Filip Nowaczyk
|
7 marca 2022
Spis treści

Windykacja to szereg powiązanych ze sobą działań, które mają na celu dochodzenie roszczeń od dłużników. Słowo to ma negatywne konotacje, jednak sam proces niesie za sobą wiele korzyści dla zaangażowanych podmiotów, w tym jest niemal nieodzowny w prowadzeniu działalności gospodarczej. Proces windykacyjny można zdefiniować jako rodzaj negocjacji pomiędzy dłużnikiem, a wierzycielem lub jego przedstawicielem, zmierzający do wypracowania sposobu i terminu realizacji długu.

Windykacja może być prowadzona zarówno na etapie przedsądowym, jak i na drodze postępowania sądowego, a w razie uporczywego uchylania się od obowiązku spłaty, działania zmierzające do odzyskania długu, mogą zostać przekazane na drogę postępowania egzekucyjnego. Wyróżnia się więc dwa główne rodzaje windykacji – windykację polubowną (miękką) oraz windykację sądową (twardą). Wskazane rodzaje windykacji różnią się od siebie sposobem i podstawą prawną prowadzenia działań, ich zakresem oraz kosztami. 

Windykacja polubowna

Windykacja polubowna skupia się na działaniach na względnie wczesnym etapie powstania zaległości, a jej celem jest osiągnięcie porozumienia z dłużnikiem w zakresie dobrowolnej spłaty należności bez konieczności kierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Do głównych narzędzi windykacji miękkiej zalicza się wezwania do zapłaty i mogą one przybierać formę tradycyjnego listu, wiadomości SMS lub e-mail. Wezwanie do zapłaty powinno precyzyjnie wskazywać wymagalną wierzytelność, dane identyfikacyjne wierzyciela oraz sposób uiszczenia długu.

Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do jego wykonania, wobec czego to wezwanie do zapłaty powoduje wymagalność zobowiązania, gdy termin jego spełnienia nie jest oznaczony. Oprócz wezwań do zapłaty, najczęściej wybieraną drogą mobilizacji dłużnika do wywiązania się z roszczenia są czynności terenowe oraz negocjacje telefoniczne. Obecnie w procesie windykacyjnym rośnie również rola mediów społecznościowych, które są powszechnie używane nie tylko jako sposób komunikacji, ale także identyfikacji i lokalizacji dłużnika. 

Windykacja sądowa

Działania windykacyjne określane mianem windykacji sądowej polegają na skierowaniu sprawy na drogę sądową celem uzyskania prawomocnego nakazu zapłaty, co wiążę się z obowiązkiem spłaty przez dłużnika nie tylko zaległej należności, ale także odsetek oraz kosztów sądowych. W przypadku, gdy dłużnik nie zrealizuje na tym etapie ciążącego na nim obowiązku, wierzyciel może skierować sprawę na drogę postępowania egzekucyjnego, co znacznie zwiększa koszty po stronie dłużnika. 

Należy tu zaznaczyć, że zarówno w interesie wierzyciela, jak i dłużnika powinno być zamknięcie procesu windykacyjnego na etapie windykacji polubownej, gdyż jest to najszybszy i najmniej kosztowny sposób dochodzenia należności. W trakcie każdego kontaktu z dłużnikiem powinno dążyć się do wyjaśnienia celu procesu windykacyjnego, a także rozwiania wszelkich niejasności i wątpliwości dotyczących samego zobowiązania, co może przyspieszyć jego spełnienie przez dłużnika.

Rejestry dłużników

Jednym ze sposobów motywacji dłużnika na spłatę zobowiązania jest umieszczenie danych dłużnika w ogólnodostępnych rejestrach długów. Rejestry te gromadzą dane o incydentach z nieterminową spłatą różnego rodzaju wierzytelności zarówno osób fizycznych, jak i podmiotów gospodarczych, co jest pomocne w weryfikowaniu wiarygodności finansowej kontrahentów oraz w odzyskiwaniu przeterminowanych zobowiązań. 

Można podzielić tego typu bazy na dwa główne rodzaje, tj. Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, który jest prowadzony przez instytucję państwową, a więc właściwy sąd rejestrowy KRS i działa w oparciu o ustawę z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz na prywatne wywiadownie gospodarcze, opierające swoją działalność na ustawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, tj. BIG InfoMonitor S.A., Krajowy Rejestr Długów BIG S.A., Rejestr Dłużników ERIF BIG S.A. i Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej. 

Dla dłużnika umieszczenie jego danych w jednym ze wskazanych rejestrów wiąże się z określonymi konsekwencjami co do podstaw, zakresu wpisu i skutków umieszczenia w określonym rejestrze, jednak wspólnym mianownikiem wszystkich wskazanych baz danych jest udostępnianie informacji gospodarczych o nierzetelnym wywiązywaniu się z finansowych zobowiązań. Wpis o zadłużeniu może powodować szereg konsekwencji dla dłużnika, w tym utratę partnerów biznesowych, wzrost kosztów prowadzenia działalności gospodarczej czy problemy przy zaciąganiu kredytów i pożyczek.

Zasady Dobrych Praktyk

Zasady Dobrych Praktyk to dokument stworzony przez Związek Przedsiębiorstw Finansowych (uprzednio Konfederację Przedsiębiorstw Finansowych), który ma na celu określenie reguł, którymi powinny kierować się firmy działające w sektorze rynku finansowego w Polsce, w tym przedsiębiorstwa z sektora bankowego i pożyczkowego, pośrednicy finansowi, biura informacji gospodarczej, a także podmioty windykacyjne.

Dokument ten składa się z siedmiu rozdziałów, a trzeci z nich w całości poświęcony jest praktykom windykacyjnym. Można tam znaleźć wytyczne dotyczące między innymi sposobu komunikowania się z dłużnikiem, wymagań formalnych w zakresie pism kierowanych do dłużnika czy sposobu ochrony danych osobowych. Zadaniem tego dokumentu jest umacnianie konkurencyjności i transparentności na rynku finansowym, poprawa sposobów komunikacji, edukacja finansowa oraz ochrona przestrzegania obowiązujących praw. 

Niezależnie od tego czy wierzyciel egzekwuje zobowiązania poprzez własne działania wewnętrzne czy też decyduje się na zatrudnienie profesjonalnej firmy windykacyjnej, to sama egzekucja długu powinna opierać się przede wszystkim na szacunku oraz dialogu pomiędzy stronami. Ma to szczególne znaczenie w przypadku windykacji polubownej, gdyż nie jest ona tak ściśle regulowana przez prawo jak ma to miejsce w przypadku windykacji na etapie sądowym.

Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż firma windykacyjna nie dysponuje takimi samymi instrumentami prawnymi jak organy egzekucji sądowej i administracyjnej, wobec czego działania windykacji polubownej skierowane są głównie na wypracowaniu porozumienia pomiędzy wierzycielem, a dłużnikiem. Ugoda między stronami może zostać zawarta na każdym etapie windykacji, o ile wierzyciel i dłużnik dojdą do porozumienia w kwestii realizacji zobowiązania. 

Zasady Dobrych Praktyk określają wzorcowy sposób działania zarówno z punktu widzenia wierzyciela, jak i dłużnika, określając metody pożądane oraz te niedopuszczalne w trakcie procesu windykacyjnego. Do najważniejszych założeń Zasad Dobrych Praktyk w odniesieniu do procesu windykacji należą: 

  • poszanowanie norm prawnych, moralnych i etycznych, 

  • prowadzenie działań windykacyjnych w sposób kompetentny i rzetelny, 

  • zapewnienie zachowania w tajemnicy informacji dotyczących dłużnika i wierzyciela,

  • komunikowanie się z dłużnikiem w sposób zrozumiały i jasny,

  • powstrzymanie się od działań, które byłyby nadmiernie uciążliwe dla dłużnika.

