Procedura AML i szkolenie AML dla księgowych

Dlaczego biura księgowe muszą wdrożyć AML?

Obecnie lista instytucji obowiązanych liczy sobie niemal 30 pozycji. Wśród nich można odnaleźć:

• przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi (art. 2 ust. 1 pkt 15a ustawy AML),

• podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 2 ust. 1 pkt 17 ustawy AML).

W praktyce oznacza to, że przepisy dotyczące AML muszą stosować nie tylko podmioty księgowe zajmujące się księgami rachunkowymi (tzw. księgowość pełna), ale również podatkową książką przychodów i rozchodów, ewidencją ryczałtową, a nawet przedsiębiorcy, którzy jedynie udzielają porad prawnych z zakresu prawa podatkowego. Nie ma przy tym znaczenia, czy działasz jako samodzielny księgowy, świadcząc usługi na rzecz przedsiębiorców, prowadzisz kilkuosobowe biuro rachunkowe, czy zarządzasz działem księgowości w dużej firmie, wdrożenie procedury AML jest obowiązkowe.

Opracowanie wewnętrznej procedury AML

Podstawowym obowiązkiem każdej instytucji obowiązanej jest opracowanie wewnętrznej procedury AML. Taką procedurę należy cyklicznie poddawać weryfikacji i aktualizować w razie potrzeby. Treść procedury AML należ opracować z uwzględnieniem indywidualnych czynników ryzyka oraz specyfiki wykonywanej działalności gospodarczej. Powinna ona jednak określać przynajmniej takie elementy, jak:

• czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka AML/CFT i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,

• zasady rozpoznawania i oceny ryzyka AML/CFT związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,

• środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,

• zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,

• zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,

• zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,

• zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o AML/CFT,

• zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

• zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami AML/CFT oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze,

• zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy,

• zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Takiej procedury nigdy nie należy kopiować z gotowych wzorów. Powinna być ona w pełni spersonalizowana i dopasowana do Twojej organizacji.

Opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych AML

Biuro księgowe powinno zadbać także o wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń AML. Taka procedura powinna być dostępna dla pracowników lub innych osób wykonujących czynności na rzecz instytucji obowiązanej. Kanału do whistleblowingu na potrzeby AML nie należy mylić z obowiązkami wynikającymi z ustawy o sygnalistach.

Sporządzenie oceny ryzyka AML

Instytucja obowiązana ma obowiązek przeprowadzenia oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Przeprowadzenie takiej oceny nie jest proste, ponieważ powinno uwzględniać czynniki dotyczące klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. W każdym przypadku ocena będzie wyglądała nieco inaczej, ponieważ należy ją odnieść do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej.

Szkolenie osób odpowiedzialnych za nadzór nad AML

Biuro rachunkowe powinno wytypować osoby odpowiedzialne za stosowanie przepisów AML w organizacji oraz zapewnić im dostęp do szkoleń przekazujących wiedzę na temat aktualnych obowiązków AML. Dzięki temu instytucja obowiązana może skutecznie i zgodnie z prawem realizować swoje powinności ustawowe.

W jaki sposób wspieramy naszych klientów w zakresie AML?

Kompleksowe wdrożenie procedury AML to złożony proces, który wymaga nie tylko dobrej znajomości biznesowych aspektów działalności, ale także przepisów. Nawet niewielkie błędy mogą skutkować nałożeniem wysokiej kary finansowej. Pamiętaj, że nie musisz wdrażać procedury AML samodzielnie. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii Prawnej RPMS. Nasi specjaliści przeanalizują potrzeby Twojej organizacji i opracują indywidualną procedurę AML. Jak działamy?

1. Klient przekazuje nam komplet informacji i dokumentów dotyczących działalności, onboardingu oraz profilu klienta,

2. Opracowujemy procedurę AML z uwzględnieniem procedury KYC i whistleblowingu,

3. Przygotowujemy załączniki do procedury AML – wzory raportów dla GIIF, oświadczenia AML dla pracowników, formularze KYC dla klientów, oświadczenia o statusie PEP,

4. Na życzenie klienta przeprowadzamy szkolenie dla pracowników realizujących obowiązki z zakresu AML.

Opracowując dokumenty na potrzeby AML nie przepisujemy treści ustawy. Przygotowujemy je z uwzględnieniem konkretnych potrzeb klienta. Dzięki temu masz pewność, że w razie kontroli organu nadzoru Twoje biuro rachunkowe realizuje wszystkie obowiązki w sposób prawidłowy.

Poznaj nasze szkolenie AML dla księgowych

Szkolenie z zakresu AML ma na celu przekazanie aktualnych przepisów i wytycznych organu nadzoru w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Naszym celem jest pokazania na konkretnych przykładach z praktyki, o czym powinno pamiętać biuro rachunkowe, z uwzględnieniem specyfiki prowadzonej działalności. Jak wygląda przykładowy program szkolenia?

Czym jest sektor AML

Szkolenie rozpoczynamy omówieniem podstawowych pojęć związanych z AML. Wyjaśniamy m.in.:

• Podstawowe pojęcia związane z AML,

• Jak rozumieć pranie brudnych pieniędzy,

• Kim jest beneficjent rzeczywisty,

• Kim jest PEP i jak go rozpoznać,

• Na czym polega Risk-Based Approach w AML,

• Jakie środki bezpieczeństwa finansowego może stosować biuro księgowe.

Ocena ryzyka w kontekście AML

Prawidłowa ocena ryzyka ma ogromne znaczenie z punktu widzenia AML. Pomagamy ustalić:

• W jaki sposób biuro rachunkowe powinno przeprowadzić ocenę ryzyka klienta,

• Jak prawidłowo stosować procedurę KYC,

• Jak rozpoznać ryzyko nieakceptowalne,

• Czym są Red Flags w AML i jak oceniać poszczególne transakcje.

Raportowanie do GIIF

Współpraca z GIIF jest jednym z podstawowych obowiązków każdej instytucji obowiązanej. Wyjaśniamy:

• Które transakcje podlegają raportowaniu,

• Kiedy biuro rachunkowe ma obowiązek złożyć zawiadomienie o podejrzeniu prania brudnych pieniędzy,

• Czy biura księgowe muszą spełniać obowiązek raportowania okresowego.

AML a RODO

Przechowywanie dokumentów przez biura rachunkowe i księgowe to integralna część usługi o świadczenie usług księgowych. Na spotkaniu omawiamy:

• Jakie dokumenty AML powinno gromadzić biuro księgowe,

• Jak zarządzać dokumentacją zgodnie z RODO.

Postępowania kontrolne AML

Każda instytucja obowiązana musi liczyć się z kontrolą organu nadzoru. Warto więc wiedzieć, jak takie działania wyglądają i czy można się do nich przygotować. Na konkretnych przykładach prezentujemy:

• Przebieg przykładowego kontroli,

• Prawa i obowiązki instytucji obowiązanej,

• Działania pokontrolne mające zapewnić compliance z AML.

Whistleblowing w AML

Zgłaszanie anonimowych naruszeń może mieć istotne znaczenie dla wczesnego wykrycia nieprawidłowości na gruncie AML. Dlatego częścią szkolenia jest też:

• Omówienie procedury anonimowych zgłoszeń,

• Pokazanie na przykładach, jak zadbać o faktyczną anonimowość whistleblowerów i co zrobić w razie potwierdzenia naruszenia.

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy?
Zadzwoń do nas: +48 61 307 09 91
lub napisz na adres: kancelaria@rpms.pl.

AML dla księgowości – jak możemy Ci pomóc?

Wdrożenie przepisów AML do duże wyzwanie dla organizacji, dlatego warto skorzystać z pomocy profesjonalistów, którzy opracują niezbędne dokumenty, a także zadbają o zwiększenie świadomości pracowników i osób zarządzających. Co możemy dla Ciebie zrobić?

• Prowadzimy szkolenia AML dla instytucji obowiązanych z uwzględnieniem specyfiki działalności,

• Opracowujemy wewnętrzną procedurę AML,

• Doradzamy przy procedurze KYC,

• Pomagamy ocenić bezpieczeństwo przeprowadzenia transakcji lub nawiązania stosunków gospodarczych,

• Przeprowadzimy audyt AML w Twojej organizacji,

• Opracujemy raport na temat kontrahenta z uwzględnieniem sankcji międzynarodowych i list sankcyjnych,

Dbamy o corporate compliance.

¹https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000644

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam