Zmiana biura rachunkowego często zaczyna się od telefonu z nowej firmy księgowej: w księgach są braki, część faktur nie została ujęta, a odtworzenie dokumentacji będzie kosztować dodatkowe pieniądze. W takiej sytuacji odszkodowanie za błędy biura rachunkowego jest możliwe, ale nie automatyczne – przedsiębiorca musi wykazać konkretny błąd biura, realną szkodę, związek między nimi oraz udokumentowane koszty naprawy ksiąg poniesione wskutek tych zaniedbań. Pierwszym odruchem przedsiębiorcy jest przekonanie, że rachunek za tę pracę powinno zapłacić poprzednie biuro. To słuszne, ale nie każda faktura nowego księgowego automatycznie obciąża poprzedniego wykonawcę.
Ten tekst jest dla przedsiębiorców, którzy korzystają lub planują korzystać z usług biura rachunkowego i chcą wiedzieć, co zrobić, gdy błędy w księgach generują koszty, ryzyko sankcji i spór o odpowiedzialność. Wyjaśniamy, kiedy koszty naprawy ksiąg można odzyskać, jak to udokumentować i czego unikać zakańczając współpracę. Pokazujemy też, jakie błędy biura mogą uzasadniać roszczenie, na jakiej podstawie prawnej biuro odpowiada, które wydatki da się odzyskać, jak działa polisa OC, kiedy roszczenie może się przedawnić i jak krok po kroku dochodzić odszkodowania.
W TYM ARTYKULE PRZECZYTASZ O:
- jakie błędy biura rachunkowego uzasadniają roszczenie odszkodowawcze,
- na jakiej podstawie biuro odpowiada za nienależyte wykonanie umowy,
- zwrotu jakich kosztów można się domagać, a czego nie da się odzyskać,
- czy przysługuje zwrot całej faktury nowego biura, czy tylko części,
- jak udowodnić błędy i wysokość szkody oraz jak bezpiecznie zakończyć współpracę,
- kiedy warto sięgnąć po polisę OC biura, a kiedy roszczenie już się przedawniło,
- jak wygląda dochodzenie roszczenia od biura rachunkowego krok po kroku
Jakie błędy biura rachunkowego mogą uzasadniać roszczenie?
Podstawą oceny zawsze jest umowa, zakres zleconych usług i sposób przekazywania dokumentów, w tym prowadzenie rozliczeń podatkowych i przygotowywanie deklaracje podatkowe. W praktyce odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy najczęściej uzasadniają:
- brak zaksięgowania dokumentów, które klient faktycznie przekazał,
- błędne księgowania oraz brak uzgodnienia sald i rozrachunków,
- błędy księgowe w JPK lub rozliczeniach VAT, PIT, CIT,
- brak deklaracji albo ich wysłanie po terminie, co może skutkować nałożeniem kar finansowych,
- błędy w rozliczeniach ZUS i dokumentacji kadrowej,
- brak prowadzenia ewidencji środków trwałych,
- brak sprawozdania finansowego,
- brak lub niewydanie dokumentacji,
- pozostawienie okresów wymagających odtworzenia.
Ważne!
Powierzenie księgowości profesjonalnemu biuru nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności wobec urzędu skarbowego i ZUS. W pierwszej kolejności organy skarbowe kierują roszczenia do podatnika i to on ponosi odpowiedzialność przed urzędem za poprawność rozliczeń. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości oraz art. 26 Ordynacji podatkowej, to kierownik jednostki odpowiada za rzetelność ksiąg i zobowiązania podatkowe, nawet gdy konkretne czynności powierzono biuru.
Nieprawidłowe księgowanie i błędne obliczenie podatku mogą prowadzić po stronie klienta do zaległości podatkowe oraz kar finansowych. Roszczenie do biura ma charakter wtórny: to droga do odzyskania poniesionych kosztów, a nie sposób na przerzucenie odpowiedzialności podatkowej.
Kiedy powstaje odpowiedzialność biura rachunkowego za szkodę?
Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest umową nazwaną w Kodeksie cywilnym. To umowa o świadczenie usług, do której na mocy art. 750 k.c. stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. W praktyce chodzi o świadczenie usług księgowych, a źródłem odpowiedzialności kontraktowej są zasady właściwe dla takich usług księgowych. Jest to umowa starannego działania, a od biura jako profesjonalisty wymaga się podwyższonego wzorca należytej staranności (art. 355 § 2 k.c.).
Podstawą odpowiedzialności cywilnej i odpowiedzialność odszkodowawczą biura rachunkowego za popełnione błędy jest art. 471 k.c. oraz Kodeks cywilny. Klient powinien wykazać trzy elementy: niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w tym nienależytego wykonania obowiązków, powstanie szkody oraz adekwatny związek przyczynowy. Szkoda musi być rzeczywista i możliwa do wykazania, a przedsiębiorca musi udowodnić błąd księgowego. Biuro może zwolnić się z odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że nieprawidłowość wynikała z okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności, albo była następstwem okoliczności, za które nie odpowiada. W takiej sytuacji klient biura rachunkowego może dochodzić odszkodowania od biura i dochodzić odszkodowania na drodze cywilnej, jeżeli wykaże szkody wynikłej po stronie klienta oraz obowiązek jej naprawienia szkody wynikłej z nienależytego wykonania zobowiązania.
Typowy przykład: biuro miało zaksięgować przekazane dokumenty, dokumenty otrzymało, ale nie zostały ujęte w rozliczeniu. W takim przypadku biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność, bo ponosi odpowiedzialność za błędy i błędy popełnionew trakcie trwania umowy, jeśli doszło do szkody wynikłej z nienależytego wykonania zobowiązania. Nowe biuro musiało je wprowadzić, za co klient zapłacił dodatkowe wynagrodzenie. To wynagrodzenie może stanowić szkodę podlegającą naprawieniu.
Ważne!
Nie każda niekorzystna decyzja urzędu oznacza winę biura. Jeżeli szkoda powstała także z winy klienta, na przykład dlatego, że dokumenty zostały przekazane po terminie lub były niekompletne, odpowiedzialność biura ulega odpowiedniemu zmniejszeniu na podstawie art. 362 k.c., a czasem zostaje wyłączona całkowicie.
Jakich kosztów można dochodzić odszkodowania?
Zakres roszczenia obejmuje przede wszystkim odszkodowania od biura rachunkowego za straty finansowe, które da się precyzyjnie wyliczyć i udokumentować. Dochodzić można m.in. zwrotu:
- kosztu audytu i weryfikacji ksiąg przez nowe biuro,
- kosztu ponownego wprowadzenia dokumentów do systemu,
- kosztu korekt deklaracji podatkowych i plików JPK,
- kosztu odtworzenia rejestrów, ewidencji i uzgodnienia rozrachunków,
- kosztu uporządkowania dokumentacji papierowej i elektronicznej,
- odsetek oraz innych dodatkowych kosztów powstałych wskutek błędu biura; po uregulowaniu zaległości podatkowej przedsiębiorca może dochodzić ich zwrotu od biura także w ramach roszczenia regresowego,
- utraconych korzyści, choć te są trudniejsze do udowodnienia, bo zgodnie z art. 361 § 2 k.c. trzeba wykazać, że korzyść rzeczywiście zostałaby osiągnięta.
Sam podatek, który i tak był należny, co do zasady nie stanowi szkody ani kosztu podatkowego, bo przedsiębiorca musiałby go zapłacić niezależnie od błędu biura rachunkowego. Szkodą są natomiast kary, odsetki, kosztów korekt i inne straty finansowe, w tym koszty obsługi specjalistów naprawiających skutki błędu.
Czy można żądać zwrotu całej faktury nowego biura?
Nie zawsze. Poprzednie biuro może odpowiadać za konieczne i uzasadnione koszty usunięcia skutków swoich błędów, ale nie za zwykłe wynagrodzenie nowego księgowego za bieżącą obsługę. Jeżeli jednak cała faktura dotyczy wyłącznie audytu, korekt i odtworzenia wadliwie prowadzonych ksiąg, cała jej wartość może potencjalnie stanowić szkodę.
Najlepiej, aby faktura lub zestawienie nowego biura, wykazywały osobno: audyt wstępny, korekty deklaracji, odtworzenie ksiąg, ponowne księgowanie konkretnych dokumentów, przygotowanie zaległych deklaracji oraz uzgodnienie sald i rozrachunków. Ułatwia to wykazanie wysokości szkody i odróżnienie jej od zwykłych kosztów księgowości, które i tak trzeba by ponieść.
Jak udowodnić błędy i wysokość szkody?
Samo stwierdzenie, że „księgowość była prowadzona źle”, jest prawnie niewystarczające — aby wykazać błąd biura rachunkowego i móc żądać odszkodowania, trzeba udowodnić błąd oraz stratę dokumentami. Potrzebne jest konkretne zestawienie nieprawidłowości oraz kosztów ich usunięcia, poparte dokumentami:
- umowa z biurem rachunkowym i zakres zleconych usług,
- regulamin, oferta oraz korespondencja poprzedzająca zawarcie umowy,
- dowody na terminowe przekazywanie dokumentów do biura (maile, potwierdzenia, protokoły),
- deklaracje, pliki JPK, urzędowe potwierdzenia odbioru (UPO) oraz decyzje lub wezwania urzędowe – potrzebne przy zgłoszenie roszczenia albo szkody,
- księgi rachunkowe, rejestry i zestawienia,
- raport nowego biura rachunkowego wskazujący konkretne błędy,
- faktury za prace naprawcze oraz potwierdzenia ich zapłaty,
- dane polisy OC poprzedniego biura, jeśli są znane, bo przydadzą się także do formalnego zgłoszenia roszczenia do biura rachunkowego i ubezpieczyciela.
Pomoc prawnika może być przydatna przy kompletowaniu materiału dowodowego i ocenie winy biura rachunkowego.
Jak powinien wyglądać raport nowego biura?
Dobrze przygotowany raport nowego biura rachunkowego ma kluczowe znaczenie dla wykazania odpowiedzialności za błędy biura i jest kluczowym dowodem, dlatego powinien wskazywać: okres objęty weryfikacją, wykryte błędy i braki, dokumenty do odtworzenia, deklaracje do korekty, zakres prac naprawczych, przewidywany koszt lub liczbę roboczogodzin, podstawę ustaleń w postaci dowodów księgowych oraz rozdzielenie bieżącej obsługi od prac naprawczych.
Taki raport stanowi istotny punkt wyjścia do wykazania błędów i wysokości szkody. Powinien być możliwie szczegółowy i oparty na dokumentach źródłowych, ponieważ w razie sporu jego ustalenia mogą następnie podlegać ocenie sądu, w tym z wykorzystaniem opinii biegłego, a także pozwalać odróżnić ewentualne błędy biura od braków wynikających z działania po stronie klienta.
Jak bezpiecznie zakończyć współpracę z biurem rachunkowym?
Sposób zakończenia współpracy z biuro księgowe ma bezpośredni wpływ na późniejszą możliwość dochodzenia roszczeń. Warto: zabezpieczyć korespondencję i dane jeszcze przed rozwiązaniem umowy, odebrać całą dokumentację papierową i elektroniczną, uzyskać dostęp do baz księgowych, sporządzić protokół przekazania dokumentacji, odwołać udzielone pełnomocnictwa i dostępy do systemów, sprawdzić zapisy umowy, w tym dane polisy OC oraz odpowiedzialność za błędy biura, a przede wszystkim nie wyrażać pochopnie zgody na klauzule zrzekające się wzajemnych roszczeń.
Rozsądnym rozwiązaniem jest wyraźne zastrzeżenie w protokole możliwości zgłoszenia dalszych roszczeń, gdyby audyt nowego biura ujawnił błędy dopiero po czasie, bo takie zastrzeżenie pomaga chronić interesów klienta po zakończeniu współpracy. Więcej o egzekwowaniu wydania dokumentacji, także gdy księgowi bezprawnie ją zatrzymują, piszemy tutaj: https://rpms.pl/zwrot-dokumentow-od-biura-rachunkowego/.
OC biura rachunkowego: kiedy realnie chroni klienta?
Przedsiębiorcy oferujący prowadzenia ksiąg rachunkowych są ustawowo obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością (art. 76h ustawy o rachunkowości). Minimalną sumę gwarancyjną i zakres ubezpieczenia określa rozporządzenie wykonawcze i w praktyce jest to obecnie równowartość co najmniej 10 000 euro. Polisa służy ochronie przed odpowiedzialnością cywilną za szkody wyrządzone klientom. Obowiązkowa polisa nie musi jednak obejmować wszystkich usług świadczonych przez biuro, dlatego należy sprawdzić jej zakres, okres ochrony, sumę gwarancyjną oraz ewentualne ubezpieczenie dodatkowe.
Zanim zgłosisz szkodę, należy formalnie zgłosić szkodę i dołączyć dokumentację błędu, sprawdź numer i okres polisy, wysokość sumy gwarancyjnej oraz czy ubezpieczenie obejmuje dany rodzaj usług i błędu. Ubezpieczyciel może odmówić wypłaty, jeśli uzna, że szkoda nie wynika z zawinionego działania biura, albo że klient sam się do niej przyczynił, a także gdy dotyczy usług prowadzenie księgowości poza zakresem ochrony. Odmowa nie zamyka jednak drogi do dochodzenia roszczenia bezpośrednio od biura, w tym na drodze sądowej. Co do zasady ubezpieczyciel ma 30 dni na wypłatę świadczenia od zgłoszenia szkody.
Przedawnienie roszczenia o zwrot kosztów naprawy ksiąg
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady z upływem trzech lat (art. 118 k.c.), licząc od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 120 § 1 k.c.). Ustalenie początku biegu terminu wymaga jednak analizy konkretnej sprawy, w szczególności chwili powstania szkody oraz momentu, w którym klient mógł najwcześniej wystąpić z żądaniem jej naprawienia. Nie można więc automatycznie przyjąć, że każde roszczenie dotyczące błędu popełnionego ponad trzy lata wcześniej jest przedawnione
W takiej sytuacji warto również przeanalizować, czy nie wystąpiły przesłanki do przerwania biegu terminu przedawnienia j (art. 123 § 1 k.c.).
Jak wygląda dochodzenie roszczenia od biura rachunkowego krok po kroku?
Choć każda sprawa ma swoją specyfikę, w praktyce oznacza to standardową drogę, na której przedsiębiorca może dochodzić odszkodowania od biura rachunkowego, a samo dochodzenie odszkodowania za błędy biura rachunkowego przebiega według powtarzalnego schematu:
- zabezpieczenie dokumentów – umowy, korespondencji, deklaracji i potwierdzeń przekazania dokumentów,
- audyt lub raport nowego biura – uzyskanie szczegółowego zestawienia błędów i ich skutków,
- ustalenie błędów i kosztów – oddzielenie zaległego podatku od realnej szkody: kar, odsetek i kosztów naprawy,
- sprawdzenie polisy OC – ustalenie ubezpieczyciela, numeru polisy, sumy gwarancyjnej i zakresu ochrony,
- zgłoszenie roszczenia do biura rachunkowego – pisemne wezwanie biura z opisem błędu, wyliczeniem szkody i terminem zapłaty,
- zgłoszenie szkody ubezpieczycielowi – równolegle albo w razie braku reakcji biura; zgłoszenie powinno zawierać dokumentację błędu i decyzje urzędowe,
- negocjacje – próba polubownego zakończenia sporu z biurem lub ubezpieczycielem,
- postępowanie sądowe – dochodzenie odszkodowania na drodze cywilnej w ramach postępowania sądowego, jeżeli wcześniejsze kroki nie przyniosą efektu.
Klient może żądać naprawienia szkody wynikłej z błędów biura po wykazaniu przesłanek roszczenia.
Im lepiej udokumentowane są pierwsze trzy kroki, tym silniejsza jest pozycja klienta na etapie wezwania i negocjacji. W wielu przypadkach spór kończy się jeszcze przed skierowaniem sprawy do sądu.
Jak Kancelaria RPMS może pomóc?
Zespół Kancelarii Prawnej RPMS Staniszewski & Wspólnicy wspiera przedsiębiorców, którzy zmienili lub planują zmienić biuro rachunkowe, m.in. w następujących obszarach:
- analiza umowy z poprzednim biurem rachunkowym i zakresu jego obowiązków,
- ocena raportu i faktury nowego biura pod kątem szans na odzyskanie kosztów naprawy ksiąg,
- przygotowanie wezwania do zapłaty oraz zgłoszenia szkody z polisy OC biura rachunkowego,
- reprezentacja w negocjacjach oraz w postępowaniu sądowym o odszkodowanie za błędy biura rachunkowego,
- weryfikacja, czy roszczenie nie uległo przedawnieniu, oraz dobór najskuteczniejszej strategii jego dochodzenia.
Nowe biuro rachunkowe wykazało błędy lub braki w Twoich księgach? Zanim skierujesz roszczenie, warto ustalić zakres nieprawidłowości, realny koszt ich usunięcia oraz możliwość zgłoszenia szkody z polisy OC. Prześlij nam dokumenty do analizy, a ocenimy Twoje szanse na odzyskanie poniesionych kosztów. Sprawdź też, jak dobrze skonstruować umowę z biurem rachunkowym: https://rpms.pl/umowa-o-obsluge-ksiegowa/, oraz nasze usługi prawne dla przedsiębiorców: https://rpms.pl/uslugi-prawne/.
FAQ – najczęstsze pytania o odszkodowanie za błędy biura rachunkowego
Czy można odzyskać koszt naprawy ksiąg?
Tak, jeśli koszt ten wynika z konkretnego, udokumentowanego błędu poprzedniego biura i da się go oddzielić od zwykłego wynagrodzenia za bieżącą obsługę księgową nowego biura. Klient może żądać odszkodowania tylko za rzeczywistą i wykazywalną szkodę.
Czy poprzednie biuro musi zapłacić fakturę nowego biura?
Nie w całości. Odpowiada jedynie za tę część faktury, która dotyczy naprawy jego błędów, a nie za zwykłe wynagrodzenie za dalszą obsługę księgową.
Czy można żądać zwrotu odsetek podatkowych?
Tak, jeżeli odsetki powstały wskutek błędu biura, na przykład spóźnionej lub błędnej deklaracji. Zaległość podatkową wobec urzędu w pierwszej kolejności reguluje przedsiębiorca, a dopiero potem może wystąpić z roszczeniem do biura. Sam należny podatek pozostaje jednak zobowiązaniem przedsiębiorcy i co do zasady nie stanowi szkody.
Czy można odzyskać wynagrodzenie zapłacone poprzedniemu biuru?
Sam fakt wadliwego wykonania usług nie oznacza automatycznie obowiązku zwrotu całego wynagrodzenia. W zależności od treści umowy, zakresu niewykonanych czynności i wartości prawidłowo wykonanej części usług można jednak rozważyć dochodzenie odszkodowania obejmującego zapłacone wynagrodzenie lub odpowiednią jego część.
Czy roszczenie można zgłosić po zakończeniu współpracy?
Tak. Prawo do odszkodowania nie wygasa wraz z rozwiązaniem umowy. Jedynym ograniczeniem jest trzyletni termin przedawnienia, liczony od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Dotyczy to także sytuacji, gdy błąd wyszedł na jaw dopiero po czasie, np. w trakcie audytu.
Czy ubezpieczyciel biura zawsze wypłaci odszkodowanie?
Nie. Ubezpieczyciel może odmówić wypłaty, jeśli uzna, że szkoda nie wynika z zawinionego działania biura, że klient sam się do niej przyczynił, albo że dany błąd nie mieści się w zakresie polisy. Obowiązkowe OC nie zawsze obejmuje wszystkie czynności wykonywane w ramach usług księgowych.
Czy można potrącić odszkodowanie z wynagrodzeniem biura?
Potrącenie jest możliwe, jeżeli roszczenie odszkodowawcze jest wymagalne, nadaje się do dochodzenia przed sądem i spełnia pozostałe warunki określone w art. 498 k.c. Roszczenie nie musi być bezsporne, jednak przy kwestionowaniu odpowiedzialności lub wysokości szkody potrącenie wiąże się z ryzykiem, że biuro będzie nadal dochodzić swojego wynagrodzenia przed sądem.
Kto formalnie odpowiada za rozliczenia przed urzędem?
Nawet gdy biuro prowadzi rozliczenia związane z działalnością gospodarczą, wobec urzędu zasadniczo odpowiada przedsiębiorca, a kierownik jednostki odpowiada za obowiązki rachunkowe zgodnie z ustawą. To ważne, bo odpowiedzialność księgowego ma zwykle inny zakres niż odpowiedzialność klienta za zgodność rozliczeń z przepisami prawa podatkowego.
Jakie są podstawy prawne odpowiedzialności za błędy w księgach?
Nie ma jednej ustawy regulującej zawód księgowego w Polsce, a wykonywanie usług rachunkowych jest traktowane jako forma usług księgowych podlegająca ogólnym regułom, jakie wyznaczają przepisy prawa. Ustawa o rachunkowości reguluje zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i rachunkowości nakłada obowiązek ich rzetelnego prowadzenia. Jeżeli ktoś działa wbrew przepisom ustawy, może to rodzić nie tylko odpowiedzialność cywilną, lecz w poważniejszych przypadkach także odpowiedzialność karną.