Dokument stworzony przez Związek Przedsiębiorstw Finansowych wskazuje ogólne zasady, metody działania oraz cele jakimi powinny kierować się osoby zajmujące się procesem windykacyjnym, natomiast szczegółowy sposób działania, wynikający z danej branży, powinien być uwzględniony w tworzonych indywidualnie dokumentach wskazujących politykę działania poszczególnych podmiotów.   

W tym miejscu należy podkreślić, iż na każdym etapie działań windykacyjnych ściśle zabronione jest używanie siły, zastraszania i gróźb karalnych, przedstawiania nieprawdziwych informacji dotyczących długu oraz konsekwencjach jego niespłacenia, celowe wprowadzanie w błąd dłużnika czy też rozpowszechnianie informacji o zobowiązaniu osobom trzecim. Każde z tych działań jest nie tylko etycznie niewłaściwe, ale także prawnie niedopuszczalne.

Zasady Dobrej Praktyk, nie tylko tych dotyczących praktyk windykacyjnych, ale całego sektora finansowego, akcentują konieczność przekazywania informacji w sposób jasny i zrozumiały dla konsumenta, co ma mu pozwolić na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących finansów. Zapewnienie dostępu do pełnej informacji stało się podstawowym sposobem ochrony konsumenta i tym samym budowania jego świadomości w zakresie edukacji finansowej.

Nadzór nad przestrzeganiem Zasad Dobrych Praktyk

Filip Nowaczyk

Zasady Dobrych Praktyk nie stanowią systemu prawa na szczeblu państwowym lub unijnym, wobec czego ich łamanie nie jest zagrożone sankcją karną lub administracyjną. Przedsiębiorstwa finansowe i windykacyjne zrzeszone w Związku Przedsiębiorstw Finansowych zobowiązują się w sposób dobrowolny do przestrzegania ich postanowień. Wypełnianie restrykcyjnych norm jest corocznie audytowane, a w przypadku ich spełnienia jest nadawany Certyfikat Etyczny, który stanowi gwarancję działania na rynku finansowym zgodnie z najwyższymi standardami. W przypadku łamania postanowień Zasad Dobrych Praktyk każdy konsument ma prawo wystąpić do działającej przy Związku Przedsiębiorstw Finansowych Komisji Etyki, której zadaniem jest badanie zgodności praktyki biznesowej zrzeszonych podmiotów z Zasadami Dobrych Praktyk. 

Firmy o profilu windykacyjnym, a także te podmioty, które w ramach swojej działalności mają działy zajmujące się windykacją powinny dokładać szczególnych starań, by  mieć jasno określone procedury funkcjonowania. Zazwyczaj polityka działań windykacyjnych jest częścią compliance i jako taka ma za zadanie nadzorować zgodność działalności windykacyjnej z przepisami prawa.

Potrzeba ustalenia procedur wynika ściśle ze specyfiki działań windykacyjnych, które bazują na operowaniu danymi wrażliwymi, stałym kontakcie z kontrahentem oraz niechęci do współpracy części klientów. Z punktu widzenia wierzyciela, ustalone zasady działań pozwalają na uniknięcie sytuacji, które naruszają prawa dłużników i tym samym chronią ich przed możliwymi zarzutami o przekroczenie uprawnień. Z kolei dłużnicy mogą czuć się bezpiecznie, wiedząc jakich działań mogą się spodziewać, co może przekładać się na ich wolę do wspólnego wypracowania kompromisu celem spłaty zobowiązania. 

Zasady Dobrych Praktyk oczywiście nie są w stanie nakreślić całego katalogu potencjalnych zagrożeń i naruszeń, które mogą się wydarzyć podczas procesu windykacji, ale wskazują wzorcowe rozwiązania oraz modele działania, co przekłada się na poprawę ich wizerunku oraz wiarygodności.

Filip Nowaczyk

Aplikant Radcowski



Zaufali nam:


5/5 - (liczba głosów: 4)