktów prawnych. Realizując nowe obowiązku powinny poszukać wsparcia u fachowców, którzy doradzą a i w szeregu czynności odciążą. Eksperci z naszej kancelarii chętnie przygotują dla Państwa drafty dokumentacji, dokonają analizy przepisów, przeprowadzą APT przez proces jej rejestracji, a także doradzą co zrobić w problemowych przypadkach. W sytuacji kontroli – będziemy do Państwa pełnej dyspozycji, reprezentując Państwa działalność przed organami oraz przygotowując ewentualne odwołania.