Przegląd umów B2B i zleceń – zgodność z nowymi przepisami (2026) i ryzyko zmiany na UoP

Nowe uprawnienia PIP od 2026 roku – inspektor z mocą przekształcania umów

W ramach nowych przepisów ciężar dowodu zostanie odwrócony – to nie inspektor będzie musiał wykazać, że mamy do czynienia z etatem, ale pracodawca będzie musiał udowodnić, że dana relacja to rzeczywiście niezależne B2B. A to, jak wiemy, wymaga czegoś więcej niż tylko odpowiedniej klauzuli w umowie.

Dodatkowo PIP zyska nowe narzędzia – możliwość prowadzenia kontroli zdalnie, bez zapowiedzi, w oparciu o informacje z systemów ZUS, CEIDG, KAS czy KRUS. Do gry wchodzi bowiem pełna synergia organów kontrolnych – i to nie tylko w teorii. W praktyce oznacza to, że dane o zatrudnieniu i relacjach biznesowych będą porównywane krzyżowo, a nieprawidłowości wychwytywane automatycznie.

Podwyższone zostaną również kary nakładane w drodze mandatu – aktualny próg 2 tys. zł za naruszenia przepisów o formach zatrudnienia przestanie być „niegroźnym ryzykiem budżetowym”.

Krótko mówiąc: od 2026 roku umowy cywilnoprawne przestają być strefą komfortu. Zmienią się w potencjalne pole minowe – o ile nie zadbamy wcześniej o ich zgodność z realiami współpracy i aktualną linią orzeczniczą.

Poznaj naszą ofertę w zakresie prawa pracy i HR https://rpms.pl/prawo-pracy/

B2B, zlecenie czy jednak etat? Kluczowe cechy stosunku pracy

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, stosunek pracy występuje, gdy osoba wykonuje pracę osobiście, w określonym czasie i miejscu, pod kierownictwem pracodawcy – niezależnie od tego, jak nazwano umowę.

W praktyce, jeśli wykonawca pracuje codziennie 9–17, w biurze zleceniodawcy, raportuje zadania i nie może delegować pracy – mamy do czynienia z klasycznym etatem, nawet jeśli formalnie podpisano umowę B2B lub zlecenie.

To nie treść umowy, ale faktyczny sposób jej wykonywania decyduje o kwalifikacji prawnej. Klauzule o „samodzielności” nie pomogą, jeśli kontraktor funkcjonuje jak zwykły pracownik.

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy?
Zadzwoń do nas: +48 61 307 09 91
lub napisz na adres: kancelaria@rpms.pl.

Kosztowne skutki błędnej kwalifikacji – co grozi firmie i kontraktorowi

Jeśli PIP uzna umowę B2B lub zlecenie za ukryty stosunek pracy, konsekwencje finansowe dla firmy mogą być dotkliwe. Pracodawca będzie zobowiązany do zapłaty zaległych składek ZUS, wyrównania wynagrodzeń, ekwiwalentów za urlop, dodatków za nadgodziny – nawet do 5 lat wstecz, wraz z odsetkami.

Równolegle mogą pojawić się korekty podatkowe – np. konieczność rozliczenia PIT według skali zamiast stawki liniowej, a nawet zakwestionowanie odliczeń VAT od faktur wystawianych przez „fikcyjnych” kontraktorów.

Do tego dochodzą sankcje z Kodeksu pracy – grzywny do 30 000 zł za nieprawidłowe formy zatrudnienia.

W praktyce wystarczy jedna decyzja PIP, by uruchomić efekt domina: kontrola ZUS, działania KAS, spór z wykonawcą, a nawet pozew o ustalenie stosunku pracy. Dla wielu firm to nie tylko koszt, ale i ryzyko utraty reputacji.

Najczęstsze pułapki umów B2B – czerwone flagi w oczach kontrolera

Choć wiele firm uważa umowy B2B za bezpieczne, to dla PIP i ZUS kluczowe jest nie to, co na papierze, ale jak wygląda codzienna współpraca. A tu najczęściej pojawiają się dobrze znane kontrolerom schematy:

• Sztywne godziny pracy, np. od 9:00 do 17:00, narzucone przez firmę, bez realnej elastyczności.

• Stałe miejsce świadczenia usług, często w siedzibie firmy, z obecnością obowiązkową na spotkaniach czy naradach.

• Brak możliwości delegowania zadań – choć działalność gospodarcza zakłada możliwość korzystania z podwykonawców, wykonawca faktycznie musi działać osobiście.

• Pełne podporządkowanie – wewnętrzne zasady jak dla pracowników jak takich jak raportowanie, zatwierdzanie urlopów, kontrola sposobu wykonania zadań, korzystanie z wewnętrznych narzędzi firmy, np. systemów czasu pracy.

