Umowa wynajmu komercyjnej nieruchomości krok po kroku

Jak oznaczyć strony i przedmiot umowy?

Umowa najmu, podobnie jak inne rodzaje kontraktów, powinna zacząć się od prawidłowego oznaczenia stron nawiązujących współpracę. W tym przypadku zawsze będzie to wynajmujący – czyli osoba, która dysponuje pierwotnie lokalem oraz najemca, czyli osoba, która przejmuje lokal w zamian za obowiązek zapłaty czynszu.

Zasadniczą różnicą między najmem z udziałem konsumenta (np. najem lokal mieszkalnego) a najmem komercyjnym jest to, że w drugim przypadku po obu stronach umowy będą występowali przedsiębiorcy, czyli podmioty prowadzące działalność gospodarczą (bez względu na jej formę). Jak powinno wyglądać oznaczenie stron w zależności od formy prowadzonej działalności gospodarczej?

Działalność jednoosobowa

W tym przypadku należy wskazać imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwę firmy, numer NIP i PESEL (jeżeli został nadany), numer i serię dowodu osobistego (jeżeli dokument został wydany) oraz adres wykonywania działalności gospodarczej. Przykładowy zapis może wyglądać następująco:

„Adam Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą HURT-METAL Adam Kowalski z siedzibą w Warszawie, ul. Prosta 20 lok. 10, NIP: 771-272-98-66, PESEL: 87091443765, legitymujący się dowodem osobistym o numerze i serii ABC 112233”

Spółka cywilna

Spółka cywilna jako taka nie ma osobowości prawnej, dlatego w jej imieniu umowę zawsze będą zawierali wspólnicy. Podanie danych spółki cywilnej w umowie wygląda analogicznie, jak w przypadku firmy jednoosobowej z tym zastrzeżeniem, że w miejsce strony powinno się podać wszystkich wspólników ze wskazaniem, że działają oni w formie spółki cywilnej (Uwaga! Spółka cywilna ma swój numer NIP i REGON, które należy uwzględnić w umowie niezależnie od danych wspólników).

Spółki prawa handlowego

Nieco inaczej wygląda oznaczenie strony, którą jest spółka osobowa lub kapitałowa prawa handlowego. W opisie spółki należy uwzględnić przede wszystkim fakt wpisania jej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. W praktyce opis spółki może wyglądać następująco:

„ABC spółka jawna z siedzibą w Krakowie przy ul. Długiej 15, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Krakowie, pod numerem KRS 000123456, NIP: 771-272-12-14, REGON: 123456789, reprezentowana przez: Adama Kowalskiego – wspólnika oraz Jerzego Nowaka — prokurenta”

W przypadku spółek kapitałowych sytuacja jest podobna z tą różnicą, że należy podać wysokość kapitału zakładowego i fakt jego opłacenia oraz wskazać imiennie członków zarządu lub prokurentów legitymowanych do reprezentowania spółki.

Uwaga! Bez względu na formę prowadzonej działalności gospodarczej, do umowy powinny być załączone aktualne na dzień podpisania kontraktu odpisy z KRS (najlepiej pełne), wydruki z CEIDG lub inne dokumenty, które pozwolą na ustalenie prawidłowości reprezentacji spółki.

Kwestie związane z reprezentacją są niezwykle istotne z punktu widzenia obowiązywania umowy. Ich błędne uregulowanie może pociągnąć za sobą nawet nieważność całego kontraktu!

Oczywiście umowy najmu komercyjnego zawierają również inne podmioty, jak wspólnoty, państwowe osoby czy kościelne osoby prawne. Każdy z nich podlega nieco innym zasadom reprezentacji, które są każdorazowo uregulowane w odpowiedniej ustawie. Aby uniknąć pomyłek już na samym początku, warto zasięgnąć porady prawników zajmujących się na co dzień opiniowaniem i konstruowaniem umów.

Przedmiot umowy najmu nieruchomości

Co z przedmiotem umowy najmu komercyjnego? Jak najlepiej go opisać? W przypadku, gdy najem dotyczy nieruchomości, należy przede wszystkim dokładnie opisać samą działkę lub budynek – jej metraż, pomieszczenia wchodzące w skład budynku, położenie, a także wskazanie numeru księgi wieczystej, w której znajduje się dana nieruchomość.

W ten sposób strony nie mają wątpliwości, jakiego zakresu przedmiotowego mogą dotyczyć ich prawa, obowiązki i ewentualne roszczenia. Jak może wyglądać przykładowe opisanie nieruchomości w kontrakcie?

„§ 2

Wynajmujący oświadcza, że jest właścicielem lokalu komercyjnego położonego w Warszawie przy ul. Prostej 20, zwanego dalej Nieruchomością.
Nieruchomość jest parterowa, o łącznej powierzchni użytkowej 250 m², składa się z hali sprzedażowej o powierzchni 100 m², magazynu o powierzchni 100 m² pomieszczenia socjalno-administracyjnego o powierzchni 46m² oraz dwóch sanitariatów o powierzchni 2 m² każdy.
Nieruchomość jest objęta wpisem do księgi wieczystej o numerze WA2M/00023450.”

Jak opisać czynsz w umowie?

Jednym z kluczowych elementów umowy najmu, obok oznaczenia nieruchomości jest czynsz. Oczywiście najprościej oznaczyć go w pieniądzu polskim (np. 1500 zł miesięcznie). Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby jako przelicznik wartości czynszu użyć innej wartości, np.:

waluty obcej,
wartości określonego dobra notowanego na giełdzie, tzw klauzule indeksowe (np. średni kurs złota),
średniej ceny określonego surowca (np. tony stali) według wybranych notowań.

Ważne, aby strony były w stanie jednoznacznie ustalić wartość czynszu oraz termin jego zapłaty. Dlatego warto w klauzuli zaznaczyć, czy jest on płatny wyłącznie w walucie polskiej, czy także obcej. Istotny jest także dokładny dzień miesiąca, według którego następuje przeliczenie w przypadku wskaźników ekonomicznych (np. indeks cen stali na dzień 20. każdego miesiąca według Polskiej Unii Dystrybucji Stali).

Stosując różnego rodzaju klauzule przy ustalaniu wysokości czynszu, wynajmujący może zapewnić sobie ekwiwalent kwoty bez względu na zmianę wartości nabywczej pieniądza. Przy określaniu czynszu, strony powinny też pamiętać o:

dacie płatności czynszu,
formie czasie zapłaty (moment uznania rachunku wynajmującego lub obciążenia rachunku najemcy),
odsetkach od zaległego czynszu.

Oznaczenie stron, przedmiotu najmu i wysokości czynszu jest kluczowe dla funkcjonowania umowy, ale w niektórych sytuacjach może wymagać pomocy prawników specjalizujących się w prawie nieruchomości.

Podstawowe obowiązki stron umowy

Strony umowy najmu zobowiązują się względem siebie do określonych świadczeń wymienionych w ustawie. To minimalny zakres obowiązków, który zawsze można rozszerzyć o dodatkowe postanowienia. Jak wyglądają obowiązki wynajmującego a jak najemcy?

Wynajmujący zobowiązuje się do:

wydania nieruchomości w stanie przydatnym do umówionego użytku,
utrzymywania nieruchomości w umówionym stanie przez czas trwania umowy,
wykonywanie bieżących napraw, które są niezbędne do utrzymania nieruchomości w umówionym stanie.

Strony mogą między sobą ustalić, co dokładnie rozumieją przez „stan przydatny do umówionego użytku”. W zależności od przeznaczenia lokalu i pozycji negocjacyjnej stron może to być wyłącznie dostęp do bieżących mediów, ale także pomalowanie ścian, wymiana okien i innego rodzaju adaptacje.

Z kolei najemca jest zobowiązany do:

terminowej zapłaty czynszu,
używania rzeczy najętej w sposób określony w umowie, a przy braku takiego zastrzeżenia, zgodnie z przeznaczeniem i właściwościami rzeczy,
utrzymania nieruchomości we właściwym stanie technicznym i techniczno-sanitarnym.

Umowne modyfikacje obowiązków najemcy zazwyczaj dotyczą zakresu dopuszczalnych zmian w lokalu czy możliwości prowadzenia w nim działalności gospodarczej o wyłącznie z góry określonym profilu (np. biuro księgowe). Warto także zadbać o katalog napraw koniecznych oraz pozostałych, ponieważ pomoże to wyeliminować przyszłe spory o to, kto ponosi określone koszty remontu.

Strony mogą między sobą uzgodnić, kto pokrywa opłaty związane z ubezpieczeniem nieruchomości (i czy jest ono wymagane), usług agencji ochrony czy dodatkowe instalacji przeciwpożarowej. W praktyce najczęściej koszty te obciążają najemcę.

Najem na czas określony czy nieokreślony?

Polskie prawo pozwala zawierać umowy na czas określony lub nieokreślony. W powszechnym odbiorze przyjęło się sądzić, że pierwszy rodzaj kontraktów zagraża wynajmującemu, który ryzykuje, że już nigdy nie pozbędzie się z lokalu najemcy. Rzeczywistość wygląda jednak zupełnie inaczej.

W przypadku najmu zawieranego między przedsiębiorcami uważa się, że umowa zawarta na dłużej niż 30 lat zostaje zawarta na czas nieoznaczony. Zasadnicza różnica sprowadza się do możliwości i terminów wypowiedzenia.

W przypadku kontraktów bezterminowych, okresy wypowiedzenia mogą wynikać:

z umowy – wtedy moment rozwiązania umowy definiują strony,
z ustawy – w tym przypadku okres wypowiedzenia wynosi odpowiednio trzy miesiące, miesiąc, trzy dni lub jeden dzień, w zależności od częstotliwości płatności czynszu.

Ustawa nie nakłada na strony żadnych ograniczeń co do tego, kiedy mogą one wypowiedzieć bezterminową umowę najmu. Dlatego, jeśli partnerom zależy na utrzymaniu współpracy przez określony czas, lepszym rozwiązaniem jest zawarcie umowy na czas oznaczony. Zgodnie z art. 673 § 3 k.c., (…) Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w przypadkach określonych w umowie.(…).

Do stron należy ustalenie okoliczności, których zaistnienie będzie na tyle kluczowe, że uzasadnia zakończenie dalszej współpracy. Może być to np.:

prowadzenie w lokalu innej działalności gospodarczej niż została pierwotnie ustalona,
wprowadzenie przez wynajmującego lub najemcę modyfikacji nieruchomości, które stoją w sprzeczności z umową stron,
brak objęcia nieruchomości ochroną ubezpieczeniową,
podnajem bez zezwolenia wynajmującego.

Dodatkowe postanowienia umowy

Zasada swobody umów pozwala na dodawanie do kontraktu dodatkowych postanowień tak długo, jak nie stoją one w sprzeczności z zasadami współżycia społecznego i naturą danego stosunku prawnego. W przypadku najmu nieruchomości strony mogą rozważyć uzupełnienie kontraktu poprzez wpisanie np.:

klauzuli zakazującej podnajmowania lokalu bez zgody wynajmującego,
umownego prawa odstąpienia, które pozwala na odstąpienie od umowy w ciągu oznaczonego terminu,
kaucji zabezpieczającej roszczenia wynajmującego,
rozszerzenie obowiązków jednej lub obu stron np. na wykonanie określony prac dostosowawczych przed oddaniem nieruchomości.

Rozliczenie za zużyte media

Media to inaczej należność za energię wykorzystywaną przez najemcę podczas korzystania z nieruchomości. Obejmują one gaz, prąd, wodę ciepłą i jej podgrzanie oraz opłatę za korzystanie z internetu. Zazwyczaj strony umowy najmu przyjmują jeden z kilku modeli rozliczeń należności za media:

Najemca we własnym zakresie płaci wszystkie opłaty – dla wynajmującego to duże ułatwienie, o ile najemca regularnie płaci rachunki.
Doliczenie opłat do czynszu – wynajmujący uśrednia wysokość opłat, a najemca po prostu dolicza tę kwotę do czynszu najmu. To wygodny sposób rozliczania, ale w przypadku okresowych cen zmiany energii wymaga zmiany umowy w tym zakresie.
Opłaty za media uiszcza wynajmujący, który następnie rozlicza się z najemcą – w ten sposób wynajmujący ma gwarancję, że wszystkie płatności są wykonywane terminowo.
Przepisanie mediów na najemcę – wynajmujący może też przepisać liczniki na najemcę na czas trwania umowy. To dosyć czasochłonne zadanie, ale zdejmuje z wynajmującego jakikolwiek ciężar związany z rozliczaniem.

Dla prawidłowego rozliczenia warto zadbać o wpisanie w protokole zdawczo-odbiorczym nieruchomości stanu początkowego wszystkich liczników. W ten sposób strony umowy nie poniosą strat związanych z nieprawidłowym rozliczeniem mediów.

Dopuszczalność wprowadzania zmian w lokalu

W każdej umowie najmu nieruchomości strony powinny określić czy, i w jakim zakresie najemca może wprowadzać zmiany w lokalu. Ustawowa regulacja zakłada, że przy braku innych postanowień, wynajmujący może:

zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu,
żądać od najemcy ich usunięcia.

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby strony z góry ustaliły, jakie ulepszenia (lub do jakiej kwoty) akceptuje wynajmujący, a kiedy niezbędna będzie jego zgoda. W ten sposób najemca może lepiej planować zarządzanie lokalem, a wynajmujący może oszacować ewentualne koszty w przyszłości.

Takie zastrzeżenie jest szczególnie istotne w przypadku nieruchomości, które potencjalnie mogą wymagać wielu adaptacji infrastruktury i instalacji specjalistycznych urządzeń (np. w branży logistycznej).

Kara umowna a umowa najmu nieruchomości

W umowach najmu komercyjnego kara umowna służy zdyscyplinowaniu najemcy i zazwyczaj dotyczy takich postanowień jak:

oddanie nieruchomości w podnajem pomimo umownego zakazu takiego działania,
prowadzenie na terenie nieruchomości działalności gospodarczej o innym profilu niż ustalony w umowie,
nieprzekazanie wynajmującemu nieruchomości w określonym terminie po zakończeniu umowy,
wykonanie niedozwolonych adaptacji i zmian w nieruchomości.

Należy jednak pamiętać, aby nie zastrzegać kary umownej na wypadek niewykonania zobowiązania o charakterze pieniężnym (np. zwłoki w zapłacie czynszu, nieuregulowanie należności za media). Takie zastrzeżenie będzie nieważne. Kary zastrzeżone na korzyść najemcy będą zdarzały się rzadziej i mogą dotyczyć np. opóźnienia w oddaniu lokalu do użytku najemcy czy uchybienia wynajmującego w zakresie odpowiedniego wyrządzenia lokalu.

Co zrobić w przypadku zbycia przedmiotu najmu lub wypowiedzenia umowy przez nabywcę?

Niekiedy bywa tak, że nieruchomość oddana w najem zostanie przez wynajmującego sprzedana osobie trzeciej. Co w takiej sytuacji może zrobić nabywca? Zgodnie z art. 678 k.c., nabywca wstępuje w miejsce zbywcy i może wypowiedzieć umowę z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia. Możliwość taka jednak nie powstaje, kiedy:

umowa najmu została zawarta na czas oznaczony,
strony dochowały zachowania formy pisemnej i z datą pewną dla umowy,
rzecz została najemcy wydana.

Jeżeli strony już w momencie zawarcia umowy biorą pod uwagę, że konfiguracja podmiotowa w kontrakcie ulegnie zmianie, w interesie najemcy jest zadbanie o spełnienie wszystkich wymienionych przesłanek.

Dodatkową ochronę przewiduje art. 679 § 1 k.c. Jeżeli umowa najmu została rozwiązana przez nabywcę wcześniej, niż wynikałoby to z jej treści, najemca może dochodzić naprawienia szkody wyrządzonej mu z tego tytułu bezpośrednio od zbywcy.

Najemca powinien jednak niezwłocznie zawiadomić zbywcę o przedwczesnym wypowiedzeniu umowy. W przeciwnym razie zbywca będzie mógł podnieść przeciwko niemu wszystkie zarzuty, których najemca nie zgłosił, a które pociągnęłyby za sobą bezskuteczność wypowiedzenia umowy.

Jeżeli planujesz wystąpić na drogę sądową w związku z wypowiedzeniem umowy najmu, skorzystaj z pomocy profesjonalnych pełnomocników, którzy mają wieloletnie doświadczenie w występowaniu przed sądem.

Upadłość a umowa najmu komercyjnego

Kiedy umowę zawierają między sobą przedsiębiorcy, powinni brać oni pod uwagę możliwość ogłoszenia upadłości przez kontrahenta. Co w takiej sytuacji dzieje się z nieruchomością oddaną w najem? To zależy czy nieruchomość została wydana już najemcy, czy jeszcze nie.

Po wydaniu nieruchomości

Zgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy prawo upadłościowe, (…) umowa najmu lub dzierżawy nieruchomości upadłego wiąże strony, jeżeli przedmiot umowy przed ogłoszeniem upadłości został wydany najemcy lub dzierżawcy(…).

Syndyk może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, jeżeli trwanie umowy utrudnia likwidację masy upadłości albo wysokość czynszu odbiega od przeciętnych wartości takich transakcji. Oświadczenie o wypowiedzeniu będzie skuteczne, nawet gdyby zgodnie z umową nie można było jej rozwiązać wcześniej.

Druga strona może dochodzić odszkodowania za rozwiązanie umowy przed upływem jej terminu obowiązywania.

Przed wydaniem nieruchomości

Jeśli do ogłoszenia upadłości doszło przed wydaniem nieruchomości, każda ze stron umowy może od niej odstąpić w terminie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia upadłości. Takie działanie nie pociąga za sobą powstania roszczeń odszkodowawczych.

Umowy najmu komercyjnego nieruchomości to często rozbudowane kontrakty, które liczą sobie czasami po kilkadziesiąt stron. Dla ochrony interesów kontrahentów ich sporządzenie lub przynajmniej zaopiniowanie warto zlecić prawnikom, którzy dostrzegą zależności między poszczególnymi zapisami umowy i wskażą potencjalne pułapki.

FAQ

Czy czynsz przy wynajmie komercyjnym musi być określony w złotówkach?

W istocie przy prostych umowach najmu (zwłaszcza np. w przypadku najmu okazjonalnego mieszkania) stosuje się oznaczenie czynszu wprost w pieniądzach. Dla najmu komercyjnego nie ma jednak przeciwwskazań, żeby czynsz oznaczać w oparciu o wskaźnik czy wartość dobra notowanego na giełdzie. Ważne jednak, żeby w oparciu o te wskaźniki dało się każdorazowo wyliczyć wartość czynszu w pieniądzu.

Czy można obniżyć czynsz najmu komercyjnego przez COVID/wojnę?

Odpowiedź na to pytanie zależy w dużej mierze od brzmienia umowy i od tego, jak w danej umowie uregulowano klauzulę siły wyższej. W niektórych przypadkach bowiem zarówno wojna, jak i COVID mogą spełniać przesłanki siły wyższej. Alternatywnie, można w niektórych sytuacjach powoływać się na inne instytucje prawne- np. klauzulę rebus sic stantibus.

Co jeżeli Wynajmujący ogłosi upadłość?

Tak jak sygnalizowaliśmy w tekście – to zależy, w jakim momencie upadłość została ogłoszona. Generalnie ta kwestia jest dość złożona i w przypadku wszczęcia postępowania związanego z niewypłacalnością (zarówno postępowania upadłościowego, ale także w niektórych przypadkach postępowania restrukturyzacyjnego), warto od razu zgłosić się do prawnika- radcy prawnego czy adwokata.

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ

Zaufali nam: