Zwolnienie pracownika na długotrwałym L4 - kiedy można rozwiązać umowę?

Zwolnienie pracownika, który od miesięcy przebywa na L4, to jeden z najtrudniejszych tematów dla pracodawców i działów HR. Krótka odpowiedź na pytanie, czy można zwolnić pracownika na L4, brzmi: co do zasady nie można mu wypowiedzieć umowy o pracę w czasie choroby ani w innym czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika, ale po przekroczeniu ustawowych limitów absencji możliwe jest rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia na podstawie art. 53 k.p. To obszar, w którym łatwo naruszyć prawa pracownika, a błąd w podstawie prawnej, terminie lub procedurze może skończyć się sporem i kosztami dla firmy.

Co do zasady, w trakcie usprawiedliwionej nieobecności wypowiedzenie umowy jest niedopuszczalne – ochrona pracownika z art. 41 k.p. obejmuje nie tylko pracownika na zwolnieniu lekarskim, ale też inne okresy usprawiedliwionej nieobecności, zapewniając ochronę stosunku pracy. Oznacza to wprost, że pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi na zwolnieniu lekarskim ani zwolnić go bez przyczyny w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Kodeks pracy przewiduje jednak wyjątki od tej zasady, dlatego ochrona stosunku pracy nie ma charakteru absolutnego. Art. 53 k.p. dopuszcza rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, jeśli choroba przekracza określone, ściśle zdefiniowane limity czasowe.

Długotrwała nieobecność a art. 53 Kodeksu pracy

Z punktu widzenia pracodawcy art. 53 k.p. jest „wentylem bezpieczeństwa” na wypadek sytuacji, w której pracownik od długiego czasu nie jest zdolny do pracy, a firma musi zacząć podejmować decyzje kadrowe. To nie jest tryb dyscyplinarny. Nie opiera się na winie pracownika, ale dotyczy rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niezawinionych przez zatrudnionego, a nie z winy pracownika, i nadal jest wyjątkowym sposobem rozwiązania umowy, wymagającym dużej ostrożności.

Przepis mówi wprost: pracodawca może zwolnić pracownika przez rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, jeśli usprawiedliwiona niezdolność do pracy trwa „zbyt długo”. Przy długotrwałym zwolnieniu lekarskim nie chodzi jednak o dowolną ocenę – w takim przypadku pracodawca może skorzystać z tego trybu dopiero po upływie ustawowych limitów, a więc nie od razu i nie dlatego, że sama niezdolność pracownika utrudnia organizację pracy. Kluczem jest jednak, że ta „zbyt długa” nieobecność w pracy nie może być ustalona wyłącznie w oparciu na przekonaniu działu HR, lecz na konkretnie, liczonych co do dnia, okresach – różnych w zależności od stażu pracy i przyczyny choroby:

• W przypadku pracownika ze stażem poniżej 6 miesięcy (jeśli od momentu zatrudnienia do powstania niezdolności do pracy minęło mniej niż 6 miesięcy), czyli zatrudnionego u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia może nastąpić, gdy choroba trwa nieprzerwanie dłużej niż 3 miesiące. Taka długotrwała choroba oznacza tu co do zasady nieobecność przekraczającą 3 miesiące. Ciągłość choroby jest tutaj kluczowa – krótkie przerwy pomiędzy zwolnieniami mogą zmienić ocenę sytuacji. W praktyce trzeba spojrzeć na cały okres niezdolności do pracy, a nie tylko na pojedyncze druki L4;
• W przypadku pracownika z co najmniej 6‑miesięcznym stażem – rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia może nastąpić, gdy choroba trwa dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego (co do zasady maksymalny okres zasiłkowy wynosi 182 dni, a w przypadku gruźlicy lub ciąży 270 dni) oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące. To oznacza, że po 182 dniach i po pierwszych 3 miesiącach świadczenia rehabilitacyjnego łączny próg wynosi zasadniczo 273 dni niezdolności do pracy. Prawo do tych świadczeń ustala zakład ubezpieczeń społecznych, dlatego przed podjęciem decyzji trzeba uwzględnić rozstrzygnięcia ZUS dotyczące dalszych uprawnień chorego. Po upływie tych okresów, i przy utrzymującej się niezdolności do pracy, powstaje uprawnienie do rozwiązania umowy na podstawie art. 53 k.p.;
• W przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową stosuje się ten sam dłuższy model ochrony, co przy stażu co najmniej 6 miesięcy. Pracodawca musi poczekać na koniec pełnego okresu zasiłkowego oraz (jeśli przyznano) pierwszych 3 miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego, zanim pojawi się możliwość sięgnięcia po art. 53 k.p.

Wyjątkiem od tej ochrony jest też ogłoszenie upadłości albo likwidacja pracodawcy, gdy można wypowiedzieć umowy o pracę pracę pracownikowi przebywającemu na L4.

Najczęstsze błędy pracodawców przy zwolnieniu pracownika na długotrwałym L4

Z naszej praktyki współpracy z pracodawcami możemy wskazać kilka powtarzających się błędów, popełnianych przez firmy przy zwalnianiu pracowników długotrwale przebywających na zwolnieniu lekarskim. Przykłady:

• Mylenie wypowiedzenia z rozwiązaniem bez wypowiedzenia – pracodawca wręcza pracownikowi klasyczne wypowiedzenie z okresem wypowiedzenia, naruszając art. 41 Kodeksu pracy. Skutkiem może być nakaz przywrócenia do pracy lub wypłaty odszkodowania;
• Zbyt wczesne rozwiązanie umowy – pismo o rozwiązaniu w trybie art. 53 k.p. pracownik otrzymuje przed upływem wymaganego okresu ochronnego (3 miesięcy, 182/270 dni + 3 miesiące świadczenia rehabilitacyjnego);
• Nierzetelność działu HR – zdarza się, że dział HR opiera się na relacjach pracownika odnośnie jego okresu choroby, a on sam może pozostawać w błędnym przekonaniu co do okresu jej trwania, przez co wypowiedzenie może mu zostać doręczone w niewłaściwym czasie. HR powinien zweryfikować dane z ZUS i wewnętrznego systemu kadrowo-płacowego;
• Nieprawidłowe doręczenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy – wysłanie wypowiedzenia na nieaktualny adres albo w sposób, który nie zapewnia pracownikowi możliwości realnego zapoznania się z jego treścią;
• Błędne stosowanie art. 52 i 53 k.p. – pracodawca „podciąga” trudne przypadki pod dyscyplinarkę, mimo braku ciężkiego naruszenia obowiązków, albo odwrotnie – nie korzysta z art. 52 k.p. w sytuacji gdy istnieją ku temu przesłanki;
• Naruszenie zasad współżycia społecznego – orzecznictwo wskazuje, że zwolnienie długoletniego, nienagannie dotąd pracującego pracownika wyłącznie z powodu długiej choroby, może zostać uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.

Przed podjęciem decyzji o rozwiązania umowy o pracę warto też sprawdzić, czy pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim nie reprezentuje związek zawodowy, bo wobec danego pracodawcy może wtedy powstać obowiązek konsultacji.

Przeczytaj więcej na temat wypowiedzenia umowy o pracę w trybie natychmiastowym:  https://rpms.pl/wypowiedzenie-umowy-o-prace-w-trybie-natychmiastowym/

Potrzebujesz porady prawnika?

Każda sytuacja jest inna.
Opisz swoją sprawę, a podpowiem, jakie kroki
warto podjąć w Twoim przypadku.

Wyślij zapytanie

Checklista dla działu HR – jak przygotować się do rozwiązania umowy o pracę z wykorzystaniem art. 53 k.p.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 53 Kodeksu pracy wymaga każdorazowo szczegółowej analizy stanu faktycznego oraz prawidłowego zastosowania przepisów. Pracownik na L4 nie może zostać zwolniony bez zachowania procedur, bo wadliwe rozwiązanie umowy może zostać podważone przed sądem pracy. Błędne ustalenie okresu niezdolności do pracy, pominięcie przesłanek wyłączających możliwość rozwiązania umowy lub nieprawidłowe przygotowanie dokumentacji może narazić pracodawcę na spór sądowy i roszczenia ze strony pracownika.

Krok 1: Uporządkuj dane o zatrudnieniu i chorobie (staż pracy, ciągłość zatrudnienia, historia zwolnień lekarskich, okres zasiłkowy, czy zostało przyznane świadczenie rehabilitacyjne;

Krok 2: Precyzyjnie policz okresy ochronne (ustalenie daty początku długotrwałej niezdolności do pracy, progów czasowych dla pracownika z krótkim stażem, z dłuższym stażem oraz po wypadku przy pracy);

Krok 3: Sprawdź, czy nie zachodzi któraś z blokad (np. nieobecność wynika z opieki nad dzieckiem lub odosobnienia z powodu choroby zakaźnej, czy pracownik nie stawił się już do pracy i nie odzyskał zdolności do pracy);

Krok 4: Oceń, czy przypadek jest „czysto chorobowy”, czy pojawiają się elementy winy (czy zwolnienie lekarskie pracownika nie jest wykorzystywane niezgodnie z celem, albo istnieją przesłanki do dyscyplinarnego zwolnienia z pracy w oparciu o art. 52 k.p.; wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego niezgodnie z przeznaczeniem lub inne ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych może uzasadniać zwolnienie dyscyplinarne pracownika. Jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim i dopuszcza się ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, zwolnienie dyscyplinarne jest nadal możliwe. W razie nadużycia takiego zwolnienia może też utracić prawo do zasiłku chorobowego);

Krok 5: Rzetelnie przygotuj treść wypowiedzenia (wyraźne wskazanie podstawy prawnej i przyczyny wypowiedzenia, zawarcie pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy); Nieuzasadnione zwolnienie lub naruszenie okresu ochronnego może prowadzić do bezskuteczności wypowiedzenia, a nawet przywrócenia pracownika do pracy i obowiązku zapłaty odszkodowania.

Krok 6: Przemyślane doręczenie (wybór bezpiecznego sposobu doręczenia (osobiste, list polecony za potwierdzeniem odbioru, dokument z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, tak byś Ty miał potwierdzenie doręczenia, a pracownik realną szansę na zapoznanie się z nim);

Krok 7: Przygotuj się na ewentualny spór (zgromadzenie dokumentacji medycznej, ZUS‑owskiej i dokumentacji wewnętrznej). W razie przegranej pracodawca musi liczyć się także z kosztami sądowymi oraz ryzykiem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Sporządzenie checklisty pozwala działowi HR zweryfikować wszystkie istotne okoliczności przed podjęciem decyzji, ujednolicić procedurę postępowania oraz ograniczyć ryzyko błędów formalnych.

Masz wątpliwości czy można zwolnić pracownika podczas długotrwałego zwolnienia lekarskiego?

Jeśli masz w firmie przypadek długotrwałego L4, pracownika często chorującego, spór o wykorzystanie zwolnienia, albo chcesz uporządkować procedury kadrowe pod kątem art. 52 i 53 Kodeksu pracy – skorzystaj z naszego wsparcia👉https://rpms.pl/prawo-pracy/

Pomożemy ocenić ryzyko, przygotować bezpieczną ścieżkę działania i wesprzemy Cię w ewentualnym postępowaniu przed sądem pracy. Przeczytaj również: https://rpms.pl/wypowiedzenie-umowy-o-prace-przez-pracodawce-z-punktu-widzenia-pracodawcy/