|
13 kwietnia 2023 | Ostatnio zmodyfikowano 17 grudnia, 2023 o 11:53 | Czas na przeczytanie: 8 minut
Pozostałe Artykuły
Kiedy PIP może wszcząć kontrolę- podstawa prawna
Sposób przeprowadzania kontroli przez inspektorów określono w dwóch aktach prawnych. Są to:
- Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
Są to oczywiście tylko przepisy regulujące sposób przeprowadzania kontroli, przedmiot kontroli. Prawa przedsiębiorcy, ograniczenia czasu trwania kontroli itp. Przepisy, których przedsiębiorca musi przestrzegać, to oczywiście przepisy prawa pracy, kodeksu cywilnego, ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Warto wskazać, że zgodnie z ww. ustawą, kontrola wszczynana przez PIP nie musi być zapowiedziana. Z ustawy wynika wprost, że inspektorzy mają uprawnienia do podejmowania czynności bez formalnego zawiadomienia o rozpoczęciu kontroli, o każdej porze dnia i nocy. Nie oznacza to jednak, że inspektorzy przyjdą np. do biura rachunkowego w nocy, poza godzinami pracy. Zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców bowiem kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy, lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.
W praktyce jednak często inspektorzy będą komunikowali swoje zamiary pisemnie. List z zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli może być dla przedsiębiorcy dobrym sygnałem, że należy przygotowywać się do kontroli PIP. W tym momencie warto podjąć działania, które opisujemy poniżej (w sekcji “jak nasza kancelaria może pomóc podczas kontroli PIP”).
Warto zdać sobie sprawę, że kontrole mogą być losowe, ale częśto są to kontrole z interwencji po skardze, np. niezadowolonego pracownika.
Co kontroluje PIP? Przebieg kontroli
Warto wskazać, że PIP kontroluje nie tylko realizację obowiązków pracodawcy w stosunku do pracowników sensu stricto, czyli osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, ale także osoby zatrudnione w oparciu o umowy cywilnoprawne. W tym kontekście inspektorzy mogą przede wszystkim sprawdzać, czy stosunek umowny uregulowany np. umową zlecenia, czy umową o dzieło nie spełnia przesłanek umowy o pracę.
Podczas kontroli inspektorzy mogą:
- żądać oświadczeń i dodatkowych wyjaśnień od pracowników przedsiębiorstwa z i innych osób, mających wiedzę w sprawie. Oświadczenia te są składane pod groźbą odpowiedzialności karnej,
- żądać wglądu do wszystkich dokumentach i aktach pracowników, a także do innych informacji, nawet objętych tajemnicą przedsiębiorstwa,
- swobodnie poruszać się po przedsiębiorstwie, dokonywać inspekcji maszyn, pomieszczeń oraz stanowisk pracy,
- żądać wglądu do nośników informacji.
Istotne jest również, że inspektorzy mogą wydać postanowienie o zachowaniu w tajemnicy okoliczności uzyskania wrażliwych informacji. Celem takiego postanowienia jest ochrona pracownika, który obawia się udzielić informacji o naruszeniach pracodawcy z uwagi na późniejsze reperkusje z jego strony.
Czas trwania kontroli u przedsiębiorcy wynika z ustawy prawo przedsiębiorców. Zgodnie z tym aktem czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
- mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
- małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
- średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
- pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
Co istotne, przytoczonego powyżej przepisu nie stosuje się, jeżeli przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska. W praktyce oznacza to, że PIP będzie musiał się zmieścić w powyżej wymienionych limitach.
Zakończenie kontroli i konsekwencje
Zakończenie kontroli wiąże się ze sporządzeniem przez inspektora określonych dokumentów. Jeżeli nie stwierdzono żadnych uchybień, inspektor sporządza notatkę z przeprowadzonej kontroli, która jest zwięzłym opisem ustaleń i stanu faktycznego. W pozostałych przypadkach natomiast sporządza się protokół. Inspektor może również skierować do pracodawcy wystąpienie lub nałożyć na kontrolowanego polecenie. Te instrumenty są niczym innym jak nakazaniem kontrolowanemu określonego działania.
Inspektorzy PIP również są upoważnieni do karania przedsiębiorców mandatami za wykroczenia, które mogą wynosić do 2.000 zł. Nie są to jednak ich jedyne uprawnienia- w przypadku naruszeń większej wagi inspektorzy mogą składać wnioski do sądu o ukaranie grzywną do 30.000 zł, a także zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, jeżeli przedsiębiorca popełnia przestępstwo związane z prawem pracy, np. uporczywe naruszanie praw pracownika.
Należy wskazać, że analizując dane za rok 2021 (za rok 2022 nie opublikowano jeszcze oficjalnego raportu z działalności PIP), większość kontroli przeprowadzanych przez PIP wiąże się z ujawnieniem naruszeń prawa. W 2021 roku PIP nałożył ponad 12 tysięcy mandatów, podjął prawie 10.000 środków wychowawczych (np), a także skierował ponad 800 wniosków do sądu i ponad 600 zawiadomień do prokuratury. Wielu przedsiębiorców powinno również zaalarmować, że suma mandatów karnych nałożonych przez PIP w 2021 roku wynosiła ponad 14 mln zł.
Czy można wnieść skargę w toku kontroli?
W kontekście podejmowania przez przedsiębiorcę czynności w toku kontroli, jeżeli inspektorzy dopuszczająsię uchybień, należy wskazać na dwa rodzaje czynności: wniesienie skargi w trybie art. 59 prawa przedsiębiorców oraz wniesienie zastrzeżeń do sporządzonego przez inspektora protokołu.
W kontekście wniesienia skargi w trybie art. 59 prawa przedsiębiorców w zasadzie jest ona możliwa w stricte określonych przypadkach w przepisach. Można ją wnieść przede wszystkim, jeżeli łączna długość kontroli przekracza limity określone w ustawie (które przytaczamy poniżej), czy u przedsiębiorcy prowadzona jest więcej niż jedna kontrola w tym samym czasie. Te kwestie również opisujemy w tym tekście, w rozdziale “praktyczne aspekty kontroli i uprawnienia kontrolowanego”
Tak jak sygnalizowaliśmy powyżej, na zakończenie kontroli inspektor sporządza protokół pokontrolny. Zgodnie z ustawą o państwowej inspekcji pracy, przedsiębiorca może złożyć zastrzeżenia do protokołu. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu przedsiębiorcy. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, inspektor pracy przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest je zbadać, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.
Jak nasza kancelaria może pomóc podczas kontroli PIP?
Zarówno na etapie przed wszczęciem kontroli, jak i w czasie jej trwania warto zaopatrzyć się w opiekę prawną z kilku względów.
Przede wszystkim warto przed faktycznym wszczęciem kontroli dokonać audytu respektowania praw pracownika i stosowania prawa pracy w firmie. Taki audyt może przedsiębiorcy umożliwić podjęcie działań naprawczych jeszcze przed wszczęciem kontroli i wejściem inspektorów do firmy.
Ponadto, przepisy dot. trybu i formalności związanych z prowadzeniem kontroli zawarte w prawie przedsiębiorców są dość skomplikowane. Warto zatem, aby pieczę nad interesem przedsiębiorcy z prawnego punktu widzenia (szczególnie dot. np. formalności związanych z prowadzeniem kontroli) pilnowała kancelaria prawna wyspecjalizowana w obsłudze przedsiębiorców. Kancelaria może przygotowywać dokumenty i wyjaśnienia dla inspektorów lub brać udział w czynnościach inspektorów.
Nie może także ubiec uwadze przedsiębiorców, że terminy do złożenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu czy innych zażaleń są bardzo krótkie. Jeżeli w toku kontroli okaże się, że konieczne jest wniesienie takiego środka zaskarżenia, to warto, aby prawnik sporządzający wniosek od początku uczestniczył w kontroli.
Podsumowanie
Kontrola z PIP nie jest rzadkością- statystyki pokazują, że inspektorzy pracy przeprowadzają około 50-60 tysięcy kontroli rocznie (w 2021 roku było to prawie 56 tys kontroli, natomiast na rok 2022 i 2023 plany są na około 60 tys kontroli). W związku z powyższym w zasadzie każdy przedsiębiorca może zostać skontrolowany w zakresie stosowania przepisów prawa pracy, BHP i stosowania umów cywilnoprawnych. Przedsiębiorca w większości przypadków będzie uprzedzony o kontroli poprzez dostarczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jest to dobry moment na zebranie potrzebnej dokumentacji, a w przygotowaniu do kontroli może Państwu pomóc nasza kancelaria prawna.
QA
Kontrole PIP mogą być wszczynane kilkukrotnie, aczkolwiek inspektorzy muszą przestrzegać przepisów dot. czasu trwania kontroli określonych w prawie przedsiębiorców. Przekroczenie ogólnego czasu trwania kontroli u danego przedsiębiorcy w roku kalendarzowym może być przesłanką do złożenia zażalenia na wszczęcie kontroli.
Faktycznie przytoczone w tekście statystyki pokazują, że znaczna część kontroli wszczynanych przez PIP jest wszczynana w efekcie pism pracowników informujących o nieprawidłowościach w firmie (np. braku wypłat na czas czy nieprzestrzegania innych praw pracownika). PIP jednak może podejmować kontrole prewencyjne także bez donosu pracowników czy osób trzecich.
Jeżeli były pracownik straszy złożeniem skargi do PIP, to nie należy takiej sytuacji bagatelizować. W pierwszej kolejności należy ustalić, czy podczas trwania stosunku pracy wystąpiły jakieś nieścisłości i zarzuty pracownika są słuszne. W analizie dokumentów przed kontrolą może Państwa wesprzeć nasza kancelaria. Następnie należałoby rozważyć audyt zgodności z prawem pracy w całej firmie, aby przygotować się na ewentualną kontrolę.
Zaufali nam
