Rejestracja spółki cywilnej

Spółka cywilna to niezwykle charakterystyczna struktura, której forma uregulowania powoduje, że jest jedną z najmniej sformalizowanych, a przez to najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W rzeczywistości nie jest nawet stricte spółką – nie posiada bowiem osobowości prawnej, a więc nie stanowi odrębnego od swoich wspólników bytu. W praktyce jest więc umową między nimi, w oparciu o którą decydują się wspólnie prowadzić swoje sprawy biznesowe.

Porozumienie między wspólnikami, które przyjmuje formę spółki cywilnej, ma charakter cywilnoprawny. Z tego powodu, uregulowania dotyczące spółki zostały umieszczone przez ustawodawcę w Kodeksie cywilnym, nie zaś w Kodeksie spółek handlowych. Spółki handlowe, które znamy z KSH, są odrębnymi bytami prawnymi. Działają w swoim imieniu, mogą zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane. Tymczasem spółka cywilna jest ściśle związana z osobami swoich wspólników. To oni odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania i oni reprezentują ją na zewnątrz.

Spółka cywilna to – nie bez przyczyny – jedna z najpopularniejszych form prowadzenia działalności. Wynika to z odformalizowanego procesu zakładania i rejestracji spółki. Z uwagi na to, że sama spółka nie stanowi odrębnego bytu, nie ma konieczności tworzenia skomplikowanych struktur ani wnoszenia ustalonego „z góry” kapitału zakładowego. Wkład wspólnika, zgodnie z art. 861 § 1 KC, może polegać na wniesieniu do spółki własności lub innych praw albo na świadczeniu usług. Sprawdzi się więc doskonale przy małych, początkujących biznesach. Mimo, że elastyczność jest tutaj całkiem spora, należy pamiętać o kilku podstawowych obowiązkach, których należy dopełnić, aby z sukcesem rozpocząć działalność w formie spółki cywilnej.

Zgłoszenie wspólników do CEiDG

Obowiązkiem wspólników spółki, będących osobami fizycznymi, jest zgłoszenie się do Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej (CEiDG). Musi tego dokonać każdy ze wspólników spółki osobno.

Wniosek o rejestrację w CEiDG można wypełnić online (i jest to najszybsza i najprostsza forma), lub w tradycyjnej formie papierowej, a następnie zanieść do urzędu (albo przekazać do urzędu pocztowo). Oprócz standardowych danych osobowych, w ramach wniosku należy wskazać kody PKD, które będą oddawały charakter prowadzonej działalności, a także w szczególności:

• 
  

  datę rozpoczęcia działalności;

  
  
• 
  

  informacje o ubezpieczeniach społecznych;

  
  
• 
  

  informacje na temat właściwego urzędu skarbowego.

  
  

Dodatkowo, niezbędne jest złożenie oświadczenia o braku zakazu prowadzenia działalności gospodarczej wobec danego wspólnika. W ramach wniosku zobowiązani jesteśmy ujawnić także adres prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z tym, niezbędne będzie przedłożenie oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do nieruchomości znajdującej się pod wskazanym adresem.

Umowa spółki cywilnej

Podstawowym wymogiem formalnym na drodze do rejestracji spółki cywilnej jest zawarcie między wspólnikami umowy spółki. Reguluje ona bowiem zasady ich wspólnego działania oraz osiągnięcia celu gospodarczego, o którym stanowi Kodeks cywilny.

Forma umowy

Przepisy jasno stanowią, że umowa spółki cywilnej powinna być stwierdzona pismem. Co do zasady, nie ma więc potrzeby angażowania w tę sprawę notariusza, o ile w samej umowie nie pojawią się kwestie, które z mocy prawa powinny zostać uregulowane w formie aktu notarialnego np. wniesienie nieruchomości. Warto jednak zasięgnąć wsparcia prawników biegłych w sprawach gospodarczych. Zapewnią oni kompleksową ochronę wspólników, upewnią się, że umowa zawiera wszystkie niezbędne elementy i nie jest stronnicza wobec któregokolwiek z przystępujących do umowy. Kancelaria RPMS oferuje pomoc ekspertów z dziedziny stosunków cywilnoprawnych i spraw gospodarczych, gotowych świadczyć Państwu pomoc prawną oraz niezbędne konsultacje, które powinny poprzedzić każdą decyzję biznesową.

Elementy niezbędne

Umowa spółki cywilnej nie ma ściśle sformalizowanej struktury, niemniej powinna poruszać kilka podstawowych kwestii. Po pierwsze, musi jasno określać kto przystępuje do spółki jako wspólnik, ze wskazaniem wszystkich danych pozwalających na identyfikację wspólników. Dalej, jako że elementem istotnym jest dążenie do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego, należy wskazać jaki cel gospodarczy wspólnicy pragną osiągnąć. W jaki sposób to zrobić? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Można określić go niezwykle skrupulatnie, np. wskazując konkretną kwotę przychodu, który wspólnicy chcą uzyskać prowadząc działalność, lub w sposób bardziej płynny np. jako zobowiązanie do współdziałania w prowadzeniu biznesu. To, o czym należy pamiętać, to aby cel ten był możliwy do zrealizowania, zgodny z prawem oraz odzwierciedlający działalność prowadzoną przez spółkę.

Kolejnym ważnym punktem umowy jest określenie w jaki sposób, w jakiej wysokości i na jakich zasadach, wspólnicy wniosą wkład do spółki. Jak zostało już wspomniane, kwestia wkładów w spółce cywilnej została uregulowana bardzo elastycznie. Wspólnicy mogą wnieść bowiem tak samo środki pieniężne, nieruchomości jak i rzeczy ruchome (np. pojazdy). Możliwe jest także, aby wspólnicy w ramach wkładów świadczyli pracę na rzecz spółki. Kodeks cywilny, w art. 861 § 2 KC, wskazuje, iż domniemywa się, że wkłady wspólników mają jednakową wartość.

Sposób działania spółki cywilnej co do zasady reguluje Kodeks cywilny, dobrze jest jednak uregulować w samej umowie kwestie związane z jej reprezentacją, podejmowaniem decyzji w spółce i zarządzaniem majątkiem przez wspólników. Po pierwsze, pozwoli to uniknąć nieporozumień w kontaktach między wspólnikami już na samym początku współpracy. Po drugie, Kodeks cywilny pozostawia pewnego rodzaju dowolność w kwestii uregulowania niektórych spraw. Są to m.in.:

• 
  

  Reprezentowanie spółki – każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw, jeśli nie zostanie to inaczej uregulowane w ramach umowy lub uchwały;

  
  
• 
  

  Udział w zyskach i stratach – każdy wspólnik jest uprawniony do równego udziału w zyskach i w tym samym stosunku uczestniczy w stratach, bez względu na rodzaj i wartość wkładu. W umowie spółki można inaczej ustalić stosunek udziału wspólników w zyskach i stratach. Można nawet zwolnić niektórych wspólników od udziału w stratach. Natomiast nie można wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach.

  
  
• 
  

  Śmierć wspólnika – w umowie spółki można zastrzec, że spadkobiercy wspólnika wejdą do spółki na jego miejsce. W wypadku takim powinni oni wskazać spółce jedną osobę, która będzie wykonywała ich prawa. Dopóki to nie nastąpi, pozostali wspólnicy mogą sami podejmować wszelkie czynności w zakresie prowadzenia spraw spółki.

  
  

Warto poświęcić także chwilę namysłu na uregulowanie kwestii trwałości spółki i zawrzeć w umowie zapis dotyczący tego, na jaki okres spółka zostaje zawarta – a może, czy została zawarta na czas nieokreślony. Dodatkowo, uregulowania będą wymagać kwestie związane z możliwością zmiany umowy spółki (czy wymagana jest jednomyślność wspólników, czy wystarczy zgodna większość), a także kwestie związane z potencjalnym rozwiązaniem umowy spółki.

Po sporządzeniu kompletnego dokumentu, wszyscy wspólnicy składają na nim podpisy. Umowę należy sporządzić w tylu egzemplarzach, ilu wspólników przystępuje do spółki.

Pozyskanie numerów NIP i REGON

Kolejnym krokiem jest konieczność uzyskania numerów NIP oraz REGON dla samej spółki cywilnej. Na tym etapie przedsiębiorcy będący wspólnikami spółki mają już swoje indywidualne numery NIP, dlatego mogą wnioskować oni o nadanie numeru NIP także dla spółki. Uzyskanie NIP (Numeru Identyfikacji Podatkowej) wymaga wówczas złożenia formularza NIP-2 do właściwego siedzibie spółki urzędu skarbowego. Należy załączyć do niego zawartą umowę spółki oraz dane wspólników (ze wskazaniem ich własnych numerów NIP). Z kolei REGON (numer identyfikacyjny w Rejestrze Gospodarki Narodowej prowadzonym przez Główny Urząd Statystyczny), przyznawany jest spółce aby mogła składać deklaracje podatkowe i prowadzić sprawy przed organami publicznymi. W celu jego pozyskania należy wypełnić i złożyć formularz RG-OP.

Po otrzymaniu przez spółkę numerów NIP oraz REGON, przedsiębiorcy będący wspólnikami spółki powinni zaktualizować swoje wpisy w CEiDG. Tak, zgłoszenia w CEiDG muszą dokonać wspólnicy – nie sama spółka – ale w jego zakresie ujawniają oni ostatecznie, że będą współpracować w ramach spółki cywilnej. Służy temu odpowiednie okienko na formularzu.

Pozostałe formalności

W dalszej kolejności wspólnicy powinni zadecydować o formie opodatkowania. Co ważne, spółka cywilna jest spółką tzw. „transparentną” podatkowo, co oznacza, że to nie spółka reguluje zobowiązania wynikające z podatku dochodowego, a każdy z jej wspólników z osobna. Wspólnicy będący osobami fizycznymi mogą wybrać spośród takich form opodatkowania jak: opodatkowanie na zasadach ogólnych, liniowe, ryczałtowe, lub w formie karty podatkowej. W ramach wewnętrznych ustaleń, wspólnicy zwykle pokrywają zobowiązania podatkowe proporcjonalnie do udziałów, które posiadają w spółce.

Ponadto, każdy ze wspólników – z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej – podlega obowiązkowemu zgłoszeniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, gdzie powinien odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne oraz składkę zdrowotną. W teorii spółka cywilna może zatrudniać pracowników, chociaż w praktyce będą oni zatrudniani przez wspólników takiej spółki. W takim przypadku powinni oni zgłosić się do ZUSu także jako płatnik składek w imieniu zatrudnionych przez siebie pracowników.

W dalszych krokach, po rejestracji spółki we wszystkich obowiązkowych rejestrach, warto rozważyć otwarcie rachunku bankowego na potrzeby prowadzonej spółki. Ponadto, jeśli spółka będzie prowadziła działalność, w ramach której zobligowana będzie do uiszczania podatku od towarów i usług, konieczne będzie także zgłoszenie jej jako czynnego podatnika VAT.

Prowadzenie dobrze prosperującej działalności gospodarczej często wymaga wsparcia wspólnika. Na samym jednak początku, nie zawsze chcemy wiązać się z kimś skomplikowanymi zobowiązaniami. Spółka cywilna sprawdzi się więc doskonale na starcie biznesu – gdy jeszcze nie mamy pewności w jaką stronę uda nam się poprowadzić działalność i na ile nasza współpraca będzie dobrze się układała. Rejestracja spółki jest bowiem szybka i bezpłatna. Elastyczne uregulowania wynikające z Kodeksu, pozwalają na ułożenie współpracy na zasadach dostosowanych do potrzeb wspólników. Ponadto, możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej wpływa także na znaczne obniżenie kosztów działania takiej spółki, aniżeli ma to miejsce w przypadku spółek handlowych. Wspólnicy rządzą i dzielą – sprawując bezpośrednią kontrolę nad działalnością samej spółki jak i siebie nawzajem. Co więcej, spółkę cywilną w łatwy sposób można przekształcić w spółkę handlową, jeśli będą ku temu odpowiednie warunki i chęci.

Czy zatem założenie spółki cywilnej ma jakiekolwiek wady? Wśród tych najbardziej jaskrawych należy wskazać solidarną i osobistą odpowiedzialność wspólników za długi spółki. Oznacza to, że w przypadku kłopotów finansowych spółki, obciążony może zostać także majątek osobisty każdego ze wspólników. Ponadto, to co z jednej strony wydaje się zaletą spółki – łatwość jej rozwiązania – dla niektórych może stanowić jej największą wadę. Z zasady bowiem, prowadzenie biznesu wymaga trwałości i bezpieczeństwa relacji, którego spółka cywilna nie gwarantuje.