Rezygnacja albo odwołanie członka zarządu spółki to zdarzenia, które – szczególnie jeśli następują nagle lub w atmosferze sporu – mogą utrudnić lub całkowicie sparaliżować jej działalność. Jakie realne zagrożenia niesie ze sobą odejście członka zarządu i co zrobić, żeby się przed nimi uchronić?
W TYM ARTYKULE PRZECZYTASZ O:
- czym różni się rezygnacja od odwołania członka zarządu i dlaczego ta różnica ma znaczenie,
- co to jest luka w reprezentacji spółki i kiedy do niej dochodzi,
- jakie konsekwencje grożą spółce, która działa bez zarządu,
- jak odchodzący członek zarządu może działać na szkodę firmy i jak się przed tym chronić,
- jak prokura i właściwe postanowienia umowy spółki mogą uratować ciągłość działania firmy,
- jakich błędów unikać, aby zabezpieczyć działalność spółki.
Rezygnacja a odwołanie członka zarządu
Zgodnie z art. 202 § 4 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) są dwa sposoby wygaśnięcia mandatu członka zarządu spółki z o.o.: na skutek rezygnacji lub odwołania.
Rezygnacja jest jednostronną czynnością prawną. Rezygnacja z funkcji członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem woli składanym spółce, bez potrzeby uzyskiwania wyrażeniem zgody zgromadzenia wspólników czy innych organów. Oświadczenie o rezygnacji staje się skuteczne z chwilą doręczenia spółce. Co istotne – jeśli rezygnujący członek pobierał wynagrodzenie i zrezygnował bez ważnego powodu, ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną tą rezygnacją spółce.
Odwołanie natomiast to ruch ze strony wspólników. Zgodnie z art. 203 § 1 k.s.h., członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników, a zgromadzenie wspólników może go w każdym czasie odwołać z funkcji członka zarządu. Momentem odwołania jest chwila podjęcia uchwały, dlatego odwołanie jest skuteczne od razu, a nie dopiero z dniem wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, który ma wyłącznie charakter deklaratoryjny; uchwała o odwołaniu wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Szczególny przypadek: rezygnacja jedynego/ostatniego członka zarządu
Scenariusz, który pojawia się w praktyce wyjątkowo często, i który generuje poważne skutki – to rezygnacja jedynego lub ostatniego członka zarządu. Zgodnie z art. 202 § 6 k.s.h., jeśli złożenie rezygnacji prowadziłoby do sytuacji, że żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, wówczas składając rezygnację ostatni członek zarządu jest zobowiązany zwołać jednocześnie zgromadzenie wspólników.
Rezygnacja staje się skuteczna dopiero z upływem dnia, na który zwołano zgromadzenie wspólników – co oznacza, że taki członek zarządu formalnie pełni funkcję jeszcze przez co najmniej 16 dni (z uwagi na art. 238 § 1 k.s.h.: 14 dni na wysłanie zaproszeń na zgromadzenie plus dzień zgromadzenia i dzień po). Dla wspólników to cenny bufor czasowy – pod warunkiem, że wiedzą, jak go wykorzystać.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy jedyny członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem. W takim przypadku, na mocy art. 210 § 2 k.s.h., do skuteczności rezygnacji wymagana jest forma aktu notarialnego, aby to notariusz poinformował o rezygnacji sąd rejestrowy o odwołaniu prezesa zarządu na podstawie uchwały wspólników i uchwała odwołująca członka zarządu.
Luka w reprezentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – kiedy powstaje i dlaczego jest groźna
Spośród wszystkich zagrożeń związanych z odejściem członka zarządu, luka w reprezentacji spółki jest tym, które uderza w nią najmocniej. Spółka przez pewien czas nie ma bowiem żadnego uprawnionego reprezentanta do skutecznego składania w jej imieniu oświadczeń – a więc do zawierania umów, zaciągania zobowiązań, reprezentowania firmy przed urzędami i w sądzie .Do luki dochodzi najczęściej w trzech sytuacjach:
- nagłe odejście jedynego lub ostatniego członka zarządu – wspólnicy nie zdążyli powołać następcy przed wygaśnięciem mandatu;
- jednoczesne odejście kilku członków zarządu – pozbawiające spółkę organu uprawnionego do jej reprezentowania;
- wygaśnięcie mandatów z upływem kadencji – wiele spółek nie jest świadomych, że jeśli umowa spółki nie określa długości kadencji członka zarządu, wówczas trwa ona tylko jeden pełny rok obrotowy – może się więc okazać, że spółka podejmuje uchwały z udziałem członka zarządu, którego mandat już dawno wygasł z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ww. rok.
Ciekawostka
Jedna z audytowanych przez nas spółek przez kilka miesięcy formalnie nie miała zarządu – wspólnicy byli przekonani, że „nic złego się nie dzieje”, bo dotychczasowy prezes nadal podpisywał umowy i prowadził negocjacje. Problem pojawił się dopiero, gdy kontrahent zakwestionował ważność zawartej umowy, powołując się na brak osoby uprawnionej do reprezentacji w KRS. Spór zakończył się ugodą, ale tylko dlatego, że druga strona ostatecznie chciała zachować relację biznesową.
Chcesz skonsultować z nami umowę Twojej spółki i zapewnić sobie spokój?
Napisz na adres mailowy: kancelaria@rpms.pl lub zadzwoń pod numer: 61 307 09 91.
Konsekwencje luki, o których warto wiedzieć zawczasu
Konsekwencje luki dotykają niemal każdego aspektu funkcjonowania firmy:
- paraliż kontraktowy – spółka nie może skutecznie zawierać nowych umów ani zaciągać zobowiązań;
- zawieszenie postępowań sądowych prowadzonych przez spółkę lub przeciwko niej – do czasu uzupełnienia braków w składzie zarządu;
- ustanowienie kuratora przez sąd – kuratora, który nie zarządza firmą, bo jego głównym zadaniem jest doprowadzenie do powołania zarządu – bieżąca działalność operacyjna spółki w rzeczywistości zostaje sparaliżowana;
- przymusowe rozwiązanie spółki przez sąd rejestrowy.
Warto podkreślić, że brak zarządu nie zwalnia spółki z obowiązków prawnych i podatkowych. Terminy składania deklaracji, obowiązki wobec ZUS, wymogi sprawozdawcze – wszystkie one biegną dalej, niezależnie od tego, czy spółka dysponuje funkcjonującym zarządem.
Spółka ma 7 dni na zgłoszenie zmiany składu zarządu do rejestru przedsiębiorców KRS, czyli do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez właściwy wydział sądu rejestrowego; terminowy wpis ma kluczowe znaczenie, a brak zgłoszenia może skutkować grzywną. Po odwołaniu członek zarządu traci prawa reprezentować spółki, choć wobec osób trzecich jego czynności mogą pozostać ważne do czasu wykreślenia z rejestru.
Zagrożenie działaniem członka zarządu spółki na szkodę spółki
Osoba, która wie, że traci stanowisko, może być skłonna do zachowań, które – choć formalnie mieszczą się jeszcze w granicach pełnionej funkcji – realnie szkodzą spółce:
- zawieranie niekorzystnych dla spółki umów tuż przed wygaśnięciem mandatu (zobowiązania, które obciążają firmę długo po odejściu członka zarządu),
- przekazywanie poufnych informacji****konkurencji – bazy klientów, strategii cenowych, know-how technologicznego,
- wyprowadzanie majątku w postaci nieuzasadnionych wypłat, darowizn i innych transakcji. Odejście z zarządu nie usuwa odpowiedzialności za długi spółki powstałe w czasie pełnienia funkcji ani za wcześniejsze naruszenia, w tym przestępstwa skarbowe.
Spółka może się jednak przed takimi działaniami bronić. Art. 293 § 1 k.s.h. przewiduje odpowiedzialność odszkodowawczą członka zarządu wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki (gdy zarząd jest wieloosobowy obowiązuje odpowiedzialność solidarna członków zarządu). Odwołanie z funkcji nie przekreśla też ewentualnych roszczeń wynikających ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego związanego z pełnieniem funkcji. Spółka może dochodzić odszkodowania niezależnie od „rangi sprawcy” – bez znaczenia jest to, czy był prezesem czy „zwykłym” członkiem zarządu.
Co musisz wykazać zgodnie z kodeksu spółek handlowych, aby skutecznie dochodzić roszczeń?
Aby skutecznie dochodzić roszczeń, konieczne jest wykazanie: po pierwsze – działania lub zaniechania sprzecznego z prawem albo umową spółki; po drugie – powstania konkretnej szkody majątkowej; po trzecie – związku przyczynowego między tym działaniem a szkodą. Ponadto, art. 210 § 1 k.s.h. nakazuje, aby w sporach z członkami zarządu spółkę reprezentowała rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Do istoty regulacji art. 210 § 1 k.s.h. odniósł się m.in. Sąd Najwyższy, w postanowieniu z 26 września 2023 r., sygn. III UZ 10/23: „Z niniejszej regulacji wynika zakaz reprezentowania spółki przez zarząd, w skład którego wchodzi druga strona sporu, czyli członek zarządu. Art. 210 § 1 k.s.h. ma chronić spółkę, jej wspólników na wypadek konfliktu interesów, zwłaszcza przed niekorzystnymi dla korporacji decyzjami jej zarządu”.
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa
Odchodzący członek zarządu ma zazwyczaj dostęp do najcenniejszych i najbardziej strzeżonych informacji o spółce: strategii rynkowej, modeli finansowych, bazy klientów, dokumentacji technicznej. Skuteczną ochronę zapewniają tu zawarte wcześniej umowy o zachowaniu poufności (NDA – z ang. Non-Disclosure Agreement), z precyzyjnie zdefiniowanymi kategoriami informacji poufnych oraz dotkliwymi karami umownymi, a także klauzule zakazu konkurencji obejmujące zarówno okres pełnienia funkcji, jak i czas po jej zakończeniu.
Jak zabezpieczyć spółkę – sprawdzone narzędzia
- Umowa spółki jako tarcza ochronna
Właściwie skonstruowana umowa spółki to podstawowe narzędzie zarządzania ryzykiem korporacyjnym. Warto zadbać o co najmniej kilka elementów:
- Wyraźne określenie długości kadencji – brak postanowień co do kadencji oznacza, że trwać będzie ona zaledwie rok obrotowy. Świadomy wybór – np. kadencja trzyletnia z możliwością automatycznego przedłużenia – eliminuje ryzyko niespodziewanego wygaśnięcia mandatów, dlatego kadencja członka i zasady odwoływania powinny być w umowie opisane precyzyjnie.
- Zasady odwołania członków zarządu – umowa spółki może ograniczać prawo odwołania członka zarządu do ważnych powodów; takie inne postanowienia mogą w szczególności ograniczać prawo odwołania do sytuacji takich jak długotrwała choroba lub utrata kwalifikacji, ale nie mogą całkowicie wyłączyć kompetencji zgromadzenia wspólników.
- Mechanizmy awaryjnego uzupełnienia zarządu – umowa spółki może przewidywać uprawnienie rady nadzorcze, lub wyznaczonych wspólników, do tymczasowego powołania członka zarządu w trybie pilnym.
- Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa– w umowach z członkami zarządu warto ująć precyzyjnie zobowiązania co do poufności i zakazy konkurencji z określonymi karami umownymi, a także zabezpieczenia przed natychmiastowym odwołaniem.
Potrzebujesz pomocy w stworzeniu bezpiecznego statutu/umowy spółki? Sprawdź nasze usługi: https://rpms.pl/prawo-spolek-przeksztalcenia-fuzje-i-przejecia/.
- Dokumentacja korporacyjna i cykliczne audyty
W naszej praktyce często spotykamy spółki, w których dokumentacja korporacyjna jest niepełna lub nieaktualna – brakuje uchwał o powołaniu zarządu, wpisy w KRS są opóźnione, a umowy z członkami zarządu nie obejmują kluczowych kwestii; dotyczy to także uchwały o odwołaniu członka i wpisu do księgi protokołów. Rekomendujemy cykliczne przeglądy dokumentacji obejmujące: aktualność mandatów członków zarządu, zgodność wpisów w KRS ze stanem faktycznym, kompletność umów regulujących zasady funkcjonowania zarządu oraz zakres ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Przy takich uchwałach trzeba też zweryfikować wymóg głosowaniu tajnym, a w niektórych przypadkach zgromadzenie wspólników może odbyć się bez formalnego zwołania.
- Prokura dla zapewnienia ciągłości
Prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, który umocowuje prokurenta do dokonywania w imieniu spółki czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. W praktyce prokurent może zawierać umowy z kontrahentami, reprezentować spółkę w sądach i przed urzędami, obsługiwać relacje z bankami – innymi słowy, wykonywać niemal to wszystko, co na co dzień robi zarząd.
Skontaktuj się z nami – zanim problem stanie się kryzysem
Odwołanie lub rezygnacja członka zarządu to sytuacja, przez którą można przeprowadzić spółkę sprawnie i bezpiecznie – albo pozostawić bez reakcji i zaryzykować organizacyjnym chaosem. Jak możemy pomóc? Nasza kancelaria oferuje:
- doradztwo prawne – ocena skutków prawnych i organizacyjnych zmian w organach spółki, zapewnienie zgodności procedury z przepisami Kodeksu spółek handlowych i postanowieniami umowy spółki, a także reprezentacja w sporach między spółką a członkami zarządu; doradztwo w zakresie odpowiedzialności członków zarządu i zabezpieczenia interesów przedsiębiorstwa;
- umowy spółki – sporządzanie statutów i umów spółki dostosowanych do specyfiki działalności, struktury właścicielskiej i celów biznesowych wspólników lub akcjonariuszy, analiza zawartych już umów;
- klauzule NDA – – przygotowanie i opiniowanie postanowień zabezpieczających poufne informacje przedsiębiorstwa w relacjach z członkami zarządu, pracownikami i partnerami biznesowymi; doradztwo obejmuje również dostosowanie zakresu ochrony, odpowiedzialności stron i zasad przetwarzania informacji do specyfiki działalności oraz minimalizację ryzyk związanych z ujawnieniem danych i tajemnicy przedsiębiorstwa;
- powołanie prokurenta – przygotowanie wymaganych uchwał i dokumentacji korporacyjnej, doradztwo w zakresie wyboru rodzaju prokury oraz weryfikacja zgodności procedury z przepisami prawa i zasadami reprezentacji spółki;
- wnioski do KRS dotyczące członków zarządu – przygotowanie i weryfikacja dokumentacji związanej z powołaniem, odwołaniem lub zmianą danych członków organów spółki oraz nadzór nad prawidłowym przebiegiem procedury rejestrowej; analiza zgodności dokumentów z wymogami formalnymi, wsparcie przy elektronicznym składaniu wniosków oraz ograniczenie ryzyka opóźnień lub zwrotu wniosku przez sąd rejestrowy.
FAQ
Czy wspólnicy mogą zatrzymać rezygnującego członka zarządu i zablokować jego odejście?
Nie – rezygnacja członka zarządu jest jednostronną czynnością prawną i nie wymaga zgody wspólników ani samej spółki. Wystarczy, że członek zarządu złoży oświadczenie woli; jest ono skuteczne z chwilą doręczenia innemu członkowi zarządu lub prokurentowi. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy rezygnuje jedyny lub ostatni członek zarządu – wówczas na mocy art. 202 § 6 k.s.h. musi on jednocześnie zwołać zgromadzenie wspólników, a rezygnacja staje się skuteczna dopiero po dniu tego zgromadzenia, co daje wspólnikom co najmniej 16 dni na powołanie nowego zarządu.
Co grozi spółce, jeśli po odejściu członka zarządu nie zostanie szybko powołany nowy?
Skutki są poważne i dotykają praktycznie każdego obszaru działalności firmy. Spółka bez zarządu:
- traci zdolność składania oświadczeń woli (np. do zawierania umów),
- narażona jest na zawieszenie toczących się postępowań sądowych z mocy prawa (art. 174 § 1 pkt 2 k.p.c.),
- może zostać dotknięta ustanowieniem kuratora przez sąd (art. 42 k.c.), który przejmie część kompetencji zarządczych,
- w skrajnych przypadkach grozi jej nawet wykreślenie z KRS i rozwiązanie bez postępowania likwidacyjnego.
Jak spółka powinna dochodzić odszkodowania od byłego członka zarządu, który działał na jej szkodę?
Spółka musi zachować szczególne zasady reprezentacji. Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h., w sporach między spółką a (byłym) członkiem zarządu, spółkę nie może reprezentować pozostały zarząd (może rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany formalną uchwałą zgromadzenia wspólników). Jest to zasada bezwzględna – jej naruszenie skutkuje oddaleniem powództwa przez sąd, nawet jeśli roszczenie jest merytorycznie uzasadnione. Aby skutecznie dochodzić odpowiedzialności, spółka musi wykazać: działanie lub zaniechanie byłego członka zarządu sprzeczne z prawem lub umową spółki, powstanie szkody oraz związek przyczynowy między nimi (art. 293 § 1 k.s.h.). Warto też zadbać o odpowiednie zabezpieczenie dowodowe – bez wcześniej podpisanego NDA lub zakazu konkurencji dochodzenie roszczeń za wykorzystanie poufnych informacji spółki jest znacznie trudniejsze