• Jedyny klient, jedyny zleceniodawca – Stała współpraca z jednym klientem to częsty argument PIP za uznaniem stosunku pracy. Brak innych zleceń oznacza zależność ekonomiczną typową dla etatu. Jeśli wykonawca nie promuje usług ani nie obsługuje innych podmiotów, trudno wykazać jego samodzielność.

• Wynagrodzenie miesięczne, niezależne od efektów – stała, comiesięczna kwota przypominająca pensję sugeruje relację etatową.

Kontrowersyjna, ale coraz częstsza praktyka to także pozorne zewnętrzne świadczenie usług – zatrudnianie tej samej osoby w kilku spółkach z jednej grupy, by formalnie ominąć wymogi etatu. Jeśli jednak realnie wykonuje ona obowiązki w ramach jednej struktury, inspektorzy potraktują to jako próbę obejścia przepisów.

Dla PIP i ZUS fałszywy przedsiębiorca to ktoś, kto:

• nie ma innych klientów,

• nie ponosi ryzyka działalności,

• nie inwestuje we własne środki pracy,

• nie decyduje o sposobie świadczenia usług.

W praktyce: jeśli kontraktor zachowuje się jak pracownik, to nawet najlepsza umowa nie uchroni przed uznaniem jej za etat.

Jak ograniczyć ryzyko? 4 filary bezpiecznego modelu współpracy

Zmiany w przepisach nie muszą oznaczać ryzyka – o ile firma odpowiednio przygotuje swoje procesy. Kluczem jest działanie prewencyjne i udokumentowanie, że współpraca z kontraktorami ma realny, biznesowy charakter, a nie cechy stosunku pracy.

1. Audyt umów

Regularna weryfikacja wszystkich umów cywilnoprawnych pozwala wykryć niezgodności z praktyką PIP i ZUS. Audyt obejmuje analizę zapisów dotyczących podporządkowania, miejsca i czasu wykonywania zadań, zasad raportowania oraz zakresu samodzielności. To moment, by wychwycić tzw. „czerwone flagi” – zanim zrobi to inspektor.

2. Nowe wzory umów

Opracowanie umów zgodnych z aktualną linią orzeczniczą to konieczność. Bezpieczny kontrakt powinien jasno określać zakres odpowiedzialności, możliwość korzystania z podwykonawców, brak podporządkowania organizacyjnego oraz ryzyko gospodarcze po stronie wykonawcy. Sama klauzula o „niezależności” nie wystarczy – liczy się spójność zapisów z praktyką współpracy.

3. Procedury i dowody

W razie kontroli kluczowe znaczenie ma dokumentacja. Warto posiadać procedury pokazujące, że kontraktorzy działają niezależnie – np. harmonogramy ustalane samodzielnie, faktury od różnych klientów, czy potwierdzenia używania własnych narzędzi. Takie dowody często przesądzają o wyniku postępowania.

4. Strategiczne decyzje

Nie każdą współpracę da się utrzymać w formule B2B. Gdy zakres obowiązków i sposób wykonywania pracy jednoznacznie wskazują na etat, rozsądniej jest go formalnie wprowadzić. To często tańsze i bezpieczniejsze niż ryzyko rekwalifikacji, dopłat i sankcji.

Podsumowanie i wsparcie kancelarii – lepiej zapobiegać niż płacić zaległe składki

Nowe przepisy, które zaczną obowiązywać w 2026 r., znacząco zwiększą ryzyko zakwestionowania umów cywilnoprawnych. Dla wielu przedsiębiorców będzie to moment weryfikacji, czy dotychczasowy model współpracy z kontraktorami rzeczywiście spełnia standardy niezależnego B2B.

Najlepszym sposobem ochrony jest działanie z wyprzedzeniem – zanim zrobi to inspektor PIP lub kontroler ZUS. Audyt i dostosowanie umów to koszt jednorazowy, podczas gdy konsekwencje błędnej kwalifikacji mogą sięgać lat wstecz i obejmować zarówno składki, jak i podatki.

Jak możemy pomóc:

1. Przeprowadzimy audyt umów cywilnoprawnych i B2B pod kątem ryzyka rekwalifikacji.

2. Przygotujemy rekomendacje oraz wzory umów zgodne z aktualnym orzecznictwem i praktyką kontrolną.

3. Opracujemy wewnętrzne procedury dokumentujące realny charakter współpracy.

4. Doradzimy przy reorganizacji modelu zatrudnienia, wskazując optymalne i bezpieczne rozwiązania.

5. Zapewnimy wsparcie w trakcie kontroli lub postępowania przed PIP, ZUS i sądami pracy.

Warto działać już teraz – lepiej zapobiegać, niż płacić zaległe składki i podatki z odsetkami. Zapraszamy do kontaktu.

Sprawdź kompetencje naszego zespołu https://rpms.pl/zespol/