Grzegorz Puciato
|
26 czerwca 2020
Spis treści

Rozwój przedsiębiorstwa, szczególnie gdy odbywa się dynamicznie, niechybnie prowadzi do sytuacji w której pojawia się chęć przekształcenia jej z dotychczasowej formy prowadzenia działalności na model oferujący więcej możliwości albo taki pozwalający zminimalizować osobiste ryzyko, w tym odpowiedzialność za zobowiązania spółki. Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność w spółki cywilnej wraz z rozwojem biznesu co raz częściej skłania się w kierunku przekształcenia w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.). Dlaczego jest to korzystne i jakie niesie to ze sobą skutki? Wskazujemy i objaśniamy.

Co sprawia, że spółka z o.o. jest tak popularna?

O tym, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest bardzo popularną formą prowadzenia biznesu najlepiej świadczy chyba fakt, że stanowi drugą najpopularniejszą formę prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce zaraz po jednoosobowej działalności. Z resztą nie bez powodu. Jako jedyna forma na rynku oferuje ona konkretny szereg korzyści biznesowych będąc jednocześnie stosunkowo łatwą w prowadzeniu. Wskażmy zatem co dokładnie sprawia, że popyt na tę formę jest tak duży:

1) Ograniczona odpowiedzialność wspólnika za długi spółki z o.o.

Zdecydowanie najbardziej pożądaną cechą spółki z o.o. jest fakt, że jest ona spółką tzw. kapitałową co oznacza, że za wszelkie zobowiązania spółka odpowiada jako odrębny i samodzielny podmiot i swoim własnym majątkiem. Wspólnicy sp. z o.o. nie odpowiadają za długi i dopiero członkowie zarządu są tymi, którzy mogą być pociągnięci do odpowiedzialności po spółce i to tylko w momencie gdy nie dopełnili obowiązku złożenia wniosku o upadłość w odpowiednim czasie gdy spółka stała się niewypłacalna. Z kolei w spółce cywilnej to wspólnicy są tymi, którzy odpowiadają za długi prowadzonej działalności i nie mają możliwości ograniczenia swojej odpowiedzialności.

2) Łatwość przeniesienia praw (udziałów) na osobę trzecią

Funkcjonując w ramach spółki cywilnej nie ma możliwości do tego by przekazać swoją działalność na osoby trzecie. Dzieje się tak dlatego, że spółka cywilna jest spółką osobową w związku z czym duży nacisk położono na stałość składu osobowego. Problemu tego nie ma w spółce z o.o. bowiem w łatwy sposób można przenieść udziały na osobę trzecią np. w drodze umowy sprzedaży, darowizny itp. W praktyce spółka z o.o. działa dalej tak samo jedynie z innym składem osobowym.

3) Dokapitalizowanie spółki z o.o.

Kolejnym z problemów, który napotyka spółka cywilna a którego nie ma w spółce z o.o. jest fakt, że chcąc pozyskać finansowanie w celu prowadzenie działalności spółka cywilna musiałby polegać na zawieraniu umów z inwestorami to jest np. pożyczki. Natomiast w spółce z o.o. istnieje możliwość łatwego wprowadzenia inwestora jako wspólnika do spółki na określonych zasadach a finansowanie odbyłoby się np. przez wniesienie przez niego wkładów – pieniężnych lub nie, tym samym dokapitalizowując jej działalność. Co więcej inwestorzy są zazwyczaj bardziej skorzy na współpracę ze spółką z o.o., aniżeli ze wspólnikami spółki cywilnej, choćby tylko dlatego, że spółka z o.o. może występować jako samodzielny podmiot co znacznie ułatwia na przykład zawieranie umów itd.

4) Działalność w przypadku śmierci wspólnika spółki z o.o.

Spółka z o.o. ma też przewagę jeśli chodzi o ciągłość funkcjonowania w przypadku śmierci jednego ze wspólników, Działa ona bowiem dalej a co więcej wspólnicy mogą zawczasu przewidzieć w umowie jakie następstwa takie wydarzenie przyniesie. Z kolei w przypadku śmierci wspólnika spółki cywilnej przejęcie po nim działalności jest dość utrudnione ze względu na konieczność uruchomienia skomplikowanego mechanizmu zarządu sukcesyjnego oraz mierzyć się z potencjalną niechęcią wspólników i spadkobierców zmarłego do kontynuowania działalności.

5) Podatki i składki ZUS w spółce z o.o.

Prawdopodobnie największą wadą spółki z o.o. jest fakt, że niestety doznaje ona tzw. podwójnego opodatkowania. Dzieje się tak dlatego, że dochód spółki opodatkowany jest podatkiem CIT, a przy wypłacie dywidendy udział wspólnika w dywidendzie jest jeszcze opodatkowany podatkiem PIT. Jednakże jak pokazuje praktyka rynkowa skutki podwójnego opodatkowania próbuje się minimalizować przez tworzenie kosztów prowadzące do zmniejszania podstawy opodatkowania lub zmiany osobowe, np. w zakresie mianowania członków zarządu i wypłacania wynagrodzeń w ten sposób. Co więcej pod warunkiem, że nie jest to sp. z o.o. z tylko jednym wspólnikiem, wspólnicy nie są zobowiązani do płatności składek ZUS (choć mogą wyrazić wolę objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem lub z innych tytułów, np. etat, zlecenie).

6) Wysokość kapitału zakładowego w spółce z o.o.

Kolejną z zalet spółki z o.o. jest fakt, że bardzo łatwo ją założyć – wymaga się jedynie zgromadzenia pokrycia dla kapitału zakładowego, który jest stosunkowo niewielki i wynosi min. 5.000,00 zł wkładu wspólników na potrzeby działalności spółki.

7) Przygotowanie do sprzedaży spółki z o.o.

Choć może się to wydać zaskakującym to właśnie spółka z o.o. jest tą najbardziej optymalną formą działalności w procesie transakcyjnym. Dzieje się tak ze względu na możliwość sprzedaży części udziałów posiadanych przez wspólnika a sama konstrukcja spółki z o.o. zapewnia elastyczność w zakresie jakim pozwala na przejęcie kontroli nad spółką przez inwestora. Dodatkowo sprzedaż udziałów nie wpływa negatywnie na spółkę – wciąż pozostaje ona strona wszystkich zawartych przez siebie umów i udzielonych jej pozwoleń. To z kolei jest bardzo ważne dla potencjalnego inwestora, który może nie być zainteresowany przejęciem spółki gdzie musiałby ponownie występować o pozwolenia i aneksować wszystkie zawarte umowy.

8) Możliwość braku drugiego wspólnika spółki z o.o.

Inną ciekawą cechą spółki z o.o. jest fakt, że jako jedyna może być spółką jednoosobową. Umożliwia to tym samym przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobową działalność na ograniczenie swojej odpowiedzialności bez konieczności szukania wspólników.

9) Możliwość skorzystania z tzw. estońskiego CIT-u

Unikatową możliwością jaka oferuje spółka z o.o. jest fakt, że w jej ramach można skorzystać z tzw. estońskiego CITu, który zakłada brak powstania obowiązku podatkowego w CIT tak długo jak wypracowany przez spółkę zysk będzie reinwestowany co sprawia, że spółka z o.o. zyskuje spore możliwości na rozwój swojej działalności.

Jak zatem wygląda procedura przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.?

Na wstępie należy zaznaczyć, że na skutek przekształcenia wspólnicy spółki cywilnej staną się właściwie automatycznie wspólnikami sp. z o.o. a często także członkami zarządu takiej spółki. Z kolei jeśli chodzi o majątek to stanie się on automatycznie majątkiem sp. z o.o.

Celem przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. należy przedsięwziąć następujące czynności:

1) Dokumenty niezbędne w procesie przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

  • oświadczenia o przekształceniu spółki cywilnej
  • umowy spółki z o.o.
  • sprawozdania finansowego sporządzonego dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia spółki cywilnej.

Dodatkowo już na tym etapie trzeba rozważyć jakie brzmienie przyjmie umowa sp. z o.o. W związku z tym należy ustalić między innymi kwestie takie jak docelowa wysokość kapitału zakładowego, skład zarządu a także dokonać dokładnego przeglądu dokumentów pod kątem tego czy nie występują ewentualne przeszkody do przekształcenia lub inne obowiązki wynikające z tytułu przekształcenia. Przykładowo może to być konieczność notyfikacji kontrahentom (szczególnie w przypadku banków) przekształcenia lub planu jego przeprowadzenia. W końcu należy zadbać o to by przekonać wszystkich wspólników do przekształcenia jako, że wspólnicy spółki cywilnej podejmują oświadczenie o przekształceniu jednomyślnie.

2) Złożenie oświadczenie wspólników o przekształceniu oraz umowa spółki z o.o. (notariusz)

Kolejno każdego ze wspólników s.c. czeka wizyta u notariusza, gdzie złożą oświadczenia w formie aktu notarialnego o przekształceniu spółki cywilnej i wyrażą zgodę na brzmienie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

3) Wniosek do KRS o wpis przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Wreszcie ostatnim etapem jest złożenie wniosków do sądu rejestrowego KRS o wpis przekształcenia. Co do zasady są one składane na urzędowych formularzach, do których jedynie załącza się odpowiednie dokumenty (czyli m.in. sporządzony akt notarialny, czy listę wspólników). Częstą praktyką jest też wnioskowanie do sądu o wpisanie przekształcenia na dany dzień. Znacząco ułatwia to potem sprawy rozliczeń księgowych, gdyż dzień wpisu jest dniem, w którym powstaje nowy podmiot – sp. z o.o. Księgowość ma więc za zadanie otworzyć księgi rachunkowe na ten dzień, a na dzień poprzedzający zamknąć rozliczenia spółki cywilnej.

4) Czynności po przekształceniu w spółkę z o.o.

Choć na tym etapie udało się skutecznie przekształcić spółkę pozostaje wciąż jeszcze kilka formalności:

  • przede wszystkim należy pamiętać o tym by złożyć do Urzędu Skarbowego aktualizacji lub formularza identyfikacyjnego VAT-R,
  • dalej należy pamiętać o powiadomieniu Urzędu Skarbowego na formularzu NIP-8 i ZUS w zakresie zmiany danych płatnika składek,
  • dodatkowo dobrym zwyczajem jest także zawiadomienie o przekształceniu kontrahentów, pracowników, czy zamieszenie ogłoszenia na stronie internetowej. Wynika to z faktu, że choć nie ma takiego obowiązku wielu przedsiębiorców nalega na aneksowanie umów tak by wprost zawierały informację o tym, że pierwotny sygnatariusz dokonał przekształcenia (tym niemniej w momencie przekształcenia wszystkie podpisane umowy automatycznie stają się po prostu umowami sp. z o.o.).

Warto też dodać, że nie ma potrzeby dokonywania jakichkolwiek zmian w CEIDG – zostaną one dokonane z urzędu gdy sąd rejestrowy skomunikuje się z CEIDG i zostanie dokonane wykreślenie.

Koszt przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. oraz terminy

Jeśli chodzi o koszty przekształcenia rysują się one następująco. Przede wszystkim składają się na nie: taksa notarialna (a której wysokość zależy od planowanego kapitału zakładowego sp. z o.o.), opodatkowanie PCC 0,5% od wkładu na kapitał zakładowy sp. z o.o., 600 zł opłaty rejestrowe sądowe i za wyznaczenie biegłego oraz ewentualne koszty wsparcia księgowego i obsługi prawnej kancelarii.

Z kolei jeśli chodzi o czas realizacji przekształcenia a więc do momentu dokonania wpisu przez Sąd Rejestrowy trzeba założyć co najmniej 2 do 3 miesięcy. Składają się na to przede wszystkim okres sporządzenia dokumentów z pkt 1 jak również czas wpisu przekształcenia przez sąd (ok. 1-2 miesiące).

Kwestie, na które należy zwrócić uwagę w procesie przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Tak jak sam proces przekształcenia spółki w spółkę z o.o. jest względnie klarowny tak w naszej praktyce obserwujemy występowanie pewnych błędów przy jego przeprowadzaniu:

a) Brak analizy zawartych umów i kwestii związanych z pozwoleniami i licencjami

Jednym z częstych błędów, które obserwujemy w naszej praktyce jest fakt braku dogłębnej analizy wszystkich zawartych umów. Tak jak przepisy Kodeksu spółek handlowych co do zasady umożliwiają nowo przekształconej spółce wejście we wszystkie prawa i stosunki prawne poprzedniczki tak w przypadku niektórych umów zdarza się, że w postanowieniach zawarto konieczność poinformowania kontrahenta o przekształceniu względnie wymagają ich aneksowania. Brak analizy prowadzi do pominięcia tych postanowień co w konsekwencji prowadzi nierzadko do wielu nieprzyjemności. Identycznie sprawa ma się w przypadku posiadanych licencji, pozwoleń a już szczególną uwagę należy poświęcić sytuacji w której korzystamy z funduszy unijnych.

b) Niewłaściwe opisanie wkładów wniesionych do spółki w umowie spółki przekształconej (sp. z o.o.)

W tym aspekcie najczęściej błędy popełniane są przy wskazywaniu źródeł pochodzenia tych wkładów a dokładniej braku takiego wskazania. Co więcej bardzo często zapomina się o wskazaniu w umowie kiedy poszczególne wkłady zostały wniesione. Powyższe może w konsekwencji prowadzić do sytuacji gdzie po paru latach funkcjonowania spółki nie będzie jasnym czy poszczególne wkłady zostały wniesione jeszcze przed czy już po przekształceniu.

c) Nieumiejętny wybór dnia przekształcenia lub pozostawienie swobody w wyborze sądowi dokonującemu wpisu

Kolejnym błędem jest brak wskazania dnia na który ma zostać dokonany wpis. Prowadzi to do wielu problemów natury księgowej i rozliczeń publicznoprawnych szczególnie jeśli okaże się, że dzień wpisu wypadł w środku miesiąca. Należy pamiętać, że dzień wpisu przekształcenia jest dniem w którym powstaje przekształcona spółka z o.o. więc zadbajmy o to by złożyć wniosek o wpis na początek miesiąca.

d) Brak nadzoru nad wpisem przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Choć może się to wydać zaskakujące to wielu przedsiębiorców zapomina o tym by kontrolować czy wpis został dokonany. Nie wolno zapominać, że od momentu wpisu nowa spółka powinna posługiwać się już nowymi oznaczeniami, zaktualizowanymi danymi oraz prowadzić działalność już w nowej formie. Tymczasem postanowienia o wpisie dostarczane są często z opóźnieniem co może skutkować potencjalnym wprowadzeniem w błąd kontrahenta i rodzić wiele problemów. W związku z tym należy pamiętać o tym by na bieżąco śledzić w elektronicznej wersji KRS czy wpis został dokonany.

e) Brak dokładnej analizy skutków przekształcenia w nową formę prawną

Choć zgodnie z przepisami KSH wydawać by się mogło, że spółka wstępuje we wszystkie obowiązki i prawa i jedyne co się zmienia to sposób jej funkcjonowania względnie nazwa. Nic bardziej mylnego. Przekształcenie rodzi tez skutki na polu podatkowym i bilansowym. W związku z tym przed podjęciem się przekształcenia koniecznym jest by dokładnie zbadać jaka będzie docelowa sytuacja spółki po przekształceniu. W tym celu pomoc doradcy podatkowego czy wyspecjalizowanego prawnika jest niezbędną do tego by właściwie przygotować się do przekształcenia szczególnie pod kątem podatkowym.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. – słowem podsumowania

Jak mogliśmy zaobserwować powyżej przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w swych podstawach nie jest wcale tak trudne jak mogłoby się wydawać, a daje dostęp do wielu możliwości niedostępnych w innych formach prowadzenia działalności. Jednocześnie jest to moment, w którym można wprowadzić rozwiązania formalne zabezpieczające na przyszłość zarówno funkcjonowanie samej spółki jak i relacje pomiędzy wspólnikami dlatego warto pomyśleć o ewentualnych perspektywach rozwoju lub problemach, które mogą wystąpić.

Z naszego doświadczenia jednocześnie wynika, że sam proces odbędzie się o wiele sprawniej i mniej boleśnie jeśli od początku przekształcenie będzie prowadzone przez wyspecjalizowaną na tym polu kancelarię. Tego typu procesy obsługiwane są kompleksowo tj. obejmują zarówno konsultacje, lub negocjacje w ramach spotkań wspólników, sugerowane rozwiązania jak optymalnie skonstruować nową spółkę tak by ułatwić jej funkcjonowanie oraz przygotowanie dokumentacji i jej złożenie. W takim wypadku cały proces jest monitorowany przez prawnika, który informuje o przebiegu, zmianach i wreszcie podejmuje niezbędne czynności jeśli zajdzie taka potrzeba.

Marcin Staniszewski

Radca Prawny