ODDZIAŁ PRZEDSIĘBIORCY ZAGRANICZNEGO W POLSCE

DEFINICJA ODDZIAŁU PRZEDSIĘBIORSTWA

Definicja oddziału przedsiębiorstwa została wyjaśniona w art. 3 pkt 4) Ustawy, gdzie wskazano, że jest to ”wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności”. Tworząc oddział, przedsiębiorca zagraniczny zobowiązany jest do używania do oznaczenia oddziału oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy oraz dodaniem wyrazów „oddział w Polsce”, prowadzić dla oddziału oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz zgłaszać ministrowi w terminie 14 dni informacje dotyczące otwarcia likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego, który utworzył oddział, lub fakt utraty prawa wykonywania działalności gospodarczej.

Konieczność zgłoszenia likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego lub faktu utraty przez niego prawa wykonywania działalności gospodarczej jest ściśle powiązana z charakterem prawnym oddziału. Oddział jako jednostka zależna od przedsiębiorcy macierzystego nie posiada osobowości prawnej. Oznacza to, że nie może samodzielnie być podmiotem praw i obowiązków, na przykład pozywać innych lub być pozywanym. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki, które omówimy później

PRZEDMIOT DZIAŁALNOŚCI ODDZIAŁU

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego może prowadzić działalność jedynie w zakresie, w jakim działa jednostka macierzysta za granicą, co oznacza, że nie może rozszerzać działalności na inne obszary bez zgody przedsiębiorcy macierzystego. Oddział jest w pełni zależny od jednostki macierzystej, co oznacza, że jego działania muszą być zgodne z profilem działalności głównej siedziby. Ponadto wszelkie decyzje podejmowane przez oddział są de facto decyzjami przedsiębiorcy zagranicznego, który ponosi za nie pełną odpowiedzialność.

Oddział może prowadzić działalność produkcyjną, handlową, usługową, a także inną działalność gospodarczą, zgodnie z profilem działalności przedsiębiorstwa macierzystego. Warto jednak pamiętać, że oddział nie posiada własnego majątku, a jego funkcjonowanie opiera się na środkach przekazanych przez przedsiębiorcę zagranicznego. Przykładowo, wszelkie umowy zawierane przez oddział są zawierane w imieniu przedsiębiorcy macierzystego, co oznacza, że ewentualne roszczenia kierowane są bezpośrednio do przedsiębiorcy zagranicznego.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że zagraniczna firma produkująca sprzęt AGD, „Tec GmbH” z Niemiec, otwiera oddział w Polsce. Oddział ten działa w zakresie produkcji i sprzedaży sprzętu AGD, dokładnie tak jak jednostka macierzysta w Niemczech. Oddział nie może nagle rozpocząć działalności związanej na przykład z produkcją mebli, ponieważ nie leży to w profilu działalności ” Tec GmbH”. Wszystkie umowy zawierane przez polski oddział, takie jak kontrakty z lokalnymi dostawcami komponentów, są w imieniu „Tec GmbH”. Jeśli klient zgłosi reklamację, odpowiedzialność ponosi bezpośrednio ” Tec GmbH”, a nie sam oddział.

REPREZENTACJA PRZEDSIĘBIORCY ZAGRANICZNEGO W POLSCE

Art. 16 Ustawy stanowi, że przedsiębiorca zagraniczny tworzący oddział jest obowiązany ustanowić osobę upoważnioną w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego. Jest to jeden z podstawowych obowiązków przy tworzeniu oddziału, ponieważ bez osoby upoważnionej do reprezentacji oddział przedsiębiorcy zagranicznego nie może funkcjonować w obrocie prawnym.

Ustanowienie osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z art. 39 pkt 4) ustawy o KRS dane te zamieszcza się w dziale 2 rejestru. Katalog wskazanych w tym przepisie wymienia następujące osoby: „dyrektora i zastępców dyrektora głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń oraz osoby upoważnionej do reprezentacji zagranicznego zakładu ubezpieczeń w zakresie działalności głównego oddziału; dyrektora i zastępców dyrektora głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji oraz osoby upoważnionej do reprezentacji zagranicznego zakładu reasekuracji w zakresie działalności głównego oddziału”.

Dodatkowym rozwiązaniem może być także ustanowienie w spółce, będącej oddziałem prokurenta oddziałowego, który będzie posiadał uprawnienia do jej reprezentacji.

Jeśli ustanowimy w spółce prokurenta samoistnego, może on w przypadku udzielenia mu takiego uprawnienia reprezentować spółkę samodzielnie, tak jak mógłby to robić członek zarządu. Jest to pełnomocnictwo o bardzo szerokim zakresie, które uprawnia prokurenta do reprezentowania przedsiębiorcy we wszystkich czynnościach sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura nie obejmuje jednak czynności dotyczących zbycia przedsiębiorstwa, jego oddania do czasowego korzystania ani zbycia czy obciążenia nieruchomości, chyba że zostanie to wyraźnie zaznaczone w treści prokury.

Jednakże udzielenie upoważnienia na podstawie wpisu do rejestru zgodnie z art. 39 pkt 4) ustawy o KRS oraz prokura są do siebie bardzo zbliżone. Nawet w orzecznictwie wskazuje się, że ustanowienie osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego jest swoim charakterem zbliżone do prokury oddziałowej (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11.10.2013 r., I CSK 769/12, OSNC-ZD 2014, nr 4, poz. 70 – sąd w tym orzeczeniu wskazywał na art. 87 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, którego odpowiednikiem jest aktualnie obowiązujący art. 16 Ustawy)

OBOWIĄZEK WPISU DO KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO

Przedsiębiorca zagraniczny może rozpocząć działalność w ramach oddziału po uzyskaniu wpisu oddziału do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Oprócz dokonania wpisu do rejestru przedsiębiorca zagraniczny zobowiązany jest również do złożenia odpisów akt rejestrowych oddziału wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski jeżeli działa na podstawie aktu założycielskiego. Jeśli działalność przedsiębiorcy zagranicznego w państwie macierzystym wykonywana jest na podstawie wpisu do rejestru, jest on zobowiązany złożyć do akt rejestrowych oddziału odpis z tego rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski.

PROCEDURA UTWORZENIA ODDZIAŁU PRZEDSIĘBIORSTWA ZAGRANICZNEGO W POLSCE

Procedura zakładania oddziału w Polsce wymaga przygotowania szeregu dokumentów. Wśród nich najważniejsze są statut przedsiębiorcy, decyzja o utworzeniu oddziału oraz pełnomocnictwo dla osoby odpowiedzialnej za reprezentację oddziału. Poniżej przedstawiamy szczegółową procedurę krok po kroku:

1. Przygotowanie dokumentów: Przedsiębiorca zagraniczny musi przygotować statut spółki, decyzję o utworzeniu oddziału oraz pełnomocnictwo dla osoby reprezentującej oddział. Dokumenty te wymagają tłumaczenia na język polski przez tłumacza przysięgłego.

2. Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS): Wniosek o rejestrację oddziału należy złożyć do KRS, który jest prowadzony przez sąd rejonowy właściwy dla siedziby oddziału. Do wniosku należy dołączyć wymagane dokumenty, takie jak statut przedsiębiorcy, pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia opłaty sądowej. Wniosek można złożyć osobiście lub elektronicznie za pośrednictwem systemu eKRS.

3. Uzyskanie numeru REGON: Po zarejestrowaniu oddziału w KRS, przedsiębiorca musi uzyskać numer REGON. Numer ten jest nadawany przez Główny Urząd Statystyczny (GUS). Wniosek o nadanie numeru REGON jest składany automatycznie przez sąd rejestrowy po dokonaniu wpisu do KRS.

4. Uzyskanie numeru NIP: Kolejnym krokiem jest uzyskanie Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP). Numer NIP jest nadawany przez urząd skarbowy, a wniosek o jego nadanie jest również składany automatycznie przez sąd rejestrowy po dokonaniu wpisu do KRS.

5. Rejestracja do VAT: Jeśli oddział planuje prowadzić działalność podlegającą opodatkowaniu VAT, należy złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R do właściwego urzędu skarbowego. W zgłoszeniu należy wskazać rodzaj działalności, która będzie prowadzona przez oddział, oraz przewidywaną wysokość obrotów.

6. Zgłoszenie do ZUS: Aby uzyskać numer NIP, konieczne jest zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jako płatnik składek, gdyż w celu otrzymania tego numeru wymagane jest zatrudnienie minimum jednej osoby. Zgłoszenie to należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika.

PODATKI I OBOWIĄZKI KSIĘGOWE

Oddziały przedsiębiorców zagranicznych podlegają opodatkowaniu na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 3 ust. 2 tej ustawy, oddział podlega obowiązkowi podatkowemu w zakresie dochodów osiąganych na terytorium Polski. Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) jest obliczany od dochodów uzyskanych na terenie Polski, a oddział jest zobowiązany do składania deklaracji podatkowych oraz prowadzenia pełnej rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120). W praktyce oznacza to, że oddział jest zobowiązany do składania deklaracji podatkowych oraz prowadzenia pełnej rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

Oddział nie jest podatnikiem VAT – w tym przypadku podatnikiem jest bezpośrednio przedsiębiorca zagraniczny, co oznacza, że faktury muszą być wystawiane na nazwisko przedsiębiorcy, a nie samego oddziału. Przykładowo, jeśli oddział w Polsce świadczy usługi na rzecz polskiego kontrahenta, faktura będzie wystawiana przez przedsiębiorcę zagranicznego z odpowiednim numerem VAT UE. Tak wskazuje także Pismo z dnia 19.04.2023 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP1-2.4012.63.2023.2.RM gdzie wskazano, że „W świetle powołanych regulacji prawnych, podmiot zagraniczny prowadzący działalność na terytorium Polski w formie oddziału, zarejestrowany dla potrzeb podatku od towarów i usług, traktowany jest jako jeden podmiot — przedsiębiorca zagraniczny. Rejestracja tego oddziału jest jednoznaczna z rejestracją przedsiębiorcy zagranicznego. Zatem podmiotem prowadzącym działalność w Polsce pozostaje, pomimo utworzenia i funkcjonowania oddziału w Polsce, przedsiębiorca zagraniczny. Oddział nie jest odrębnym podmiotem w stosunku do jednostki macierzystej, lecz jest jej częścią, a tym samym nie stanowi odrębnego podatnika podatku od towarów i usług”.

ZATRUDNIANIE PRACOWNIKÓW PRZEZ ODDZIAŁ PRZEDSIĘBIORCY ZAGRANICZNEGO

Oddział zagranicznego przedsiębiorcy może zatrudniać pracowników na takich samych zasadach, jak każdy inny podmiot prowadzący działalność gospodarczą w Polsce. Podstawą zatrudnienia jest art. 3 Kodeksu Pracy, który wskazuje, ze pracodawcą jest jednostka organizacyjna nawet jeśli nie posiada osobowości prawnej (co występuje w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego).

W praktyce oznacza to, że oddział może zawierać umowy o pracę, odprowadzać składki ZUS oraz spełniać inne obowiązki pracodawcy. Oddział musi także spełniać wymagania wynikające z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która nakłada obowiązek zgłoszenia pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jednakże w tym celu oddział przedsiębiorcy zagranicznego powinien zostać upoważniony przez przedsiębiorstwo macierzyste do podejmowania takich działań.

Upoważnienie to powinno zostać udzielone samemu oddziałowi jak i osobie wyznaczonej do reprezentacji (patrz: Reprezentacja przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce). Takie stanowisko zostało także wyrażone w Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 27.04.2022 r. o sygnaturze I PSKP 51/21 gdzie wskazano, że „Jednostka wchodząca w skład szerszej struktury będzie pracodawcą, gdy po pierwsze, w statucie osoby prawnej znajdzie się tego rodzaju upoważnienie, a po drugie, osobie nią kierującej statut przyzna uprawnienie do nawiązywania, zmiany i rozwiązywania stosunków pracy, przy czym uprawnienia te będą faktycznie realizowane”.

Jak wskazaliśmy na początku artykułu, oddział zagraniczny nie posiada osobowości prawnej. Oznaczało to, że jednostka taka nie może nabywać praw, zaciągać zobowiązań, pozywać i być pozywana. W kontekście zatrudniania pracowników przez oddział przedsiębiorcy zagranicznego najistotniejsza jest możliwość pozywania i bycia pozywanym. Zatem właśnie w tym zakresie osobowości prawnej należy podkreślić ważny wyjątek, ponieważ art. 460 § 1 Kodeksu Postępowania Cywilnego stanowi, że „zdolność sądową i procesową ma także pracodawca, chociażby nie posiadał osobowości prawnej”. Jak już ustalaliśmy oddział przedsiębiorcy zagranicznego, może być pracodawcą, a na podstawie powyższego przepisu może pozywać lub być pozywanym, pomimo nieposiadania osobowości prawnej.

PRZYKŁAD

1. Firma zagraniczna A otworzyła oddział w Polsce, który prowadzi szkolenia kulinarne. Pewna polska firma dostarczyła oddziałowi sprzęt gastronomiczny, jednak faktura za te usługi nie została zapłacona. Firma dostarczająca materiały reklamowe chce pozwać oddział firmy A o zapłatę. Ponieważ jednak oddział nie posiada osobowości prawnej, polska firma nie może wnieść pozwu przeciwko oddziałowi, a jedynie przeciwko centralnej firmie A z siedzibą za granicą.

2. Oddział firmy A zatrudnił w Polsce pracownika na stanowisko specjalisty ds. szkolenia. Po pewnym czasie pracownik został zwolniony, co według niego naruszyło przepisy prawa pracy. Pracownik wnosi pozew przeciwko swojemu pracodawcy. Mimo że oddział firmy A nie posiada osobowości prawnej, to na podstawie art. 460 § 1 Kodeksu Postępowania Cywilnego, pracownik ma możliwość pozwania oddziału, jako swojego pracodawcy, w związku ze stosunkiem pracy.

ZAKOŃCZENIE

Podsumowując, prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce przez przedsiębiorcę zagranicznego wymaga spełnienia wymogów formalnych i dostosowania się do lokalnych przepisów. Oddział przedsiębiorstwa zagranicznego umożliwia bezpośrednią działalność na polskim rynku, lecz jest ściśle powiązany z jednostką macierzystą, co oznacza ograniczoną autonomię. Wszelkie zobowiązania oddziału są przypisywane przedsiębiorcy zagranicznemu, który ponosi za nie odpowiedzialność.

Decyzja o wyborze odpowiedniej formy działalności gospodarczej dla firmy zagranicznej, która pragnie rozszerzyć swoje operacje na rynek Polski jest kluczowa. Otwarcie oddziału spółki zagranicznej w Polsce umożliwia prowadzenie działalności bez zakładania nowej niezależnej jednostki prawnej. Ta forma jest szczególnie atrakcyjna dla tych, którzy chcą testować Polski rynek zanim zdecydują się na dłuższą i bardziej zaangażowana obecność. Oddział, jako integralna część spółki macierzystej pozwala na łatwiejszą kontrolę i koordynację działań. Ponadto jego zaletą jest zachowanie właściwości sądowej spółki macierzystej, co pozwala przedsiębiorcy prowadzić spory w kraju siedziby tej spółki, nawet jeśli wynikają one z działalności oddziału. Tworzenie oddziału w Polsce to dobry wybór dla firm, które chcą rozwijać działalność na lokalnym rynku, zachowując kontrolę i elastyczność.

Założenie nowej spółki w Polsce, jest korzystne dla firm, które planują długoterminowe inwestycje i chcą także być postrzegane jako mocniej związane z Polską. Tworzenie osobnej spółki pozwala na większą elastyczność w zarządzaniu, ponadto umożliwia ograniczenie ryzyka finansowego, gdyż oddzielny podmiot zawiera wszelkie umowy we własnym imieniu i sam ponosi także ich skutki, co jest szczególnie ważne w przypadku niestabilnych lub nieprzewidywalnych warunkach rynkowych.

Wybór właściwej formy prawnej dla działalności na rynku polskim to nie tylko kwestia strategii, ale również adaptacji do lokalnych wymogów i możliwości. Dokonując tego wyboru, firmy muszą starannie rozważyć zarówno krótko-, jak i długoterminowe cele, aby zapewnić sobie najlepszą pozycję do rozwoju.