Windykacja wymagalnych roszczeń z zagranicy potrafi stanowić dla wierzycieli nie lada problem. Wyzwanie stanowi nie tylko sama identyfikacja dłużnika, ale przede wszystkim sprawne i efektywne przeprowadzenie procedury windykacyjnej z uwzględnieniem bariery językowej oraz odmiennego reżimu prawnego. Co warto wiedzieć i jak się odbywa windykacja w Niemczech?

Kiedy warto skorzystać z usługi windykacji w Niemczech?

Coraz więcej polskich firm świadczy usługi dla kontrahentów zlokalizowanych na terenie Niemiec. Dotyczy to zwłaszcza sektora:

    Dane podane w formularzu będą przetwarzane przez Kancelarię Prawną RPMS z siedzibą w Poznaniu wyłącznie w celu realizacji zgłoszenia oraz według zasad zawartych w Polityce prywatności

    Dla każdego przedsiębiorcy priorytetem powinna być weryfikacja zagranicznego partnera jeszcze przed nawiązaniem współpracy. Może ona być bardzo prosta (np. sprawdzenie właściwych rejestrów, strony internetowej), ale też rozbudowana i wielowektorowa (np. due diligence).

    Niestety, pomimo podjęcia wszystkich możliwych działań może zdarzyć się tak, że kontrahent okaże się niesolidny. Co zrobić, kiedy strona umowy nie chce opłacić wystawionej faktury i pojawia się kwestia w zakresie windykacji należności?

    Jak przeprowadzić windykację w Niemczech?

    Windykację przedsądową powinny poprzedzać działania polubowne a nie od razu postępowanie sądowe. Wielokrotnie zdarza się, że zator płatniczy nie jest próbą oszustwa i nie wynika ze złej woli. Jego przyczyną może być zwykły brak porozumienia ze strony niemieckich kontrahentów, który najczęściej dotyczy:

    • nieprawidłowo wystawionej faktury (dokumenty sprzedażowe w Polce i Niemczech wyglądają nieco inaczej),
    • braku kompletu dokumentacji (np. protokołu odbioru prac),
    • niezrozumienia wszystkich zapisów umowy (np. terminu wymagalności świadczenia),
    • braków formalnych (np. braku podpisów).

    Każde działania formalne warto poprzedzić próbą polubownego wyjaśnienia opóźnienia w płatnościach. W przypadku gdy strony podpisują ze sobą umowę w obcym języku, warto zlecić jej zaopiniowanie, a niekiedy także korektę przez zespół doświadczonych prawników. Należy pamiętać, że niemiecki i polski język prawniczy różnią się między sobą, co będzie mieć później duże znaczenie prawne np. jeśli chodzi o wniesienie sprzeciwu.

    Upomnienie

    Jeżeli polubowne próby rozwiązania sporu z niemieckimi kontrahentami nie przynoszą skutku, niezbędne jest skierowanie do kontrahenta upomnienia (niem. Mahnung) z wyraźną prośbą o uregulowanie zaległej należności.

    Nie jest to jeszcze formalne wezwanie do zapłaty, nie musi więc dokładnie określać właściwego sądu, specyfikować roszczenia ani wskazywać dokładnej drogi jeśli chodzi o dochodzenie roszczeń. Wystarczy, aby niemiecki kontrahent zdawał sobie sprawę, że przedsiębiorca „trzyma rękę na pulsie” i względnie powoli szykuje sie na windykację należności.

    Ważne, aby wszystkie upomnienia wysyłać drogą elektroniczną (za pomocą faksu lub e-maila). Dzięki temu w polskiej firmie zostaje poświadczenie wysłania monitu co będzie istotne później z perspektywy dowodowej, szczególnie przy okazji występowania o sądowy nakaz zapłaty.

    Jak wygląda windykacja pozasądowa?

    Jeżeli zwykły monit nie przyniesie rezultatu, wierzyciel powinien skierować do dłużnika prawidłowo skonstruowane wezwanie do zapłaty. Jakie informacje powinien zawierać taki dokument?

    • Data i miejsce sporządzenia pisma

    Choć nie jest to element wymagany przepisami prawa, pomaga zidentyfikować czas i datę, w jakiej strona złożyła oświadczenie woli danej treści.

    • Zlokalizowanie i oznaczenie dłużnika

    Zidentyfikowanie unijnego kontrahenta może sprawić nieco więcej problemów, niż znalezienie firmy z siedzibą w Polsce, gdzie funkcjonują zasadniczo dwa rejestry przedsiębiorców (KRS i CEIDG) oraz szereg rejestrów specjalistycznych (np. Rejestr Przedsiębiorców Telekomunikacyjnych, RPT).

    Niemieckie rejestry przedsiębiorców to:

    • German Commercial Register,
    • Business Register System (niem. Unternehmensregister),
    • Bundesanzeiger,
    • Federal Financial Supervisory Authority.

    Warto pamiętać, że część z tych rejestrów jest dostępna wyłącznie w języku niemieckim.

    Poza oficjalnymi rejestrami warto sięgnąć również do zasobów unijnych (poprzez portal European e-Justice lub European Business Registry Association).

    Jeżeli kontrahent jest wpisany do rejestru podatników VAT można go zlokalizować również poprzez unijny portal VIES. Służy on do weryfikacji numeru VAT spółki oraz powiązanych z nim danych.

    W ostateczności, kiedy inne sposoby zawodzą, coraz więcej firm decyduje się też na korzystanie z usług agencji specjalizujących się w przeprowadzaniu wywiadu gospodarczego (jest to usługa w pełni legalna i nie ma nic wspólnego ze szpiegostwem gospodarczym!).

    Samo oznaczenie dłużnika w wezwaniu do zapłaty polega na wskazaniu pełnej nazwy firmy, jej siedziby (lub adresu korespondencyjnego) i ewentualnie numeru identyfikacyjnego, jak np. NIP lub VAT.

    • Oznaczenie rodzaju pisma

    W praktyce będzie to wezwanie do zapłaty (niem. Zahlungsaufforderung) lub przedsądowe wezwanie do zapłaty (niem. Vorgerichtiche Zahlungsaufforderung). Jest to dla dłużnika wyraźny znak, że ignorowanie monitu poskutkuje skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego.

    • Oznaczenie wierzyciela i przedmiotu wezwanie

    Wierzyciel jest oznaczany analogicznie jak dłużnik. Przedmiotem wezwania zaś jest oznaczona kwota pieniężna wynikająca z konkretnego zobowiązania powiększona o odsetki ustawowe lub umowne.

    Wraz z przedmiotem wezwania należy dokładnie określić jego podstawę, np. umowę, fakturę, rachunek. Jest to szczególnie istotne w przypadku istnienia kilku zobowiązań, ponieważ dłużnik musi wiedzieć, do zaspokojenia którego z nich jest wzywany.

    • Termin i sposób płatności

    Wezwanie do zapłaty musi określać też termin płatności w jakim kwota ma zostać uiszczona przez niemieckiego dłużnika (np. 7 dni lub 14 dni) oraz wskazywać numer rachunku bankowego, na którego należy dokonać przelew. W obrębie Unii Europejskiej wykonywane są przelewy SEPA, które realizuje się tak samo, jak zwykłe transakcje krajowe (wystarczy podanie numeru IBAN właściwego banku).

    • Określenie konsekwencji braku płatności

    Dłużnik musi zostać także poinformowany, że brak płatności w wyznaczony terminie będzie równoznaczny z wystąpieniem z powództwem do sądu właściwego.

    Oczywiście tak jak każde inne pismo, wezwanie do zapłaty należy opatrzyć podpisem wierzyciela lub jego pełnomocnika (wtedy załącznik powinno stanowić również opłacone pełnomocnictwo).

    Jak przebiega windykacja sądowa?

    Jeżeli windykacja polubowna zawiedzie, wtedy nalezy pamiętać, że windykacja w Niemczech, podobnie jak w Polsce, może być realizowana także przed sądem powszechnym. Przed wytoczeniem powództwa należy jednak ustalić, który sąd będzie właściwy do rozpatrzenia sporu i mniej więcej rozrysować sobie cały proces windykacji sądowej. Jeżeli roszczenie ma podstawę umowną, należy zweryfikować, czy strony nie przewidziały klauzuli prorogacyjnej lub zapisu determinującego prawo właściwe.

    Nic nie stoi na przeszkodzie, aby rozstrzygać o sprawie przed sądem niemieckim w oparciu o przepisy polskie lub przed sądem polskim w oparciu o normy niemieckie (kwestie związane ze sporami transgranicznymi szczegółowo określa rozporządzenie Rzym I oraz polska ustawa prawo prywatne międzynarodowe).

    Windykacja w Niemczech najczęściej jest realizowana w jednym spośród następujących postępowań:

    • nakazowego (niem. Mahnverfahren),
    • w ramach Europejskiego Postępowania Nakazowego,
    • w sprawach drobnych roszczeń,
    • zwykłego postępowania cywilnego o zapłatę.

    Postępowanie nakazowe

    Wniosek o wydanie nakazu zapłaty składany jest na urzędowym formularzu. Można także skorzystać z portalu online-mahnantrag.de i wypełnić gotowy formularz. W tym postępowaniu wierzyciel nie musi sporządzać żadnego uzasadnienia ani załączać do pozwu dowodów, ponieważ sąd nie bada merytorycznej podstawy żądania.

    Jeżeli wniosek nie zawiera braków formalnych, nakaz zapłaty doręczany jest dłużnikowi, który może złożyć od niego sprzeciw (w takiej sytuacji sprawa trafia do normalnego postępowania sądowego). Jeżeli środek zaskarżenia nie zostanie wniesiony w terminie 14 dni, wierzyciel może w terminie 6 miesięcy wystąpić o tzw. wykonalny nakaz zapłaty (ekwiwalent polskiej klauzuli wykonalności), który ponownie jest doręczany dłużnikowi (może on złożyć sprzeciw po raz drugi).

    Postępowanie nakazowe to niedroga i prosta procedura, która jednak wymaga znajomości języka niemieckiego. Jest także dosyć ryzykowna dla wierzyciela, ponieważ dłużnik ma dwukrotną szansę zakwestionowania nakazu zapłaty.

    Europejskie Postępowanie Nakazowe

    Windykacja należności w Niemczech może być przeprowadzona w oparciu o Europejski Nakaz Zapłaty (ENZ).To procedura zbliżona do polskiego postępowania upominawczego, która pozwala na przyspieszenie procedury dochodzenia bezspornych roszczeń cywilnych i handlowych.

    Co istotne po stwierdzeniu wymagalności ENZ wierzyciel może skierować wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego do komornika w dowolnym państwie członkowskim. ENZ jest uznawany i wykonywany na terenie każdego państwa członkowskiego (często szybciej niż działałyby procedury krajowe.

    Europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń

    Europejskie postępowanie w sprawach transgranicznych może być wykorzystane w przypadku, kiedy kwota roszczenia nie przekracza 5000 Euro (musi mieć ono charakter pieniężny i być wymagalne w dniu wniesienia pozwu) w momencie wpłynięcia formularza do sądu. Procedura może być realizowana na terytorium każdego państwa członkowskiego (poza Danią) jeżeli sprawa ma charakter transgraniczny.

    Pozew należy złożyć na specjalnym formularzu. Pozwany ma możliwość udzielenia pisemnej odpowiedzi. Po analizie sprawy, w tym przeprowadzenia ewentualnego postępowania dowodowego oraz rozprawy sąd wydaje orzeczenie.

    Wyrok sądowy w sprawie drobnych roszczeń jest uznawany i wykonywany w każdym państwie członkowskim bez konieczności ustalania jego wykonalności oraz sprzeciwienia się co do jego uznania.

    Postępowanie cywilne w Niemczech

    Wierzyciel ma także możliwość skorzystania z tradycyjnego postępowania cywilnego przed sądem powszechnym (tzw. Klageverfahren). W zależności od wartości przedmiotu sporu będzie to sąd rejonowy lub sąd krajowy.

    Podobnie jak w przypadku polskiej procedury, także niemiecki porządek prawny opiera się na formalizmie procesowym, obowiązku przestrzegania terminów, rozliczeniu kosztów procesu. Bardzo często okazuje się, że pomoc prawnika jest nieodzowna, aby przebrnąć przez wszystkie formalności.

    Egzekucja komornicza

    Po uzyskaniu wykonalnego wyroku sądowego wierzyciel może dochodzić spełnienia świadczenia w drodze postępowania egzekucyjnego.

    Wniosek o wszczęcie egzekucji składa się na urzędowym formularzu do sądu rejonowego miejsca zamieszkania lub siedziby dłużnika bez względu na rodzaj tytułu wykonawczego (np. wyrok sądowy, ENZ).

    Koszty windykacji w Niemczech?

    Na koszty windykacji w Niemczech składa się wiele czynników. Zaliczmy do nich przede wszystkim:

    1. opłata za pomoc profesjonalnego pełnomocnika,
    2. opłata za postępowanie wyliczona w oparciu o wartość przedmiotu sporu,
    3. wynagrodzenia biegłych, tłumaczy i świadków,
    4. koszty podróży i utraconego zarobku drugiej strony.

    Koszty postępowania rozliczane są w oparciu o zasadę, zgodnie z którą strona przegrywająca pokrywa koszty przeciwnika procesowego.

    Odzyskanie należności od niemieckiego kontrahenta nie musi być drogie, czasochłonne ani skomplikowane. Skorzystaj z pomocy profesjonalistów, którzy zajmą się windykacją w Niemczech zarówno na etapie przedsądowym, jak i sądowym.

    Zaufali nam

    Zobacz wszystkie

    Nasze Aktualności prawne

    Oceń