Polityka rachunkowości - czym jest, kogo obowiązuje i kiedy należy wdrożyć

Podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych i stosowania przepisów ustawy o rachunkowości są zobowiązane do kompleksowego opracowania zasad finansowych, według których prowadzona jest pełna księgowość. Te zasady określa się jako politykę rachunkowości. Przeczytaj, kto musi ją utworzyć i jakie elementy powinny znaleźć się w takim opracowaniu. Czym skutkuje opracowanie polityki rachunkowości, która nie uwzględnia realnej sytuacji w firmie?

Czym jest polityka rachunkowości?

Poprzez politykę rachunkowości należy rozumieć zbiór zasad i procedur, według których prowadzone są księgi rachunkowe jednostki. Taka definicja w ustawie o rachunkowości oznacza przyjęte rozwiązania ewidencyjne i obejmuje także sposób ujmowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z odpowiednimi zapisów, co zapobiega dowolności w księgowaniu.

Obowiązek wprowadzenia polityki rachunkowości wynika wprost z art. 4 oraz art. 10 ustawy o rachunkowości, czyli z przepisów wskazanych w ustawie i wynikających z prawa. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Jednocześnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek prowadzenia polityki rachunkowości w języku polskim.

Potrzebujesz porady prawnika?

Każda sytuacja jest inna.
Opisz swoją sprawę, a podpowiem, jakie kroki
warto podjąć w Twoim przypadku.

Wyślij zapytanie

Jaką rolę pełni polityka rachunkowości w podmiocie gospodarczym?

Polityka rachunkowości stanowi podstawowy element księgowości podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pozwala na gromadzenie rzetelnych danych finansowych, a także porządkuje informacje finansowe wykorzystywane do zarządzania jednostką, które nie tylko są potrzebne do rozliczeń podatkowych, ale także umożliwiają podejmowanie przemyślanych decyzji finansowych i inwestycyjnych. Są one również wykorzystywane do analizy sytuacji finansowej w kolejnych okresach sprawozdawczych. W praktyce jest wręcz niezbędna dla zachowania zgodności i przejrzystości rozliczeń.

Prawidłowe opracowanie polityki rachunkowości ułatwia także uzyskanie kredytu, leasingu i innych form finansowania. Wynika to z faktu, że podmioty udzielające finansowania oczekują od jednostki przedstawienia rachunku zysków i strat oraz bilansu, czyli elementów ksiąg rachunkowych.

Kto musi wdrożyć politykę rachunkowości?

Do prowadzenia polityki rachunkowości zobowiązane są podmioty, które ustawa o rachunkowości obliguje do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym różne kategorie jednostek wskazane w ustawie. Do tej kategorii, zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zaliczają się:

• spółki prawa handlowego (osobowe i kapitałowe, w tym również w organizacji niezależnie od liczebności składu osobowego i wysokości obrotów; w przypadku spółek kapitałowych obowiązek ten dotyczy wszystkich takich podmiotów, niezależnie od skali działalności),
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro, inaczej niż w przypadku osób prawnych,
• przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe,
• jednostki organizacyjne działające w obszarze finansów (m.in. na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi bez względu na wielkość przychodów),
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych.

Trzeba pamiętać, że księgi rachunkowe przedsiębiorcy mogą stosować również dobrowolnie, nawet jeżeli próg przychodów netto nie zostanie przekroczony, jeśli tak zdecyduje dane przedsiębiorstwo. W tym celu należy złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego.

Kto odpowiada za wdrożenie polityki rachunkowości?

Bezpośrednio za przygotowanie polityki rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. Odpowiada też za formalne przyjęciu tego dokumentu. To osoba uprawniona do zarządzania jednostką. O tym, kto w danej jednostce jest kierownikiem, decyduje jej forma organizacyjnoprawna:

• w przypadku spółek kapitałowych (sp. z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna) są to członkowie zarządu,
• w spółkach osobowych – wspólnicy odpowiedzialni za prowadzenie spraw spółki (niekoniecznie będą to wszyscy wspólnicy),
• w jednoosobowej działalności gospodarczej – przedsiębiorca, czyli właściciel firmy,
• w jednostkach publicznych – dyrektor jednostki lub osoba pełniąca analogiczne funkcje.

Polityka powinna zostać formalnie zatwierdzona, np. przez uchwałę, jeśli dana forma prawna tego wymaga, a z przyjętymi zasadami powinni zostać zapoznani także pracownicy działu księgowości.

Czy polityka rachunkowości może być częścią sprawozdania finansowego?

Zgodnie z art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości informacja sprawozdania finansowego dodatkowa powinna zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe odpowiadało warunkom określonym w przepisach, a w szczególności obejmować opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości; mowa tu o przepisie wskazanym w ustawie. Szczegółową treść informacji dodatkowej określa załącznik nr 1 do ustawy. Jednostki mikro i małe korzystają z uproszczeń i mogą znacząco skrócić, a niekiedy również uniknąć konieczności publikacji polityki rachunkowości.

Nie wiesz, czy Twoja jednostka musi publikować politykę rachunkowości w sprawozdaniu finansowym? Napisz do nas na adres: kancelaria@rpms.pl!

W jaki sposób opracować politykę rachunkowości z uwzględnieniem przetwarzania danych?

Aby polityka rachunkowości odzwierciedlała sytuację finansową przedsiębiorcy w sposób rzetelny, przy jej opracowaniu należy stosować elementarne zasady rządzące prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Są to:

• zasada istotności – sprawozdanie finansowe powinno uwzględniać wszystkie istotne operacje, które mają znaczenie dla oceny sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego; ocena istotności odbywa się w oparciu o przyjęte progi lub kryteria,
• zasada kontynuacji działania – polityka rachunkowości powinna zakładać, że jednostka działa w sposób ciągły,
• zasada wiarygodności – sytuacja majątkowa i finansowa przedsiębiorstwa powinna być przedstawiana w sposób rzetelny,
• zasada memoriału i współmierności – przychody i koszty powinny zostać ujęte w księgach w momencie ich powstania, a nie z chwilą ich zapłaty. Należy ująć je w okresie, który gospodarczo jest powiązany z wydatkami, podobnie jak należności wynikające ze sprzedaży lub innych transakcji,
• zasada ostrożności – aktywa jednostki powinny być wycenione w sposób realny, koszty z chwilą ich poniesienia, a przychody w momencie ich wpływu; wycena aktywów i pasywów musi być zgodna z UoR, a zasady wyceny aktywów określa art. 28 UoR,
• zasada ciągłości – kolejne lata obrotowe powinny być dokumentowane w taki sam sposób, aby były ze sobą porównywalne,
• zasada indywidualnej wyceny – aktywa, pasywa, przychody, koszty, zyski nadzwyczajne i straty powinny być wyceniane niezależnie od siebie,
• zasada zakazu kompensaty – wyklucza możliwość wzajemnego kompensowania kosztów różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów; dotyczy to także progów ocenianych w stosunku do skali działalności.

Prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz mieć pewność, że należne zobowiązania publicznoprawne są rozliczane prawidłowo? Zleć nam przeprowadzenie audytu podatkowego: https://rpms.pl/audyt-podatkowy-kompleksowa-obsluga-prawna/.

Jakie przykładowe elementy, takie jak zakładowy plan kont, powinny znaleźć się w polityce rachunkowości?

Każda polityka rachunkowości wygląda nieco inaczej i powinna być dostosowana do własnych potrzeb jednostki. Warto jednak przyjrzeć się przykładowym elementom, aby lepiej zrozumieć, co powinna zawierać polityka rachunkowości i co w tym zestawieniu jest szczególnie istotne.

Rok obrotowy i okres sprawozdawczy

Rok obrotowy to okres następujących po sobie 12 miesięcy. Często pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Z kolei okres sprawozdawczy to przedział czasu, za który sporządza się sprawozdanie finansowe. W polityce rachunkowości powinien znaleźć się zapis, że bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa są sporządzane na koniec roku obrotowego według stanu na dzień bilansowy. Możliwe jest wprowadzenie krótszych okresów sprawozdawczych, a przy wyborze niestandardowego roku obrotowego trzeba uwzględnić także formalne ograniczenia.

Zasady inwentaryzacji

Poprzez inwentaryzację rozumie się ogół czynności, mających na celu ustalenie faktycznego stanu posiadanego majątku poprzez dokonanie spisu pieniężnych i rzeczowych składników majątku, w tym towarów i materiałów, uzgodnienie sald aktywów i pasywów oraz ich wycenę lub korektę. Jest ona także wymogiem prawnym dla każdej firmy prowadzącej księgi zgodnie z przepisami. Celem inwentaryzacji jest ustalenie składników majątku posiadanych przez jednostkę i zestawienie ich ze stanem ksiąg rachunkowych. Inwentaryzacja wymaga również rozliczenia osób, które przyjęły odpowiedzialność materialną za powierzone mienie.

Amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Amortyzacja to proces stopniowego zaliczania wartości początkowej składników majątku do kosztów uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Dotyczy środków trwałych (np. samochodów lub budynków) oraz wartości niematerialnych i prawnych (np. praw autorskich, licencji, patentów, znaków towarowych). Polityka rachunkowości powinna określać metodę amortyzacji, sposób ustalania jej stawek i wyodrębniać środki trwałe oraz WNiP podlegające amortyzacji i te, których rozliczenie następuje jednorazowo.

Do innych istotnych elementów polityki rachunkowości można zaliczyć:

• zakładowy plan kont – rachunki bankowe służące do ewidencjonowania operacji gospodarczych,
• wycenę aktywów i pasywów – częstotliwość wyceny w praktyce powinna być częstsza niż jedynie na dzień bilansowy, aby zapewnić prawidłowość wyliczania m.in. zaliczek CIT,
• instrukcję obiegu dokumentów – ujednolicenie zasad rządzących przetwarzaniem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentów ułatwia audyty księgowe w przedsiębiorstwie.

Polityka rachunkowości a prowadzenie ksiąg rachunkowych – kluczowe elementy

Ustawodawca w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wprost wskazuje, że przepis ten dotyczy sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych i określa, w jaki sposób polityka rachunkowości powinna go opisywać. Wymaga się uwzględnienia w niej przynajmniej:

1. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej; każde przedsiębiorstwo dostosowuje plan kont do swoich potrzeb, a konta służą do zapisywania operacji gospodarczych,
2. wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, wraz z informacjami o tych zbiorach danych,
3. opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Chcesz założyć spółkę, która będzie mogła bezpiecznie funkcjonować w obrocie? Skorzystaj z naszych usług: https://rpms.pl/rejestracja-i-zakladanie-spolek/.

Błędy i wątpliwości dotyczące polityki rachunkowości

Brak precyzyjnych wytycznych dotyczących treści polityki rachunkowości powoduje, że łatwo o wątpliwości i popełnienie błędu. Te ostatnie najczęściej dotyczą posługiwaniem się zbyt ogólnikowymi pojęciami, które nie są dostosowane do specyfiki danego biznesu; dobrze przygotowany dokument zapobiega też dowolności w księgowaniu. Przedsiębiorcy często zapominają o wytypowaniu osoby odpowiedzialnej za przygotowanie polityki rachunkowości, kierując się zasadą, zgodnie z którą zasady te przyjmuje zarząd (który często nie dysponuje wystarczającą wiedzą w zakresie rachunkowości). Nie należy też zapominać, że każda polityka rachunkowości powinna być regularnie aktualizowana, bo jest to potrzebna reakcja na zmiany prawne lub organizacyjne i element zachowania zgodności oraz rzetelności dokumentacji. Jeśli w księgach pojawią się nierzetelne dane, może dojść do pociągnięcia kierownika jednostki do odpowiedzialności.

Brak polityki rachunkowości lub jej treść niedopasowana do realiów obrotu to jedno, ale często na etapie formułowania treści dokumentu rodzą się wątpliwości. Mogą one dotyczyć np.:

• środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych – wyboru metody amortyzacji, okresu i stawki amortyzacji, stosowania uproszczonych odpisów amortyzacyjnych oraz tego, jakie uwagi interpretacyjne warto dodać do wyceny,
• produktów w toku produkcji – koszty wytworzenia, materiały bezpośrednie oraz koszty związane z produkcję,
• metody wyceny składników aktywów obrotowych – m.in. stałe ceny ewidencyjne lub jedna z metod wyceny zużycia,
• rozliczania kosztów – zasady ewidencji i przypisywania kosztów do właściwych okresów oraz kont,
• ustalania wyniku finansowego – wariant porównawczy vs kalkulacyjny.

Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoja polityka rachunkowości odpowiada wymaganiom branży, w jakiej działasz, zleć nam jej audyt. Przeanalizujemy dokument i zasugerujemy niezbędne korekty,

Co możemy dla Ciebie zrobić, np. przygotować politykę rachunkowości w formacie pdf?

Kancelaria RPMS oferuje usługę zakładania spółek prawa handlowego. Doradzamy naszym klientom nie tylko w kwestiach korporacyjnych, ale również związanych z rachunkowością:

1. Pomagamy w wyborze optymalnej formy działalności gospodarczej.
2. Doradzamy w przedmiocie brzmienia umowy lub statutu spółki.
3. Przeprowadzamy proces rejestracji spółki krok po kroku.
4. Pomagamy opracować politykę rachunkowości, dzięki której jednostka będzie mogła efektywnie funkcjonować w obrocie.
5. Zapewniamy doradztwo podatkowe w zakresie podatków dochodowych, VAT i innych zobowiązań oraz optymalizacji podatkowej

Z naszą pomocą unikniesz powszechnych błędów wynikających z kopiowania treści ustawy o rachunkowości do polityki rachunkowości oraz braku dopasowania dokumentu do specyfiki działalności przedsiębiorcy. Dbamy o to, aby w Twojej firmie polityka rachunkowości ułatwiała bieżącą pracę księgowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Napisz do nas na adres: kancelaria@rpms.pl lub zadzwoń pod numer 61 307 09 91. Daj znać, co możemy dla Ciebie zrobić!