Prowadzenie sklepu e-commerce, który oferuje swoje towary wewnątrzwspólnotowo na rzecz konsumentów, może przynieść przedsiębiorcy znacznie więcej korzyści, niż sprzedaży jedynie w kraju rejestracji. Wymaga to jednak uwzględnienia dodatkowych obowiązków podatkowych, w tym procedury VAT OSS. Co to takiego i jak skorzystać z One Stop Shop?
W tym artykule przeczytasz o:
- Systemie VAT OSS – kto może, a kto musi go stosować.
- Zasadach rozliczania deklaracji podatkowej w ramach VAT OSS.
- Korzyściach płynących z VAT OSS.
- Procedurze VAT IOSS – kiedy jest przydatna.
Czym jest VAT OSS?
Procedura VAT One Stop Shop (VAT OSS) weszła w życie 1 lipca 2021 roku jako rozszerzenie procedury VAT MOSS, zastępując obowiązującą wcześniej Mini One Stop Shop. Jej celem jest uproszczenie obowiązków podatnika na gruncie podatku VAT poprzez umożliwienie rozliczania wszystkich transakcji w kraju podatnika; to uproszczona procedura rozliczania podatku VAT, która nie zmienia wysokości podatku, a jedynie sposób jego rozliczenia. W systemie OSS podatek obrotowy płacony jest w euro według aktualnych stawek obowiązujących w poszczególnych państwach członkowskich, a VAT OSS pozwala na rozliczenie całego unijnego VAT w jednym państwie.
Przedsiębiorca, który korzysta z procedury OSS, ma obowiązek stosować ją do wszystkich transakcji. Nie można używać jej wybiórczo.
W OSS nie możesz deklarować:
- sprzedaży krajowej na rzecz konsumentów z Polski (czyli tylko w kraju rejestracji)
- zagranicznej sprzedaży lokalnej – jeśli wysyłasz towar z magazynu w innym państwie Unii Europejskiej do odbiorcy w tym samym kraju, na przykład z magazynu we Francji do odbiorcy we Francji (czyli wyłącznie w jednym państwie UE w przypadku dropshippingu)
- sprzedaży na rzecz przedsiębiorców, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (czyli w obrocie B2B).
Rejestracja do VAT OSS jest dobrowolna, ale jeśli chcesz korzystać z tego uproszczenia, rejestracja VAT OSS odbywa się online przez e-Urząd Skarbowy i wymaga posiadania polskiego NIP. W praktyce procedura VAT MOSS została zastąpiona przez procedurę OSS, a rejestracja w polskim urzędzie skarbowym następuje przez złożenie elektronicznie formularzu VAT OSS VIU-R do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Po rejestracji przedsiębiorca składa deklarację VAT OSS jako jedną zbiorczą deklarację kwartalną zamiast wielu deklaracji zagranicznych, co upraszcza rozliczania podatku VAT.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczenia podatku VAT? Sprawdź nasze doświadczenie: https://rpms.pl/rozliczenia-vat-jpk-i-kasy-fiskalne-online-kompleksowa-obsluga-przedsiebiorcow/.
Kto musi zarejestrować się w VAT OSS?
Warto pamiętać, że procedura VAT OSS nie jest obligatoryjna. Rejestracja do VAT OSS jest dobrowolna dla sprzedawców i przedsiębiorców, a choć nie ma obowiązku rejestracji, daje wyraźne korzyści operacyjne. Przedsiębiorca może zdecydować się na zarejestrowanie jako podatnik VAT w każdym państwie członkowskim osobno i składanie oddzielnych deklaracji podatkowych. Wybór OSS znakomicie ułatwia jednak prowadzenie biznesu przy sprzedaży na rzecz osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Kto i kiedy musi skorzystać z tego trybu?
Podatnik, który korzysta z przedmiotowego zwolnienia z podatku VAT (240 tysięcy złotych w Polsce), ma obowiązek rozliczyć zagraniczny podatek VAT, jeżeli przekroczy limit sprzedaży dla konsumentów z krajów Unii Europejskiej, który wynosi 10 tysięcy euro rocznie i dotyczy łącznej sprzedaży B2C do UE. Po przekroczeniu tego progu należy stosować stawkę VAT właściwą dla kraju nabywcy. W takiej sytuacji sprzedający może:
- zarejestrować się do VAT w kraju nabywcy albo
- zarejestrować się do systemu VAT OSS.
VAT OSS a status krajowego podatnika VAT
Oczywiście przekroczenie limitu 10 tysięcy euro rocznie nie wpływa na status podatnika VAT w Polsce. Do limitu 10 000 euro sprzedaż do innych krajów UE może być rozliczana, stosując polską stawkę VAT. Oznacza to, że do 10 000 euro sprzedawcy mogą stosować polską stawkę VAT, natomiast po przekroczeniu tego progu nie rozlicza się już sprzedaży według zasad krajowych, lecz według zasad państwa nabywcy albo w ramach procedury VAT OSS. Do momentu przekroczenia 240 tysięcy złotych lub rejestracji dobrowolnej możliwa jest sytuacja, kiedy sprzedaż lokalna (w Polsce) będzie zwolniona z podatku VAT, ale wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów będzie rozliczana w ramach rejestracji jako podatnik VAT w danym państwie albo w ramach procedury VAT OSS. Rejestracja do VAT OSS przed przekroczeniem limitu pozostaje dobrowolna.
W takiej sytuacji przedsiębiorca w Polsce powinien zarejestrować się do rejestru VAT jako podatnik VAT zwolniony.
Przykład:
Przedsiębiorca prowadzi sklep internetowy oferujący na rzecz konsumentów towary na terenie Polski, Czech i Słowacji. W 2025 roku osiągnął obrót w wysokości 30 tysięcy euro. Oznacza to, że może skorzystać z procedury VAT OSS, aby dalej sprzedawać towary za granicą. W Polsce wystarczy rejestracja jako podatnik VAT zwolniony.
Kompleksowe doradztwo i optymalizacja podatkowa dla zagranicznych przedsiębiorców: https://rpms.pl/doradztwo-podatkowe/.
Do jakich usług stosuje się procedurę VAT OSS?
Ujednoliconą procedurę unijną w ramach podatku VAT stosuje się m.in. do procedury unijnej VAT OSS, która obejmuje zarówno świadczenia usług, jak i wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość na rzecz konsumentów, co dotyczy głównie branży e-commerce sprzedającej produkty online:
- zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji
- w dziedzinie kultury, sztuki, sportu, nauki, edukacji, rozrywki oraz podobne usługi, takie jak targi i wystawy oraz usługi pomocnicze do tych usług
- transportowe i pomocnicze do usług transportowych, takie jak załadunek, rozładunek, przeładunek lub podobne czynności
- wyceny rzeczowego majątku ruchomego oraz na rzeczowym majątku ruchomym
- związane z nieruchomościami
- krótkoterminowego wynajmu środków transportu
- restauracyjne i cateringowe
- telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne; w praktyce chodzi tu m.in. o usługi telekomunikacyjne oraz usługi elektroniczne typowe dla sprzedaży online.
Pamiętaj!
W przypadku usług innych niż telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne nie stosuje się limitu 10 tysięcy euro. Nawet jeśli wartość sprzedaży była mniejsza, podatnik musi zarejestrować się w danym państwie w VAT albo skorzystać z procedury VAT OSS.
Co daje rejestracja w VAT OSS?
Rejestracja w VAT OSS znacząco ułatwia polskim przedsiębiorcom rozliczanie sprzedaży towarów i usług na terenie UE, w tym sprzedaży towarów oraz dostaw towarów do krajów UE. Deklarowanie i rozliczanie podatku VAT następuje wyłącznie w jednym państwie członkowskim, co upraszcza rozliczenia VAT w jednym kraju UE, eliminuje konieczność rejestrowania i rozliczania vat w każdym kraju UE, a więc nie trzeba rozliczać vat w każdym kraju przy sprzedaży do krajów członkowskich UE.
W związku z tym podatnik może obsługiwać transakcje do krajów członkowskich UE z poziomu jednego państwa, zamiast rejestrować się oddzielnie w każdym kraju UE. To nie tylko niższe koszty związane z obsługą księgową, ale też mniejsze ryzyko popełnienia błędu przy naliczaniu podatku.
Jak rozliczyć sprzedaż w systemie VAT OSS krok po kroku?
Przyjrzyjmy się, jak wygląda rozliczanie podatku obrotowego przez przedsiębiorcę, który skorzystał z systemu VAT OSS:
- Deklarację należy złożyć do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Deklarację VAT OSS składa się dla sprzedaży objętej procedurą unijną i obejmuje ona świadczone usługi, wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość lub kwalifikowane dostawy krajowe właściwe dla państwo członkowskie konsumpcji.
- Deklaracje VIU-DO należy składać kwartalnie, niezależnie od tego, czy w danym kwartale była świadczona wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów lub usług, i składa się je do 10. dnia miesiąca następującego po danym kwartale.
- Podatnik uiszcza podatek VAT należny wynikający z deklaracji VAT w terminie do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale na rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
- Wpłaty VAT powinny być dokonywane w euro na konto urzędowe. Podziału kwoty z uwzględnieniem stawek dla poszczególnych państw członkowskich dokonuje organ, nie podatnik.
- Wypełniając deklarację, należy wskazać jej numer referencyjny. W przeciwnym razie organ nie będzie w stanie podzielić kwoty wpłaconego zobowiązania i zwróci ją podatnikowi. Wiąże się to z ryzykiem powstania zaległości podatkowej. Dzięki pomocą procedury VAT OSS podatnik może składać deklaracje VAT w jednym miejscu zamiast osobno za różne kraje.
- Rejestracja w ramach VAT OSS wiąże się z koniecznością przechowywania repozytorium transakcji objętych procedurą przez okres 10 lat od dnia zawarcia danej transakcji, a korekty dokonuje się przez odniesienie do pierwotnej deklaracji.
VAT OSS a VAT IOSS
W przypadku przedsiębiorców, którzy sprowadzają na rzecz konsumentów towary importowane z państw trzecich, zastosowanie znajduje procedura VAT IOSS (Import One Stop Shop), wynikająca z pakiet VAT e-commerce i dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych na terytorium UE. W celu skorzystania z procedury należy zarejestrować się na formularzu VII-R. Dodatkowo niezbędne jest spełnienie następujących przesłanek:
- towary są wysyłane lub obejmuje je transport towarów spoza Unii Europejskiej w momencie ich sprzedaży (np. z Chin),
- towary są wysyłane lub transportowane w przesyłkach o wartości nieprzekraczającej 150 euro
- przedmioty nie podlegają podatkowi akcyzowemu (na przykład alkohol lub wyroby tytoniowe, wyroby jubilerskie, wyroby z metali szlachetnych).
Podobnie jak w przypadku VAT OSS, również VAT IOSS należy stosować kompleksowo do wszystkich transakcji, choć nie jest to ta sama procedura unijna, ponieważ IOSS odnosi się do importu. Nie ma jednak znaczenia, do ilu krajów ostatecznie trafia towar. Procedura VAT IOSS jest dużym ułatwieniem w przypadku przedsiębiorców funkcjonujących w modelu dropshippingu, którzy masowo sprowadzają i sprzedają w Polsce towary z Chin za pośrednictwem popularnych platform marketplace.
Aby było możliwe skorzystanie z VAT IOSS, na zgłoszeniu celnym należy podać numer IOSS. Deklaracje składa się miesięcznie (do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu) za pomocą systemu e-Deklaracje do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. W przypadku braku obrotów należy złożyć deklarację zerową. Korekty deklaracji dokonuje się na bieżąco, w kolejnej deklaracji. Firma ma obowiązek przechowywać przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji.
Zobacz, jak wspieramy rozwój sklepów internetowych: https://rpms.pl/obsluga-prawna-e-commerce/.
VAT OSS – jak możemy Ci pomóc?
Kancelaria Prawna RPMS oferuje przedsiębiorcom kompleksową obsługę w zakresie prawnym i podatkowym. Planujesz ekspansję na rynki zagraniczne? Znajdziemy dla Ciebie najkorzystniejsze rozwiązanie:
- Sprawdzamy, czy masz obowiązek zarejestrować się w VAT OSS/VAT IOSS lub czy jest to dla Ciebie korzystne.
- Przygotowujemy dokumentację i rejestrację w VAT OSS/IOSS.
- Wspieramy przygotowywanie deklaracji VAT OSS/IOSS (opracowanie indywidualnego sposobu przekazywania danych sprzedażowych).
- Bieżąca weryfikacja prawidłowości wypełnienia deklaracji VAT OSS/IOSS.
FAQ – Najczęstsze pytania i odpowiedzi o deklarację VAT OSS
Przedsiębiorca wykonuje usługę objętą VAT OSS na terenie Polski, Francji i Stanów Zjednoczonych. Czy może skorzystać z rozliczenia jej w ramach unijnej procedury?
Nie, ponieważ VAT OSS dotyczy wyłącznie transakcji wewnątrzwspólnotowych i służy do rozliczania sprzedaży na rzecz konsumentów na terenie UE, a nie poza nim. W takiej sytuacji należy obliczyć i odprowadzić podatek VAT niezależnie w każdym państwie, gdzie dostarczany jest towar lub świadczona usługa, zgodnie z obowiązkami w zakresie VAT. Procedura ta nie obejmuje podatku naliczonego, lecz służy do rozliczenia podatku należnego od sprzedaży.
Przedsiębiorca zarejestrowany w VAT-OSS błędnie wypełnił treść deklaracji. Czy istnieje możliwość złożenia jej korekty?
W przypadku deklaracji VIU-DO podatnicy nie składają korekt za dany okres rozliczeniowy. Korekta zobowiązania następuje w ciągu kolejnych 3 lat podatkowych w ramach następnej deklaracji VAT. Korekty dokonuje się w kolejnej deklaracji przez odniesienie do pierwotnej deklaracji.
Termin zapłaty podatku VAT w ramach procedury OSS przypada w dzień ustawowo wolny od pracy. Czy w takiej sytuacji podatnik może uregulować należność w poniedziałek kolejnego tygodnia?
Nie, bramki OSS i IOSS ś otwarte przez 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę. Oznacza to, że termin złożenia deklaracji obowiązuje również w przypadku, gdy ostatni dzień miesiąca wypada sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy.