PRACOWNICZE PLANY KAPITAŁOWE (PPK)

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – wszystko co warto o nich wiedzieć:

czym są, od kiedy obowiązują, jak wdrożyć oraz w jaki sposób z nich zrezygnować

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 4 października 2018 r.
o pracowniczych planach kapitałowych (PPK), która według założeń ustawodawcy ma zabezpieczyć dotychczasowy system emerytalny.

W uproszczeniu, Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) jest po prostu dobrowolnym systemem długoterminowego oszczędzania, który umożliwia gromadzenie dodatkowych oszczędności. Takie wsparcie będzie powszechnie dostępne i pozwoli na uzyskanie dodatkowego zabezpieczenia na czas emerytury. W tym celu ustawa o PPK zakłada powstanie systemu gromadzenia oszczędności emerytalnych, z udziałem państwa (czyli ze środków publicznych), pracodawcy i pracownika.

Wdrożenie pracowniczych planów kapitałowych (PPK) – czyli w czym możemy Ci pomóc

  1. Wsparcie w zakresie stworzenia banku informacji o PPK dla danej jednostki (poznanie założeń programu PPK, praw i obowiązków uczestników oraz platformy mojeppk.pl);
  2. Wsparcie w opracowaniu procesu i wdrożenia regulacji wewnętrznych dotyczących wdrożenia PPK, w tym:
    • Przygotowanie harmonogramu wdrożenia PPK;
    • Ustalenie budżetu PPK;
    • Szkolenie Działu HR (kadr i księgowości) z PPK i jego obsługi, z możliwością zapewnienia stałego wsparcia merytorycznego w ramach bieżącej obsługi klienta.
    • Obsługa procesu wyboru reprezentacji pracowników, w tym przygotowanie regulaminu wyboru reprezentacji pracowników);
    • Szkolenie podmiotów współpracujących na zasadach B2B z pracodawcą;
  3. Wsparcie w wyborze Instytucji Finansowej zarządzającej PPK, w tym obejmujące:
    • Wybór kryteriów dla ofert Instytucji Finansowych wraz z określeniem priorytetów;
    • Wsparcie na etapie negocjacyjnym przy wyborze ofert PPK;
    • Przygotowanie raportu z ofert Instytucji Finansowych dotyczących PPK;
    • Wsparcie prawne dotyczące treści umów na Zarządzanie PPK i Prowadzenie PPK, (w tym weryfikacja uzgodnień z warunkami na portalu PPK (mojeppk.pl) oraz weryfikacja umów z daną Instytucją Finansową)
  4. Opracowanie dokumentacji związanej z PPK, w tym m.in.:
    • Wdrożenie PPK w zakresie prawa pracy;
    • Opracowanie polityki informacyjnej nt. PPK dla pracowników (wypełnienie obowiązków informacyjnych pracodawców wobec uczestników PPK oraz instytucji finansowej);
    • Reprezentacja Klienta zatrudniającego w rozmowach ze stroną społeczną dot. PPK,
    • Opracowanie merytoryczne materiałów dla pracowników;
    • Konsultacje w zakresie rezygnacji z PPK i zwolnień podmiotowych z obowiązku tworzenia PPK,
    • Zebranie i archiwizacja dokumentacji z procesu wdrożenia PPK
  5. Pełne wsparcie formalno – prawne w zakresie transferu danych osobowych pracowników poza zakład (RODO)
  6. Wsparcie w zakresie weryfikacji realizacji PPK np. w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz innych organów administracji publicznej.
  7. Bieżąca obsługa formalno – prawna realizacji PPK w trakcie trwania programu, a w szczególności:
    • Reprezentacja w przypadku podejrzenia nakłaniania do rezygnacji z PPK przez pracodawców;
    • Wsparcie w negocjacjach z kadrą pracowniczą/związkami zawodowymi;
    • Szkolenie dla załogi w zakresie PPK będącej na etatach (aby unikać sytuacji zgłaszania pretensji ws. wypłaty niższego wynagrodzenia),

Dla kogo skierowana jest nasza oferta:

Nasza oferta skierowana jest przede wszystkim do przedsiębiorców, którzy:

  • podlegają lub w najbliższym czasie będą podlegać pod ustawę o pracowniczych planach kapitałowych (ustawa o ppk), czyli każdego przedsiębiorcy zatrudniającego co najmniej 1 – osobę na umowie o pracę.;
  • obsługują kady u pracodawców (HR, kadrowi, księgowi lub innych osób zaangażowanych we wdrożenie PPK
  • szukają profesjonalnego wsparcia w procesie wdrożenia i zarządzania PPK;
  • planują wykorzystać wdrożenie PPK jako jeden z benefitów oferowanych pracownikom,
  • mają wątpliwości i pytania dotyczące procesu wdrożenia i obsługi PPK.

