Raportowanie niefinansowe ESG- czego dotyczy i kogo obowiązuje?

Analizując liczne obowiązki nakładane na przedsiębiorców w Polsce można dojść do wniosku, że im firma jest większa, tym więcej musi spełniać formalności w bieżącej działalności. Dotyczy to na przykład obowiązku rejestracji do VAT (który jest obowiązkowy w niektórych branżach i od określonego poziomu obrotów), zgłaszania statusu dużego przedsiębiorcy, czy płatności w transakcjach handlowych. W ostatnich latach do obowiązków największych firm dołączył także obowiązek raportowania niefinansowego. Skąd wynika obowiązek raportowania niefinansowego? Raportowanie ESG jest, jak wiele ostatnich regulacji, pokłosiem prawa unijnego. Dialog w ramach instytucji unijnych odpowiedzialnych za stanowienie prawa w zakresie raportowania niefinansowego trwa już od kilku dobrych lat. Zwieńczeniem tego dialogu i prac legislacyjnych było wydanie dyrektywy 2014/95/UE ws. ujawniania informacji niefinansowych i informacji dotyczących różnorodności. Dyrektywa ta została w Polsce wdrożona od 2018 roku, na podstawie nowelizacji ustawy o rachunkowości. Trend legislacyjny na szczeblu unijnym jest jednak jasny- raportowanie niefinansowe będzie się znacznie rozszerzać. Ostatnio (w grudniu 2022 roku) opublikowano w unijnym dzienniku ustaw nowy akt prawny- dyrektywę ws. sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (tzw. dyrektywa CSRD). Ten akt prawny planowo ma zastąpić dotychczasową dyrektywę dotyczącą raportowania niefinansowego, a państwa członkowskie mają 18 miesięcy na zaimplementowanie nowej dyrektywy do swojego porządku prawnego. Obowiązki na polu ESG normuje również rozporządzenie SFDR, które dotyczy sektora usług finansowych. Powyższe oznacza, że możemy spodziewać się w przeciągu najbliższych dwóch lat znaczących zmian w zakresie raportowania niefinansowego i szeroko pojętego zrównoważonego rozwoju. Obecnie jednak jeszcze obowiązują aktualne przepisy ustawy o rachunkowości oraz dyrektywy 2014/95/UE, wraz z wytycznymi i instrukcjami. Czy raportowanie ESG może przynieść firmie korzyści? Oczywiście, że tak. Sporządzenie raportu ESG i stosowanie się do wyznaczonych reguł może przede wszystkim zwiększyć autorytet firmy na rynku, dzięki czemu zyska ona większą ilość kontraktów. Firma przestrzegająca zasad raportowania niefinansowego, nawet jeżeli nie planuje wejść na giełdę, będzie postrzegana jako wiarygodny kontrahent, którego pozycja na rynku jest stabilna. Czym jest raportowanie ESG i kogo dotyczy? Rozwinięciem skrótu ESG jest Environmental (środowisko naturalne), Social (społeczne) i Governance (ład korporacyjny). Raportowanie niefinansowe (ESG) dotyczy zatem udostępniania określonym podmiotom informacji o charakterze niefinansowym, czyli np. w zakresie zrównoważonego rozwoju, stosowania rozwiązań mających na celu ochronę środowiska w przedsiębiorstwie, kwestii społecznych (np. work life balance) czy odpowiednich, jasnych i przejrzystych struktur firmowych. Raportowanie niefinansowe obecnie dotyczy tylko największych spółek, będących tzw. jednostkami zainteresowania publicznego, które zatrudniają powyżej 500 pracowników i spełniają jeden z dwóch warunków finansowych: 85 mln zł sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego lub; 170 mln zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy. Trzeba jednak wskazać, że trend ten będzie się rozszerzał i z biegiem czasu najprawdopodobniej coraz więcej podmiotów będzie objętych nowym obowiązkiem. Obecnie szacuje się, że tylko około 300 podmiotów objętych jest obowiązkiem sprawozdawczości niefinansowej. Obecnie jednak obowiązkiem raportowania niefinansowego objęte są następujące podmioty: duże spółki giełdowe banki zakłady ubezpieczeń inne spółki będące JZP Po wejściu w życie planowanych zmian wynikających z dyrektywy CSRD liczba ta prawdopodobnie zwiększy się dziesięciokrotnie. Przewiduje się, że obowiązki dotyczące raportowania ESG będą dotyczyły wszystkich nowych spółek, niezależnie od tego, czy będą one notowane na giełdzie. W związku z powyższym dobrze jest już teraz podjąć wstępne czynności przygotowawcze w kontekście raportowania ESG, które w przyszłości może objąć Państwa przedsiębiorstwo. Obowiązki w zakresie raportowania są wprawdzie wdrażane stopniowo, ale odpowiednio szybkie podjęcie działań pozwoli na zminimalizowanie kosztów implementacji nowych rozwiązań i zminimalizuje ryzyko błędu w tym zakresie. Praktyczne aspekty wdrożenia raportowania w firmie Raportowanie ESG w firmie może być skomplikowaną procedurą, wymagającą zaangażowania osób na szczeblach kierowniczych i specjalistów, a także często zewnętrznych doradców. Obecnie z ustawy o rachunkowości wynika, że oświadczenia spółek powinny zawierać opisy stosowanych przez spółki polityk w odniesieniu do: zagadnień społecznych, spraw pracowniczych, środowiska naturalnego, poszanowania praw człowieka, przeciwdziałania korupcji. Powyższe kwestie są uregulowane w ustawie dość ogólnie, tym samym sporządzenie raportu również może wydawać się problematyczne. Poniżej przedstawiamy propozycje działań w firmie, które mogą pomóc w poprawnym spełnieniu obowiązku raportowania niefinansowego, oraz obszary, w których nasza kancelaria może Państwu pomóc. ESG: jakie informacje należy dodać na stronie internetowej? Jednym z praktycznych aspektów raportowania ESG jest publiczne udostępnienie stosownych informacji objętych sprawozdaniem. Obecnie zdecydowana większość firm publikuje takie materiały na swoich stronach internetowych, co umożliwia zapoznanie się z raportem nie tylko przez wspólników czy interesariuszy, ale również pozostałymi uczestnikami rynku. Warto zauważyć, że nowa dyrektywa CSRD nakazuje przedstawienie prezentowanych informacji w sposób: zrozumiały; istotny; reprezentatywny; weryfikowalny; porównywalny; wiernie przedstawiony. Aby uniknąć przedstawienia danych w sposób nieczytelny i narażenia się na zarzut nieprawidłowej realizacji obowiązków sprawozdawczych zaleca się, aby raportowanie ESG zostało wdrożone w koncepcji legal design. Oznacza to, że informacje na stronie internetowej powinny być przedstawione w sposób zrozumiały dla osób bez prawniczej lub ekonomicznej wiedz. Najlepszym przykładem legal design jest wykorzystanie różnego rodzaju infografik, animacji i nowoczesnej technologii do odwzorowania danych z raportu. Zgodnie z rozporządzeniem SFDR na stronie internetowej powinny pojawić się informacje m.in. o: aspekcie środowiskowym lub społecznym dotyczącym zrównoważonego inwestowania; metodach stosowanych do oceny, pomiaru i monitorowania aspektu środowiskowego i społecznego lub wpływu inwestycji na zrównoważony rozwój; promowaniu aspektu społecznego lub środowiskowego. Sposób ujawniania informacji jest podobny jak w przypadku CSRD, dlatego również tutaj sprawdzi się koncepcja legal design. ESG: sprawozdawczość okresowa Należy pamiętać, że raportowanie ESG polega na cyklicznym składaniu raportów niefinansowych. Sprawozdawczość jest wprowadzana stopniowo, ale spółki nią objęte muszą realizować obowiązki w tym zakresie regularnie. Zgodnie z nową dyrektywą CSRD raporty mają być składane wyłącznie w formie elektronicznej. Niezależnie od sprawozdawczości okresowej rozporządzenie SFDR przewiduje w określonych przypadkach tzw. raportowanie przedkontraktowe dotyczące ryzyk dla zrównoważonego rozwoju. To informacje, które podmiot ma obowiązek przekazać inwestorom jeszcze przed zawarciem umowy. SFRD: obowiązek informacyjny z zakresu zrównoważonego rozwoju Rozporządzenie SFRD nakłada na firmy z sektora finansowego realizujące raportowanie ESG szereg obowiązków informacyjnych. Dotyczy to m.in. takich podmiotów, jak TFI, zarządzający ASI czy zakłady ubezpieczeniowe i obejmuje: strategie dotyczące wprowadzenia do działalności ryzyk dla zrównoważonego rozwoju; uwzględnienie niekorzystnych skutków decyzji dla zrównoważonego rozwoju; sposobów zapewnienia spójności polityki wynagrodzeń w związku z wprowadzeniem do działalności wspomnianych ryzyk. Dodatkowo, przed zawarciem umowy z inwestorem należy powiadomić go w jaki sposób ryzyka dla zrównoważonego rozwoju są uwzględniane w decyzjach inwestycyjnych oraz przekazać informacje o prawdopodobieństwie wpływu ryzyka na zwrot z inwestycji. Jeszcze inne obowiązki informacyjne pojawiają się w kontekście produktów inwestycyjnych określanych jako "light green products", czyli związanych z aspektem społecznym i środowiskowym, a także zrównoważeniem inwestycji (tzw. dark green products). ESG: czym jest greenwashing i jak mu zapobiegać? W kontekście raportowania ESG należy zwrócić uwagę na praktykę określaną mianem greenwashingu. Polega ona na nierzetelnym raportowaniu poprzez taki dobór wskaźników i wartości, które niezasadnie sugerują, że dana firma wypełnia zasady zrównoważonego rozwoju. Dobrym przykładem takiego działania jest strategia firmy H&M, która reklamuje "zieloną" kolekcję Concious Collection jako wyprodukowaną w duchu zrównoważonego rozwoju, choć do jej wytworzenia potrzeba więcej wody niż przy tradycyjnych towarach. W dużym uproszczeniu jest to zjawisko, które polega na stwarzaniu wrażenia, że dany produkt oferowany przez firmę jest wytwarzany w sposób ekologiczny, zgodny z naturą, albo mniej szkodzi środowisku. Krótko mówiąc, nabywając określony produkt lub usługę i bazując na informacjach przekazanych przez daną firmę, klient może mieć mylne wrażenie, że jego wybór korzystnie wpływa na środowisko. Greenwashing potocznie bywa nazywany też "zielonym mydleniem oczu" czy "zielonym kłamstwem". Choć na gruncie polskiego prawa nie ma osobnej, dedykowanej ustawy dotyczącej greenwashingu, nie oznacza to, że opieranie się na fałszywych twierdzeniach o ekologiczności może obyć się bez konsekwencji. Zastosowanie znajdzie tutaj przede wszystkim ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym. Przepis wprost odnoszący się do posługiwania się pseudoekologicznymi twierdzeniami znalazł się natomiast w ustawie o rolnictwie ekologicznym i produkcji ekologicznej. Art. 24 ust. 4 zakłada, że jeśli firma lub osoba fizyczna wprowadza do obrotu produkty bezprawnie oznakowane jako "eko" lub "bio", podlega karze pieniężnej w wysokości do 200% korzyści majątkowej, którą uzyskała lub którą mogłaby uzyskać za sprzedaż tych produktów za rok poprzedzający wszczęcie postępowania kontrolnego. Jeżeli chcemy uniknąć greenwashingu, jednym z mechanizmów w przypadku niektórych produktów finansowych będzie dostosowanie się do obowiązkowych ujawnień zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ujawniania informacji związanych ze zrównoważonym rozwojem w sektorze usług finansowych, którego jednym z celów było zapewnienie przejrzystości na poziomie produktu i podmiotu. Dodatkowo zgodnie z rozporządzeniem, uczestnicy rynku finansowego i doradcy finansowi mają obowiązek zapewnić, aby ich komunikaty marketingowe nie były sprzeczne z informacjami ujawnionymi na podstawie ww. rozporządzenia. Wewnątrz organizacji w identyfikacji tego zjawiska niebagatelną rolę będą musiały odegrać funkcje kontrolne uczestniczące w procesie oceny produktów i usług przed ich oferowaniem klientom. Na pewno w ramach oceny powinny pojawić się elementy i punkty kontrolne, które pozwolą zweryfikować, czy dany produkt czy usługa, ich konstrukcja i sposób przedstawiania lub oferowanie nie będą narażać podmiotu na ryzyko posądzenia o greenwashing. Aby skutecznie zminimalizować takie ryzyko należy zatem dokładnie zidentyfikować kluczowe wskaźniki ESG i poddać je rzetelnej analizie w świetle rzeczywistych działań firmy. Sprzeczność na tym polu to ryzyko nałożenia wysokich kar na przedsiębiorcę. Ratingi ESG Aby umożliwić uczestnikom rynku szybką ocenę jakości wdrożenia mechanizmów zarządzania zrównoważonym rozwojem przedsiębiorstwa, korzysta się z tzw. ratingów ESG. To wartości liczbowe lub literowe, które odzwierciedlają skuteczność wdrażania ESG w życiu przedsiębiorstwa. Struktura oceny obejmuje kilka współczynników, w tym: ekspozycję przedsiębiorstwa na ryzyka (ang. Company Exposure); ryzyka możliwe do wyeliminowania (ang. Manageable Risks); ryzyka wyeliminowane (ang. Managed Risks); ryzyka niewyeliminowane (ang. Unmanaged Risks). Ratingi ESG są istotne z punktu widzenia możliwości porównania firm z konkurencją, obiektywnej oceny efektywności wdrożenia ESG, jako element identyfikacji i ewaluacji ryzyka dla inwestorów, a także świadectwo świadomego zarządzania przedsiębiorstwem. Wysoki rating ESG to wymierne korzyści dla przedsiębiorstwa. SFDR a prawo pracy Rozporządzenie SFDR odwołuje się do kwestii czynników zrównoważonego rozwoju, wśród których wymienia się także kwestie pracownicze. Pod tym pojęciem można rozumieć m.in. ujawnienie informacji związanych z rotacją zatrudnienia, przestrzeganiem zasad BHP, wolnością zrzeszania się czy opracowaniem polityki whistleblowingu. Podmioty zobligowane do stosowania SFDR powinny zidentyfikować obszary związane z prawem pracy, które są potencjalnie istotne z punktu widzenia raportowania ESG. Szkolenie pracowników i wybór zakresu Aby sporządzić finalny raport dot. ESG, na samym początku procesu konieczne jest zdefiniowanie zakresu danych, które muszą być zebrane w ramach działów firmy, aby sporządzić finalny dokument raportu. Przy definiowaniu zakresu danych do raportu, warto również wsłuchać się w głosy interesariuszy, czyli każdej osoby lub grupy osób, która może wpływać na osiąganie celów firmy. Zebranie danych w zakresie informacji niefinansowych często wymaga analizy i wyodrębniania konkretnych danych w trakcie całego roku obrotowego. W tym zakresie konieczne jest zazwyczaj wsparcie większej ilości pracowników, wiedza tylko tych sporządzających raport często będzie niewystarczająca. Wszyscy pracownicy zaangażowani w proces sprawozdawczości niefinansowej powinni mieć odpowiedni poziom wiedzy, który będzie umożliwiał wsparcie osób odpowiedzialnych za odpowiednie przygotowanie dokumentu raportu. W tym celu warto przeprowadzić odpowiednie szkolenie, w którym udział wezmą wszyscy pracownicy zaangażowani pośrednio lub bezpośrednio w proces raportowania niefinansowego. Wysoki poziom wiedzy dot. ESG jest niezbędny, aby proces raportowania przeszedł sprawnie, a raport był pełny, kompletny i spełniał swoje założenia. Nasza kancelaria może wspomóc Państwa organizację w tym aspekcie poprzez przygotowanie programu szkoleń dot. ESG, organizację webinariów z osobami zaangażowanymi w proces, czy przygotowywaniu materiałów edukacyjnych. Strategie ESG wg najnowszych wytycznych i regulacji Punktem wyjście dla wdrożenia raportu ESG powinna być prawidłowa identyfikacja wskaźników z poszczególnych sektorów. Warto jednak pamiętać, że raportowanie niefinansowe nie ma charakteru jednorazowego, ale powinno odzwierciedlać konsekwentną strategię spółki w tym zakresie. Celem raportowania jest nie tylko wypełnienie obowiązku legislacyjnego, ale przede wszystkim podniesienie wartości spółki i to zarówno dla jej interesariuszy, jak i dla całego rynku. Strategia w zakresie ESG powinna uwzględniać specyfikę danej branży. Raportowanie niefinansowe będzie wyglądało inaczej dla spółki, która działa w sektorze nieruchomości, a inaczej w przypadku zakładu ubezpieczeń. Można wskazać na kilka dobrych praktyk, których wdrożenie ułatwia przygotowanie strategii ESG: outsourcing w zakresie przygotowania raportu ESG na zewnętrzną kancelarię prawną, która opracuje otrzymane dane; określenie ram dla raportowania ESG, które powinien stosować podmiot z uwzględnieniem specyfiki branży oraz rodzaju i skali prowadzonej działalności; zainwestowanie w rozwiązania typu Big Data, które pozwalają opracowywać duże ilości danych i korelować je ze sobą nawzajem; zachowanie pełnej transparentności procesu (z uwzględnieniem przejrzystości informacji, np. tabel, chronologii działań oraz identyfikacji każdego elementu łańcucha wartości); utrzymywanie regularnych relacji z kluczowymi interesariuszami już na wczesnym etapie działań. Jak przygotować raport ESG? Wdrożenie raportu ESG wymaga przemyślanych przygotowań i konsekwentnych działań. Cały proces składa się z szeregu etapów, które obejmują: określenie celów oraz odbiorców raportu (celem może być nie tylko realizacja wytycznych dyrektywy, ale także budowa przewagi konkurencyjnej lub przyciągnięcie nowych inwestorów); analiza obszarów istotnych z punktu widzenia odbiorców raportu; identyfikacja wskaźników ESG i zebranie niezbędnych informacji; przygotowanie raportu z uwzględnieniem opisu modelu biznesowego, ryzyk, polityk wewnętrznych oraz przyjętych KPI; opublikowanie raportu, a następnie zebranie feedbacku i usprawnienie działań ESG. Każdy raport ESG należy poprzedzić analizą zgodności opublikowanych danych z tzw. Minimalnymi Gwarancjami określonymi przez Taksonomię UE. Te gwarancje to np. zgodność z wytycznymi ONZ dotyczącymi biznesu i praw człowieka czy konwencje MOP w zakresie prawa pracy. Obszerny przewodnik w zakresie raportowania ESG przygotowała Giełda Papierów Wartościowych. Choć dokument odnosi się do spółek notowanych na GPW, można wykorzystać go jako punkt odniesienia również dla pozostałych podmiotów zobligowanych do raportowania ESG. Sporządzenie projektu raportu Po zebraniu konkretnych danych należy przystąpić do sporządzenia projektu raportu. Co istotne, przepisy nie zawierają w tym zakresie wymogów szczególnych co do struktury raportu, zatem to w ramach przedsiębiorstwa należy dobrać taką strukturę, aby raport był możliwie maksymalnie czytelny dla interesariuszy. Sporządzenie raportu może być procesem długotrwałym, a sam raport powinien być spójny i napisany możliwie tym samym stylem. Warto zatem wyznaczyć do sporządzenia projektu raportu, co z pewnością pozytywnie wpłynie na jego spójność i czytelność. Projekt raportu może być sporządzony wewnętrznie, ale może być także zlecony zewnętrznej kancelarii. Z uwagi na fakt, że sporządzenie raportu może być procesem czasochłonnym, nie zawsze będzie się dało pogodzić sporządzanie raportu i wypełnianie codziennych obowiązków przez wewnętrznego pracownika. Powierzenie sporządzenia projektu raportu zewnętrznej kancelarii prawnej (po uprzednim przekazaniu danych liczbowych i innych niezbędnych parametrów) może zdecydowanie ułatwić i przyspieszyć całą procedurę. Zewnętrzny audyt projektu raportu Po sporządzeniu projektu raportu dobrze jest przeprowadzić proces dodatkowej weryfikacji jego poprawności, spójności i rzetelności przez osobę z zewnątrz, tj. przez osobę, która nie była bezpośrednio zaangażowana w proces zbierania danych i przygotowywania projektu raportu. W przypadku, gdy projekt raportu został sporządzony wewnętrznie, przez pracownika firmy, nasza kancelaria może pełnić rolę podmiotu zewnętrznego weryfikującego raport i przekazującego uwagi, które mogą być wdrożone w finalnej wersji, gdy raport zostanie skierowany do interesariuszy. Warto również wspomnieć, że nasza kancelaria może także być "audytorem" raportu, gdy raport został przygotowany przez nas. W ramach naszej kancelarii znajduje się kilkunastu prawników, zatem sporządzeniem projektu raportu może zająć się jeden zespół prawników naszej kancelarii, a weryfikacja raportu może zostać powierzona innemu zespołowi naszych prawników. Dzięki temu weryfikacja raportu odbędzie się przez osoby, które dotychczas nie brały udziału w sporządzaniu jego projektu, a analiza będzie obiektywna, rzetelna i kompleksowa. Zbieranie informacji zwrotnych i wyznaczanie przyszłych celów Aby raport osiągnął zamierzone efekty i przyniósł korzyści, które opisujemy powyżej, warto zbadać, jaki był odbiór raportu u interesariuszy, czy wśród pracowników i wyciągnąć ewentualne wnioski, które wynikają zazwyczaj z analizy informacji przekazywanych indywidualnie. Nasza kancelaria co prawda nie może pomóc w pozyskaniu danych dot. odbioru raportu, aczkolwiek możemy po jego publikacji przeanalizować dostarczone głosy i opinie o raporcie, które zostaną w późniejszym czasie przełożone na rekomendacje i wyznaczenie przyszłych celów. Jakie są kary za niewdrożenie raportowania? Ustawodawca krajowy bardzo poważnie podchodzi do kwestii realizowania obowiązku sprawozdawczości niefinansowej. W ustawie o rachunkowości przewidziano, że kto wbrew przepisom ustawy nie zamieszcza na stronie internetowej dokumentów związanych ze sprawozdawczością niefinansową, podlega karze grzywny albo karze ograniczenia wolności. Kara grzywny jest w tym zakresie karą wymierzaną na podstawie i zasadach określonych w kodeksie karnym skarbowym. Oznacza to, że grzywna za niezłożenie sprawozdania z informacji niefinansowych może wynosić od 10 do 720 stawek dziennych. W 2023 roku stawka dzienna grzywny wynosi od 116,33 zł do 46 532 zł. Sąd ustalając stawkę dzienną, bierze pod uwagę sytuację majątkową sprawcy, jego dochody oraz sytuację rodzinną. Niemniej jednak trzeba mieć na uwadze, że w niektórych przypadkach grzywna za zaniechanie obowiązku może być liczona nawet w milionach złotych. Dodatkowe sankcje za nieprawidłowe wdrożenie lub audyt raportu ESG wprowadza dyrektywa CSRD. Sankcje mają zapewnić zgodną z prawem implementację obowiązków. Podsumowanie Raportowanie ESG to obowiązek, który de facto już jest w mocy dla niektórych kategorii podmiotów. Nie jest to jeszcze obowiązek powszechny, aczkolwiek trendy legislacji unijnej wskazują jasno, że z biegiem czasu coraz więcej firm będzie musiało sprostać sprawozdawczości niefinansowej. Warto już teraz przygotować się do tych obowiązków. W niektórych przypadkach już teraz można wdrożyć takie raportowanie w firmie, co może przynieść wymierne korzyści na rynku. Nasza kancelaria może wspomóc Państwa w wielu aspektach wdrożenia (zarówno obowiązkowego, jak i dobrowolnego) raportowania niefinansowego, zatem jeżeli Państwo przygotowują się do tego procesu, to zachęcamy do kontaktu.