W związku z pandemią wirusa SARS-CoV-2, która wybuchła w 2020 roku wielu pracodawców skierowało pracowników na pracę zdalną. Dotychczasowa regulacja legislacyjna w tym zakresie była szczątkowa, dlatego w praktyce współpraca na odległość stanowiła źródło wielu wątpliwości.
W celu ujednolicenia procedury pracy zdalnej ustawodawca zaprojektował nowelizację do kodeksu pracy. Jej projekt dostępny jest na stronie RCL pod numerem UD318. Jakich zmian w kontekście pracy zdalnej można oczekiwać i czy wyeliminują one konieczność tworzenia wewnętrznych regulaminów?
Gdzie znajdują się nowe uregulowania dotyczące regulaminu pracy zdalnej?
Początkami regulacji pracy zdalnej była telepraca przewidziana w kodeksie pracy. Próba czasu pokazała jednak, że przepisy w tym przedmiocie są niedopracowane. Zabrakło w nich m.in. wskazania elementów regulaminu telepracy, wykorzystania tej konstrukcji incydentalnie, czy ochrony osób znajdujących się w szczególnej sytuacji życiowej.
Pierwsze większe zmiany w zakresie pracy zdalnej pojawiły się w ustawie z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
Wtedy jednak ten tryb wykonywania obowiązków pracowniczych miał charakter tymczasowy. Obecnie trwają prace nad nowelizacją kodeksu pracy, która ma na celu wprowadzenie pracy zdalnej jako standardowego narzędzia dla stron stosunku pracy.
Nowa regulacja ma stanowić rozdział IIc zatytułowany „Praca zdalna”, który obejmuje artykuły od art. 6718 do art. 6733 k.p. W jaki sposób pracodawca może uregulować pracę zdalną?
Na czym polega praca zdalna i jak strony mogą ją wdrożyć?
Zgodnie z nowymi przepisami praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym z miejsca zamieszkania pracownika. Jako kanały informacyjne rekomenduje się środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W praktyce może to być np.:
-
telefon komórkowy,
-
komunikator internetowy,
-
poczta e-mail.
O wprowadzeniu pracy zdalnej strony mogą zadecydować przed rozpoczęciem współpracy lub w trakcie jej trwania. W drugim przypadku z taką inicjatywą może wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik. Podwładny musi jednak złożyć w tym celu wniosek w formie papierowej lub elektronicznej o skierowanie na pracę zdalną.
Zgodnie z art. 6719 §6 k.p. pracodawca ma obowiązek uwzględnić żądanie skierowania pracownika na pracę zdalną, jeżeli:
-
wychowuje on dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
-
sprawuje on opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli osoba ta posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
-
posiada on zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu dziecka, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju albo w czasie porodu.
-
opiekuje się on dzieckiem, które legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
-
opiekuje się on dzieckiem, które posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
W tych przypadkach pracodawca może odmówić żądaniu pracownika jedynie w sytuacji, kiedy skierowanie do pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy. Odpowiedź odmowną pracownik powinien otrzymać w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku.
Należy zaznaczyć, że odmowa wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, jeżeli został on do niej skierowany w zwykłym trybie (a nie np. z powodu siły wyższej), nie może stanowić przesłanki do rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę. To samo dotyczy zaprzestania wykonywania przez pracownika pracy zdalnej i powrotu do trybu stacjonarnego, jeżeli wcześniej wystąpił on z wnioskiem, o którym mowa w art. 6722 k.p.
Przymusowe skierowanie na pracę zdalną
Niezależnie od ustaleń stron, pracodawca może zadecydować o wykonywaniu pracy zdalnej w okresie:
-
obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
-
w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
Przed wydaniem polecenia służbowego pracodawca powinien odebrać od pracownika oświadczenie, z którego wynika, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Takie oświadczenie powinno być złożone w formie pisemnej lub elektronicznej.
Pracodawca w każdym czasie może cofnąć samodzielną decyzję o skierowaniu pracownika do pracy zdalnej. Jest również obowiązany odwołać z niej pracownika, jeżeli ten niezwłocznie poinformuje o utracie możliwości lokalowych lub technicznych do pracy w ten sposób.
Okazjonalna praca zdalna
Bez względu na porozumienie lub regulamin obowiązujący w zakładzie pracy każdy pracownik może skorzystać z tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Może ona być wykonywana w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Pracownik, który chce wykonywać okazjonalną pracę zdalną, musi złożyć stosowny wniosek w formie papierowej lub elektronicznej.
Zdecydowanie się na okazjonalną pracę zdalną wyłącza stosowanie niektórych przepisów, m.in. przewidujących obowiązek pracodawcy do zaopatrzenia pracownika w sprzęt komputerowy.
Wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej powinien być przez pracodawcę uwzględniony w miarę możliwości (podobnie jak w przypadku urlopu na żądanie), choć nie ma on formalnie takiego obowiązku. Takie rozwiązanie zostało zaplanowane na potrzeby wypadków incydentalnych, jak np. opieka nad członkiem rodziny, czy konieczność wyjazdu do innego miasta w celu załatwienia spraw osobistych.
Z uwagi na fakt, że okazjonalna praca zdalna jest rozwiązaniem wprowadzonym aktem rangi ustawowej, jej wyłączenie w regulaminie wewnątrzzakładowym jest niedopuszczalne jako zmiana warunków pracy na niekorzyść pracowników. Ostatecznie jednak decyzję o skierowaniu na incydentalny home office i tak podejmuje pracodawca.
Czy regulamin pracy zdalnej jest potrzebny?
Warto pamiętać, że jeżeli w zakładzie pracy działa organizacja związkowa, pracodawca powinien uzgodnić z nią zasady pracy zdalnej w drodze porozumienia. Kiedy nie uda się wypracować wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie.
Pracodawca, u którego nie działają organizacje związkowe, może wprowadzić pracę zdalną po konsultacji tej kwestii z przedstawicielami pracowników. Jeśli w pracy nie funkcjonuje porozumienie ani regulamin, skierowanie pracownika do pracy zdalnej jest możliwe na podstawie:
-
polecenia pracy zdalnej,
-
indywidualnego porozumienia zawartego z pracownikiem.
Pracodawca powinien wprowadzić w zakładzie pracy regulamin pracy zdalnej, jeżeli tylko charakter obowiązków wykonywanych przez pracowników na to pozwala (w pracy mechanika lub przy pracy fizycznej jest to nieuzasadnione z logicznego punktu widzenia). Wskazuje się na zasadność utworzenia odrębnego regulaminu pracy zdalnej, bez łączenia go w jednym dokumencie z regulaminem pracy z uwagi na odrębnie uregulowany tryb stanowienia regulacji wewnątrzzakładowej. Obowiązek taki ciąży na każdym pracodawcy, niezależnie od wolumenu zatrudnienia.
Proponowany kształt nowelizacji kodeksu pracy nie nakłada jednak na pracodawców jednoznacznego obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej. Zawsze bowiem możliwe jest zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem lub wydanie polecenia.
Jakie elementy powinny znaleźć się w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej?
Zgodnie z proponowaną treścią art. 6720 §6 k.p. porozumienie lub regulamin pracy zdalnej określa w szczególności:
-
grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną,
-
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, wydatków i zapotrzebowania sprzętowego,
-
zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w zamian za zwrot kosztów,
-
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika w toku pracy zdalnej, w tym sposób potwierdzania obecności w pracy (np. logowanie do systemu),
-
zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej,
-
zasady kontroli w zakresie BHP,
-
zasady instalacji, konserwacji, inwentaryzacji i serwisu przekazanego sprzętu
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca uregulował w porozumieniu lub regulaminie dodatkowe kwestie związane ze świadczeniem pracy zdalnej.
Dodatkowe obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną
Nowelizacja kodeksu pracy rozwiewa też wątpliwości co do zakresu wsparcia, jakie powinien otrzymać pracownik ze strony zakładu pracy. Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia:
-
materiałów, narzędzi i urządzeń technicznych,
-
pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
-
pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
-
pokrycia dodatkowych kosztów, jeżeli takie zostały wymienione w porozumieniu lub regulaminie,
-
pomocy i szkoleń technicznych.
Refinansowanie kosztów pracy zdalnej obejmuje nie tylko dostarczenie komputera, ale całej infrastruktury IT obejmującej oprogramowanie firmowe, VPN oraz usługi chmurowe. Dopuszcza się także możliwość stosowania sprzętu niezapewnionego przez pracodawcę.
W takiej sytuacji jednak konieczne jest odrębne uregulowanie zasad jego eksploatacji. Musi on dodatkowo spełniać określone wymagania w zakresie np. bezpieczeństwa lub wydajności. W przypadku korzystania ze sprzętu prywatnego pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny, którego wysokość należy ustalić z wyprzedzeniem.
Praca zdalna a niebezpieczeństwa w zakresie RODO
Pracodawca, który zdecydował się skierować swoich pracowników do pracy zdalnej, ma obowiązek opracować odpowiednie procedury wewnętrzne, które zapewniają przestrzeganie przyjętego w firmie standardu ochrony danych osobowych. W tym zakresie pracownicy powinni przejść dodatkowe szkolenie i otrzymać instruktaż.
W praktyce do ochrony danych osobowych najczęściej stosuje się szyfrowanie plików. Metody mogą być różne – od wykorzystania darmowego software’u jak popularny program Winrar, po zaawansowane klucze bezpieczeństwa Universal Second Factor, które zapewniają wysokiej klasy zabezpieczenia kryptograficzne.
Jeżeli istnieje taka możliwość, warto rozważyć przeprowadzenie z wyprzedzeniem audytu compliance. Pozwoli on na zweryfikowanie poprawności procedur i pomoże wykryć ewentualne słabe punkty w konstrukcji lub przepływie procesów.
Kontrola pracownika podczas pracy zdalnej
Nowelizacja kodeksu pracy w art. 6728 k.p.wprowadza możliwość kontroli pracy zdalnej przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy i w godzinach pracy pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, czy reguły pracy zdalnej zostały ustalone w drodze porozumienia ogólnego, indywidualnego, czy regulaminu. Kontrola może obejmować samą pracę, a także warunki przestrzegania zasad BHP.
Przebieg kontroli powinien być dostosowany do miejsca i charakteru wykonywania pracy zdalnej. Teoretycznie mogą to być nawet odwiedziny w domu pracownika, ale znacznie częściej spotyka się:
-
telefony służbowe,
-
połączenia wideo,
-
kontakt z wykorzystaniem komunikatora internetowego.
Kontrola nigdy nie może naruszać prywatności pracownika oraz innych osób oraz utrudniać korzystanie z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Jeżeli pracodawca stwierdzi uchybienia w zakresie przepisów lub zasad BHP wzywa on pracownika do ich usunięcia. Może też cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.
Praca zdalna a równość zatrudnienia
Nowe przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek równego traktowania wszystkich pracowników, także tych wykonujących swoje obowiązki w ramach pracy zdalnej. Dotyczy to wszystkich aspektów współpracy, w tym:
-
nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
-
dostępu do awansów i szkoleń,
-
dostęp do zakładu pracy, jego pomieszczeń i infrastruktury,
-
kontaktu z innymi pracownikami.
Okazuje się jednak, że nie zawsze pracownik może być skierowany do pracy zdalnej. Przepisy wykluczają możliwość powierzenia prac:
-
szczególnie niebezpiecznych,
-
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych w pomieszczeniach mieszkalnych,
-
z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
-
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych lub innych mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
-
pylących lub powodujących intensywne brudzenie.
Ocena ryzyka zawodowego pracownika
Przed dopuszczeniem pracowników do pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek sporządzić ocenę ryzyka zawodowego, w toku której ustali wpływ takiego wykonywania obowiązków służbowych na zdrowie danej osoby, a w szczególności jej wzrok, układ mięśniowy i szkieletowy. Ocena ryzyka zawodowego kończy się wydaniem informacji zawierającej:
-
zasady i sposoby organizacji stanowiska pracy,
-
zasady BHP w pracy zdalnej,
-
wykaz czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
-
zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych.
Ocena ryzyka zawodowego może być indywidualna dla każdego pracownika, ale przepisy dopuszczają też możliwość stworzenia uniwersalnych wytycznych dla konkretnych grup zawodowych.
Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik musi nie tylko potwierdzić, że zapoznał się z treścią informacji, ale również, że spełnia wymienione w niej zalecenia bezpieczeństwa i higieny pracy.
Czy w świetle omówionych zmian regulamin pracy zdalnej będzie potrzebny w firmie? Przedsiębiorstwa, które już wcześniej wdrożyły model zatrudniania home office, od dawna stosują własne procedury i regulaminy. Z pewnością jednak kodeksowe regulacje pozwolą na ujednolicenie kwestii, które do tej pory budziły wiele wątpliwości, jak np. zapewnienie sprzętu, czy zwrot kosztów za energię elektryczną. To także wartościowe wytyczne dla nowych firm, które dopiero eksperymentują z pracą zdalną i chcą skalkulować z wyprzedzeniem opłacalność takiego rozwiązania.
Regulamin pracy zdalnej – Pytania i odpowiedzi:
Zaufali nam:
