VAT OSS w e-commerce – jak skorzystać?

Na czym polega OSS

Mechanizm OSS polega na tym, że przedsiębiorca prowadzący sprzedaż konsumentom w innych państwach Unii Europejskiej może rozliczać należny VAT w swoim kraju siedziby, za pośrednictwem jednej deklaracji kwartalnej. Państwo identyfikacji, którym dla polskich podmiotów jest Polska, pełni rolę pośrednika i przekazuje odpowiednie kwoty do poszczególnych administracji podatkowych. Obejmuje to przede wszystkim wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość (WSTO) oraz niektóre usługi B2C, takie jak usługi elektroniczne czy telekomunikacyjne. Dla sprzedawców internetowych działających na wielu rynkach jest to szansa na uniknięcie rejestracji w każdym kraju oddzielnie.

Choć w praktyce najczęściej mówimy o tzw. procedurze unijnej, istnieją także inne tryby – procedura nieunijna dla podmiotów spoza UE świadczących usługi B2C na rzecz konsumentów unijnych oraz system IOSS dotyczący sprzedaży na odległość towarów importowanych do wartości 150 euro. Ich wspólnym mianownikiem jest centralizacja rozliczeń, choć szczegółowe zasady różnią się w zakresie deklaracji i terminów.

OSS czy lokalna rejestracja jako alternatywa

Od 1 lipca 2021 r., wraz z uruchomieniem procedury VAT OSS, ujednolicono zasady dotyczące limitów sprzedaży wysyłkowej w ramach Unii Europejskiej. Dotychczasowe, odrębne progi obowiązujące w poszczególnych państwach członkowskich zastąpiono jednym wspólnym limitem w wysokości 10 000 euro. Do jego wartości wlicza się łączna sprzedaż towarów do wszystkich krajów UE, a nie osobno do każdego z nich. Jego przekroczenie oznacza obowiązek stosowania stawek VAT państw konsumpcji. W teorii dopóki przedsiębiorca mieści się w limicie, może rozliczać się wyłącznie w kraju siedziby. W praktyce jednak takie podejście jest ryzykowne. Brak systematycznego monitoringu wartości sprzedaży prowadzi do nieświadomego przekroczenia progu, a tym samym do sytuacji, w której firma powinna już dawno stosować zagraniczne stawki VAT. OSS jest tu wyborem, który ułatwia życie, ale tylko pod warunkiem, że przedsiębiorca reaguje we właściwym momencie.

Wybór OSS nie jest obowiązkowy. Wciąż można zdecydować się na tradycyjną rejestrację do VAT w poszczególnych państwach konsumpcji i rozliczanie podatku lokalnie. Dla wielu firm, które inwestują w infrastrukturę logistyczną za granicą lub ponoszą istotne koszty z lokalnym VAT do odliczenia, bywa to rozwiązanie bardziej racjonalne. W OSS bowiem nie ma możliwości odliczania podatku naliczonego – a zwrot VAT w procedurze VAT-REF może być dłuższy i bardziej uciążliwy niż klasyczne rozliczenie lokalne. Z tego względu decyzja pomiędzy OSS a rejestracją lokalną powinna być elementem strategii biznesowej, a nie tylko księgowej wygody.

Rejestracja, deklaracje i płatności – praktyka działania

Rejestracja do procedury unijnej OSS odbywa się na formularzu VIU-R, który musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Profil zaufany nie jest tu akceptowany, a próby złożenia dokumentów w ten sposób kończą się bezskutecznie. Warto wskazać, że przedsiębiorca może w tym zakresie skorzystać ze wsparcia radcy prawnego, adwokata lub doradcy podatkowego. W ramach kancelarii prawnej RPMS wspieramy przedsiębiorców kompleksowo nie tylko w rejestracji, ale także w stałej obsłudze prawnej i prawnopodatkowej przedsiębiorców z sektora e-commerce.

Po rejestracji podatnik składa deklaracje VIU-DO co kwartał za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. Po ich złożeniu generowany jest unikalny numer referencyjny (UNR), który stanowi klucz do dalszych rozliczeń. Wszystkie płatności w ramach OSS dokonywane są wyłącznie w euro i wyłącznie na rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. W tytule przelewu należy wpisać wyłącznie numer UNR, bez żadnych dodatkowych dopisków. Brak dyscypliny w tym zakresie prowadzi do odrzucenia wpłaty i poważnych problemów w relacjach z zagranicznymi administracjami.

Nie ulega wątpliwości, że największą zaletą OSS jest prostota – jedna rejestracja, jedna deklaracja, jedna płatność. Dla sklepów internetowych kierujących ofertę do wielu krajów Unii to ogromne ułatwienie. Jednocześnie nie można pomijać ograniczeń. Brak prawa do odliczenia VAT naliczonego sprawia, że firmy korzystające z lokalnych usług lub magazynów tracą finansowo. Do tego dochodzi konieczność rozliczania wszystkiego w euro i bezwzględne pilnowanie terminów. Niedotrzymanie harmonogramu prowadzi nie tylko do odsetek, ale może skończyć się nawet wykluczeniem z procedury. Warto w tym zakresie skorzystać z profesjonalnego wsparcia prawnopodatkowego

Kiedy OSS, a kiedy lokalna rejestracja?

OSS sprawdza się w modelu sprzedaży szerokiej, rozproszonej na wiele krajów i w sytuacji, gdy firma nie generuje dużych kosztów w innych państwach członkowskich. Wówczas minimalizacja biurokracji przynosi wymierne efekty. Jeśli jednak większość sprzedaży koncentruje się na jednym rynku, bardziej efektywne bywa rozliczenie lokalne. Podobnie jest wtedy, gdy przedsiębiorca korzysta z magazynów, centrów logistycznych lub usług reklamowych za granicą – w takich przypadkach możliwość odliczenia VAT w danym kraju staje się kluczowa.

Najbardziej problematyczne są kwestie związane z przekroczeniem progu 10 000 euro, błędnym oznaczeniem przelewów i próbami rejestracji profilem zaufanym. W praktyce pojawiają się też trudności z aktualizacją stawek VAT dla różnych krajów – brak bieżącej kontroli skutkuje koniecznością dokonywania licznych korekt i prowadzenia żmudnej korespondencji z administracjami podatkowymi w kilku państwach jednocześnie. Innym błędem jest mylne przekonanie, że OSS daje możliwość odliczania VAT naliczonego – w rzeczywistości mechanizm tego nie przewiduje.

VAT OSS w e-commerce: jak RPMS może pomóc Twojej firmie?

Skorzystanie z procedury VAT OSS wymaga nie tylko poprawnej rejestracji, ale przede wszystkim analizy, a także bieżącego nadzorowania deklaracji, płatności i terminów. W kancelarii RPMS wspieramy przedsiębiorców kompleksowo, na następujących polach:

• Audyt, czy OSS rzeczywiście odpowiada specyfice danego biznesu, po skuteczne przeprowadzenie rejestracji w systemie. Dzięki temu nasi klienci zyskują pewność, że ich wybór jest nie tylko formalnie prawidłowy, ale też optymalny z perspektywy podatkowej i strategicznej.

• Rejestracja w systemie, czyli po wstępnej ocenie pomagamy prawidłowo wypełnić dokumenty, aby Twoja firma mogła stosować VAT OSS.

• Wsparcie w prawidłowym wypełnianiu deklaracji, kontrolowaniu limitów sprzedaży oraz monitorowaniu zmian w stawkach VAT w różnych państwach członkowskich.

• Pomagamy w sytuacjach kryzysowych – np. przy błędnych przelewach, przekroczeniu progów czy konieczności prowadzenia korespondencji z zagranicznymi organami podatkowymi.

Dzięki interdyscyplinarnemu zespołowi łączącemu kompetencje prawne, podatkowe i technologiczne, RPMS wspiera e-commerce w budowaniu procesów zgodnych z wymogami OSS, a jednocześnie odpornych na ryzyka. Naszym celem jest nie tylko odciążenie przedsiębiorcy od formalności, ale przede wszystkim zagwarantowanie bezpieczeństwa podatkowego i płynności operacyjnej w ekspansji międzynarodowej.

Podsumowanie

Pomimo wielu zalet, VAT OSS nie jest magicznym rozwiązaniem, które zawsze się opłaca. To narzędzie, które dla jednych przedsiębiorców stanowi wybawienie od biurokracji, dla innych natomiast jest źródłem dodatkowych ograniczeń. Kluczem do podjęcia dobrej decyzji jest analiza całego modelu biznesowego – struktury sprzedaży, kierunków ekspansji, lokalnych kosztów oraz procesów księgowych. W wielu przypadkach najkorzystniejsze okazuje się połączenie OSS z lokalnymi rejestracjami, tak aby skorzystać z wygody systemu, a jednocześnie nie tracić prawa do odliczenia podatku. Jeżeli masz w tym zakresie pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami aby dokonać właściwego wyboru.

Pytania i odpowiedzi