Główne założenia wdrożenia
Pracowniczych planów kapitałowych (PPK)

  • PPK są dobrowolnym dla pracowników, a jednocześnie obowiązkowym dla podmiotu zatrudniającego, systemem długoterminowego gromadzenia oszczędności.
  • Wpłaty dokonywane na PPK będą finansowane z własnych środków przez podmiot zatrudniający i pracownika.
  • Możliwość zadeklarowania wpłat dodatkowych przez podmiot zatrudniający oraz uczestników PPK.
  • Możliwość wysyłki za granicę we wszystkich językach UE
  • Zagwarantowanie własności środków i co do zasady zwolnienie ich spod egzekucji.
  • Wypłata zgromadzonych środków nastąpi po osiągnięciu jednolitego – dla kobiet i mężczyzn – wieku.
  • Ustawa o PPK zakłada konieczność zawarcia dwóch rodzajów umów:
    • umowy o zarządzanie PPK (pomiędzy podmiotem zatrudniającym i instytucją finansową, tj. funduszem
      inwestycyjnym zarządzanym przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych, funduszem emerytalnym
      zarządzanym przed Powszechne Towarzystwo Emerytalne (PTE) lub pracownicze towarzystwo emerytalne lub
      zakładem ubezpieczeń) oraz
    • umowy o prowadzenie PPK (pomiędzy osobą zatrudnioną i instytucją finansową).
  • Przystępowanie podmiotów zatrudniających do PPK będzie następowało sukcesywnie, począwszy od lipca
    2019 do stycznia 2021 roku.

Czym jest PPK z perspektywy pracownika?

PPK będzie obejmować wszystkich pracowników w wieku od 18. do 54. Lat, za których pracodawcy odprowadzają składki emerytalno-rentowe. Za to osoby w wieku pomiędzy 55. a 69. rokiem życia mogą uczestniczyć w PPK z własnej woli, po złożeniu odpowiedniego oświadczenia u zatrudniającego.

Całym procesem zawierania umów, prowadzenia i zarządzania Pracowniczymi Planami Kapitałowymi, będą kierować pracodawcy i wybrana instytucja finansowa. Składki pracownika objętego PPK prezentują się w następujący sposób:

Wysokość składki będzie określana przez pracownika w deklaracji składanej pracodawcy, jednak można zmienić ją w dowolnej chwili. W przypadku osób, które osiągają w miesiącu dochód (z różnych źródeł) nie wyższy niż 120% minimalnego wynagrodzenia za pracę (na rok 2019: 2700 zł brutto) sprawa prezentuje się nieco inaczej. Mogą one zobowiązać się do wpłaty podstawowej w wysokości pomiędzy 0,5% a 2% wynagrodzenia. Zachowają przy tym prawo do wpłat od pracodawcy w pełnej wysokości oraz tych pochodzących ze środków publicznych.

Pracodawca ma prawo do decyzji, czy chce dopłacić dodatkowe środki ponad 1,5% obligatoryjnej wpłaty. Może też zróżnicować wysokość dodatkowej wpłaty, np. w zależności od stażu pracy.

Wypłata środków z PPK – kiedy i w jaki sposób?

Zachętą do wzięcia udziału w programie PPK ma być jego prosta, nieskomplikowana forma, czyli automatyczny zapis i brak zbędnych formalności. Dzięki tym zaletom, według wstępnych prognoz ma zgromadzić chętnych w liczbie sięgającej aż 11,5 mln uczestników.

Myślą przewodnią PPK i podstawowym celem programu jest możliwość regularnego, wieloletniego gromadzenia środków przez pracowników. Mogą dokonać ich wypłaty po osiągnięciu 60. roku życia. Obywa się to poprzez:

  • Jednorazową wypłatę maks. 25% uzyskanych oszczędności oraz rozłożenie pozostałych środków (75%) na minimalnie 120 rat realizowanych co miesiąc.
  • Wypłatę kwoty większej niż 25%, np. jej całości, albo w czasie krótszym niż 10 lat (nawet jednorazowo). Należy pamiętać, że w takiej sytuacji obowiązkowe będzie opłacenie podatku od zysków kapitałowych od nadwyżki wynoszącej więcej niż 25%.

Istnieje również możliwość wypłaty tych środków przed ukończeniem 60. roku życia. Są to wymienione przez ustawę, określone sytuacje życiowe, takie jak:

  • Poważna choroba osoby biorącej udział w PPK, jej małżonka lub dziecka. W takim przypadku można wykorzystać 25% odłożonej sumy (bez obowiązku zwrotu),
  • Kupno mieszkania albo budowa domu na kredyt. W tej sytuacji możemy pobrać aż 100% zebranej kwoty. Jednak takie rozwiązanie jest dostępne wyłącznie dla osób przed 45. rokiem życia. Co więcej, należy zwrócić całą sumę w okresie maksymalnie 15 lat od dnia wybrania środków.

*Konieczność zwrotu w ciągu 15 lat
** pozostałe 30% wynoszą składki, które należy odprowadzić do ZUS

Kolejne dwie ważne informacje o wypłatach PPK, które warto znać:

  • Można wypłacić całą zgromadzoną kwotę przed 60. rokiem życia również w innych sytuacjach. Jednak poskutkuje to utratą dopłat państwowych i ulg podatkowych (!).
  • Środki z PPK mogą być dziedziczone – odbywa się to według zasad, które znajdziemy w kodeksie cywilnym oraz w ustawie o PPK.

Pracodawcy

Przede wszystkim warto pamiętać, że do 2021 roku obowiązek wprowadzenia PPK ma objąć wszystkich pracodawców. Taki wymóg będzie dotyczył tych podmiotów, które zatrudniają minimum jedną osobę podlegającą obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym. Oznacza to, że dosłownie każdy pracodawca zatrudniający pracowników musi utworzyć PPK.

Proporcje wpłat na rzecz PPK obrazuje poniższa tabela:

Do Pracowniczych Planów Kapitałowych pracodawca jest zobowiązany zgłosić wszystkie osoby zatrudnione w wieku od 18 do 54 lat, które:

  • Pracują na podstawie umowy o pracę,
  • Przebywają na urlopie macierzyńskim i wychowawczym,
  • Pracują w oparciu o umowę agencyjną, umowę zlecenie, albo inne umowy o świadczenie usług, które podlegają obligatoryjnemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentownemu,
  • Są członkami rad nadzorczych, w ramach czego są wynagradzane za pełnienie swoich funkcji,
  • Są członkami spółdzielni kółek rolniczych lub rolniczych spółdzielni produkcyjnych,
  • Wykonują tzw. pracę chałupniczą, czyli nakładczą.

Do tego grona nie wlicza się osób współpracujących na podstawie umowy o dzieło, pobierających świadczenia rehabilitacyjne, oraz przebywających na bezpłatnych urlopach.

Tak. PPK jest całkowicie dobrowolne. Chociaż pracownicy są automatycznie zapisywani do tego programu, mogą wypełnić deklarację o rezygnacji i nie oszczędzać w ramach PPK. Dokument należy złożyć w miejscu pracy. To pracodawca informuje o rezygnacji określoną instytucję finansową. Musi zrobić to do upływu 7 dni od dnia złożenia deklaracji. Obowiązuje ona w miesiącu, w którym zostanie złożona. Gdy składki za ten miesiąc zostały już pobrane, należy dokonać ich zwrotu.

Równie istotna jest informacja, że po upływie 4 lat pracodawca ponownie zacznie naliczać składki PPK. Rezygnacja nie jest więc ostateczna. Oczywiście o odnowieniu uczestnictwa w programie, zatrudniający musi poinformować pracownika. 

Od kiedy PPK jest obowiązkowe?

Data wprowadzenia przepisów jest zależna od liczby zatrudnionych osób. Przedsiębiorstwa z dużą liczbą pracowników (ponad 250) będą zobowiązane do utworzenia PPK już od 1 lipca 2019 roku. Z reguły, im mniejsza liczba pracowników, tym odleglejszy termin, co można zauważyć w poniższej tabeli:

A tak prezentują się składki, które będą wpłacane na konto pojedynczego uczestnika programu PPK:

Należy zaznaczyć, że wpłaty te nie będą wliczane do wynagrodzenia, które jest podstawą ustalenia wysokości składek emerytalnych i rentowych. Nie mogą być również wliczone do kosztów uzyskania przychodu. Oprócz tego, jedną z najważniejszych decyzji, które spoczywają na zatrudniającym, jest wybór odpowiedniej instytucji. Jej rolą będzie wieloletnie zarządzanie środkami gromadzonymi z PPK. Chociaż obowiązek ten spoczywa na pracodawcy, to powinien on porozumieć się również z organizacją związkową lub wyznaczoną reprezentacją pracowników.

Zasady opodatkowania środków PPK

Jednym z głównych pytań jakie spotykamy się w swojej praktyce to pytanie, w jaki sposób wpłaty na rzecz PPK są opodatkowane i w jaki sposób powinno się je rozliczać księgowo. Otóż:

Dla pracodawcy przysługują następujące ulgi:

Ponadto:

  • Wpłaty pracodawcy stanowią dla pracownika dochód, od którego musi zapłacić podatek, jednak nie są one podstawą do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnych i rentowych
  • Wpłaty pracownika są liczone od pensji netto – po opodatkowaniu i odliczeniu składek na fundusz emerytalno-rentowy;
  • W przypadku rezygnacji z PPK przed 60. rokiem życia i wypłaty zgromadzonych środków od środków pochodzących z wpłat pracodawcy zostanie potrącone 30% na rzecz ZUS.

Środki publiczne a PPK

Osobom korzystającym z PPK przysługuje możliwość otrzymania finansowego wsparcia ze środków publicznych, a dokładniej z Funduszu Pracy. Kwota jest przyznawana „po równo”, czyli w identycznych kwotach dla każdego uczestnika programu.

Na samym początku, po minimum trzech miesiącach uczestnictwa w PPK, państwo przyznaje pracownikowi 250 zł w formie „wpłaty powitalnej”. Później otrzymuje on dopłatę roczną (co 12 miesięcy) w wysokości 240 zł. W przypadku dopłaty rocznej wymogiem jest zgromadzenie w bieżącym roku kalendarzowym minimalnie kwoty wpłat podstawowych, które są należne od kwoty stanowiącej sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia.

Zasady wdrożenia PPK

Do kiedy należy przeprowadzić konsultacje oraz podpisać umowy o prowadzenie PPK?

Sam proces wdrożenia PPK jest procesem złożonym i składającym się z kilku etapów. Po krótce cały proces może zostać opisany w następujący sposób:

Co należy uwzględnić przed wdrożeniem (PPK)

Pracodawca w pierwszej kolejności powinien przemyśleć cały proces, a w szczególności
ustalić:

  • czy chce wprowadzać PPK samodzielnie, czy też z pomocą brokera, multiagenta, firmy konsultingowej lub kancelarii prawnej,
  • czy wdrożenie PPK odbędzie się w formie projektu? Jeśli tak, to wymaga to sformalizowania,
  • czy musi zwiększyć zatrudnienie (czasowo lub docelowo) w działach kadrowo-płacowych,
  • czy jego dostawca oprogramowania IT jest gotowy na wdrożenie odpowiednich zmian w systemach,
  • czy zaplanował zwiększenie budżetu na płace już na rok 2019 (min. 1-2 wpłaty miesięcznie dla firm 250+),
  • czy dla ułatwienia pracownikom zapisywania się do PPK oraz przekazywania im niezbędnych informacji chce utworzyć dla wszystkich służbowe adresy
    e-mail?

Pracodawca musi zaplanować i zabudżetować:

  • 1-4 wpłaty miesięczne do PPK na rok 2019,
  • 12 wpłat miesięcznych do PPK na każdy kolejny rok.

Pracodawca musi zdecydować:

  • czy będzie wpłacał tylko wpłatę podstawową 1,5%, czy również wpłaty dodatkowe?
    – Jeśli zdecyduje się na wpłaty dodatkowe, to czy równe dla wszystkich pracowników, czy też będzie chciał
    zróżnicować je np. według stażu pracy lub stanowisk?
  • czy będzie miał jakieś dodatkowe koszty związane z naliczaniem wpłat do PPK, np.:
    – koszty systemowe (zmiany systemów płacowo-kadrowych),
    – koszty osób zatrudnionych dodatkowo do obsługi PPK (np. w HR),
    – koszty związane z promocją / akcją informacyjną.

Konsultacje ze związkami zawodowymi lub pracownikami

Każdy pracodawca przed wyborem instytucji finansowej i podpisaniem umów PPK ma obowiązek skonsultowania się z w tej kwestii z funkcjonującymi w danym zakładzie pracy związkami zawodowymi, lub, w przypadku ich braku, z reprezentacją pracowników.

Pracodawca zobowiązany jest podpisać dwie umowy – najpierw o zarządzanie PPK, a następnie, w imieniu swoich pracowników, o prowadzenie PPK. Umowy te co do zasady są zawierane drogą elektroniczną.

  • Umowa o zarządzanie PPK – umowa, którą pracodawca zawiera z wybraną instytucję finansową zarządzającą

Decyzja o wyborze instytucji, z którą zostanie zawarta umowa, i w której zostanie utworzone PPK w firmie, powinna zostać podjęta w porozumieniu z reprezentacją pracowników. Umowa będzie zawierała najważniejsze zasady dotyczące gromadzenia i zarządzania środkami na rachunkach PPK.

  • Umowa o prowadzenie PPK – umowa, którą pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz pracowników z instytucję,
    z którą wcześniej podpisał umowę o zarządzanie PPK

Po podpisaniu tej umowy pracownicy stają się uczestnikami PPK. Określa ona m.in. szczegółowe warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi, zostanie w niej określony sposób w jaki uczestnik PPK będzie mógł deklarować wpłaty dodatkowe czy składać dyspozycje dotyczące gromadzonych środków. Załącznikiem do tej umowy jest lista pracowników którzy chcą uczestniczyć w PPK.

Pomiędzy wyborem instytucji finansowej a podpisaniem umowy o prowadzenie PPK pracodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia akcji edukacyjno-informacyjnej skierowanej do pracowników
W akcji tej powinna go wesprzeć wybrana instytucja finansowa oraz ewentualnie jego broker czy multiagent
Celem akcji powinno być zaprezentowanie korzyści płynących z PPK oraz odpowiedzenie na wszystkie pytania czy wątpliwości ze strony Pracowników

  • UWAGA! Istnieje ustawowy zakaz zachęcania Pracowników do rezygnacji z PPK (dla osób do 55 r.ż.) lub niezapisywania się (dla osób powyżej 55 r.ż.). Za złamanie tego zakazu Pracodawca może otrzymać karę w wysokości do 1,5% funduszu płac za ostatni pełny rok kalendarzowy.

Bieżąca obsługa PPK

Po zawarciu umów PPK pracodawca ma obowiązek bieżącego obsługiwania planu
we współpracy z agentem transferowym oraz instytucją finansową
Przykładowe obowiązki pracodawcy:

  • przekazywanie składek do instytucji finansowej
  • wykonywanie dyspozycji pracownika co do zmiany wysokości wpłat dodatkowych
    lub wystąpienia z PPK
  • wyjaśnianie z agentem transferowym ewentualnych niezgodności w danych czy kwotach
  • zgłaszanie do PPK nowo zatrudnianych pracowników po 3 miesiącach ich pracy

Pracodawca na każdym etapie obsługi PPK uzyska pełne wsparcie i informacje od Aegon

W przypadku niezawarcia umowy o PPK w obowiązującym terminie: zatrudniający podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% całościowego funduszu wynagrodzeń.
Podobne konsekwencje ponosi się za przymuszanie i nakłanianie pracowników do rezygnacji z udziału w programie.
W sytuacjach takich jak niezawarcie umowy o prowadzenie PPK, niedokonywanie wpłat na PPK, nieprowadzenie wymaganej dokumentacji, albo podanie fałszywych danych w sprawach związanych z programem: obowiązuje kara grzywny w wysokości 1 000 zł do 1 000 000 zł.