Członkowie zarządu ponoszą główną odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie spółki prawa handlowego. Dlatego przyjmując na siebie tę funkcję, należy wiedzieć, z jakimi ryzykami się ona wiąże. Jak wygląda corporate compliance w odniesieniu do zarządów spółek? Poznaj podstawowe obszary odpowiedzialności członków zarządu. Sprawdź nasze szkolenie!
W tym artykule przeczytasz o:
- Pełnienie funkcji członka zarządu to nie tylko przywileje – to również liczne obowiązki.
- Procedury compliance w spółce pozwalają zarządzać nią w sposób bezpieczny i zminimalizować ryzyko odpowiedzialności członków organów.
Jaką funkcję pełni zarząd w spółce i kto musi go ustanowić?
Zarząd jest obligatoryjnym organem w spółkach kapitałowych prawa handlowego. Występuje w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, spółce akcyjnej i prostej spółce akcyjnej. Zadaniem zarządu jest prowadzenie spraw spółki i reprezentowanie jej na zewnątrz. Organ w większości przypadków jest wieloosobowy, co wymaga starannego zaplanowania zasad współdziałania członków organu.
Obowiązek powołania zarządu spoczywa na:
- zgromadzeniu wspólników w spółce z o.o.,
- radzie nadzorczej w spółce akcyjnej,
- zgromadzeniu akcjonariuszy w prostej spółce akcyjnej.
Może jednak być przeniesiony na inne podmioty, w tym nawet spoza spółki. Członek zarządu może być też odwołany w każdym czasie na mocy uchwały, chyba że umowa lub statut ograniczają tę możliwość do ważnych powodów.
Przepisy kodeksu spółek handlowych określają jedynie, że członkowie zarządu mają za zadanie prowadzić sprawy spółki i reprezentować ją na zewnątrz. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby doprecyzować tę kwestię np. w regulaminie zarządu lub innym dokumencie zewnętrznym. Należy jednak pamiętać, że podział obowiązków ma znaczenie wyłącznie wewnętrzne (korporacyjne). W żaden sposób nie wpływa na pozycję członka zarządu w kontekście jego odpowiedzialności.
Jak rozumieć pojęcie compliance w kontekście członków zarządu?
Każdy członek zarządu przed objęciem funkcji, powinien upewnić się, że rozumie, jak kształtuje się regulacja compliance w jego przypadku. W szczególności chodzi o:
- obowiązujące przepisy,
- wewnętrzne regulacje,
- wdrażanie procedur AML, RODO, whistleblowingu,NIS2.
W kontekście członków zarządu regulacje compliance należy rozumieć jako zespół obowiązków wynikających z przepisów prawa, regulacji sektorowych i norm etycznych, których spełnienie pozwala na bezpieczne zarządzanie spółką.
Pamiętaj!
W praktyce często określenie granic compliance nie zawsze będzie proste, ponieważ ustawodawca w wielu miejscach posługuje się klauzulami generalnymi.
Nie szukaj też analogii w strukturze funkcjonowania innych podmiotów. Każdy model biznesowy ma swoją specyfikę działania.
Jakie obowiązki ciążą na członkach zarządu w spółce?
Jesteś członkiem zarządu w spółce prawa handlowego lub chcesz nim zostać? Przeczytaj, jakie obowiązki na Tobie ciążą i jak się do nich przygotować. Omawiamy je krótko na przykładzie spółki z o.o.
Prowadzenie spraw spółki i reprezentowanie jej na zewnątrz
Przy prowadzeniu spraw spółki członkowie zarządu powinni zwracać uwagę, aby ich decyzje były zgodne z prawem, umową spółki i jej interesem, a nie interesem wspólników (choćby wspólnika większościowego). Dotyczy to zarówno spraw zwykłego zarządu, jak i decyzji strategicznych przekraczających zwykły zarząd.
Co zrobić, aby wprowadzić w życie tę zasadę? Warto w precyzyjny sposób rozgraniczyć czynności, które może zrealizować każdy z członków zarządu, jak i te, które wymagają współdziałania kolektywnego organu. Zadbaj, aby umowa lub statut spółki określała zasady udzielania prokury i upewnij się, że wiesz, jak z niej korzystać.
Prowadzenie spraw spółki to również decydowanie o tym, jak w praktycznym wymiarze będą realizowane wymagania wynikające z RODO, AML i innych aktów sektorowych, a także polityki pracowniczej.
Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu regulacji AML w spółce? Sprawdź nasze doświadczenie w tym zakresie: https://rpms.pl/dokumenty-aml/.
Lojalność wobec spółki
Zgodnie z art. 2091 k.s.h., członek zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Nie powinien również ujawniać tajemnic spółki po wygaśnięciu mandatu. Przykładem zachowania nielojalnego może być równoległe prowadzenie biznesu konkurencyjnego względem działalności spółki. Jednocześnie decyzje biznesowe powinny być podejmowane w interesie polityki spółki i z uwzględnieniem jej interesu oraz profesjonalnego charakteru działalności.
Naruszenie tzw. business judgement rule lub wręcz umowy spółki albo przepisów prawa może prowadzić do poważnej odpowiedzialności finansowej, karnej lub odszkodowawczej. To także ryzyko nieudzielenia absolutorium z kierowania spółką.
Monitorowanie wdrożenia regulacji sektorowych
Zarząd w spółce jest też bezpośrednio odpowiedzialny za zapewnienie prawidłowości wdrożenia zasad compliance z takimi regulacjami jak RODO, AML, NIS2, MiCA czy DORA. Nie oznacza to oczywiście, że członkowie organu muszą samodzielnie zaprojektować i wdrożyć dokumentację. Powinni jednak mieć świadomość tego, w jaki sposób funkcjonują poszczególne procesy, np. zgłaszanie incydentów RODO do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych czy raportowanie transakcji podejrzanych do GIIF.
Coraz więcej spółek decyduje się na outsourcowanie niektórych obowiązków. Pamiętaj jednak, że w niektórych obszarach (jak usługi płatnicze) te możliwości są ograniczone.
Chcesz skonsultować proces wdrożenia regulacji sektorowych w spółce? Napisz do nas na adres: kancelaria@rpms.pl lub zadzwoń pod numer telefonu: 61 307 09 91
Co z odpowiedzialnością członków zarządu w spółce z o.o.? Kiedy powstaje i jak się od niej uwolnić?
Członkowie odpowiedzialności w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością mogą ponosić odpowiedzialność na kilku płaszczyznach:
- podatki i ubezpieczenia społeczne – członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność za zaległości podatkowe, a także niezapłacone należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych,
- długi spółki – w przypadku bezskuteczności egzekucji prowadzonej przeciwko spółce,
- odpowiedzialność karna – w przypadku popełnienia czynu zabronionego na szkodę spółki, przeciwko wierzycielom lub przestępstwa skarbowego,
- odpowiedzialność odszkodowawcza wobec spółki – za wyrządzoną szkodę.
Bezpośrednio na członków zarządu kary może nakładać kilkadziesiąt różnych organów, w tym UOKiK, KNF, KRRiT. Dobrze zaprojektowane i świadomie realizowane zasady corporate compliance pozwolą zminimalizować ryzyko sankcji.
Jak zadbać o corporate compliance w spółce – sprawdź nasze szkolenie
Chcesz mieć pewność, że zarząd w spółce należycie wykonuje swoje obowiązki? Poznaj nasze szkolenie poświęcone funkcjom, obowiązkom i odpowiedzialności członków zarządu. Dowiedz się:
- Jak wygląda powołanie i odwołanie członka zarządu?
- Jakie są obowiązków członków zarządu i na czym polega Business Judgement Rule?
- W jakich okolicznościach członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność subsydiarną, a kiedy bezpośrednią?
- Jak współpracować w zarządzie kolegialnym, aby zwiększyć bezpieczeństwo spółki?
- O jakich obowiązkach z zakresu sprawozdawczości i rozliczeń spółki z o.o. pamiętać?
FAQ
Czy członek zarządu może jako przesłankę zwalniającą go od odpowiedzialności wskazać, że liczył na przyszłe wpływy i zyski?
W orzecznictwie przyjmuje się, że miara podwyższonej staranności stosowana względem członków zarządu nie wyłącza ich odpowiedzialności za brak znajomości sytuacji finansowej spółki. Z założenia każdy członek zarządu powinien ten sytuację znać lub być w stanie łatwo zweryfikować.
Czy udzielenie absolutorium zwalnia członka zarządu z odpowiedzialności?
Absolutorium zwalnia z odpowiedzialności jedynie co do przedsięwzięć, o których wspólnicy wiedzieli w momencie podejmowania uchwały o udzieleniu absolutorium. Nie dotyczy to okoliczności, które stały się wiadome później (vide: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 kwietnia 2017 r., sygn. II CSK 295/18).
Czy wspólnik może pozwać członka zarządu o wyrządzenie szkody spółce?
Wspólnik może pozwać członka zarządu o wyrządzenie szkody spółce pod warunkiem, że nie zrobi tego sama spółka. Podmiot ma na to 1 rok od dnia ujawnienia szkody.