Odzyskiwanie należności z faktur w branży budowlanej

DLACZEGO FIRMY BUDOWLANE CZĘSTO WPADAJĄ W PROBLEMY FINANSOWE?

Jest to poniekąd wynikiem zasad, którymi kierują się polscy przedsiębiorcy. Jedną z kwestii jest pewna forma przyzwolenia na przeciąganie terminów płatności. Opóźnienia przyczyniają się oczywiście do powstawania zatorów płatniczych, a stąd prosta droga do utraty płynności finansowej. Poza tym w branży budowlanej zbyt rzadko stosuje się umowy w formie pisemnej (głównie w przypadku małych firm). To poważny błąd, ponieważ dochodzenie należności z faktur bez umowy jest zdecydowanie trudniejsze.

Nie bez znaczenia są także duże koszty (trzeba na bieżąco inwestować w materiały i pracowników) oraz specyfika pracy w branży budowlanej. Wykonawcy i zleceniodawcy są ze sobą powiązani. Dlatego, gdy na jednym poziomie nie dojdzie do wypłaty pieniędzy, np. za pracę wykonawcy, wynagrodzenia nie otrzymają również inne osoby, czyli jego podwykonawcy. W ten sposób powstaje tzw. spirala zadłużenia.

Na problemy finansowe składają się też problemy z zarządzaniem wieloma projektami równolegle. Angażowanie się w prace dla różnych klientów w tym samym czasie wymaga doskonałego planowania logistycznego, siły roboczej. Kiedy tego elementu brakuje, prace zaczynają się przeciągać, a firma, zamiast liczyć wynagrodzenie, zaczyna płacić kary umowne.

Nie można przy tym zapominać, że powodzenie w branży budowlanej wynika z wielu czynników – w tym zatrudnienia wykwalifikowanych specjalistów na różnych szczeblach, ale też sprzyjających warunków pogodowych. Kiedy warunki atmosferyczne nie pozwalają na bezpieczne prowadzenie prac, terminy na realizację robót zaczynają się skracać, co zwiększa ryzyko błędu. Dlatego tak ważne jest dbanie o odpowiednie brzmienie umowy i zastrzeżenie możliwości wydłużenia terminu na realizację prac.

Jeszcze innym problemem powodującym straty finansowe jest niedoszacowanie cen materiałów i robocizny. W momencie kiedy przedsiębiorcy ustalają je względem siebie w sposób ryczałtowy, pojawia się ryzyko, że nieoczekiwane zdarzenia gospodarcze lub społeczne doprowadzą do drastycznego wzrostu cen towarów lub usług. Tak stało się m.in. w czasach pandemii Covid-19 kiedy cena wybranych materiałów budowlanych wzrosła o kilkadziesiąt procent w krótkim czasie. Również i tutaj remedium może okazać się mądrze skonstruowana umowa uwzględniająca klauzule waloryzacyjne. W przeciwnym razie może okazać się, że wykonawca sam nie będzie w stanie uregulować należności względem podwykonawców.

JAK PRZECIWDZIAŁAĆ PROBLEMOM Z PŁATNOŚCIAMI W BRANŻY BUDOWLANEJ?

W celu uniknięcia problemów z kontrahentami warto zarówno przed przystąpieniem do współpracy jak i w jej trakcie mieć na względzie kilka podstawowych „zasad”, które mogą uchronić przed problemami. Z pewnością nie jest to zamknięty katalog działań, ale pomagają one wytyczyć pewien kurs działania i zabezpieczyć interes przedsiębiorcy.

Weryfikacja kontrahenta

Dobrze jest zacząć od weryfikacji każdego kontrahenta przed podjęciem zlecenia. Warto sprawdzić go w KRS lub CEiDG, zajrzeć do rejestru dłużników niewypłacalnych, poczytać opinie na forach. W przypadku kontrahentów zagranicznych warto sprawdzić rejestr VIES, czyli wykaz podatników VAT UE. Jeżeli klient twierdzi, że zarejestrował się do celów podatku VAT, ale nie potwierdza tego weryfikacja online, można zażądać sprawdzenia tej informacji przez lokalny urząd skarbowy. Jakie zachowania powinny wzbudzić niepokój już na samym początku?

• odwlekanie zawarcia umowy,
• drastyczne zaniżanie cen produktów lub usług,
• zwlekanie ze złożeniem zamówienia pomimo wcześniejszych negocjacji zakończonych sukcesem,
• całkowity brak opinii w przypadku firm, które deklarują, że działają na dużą skalę.

Terminy płatności

W interesie wykonawcy leży, aby negocjować krótsze terminy płatności. Oczywiście w pewnym zakresie problem ten regulują przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, niemniej jednak krótki termin zapłaty zawsze działa motywująco na dłużnika. Nie ma jednej reguły, która wyznaczałaby optymalny termin zapłaty. W praktyce waha się on zwykle między 7 a 21 dni. Wierzyciel powinien zadbać, aby jak najszybciej rozpoczynać windykację polubowną (nawet po kilku dniach od upływu terminu płatności). Nie znaczy to oczywiście, że od razu trzeba kierować do kontrahenta wezwanie do zapłaty, warto jednak sygnalizować świadomość zadłużenia. Monitorowanie zadłużenia należy prowadzić na bieżąco tak, aby rejestrować nawet niewielkie opóźnienia w płatnościach.

Forma umowy

Przedsiębiorcy zawsze powinni stosować umowy pisemne, najlepiej po opinii kancelarii prawnej obsługującej branżę budowlaną oraz nie rozpoczynać prac po ustaleniu warunków wyłącznie „na słowo”. To bardzo duże ryzyko, jeżeli sprawa trafi na etap postępowania sądowego, ponieważ konieczne będzie wykazywanie, że rzeczywiście doszło do zawarcia kontraktu i na jakich warunkach on obowiązywał. Dysponując podpisaną umową, przedsiębiorca zdejmuje z siebie ciężar dowodzenia faktów, które powinny być oczywiste.

Warto przypomnieć, że umowa o roboty budowlane przewiduje szereg mechanizmów chroniących wykonawcę, w tym:

• konieczność zawarcia umowy na piśmie,
• odpowiedzialność inwestora za zapłatę wynagrodzenia podwykonawcy,
• udzielenie gwarancji zapłaty przez inwestora wykonawcy (gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej albo akredytywy bankowej lub poręczenia bankowego),
• możliwość żądania przez wykonawcę od inwestora gwarancji zapłaty za roboty dodatkowe.

Pomoc profesjonalistów

Firmy powinny korzystać z pomocy profesjonalistów w windykacji – zarówno na etapie polubownym, sądowym, jak i egzekucyjnym. Wsparcie kancelarii prawnej zwiększa szansę na odzyskanie należności możliwie szybko. Nierzadko sam fakt otrzymania wezwania do zapłaty sporządzonego przez radcę prawnego lub adwokata stanowi wystarczająco silny motywator dla dłużnika, aby uregulował on należności. Większość firm nie chce angażować się w długotrwałe postępowanie sądowe, które pociąga za sobą niemałe koszty, a najprawdopodobniej i tak zakończy się wydaniem wyroku zasądzającego.

ODZYSKIWANIE PIENIĘDZY Z FAKTUR. SAMEMU CZY Z POMOCĄ KANCELARII PRAWNEJ ?

Większość właścicieli firm budowlanych najpierw podejmuje samodzielne próby odzyskania pieniędzy, korzystając z tzw. windykacji polubownej. Polega to wyłącznie na bezpośrednim zwracaniu się do zwlekającego ze spłatą kontrahenta. Najczęściej są to telefony, maile, spotkania, czy wysyłanie wezwań do zapłaty (ten ostatni krok jest szczególnie polecany – wezwania będą istotnym dowodem w sądzie!).

Działanie polubowne warto zacząć jak najwcześniej. Przez pierwszy miesiąc najlepszym krokiem będzie wspomniane już wysyłanie pisemnych wezwań do zapłaty. Później, po upływie 30 dni od terminu płatności na fakturze, trzeba przejść do kolejnych etapów – sądowego lub egzekucyjnego. Jakie są zalety samodzielnej windykacji? Przede wszystkim brak kosztów. Wady? Czasochłonność, stres i – bardzo często – brak efektów.

Pomoc kancelarii prawnej to przede wszystkim profesjonalizm. Przedsiębiorca ma pewność, że wszystkie działania realizowane są szybko, prawidłowo, a dłużnik jest naciskany na tyle, na ile pozwalają na to przepisy. Często już na tym etapie dłużnik reguluje zadłużenie, aby nie doprowadzić do niepotrzebnego zwiększania się kosztów.

CO, JEŻELI DZIAŁANIA W RAMACH WINDYKACJI POLUBOWNEJ NIE PRZYNOSZĄ SKUTKU?

Niestety w wielu przypadkach samodzielna windykacja kończy się porażką. Mało kto zna techniki negocjacyjne, które dają najlepsze rezultaty w tego typu działaniach. Dlatego zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem dla firm z branży budowlanej okazuje się zgłoszenie sprawy do kancelarii prawnej.

Doświadczony specjalista przeprowadza działania polubowne w sposób nienaruszający dobrych relacji ze zwlekającym ze spłatą kontrahentem. Pozwala to na zachowanie dobrego wizerunku firmy oraz kontaktów biznesowych na przyszłość.

Niestety, kiedy działania polubowne nie przynoszą rezultatu, konieczne staje się skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Już samo sporządzenie pozwu w postępowaniu procesowym zwykłym nie należy jednak do najłatwiejszych zadań, a przecież istnieje również możliwość wyboru jednego z postępowań przyspieszonych:

• postępowania nakazowego,
• postępowania upominawczego,
• postępowania uproszczonego,
• europejskiego postępowania nakazowego.

Każda z tych procedur wyróżnia się swoją własną specyfiką. W każdym też przypadku kontrahent może podjąć próbę obrony przed żądaniem przedsiębiorcy, składając – w zależności od rodzaju postępowania – apelację, zarzuty lub sprzeciw, przy czym skutek poszczególnych środków zaskarżenia jest inny. Aby nieświadomie nie doprowadzić do oddalenia powództwa, warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej już na etapie przedsądowym. Doświadczony prawnik opracuje taktykę działania dopasowaną do specyfiki sporu.

KANCELARIA CZY FIRMA WINDYKACYJNE? WYBÓR NALEŻY DO CIEBIE

Zarówno firmy windykacyjne, jak i kancelarie prawne stosują skuteczne, sprawdzone rozwiązania, które finalnie prowadzą do odzyskania należności. Mimo to firma windykacyjna często nie konsultuje swoich działań z klientem. Przez to nie są one dostosowane do indywidualnej sytuacji danego przedsiębiorstwa. Za to prawnik (radca prawny / adwokat) podlega stosownym regulacjom prawnym określającym zasady świadczenia usług prawnych i bierze pod uwagę nie tylko efekt w postaci zaspokojenia roszenia, ale również jego oczekiwania i priorytety klienta, takie jak np. chęć zachowania pozytywnych stosunków z danym dłużnikiem.

Trzeba też pamiętać, że o ile kancelarie prawne najczęściej oferują kompleksowe wsparcie klientów – od działań polubownych, przez postępowanie sądowe, aż po działania windykacyjne, zakres usług kancelarii windykacyjnych może być ograniczony.

Jak możemy Ci pomóc?

Opóźnień w zapłacie faktur nigdy nie należy ignorować. W ten sposób przedsiębiorca pośrednio daje przyzwolenie na działania nieuczciwe i nierzetelne, które w obrocie gospodarczym nie powinny mieć miejsca. Kancelaria Prawna RPMS od lat wspiera firmy z branży budowlanej. Działając dla naszych klientów:

• weryfikujemy rzetelność kontrahenta,
• tworzymy i opiniujemy umowy handlowe,
• prowadzimy negocjacje z kontrahentami,
• prowadzimy postępowania sądowe na etapie przedsądowym, sądowym i egzekucyjnym.

Zaufali nam: