Na czym polega windykacja?

Terminowe regulowanie należności ma decydujący wpływ na bezpieczeństwo każdego biznesu. Kiedy faktury nie są płacone w terminie, przedsiębiorca ryzykuje utratę płynności finansowej, co może spowodować nawet koniecznością ogłoszenia upadłości. Przeczytaj, co to jest windykacja należności, kiedy po nią sięgnąć i jakie działania obejmuje.

Co oznacza windykacja?

Definicji windykacji próżno szukać w obowiązujących przepisach. Pod tym pojęciem rozumie się jednak całokształt działań podejmowanych w celu odzyskania wymagalnych należności. Muszą być to działania realizowane w granicach obowiązującego prawa, przy czy nie należy utożsamiać windykacji od razu z postępowaniem sądowym. 

Windykację ze względu na stosowane środki dzieli się na:

• polubowną – tzw. windykacja miękka, czyli wszelkiego rodzaju działania mające na celu skłonienie dłużnika do uregulowania długu,
• przymusową – tzw. twarda, realizowana z wykorzystaniem aparatu państwowego (sądy powszechne, komornicy sądowi).

Ze względu na zasięg terytorialny wyróżnia się windykację:

• krajową – realizowaną na podstawie przepisów prawa krajowego (głównie będą to przepisy kodeksu postępowania cywilnego oraz ustawy o komornikach sądowych,
• międzynarodową – w przypadku państw Unii Europejskiej zastosowanie znajdują odpowiednie rozporządzenia jak rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 1896/2006 ustanawiające postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty. Jeśli chodzi o państwa trzecie, niezbędne jest sięgnięcie do lokalnych przepisów.

Potrzebujesz porady prawnika?

Każda sytuacja jest inna.
Opisz swoją sprawę, a podpowiem, jakie kroki
warto podjąć w Twoim przypadku.

Wyślij zapytanie

Windykacja – znaczenie w biznesie

Według Krajowego Rejestru Długów „Najbardziej zadłużone branże polskiej gospodarki” z 2025 roku sumaryczne zadłużenie polskich przedsiębiorców przekroczyło 11 miliardów złotych. Do branż, w których ten problem pojawia się najczęściej, należy sektor handlowy, TSL, przemysłowy oraz budowlany.

Rosnące zadłużenie to nie tylko ryzyko utraty płynności finansowej. To także brak środków na rozwój i wysokie koszty związane z obsługą zadłużenia. Wraz z problemami finansowymi pojawia się utrudnione finansowanie, ponieważ banki niechętnie pożyczają pieniądze firmom, których sytuacja finansowa jest w kiepskim stanie.

Zadłużenie prowadzi często do zatorów płatniczych, które są szczególnym problemem w branżach, gdzie występuje cały łańcuch podmiotów gospodarczych jak TSL lub handel. Przedsiębiorca, który sam nie otrzymał pieniędzy, nie ma środków, aby zapłacić podwykonawcom.

Problemy z płynnością finansową mogą też skończyć się utratą reputacji i zgłoszeniem przedsiębiorcy do jednego z rejestrów dłużników jak KRD. Rzutuje to na rynkową pozycję i wizerunek firmy.

Windykacja – przepisy i metody

Działania windykacyjne powinny być realizowane na możliwie wczesnym etapie, czyli najlepiej od razu wtedy, gdy roszczenie stało się wymagalne i wierzyciel może żądać jego zapłaty. Jak reagować na poszczególnych etapach?

Windykacja polubowna

Windykacja polubowna jest prowadzona bez udziału sądu. Polega na nawiązaniu kontaktu z dłużnikiem w celu zmotywowania go do spłaty długu, a także negocjacjach, które mogą polegać m.in. na:

• ustaleniu nowego terminu spłaty zobowiązania,
• wyrażeniu zgody na ratalną spłatę należności i ustalenie harmonogramu spłaty,
• rezygnacji z całości lub części odsetek.

Działania polubowne pełnią dwojaką funkcję. Przede wszystkim stanowią formalny wymóg pozwu, ponieważ zgodnie z art. 187 §1 pkt 3 k.p.c. pozew powinien zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia. Niezależnie od wymagań ustawowych windykacja polubowna często pozwala zachować dobre relacje biznesowe z kontrahentem. Jest też szybsza i tańsza od działań na etapie sądowym.

Co może zrobić wierzyciel w ramach windykacji polubownej? Podstawowym działaniem jest nawiązanie kontaktu z dłużnikiem. Choć można to zrobić telefonicznie lub mailowo, zdecydowanie lepiej skierować pisemne wezwanie do zapłaty za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu wierzyciel ma pewność, kiedy pismo zostało odebrane i jak liczyć termin do spełnienia świadczenia.

Wierzyciel ma także możliwość zgłoszenia dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej (BIG). To instytucje zajmujące się gromadzeniem informacji o dłużnikach. Obecnie w Polsce funkcjonują cztery BIG:

• BIG InfoMonitor,
• Krajowy Rejestr Długów BIG,
• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,
• ERIF Biuro Informacji Gospodarczej.

Trzeba pamiętać, że do BIG można zgłosić zadłużenia powyżej kwoty progowej (500 zł dla przedsiębiorców i 200 zł dla osób fizycznych) i tylko wtedy, gdy dłużnik zalega z płatnością minimum 30 dni. Po uregulowaniu należności wierzyciel ma obowiązek usunąć wpis w BIG w terminie 14 dni.

Wezwanie do zapłaty działa na dłużnika znacznie skuteczniej, kiedy zostanie wysłane przez profesjonalnego pełnomocnika. Jeśli potrzebujesz pomocy w prowadzeniu windykacji polubownej, sprawdź nasze usługi: https://rpms.pl/na-czym-polega-windykacja-polubowna/.

Windykacja sądowa i komornicza

Kiedy windykacja polubowna nie przynosi rezultatu, niezbędne staje się sięgnięcie do działań przymusowych. Polegają one na wytoczeniu powództwa do właściwego sądu w jednym z dostępnych trybów postępowania.

Windykacja krajowa

Prawo polskie oprócz klasycznego postępowania procesowego przewiduje również tzw. postępowania przyspieszone. Są to postępowanie upominawcze, elektroniczne upominawcze, postępowanie nakazowe, postępowanie uproszczone oraz postępowania europejskie stosowane w sprawach transgranicznych.

Każdy z tych trybów cechują odrębności dotyczące sporządzania pozwu, środków dowodowych, opłat. Skierowanie powództwa w niewłaściwym trybie może znacząco wydłużyć czas procedowania, ponieważ sąd wezwie wierzyciela do uzupełnienia braków. W skrajnej sytuacji może to skończyć się odrzuceniem powództwa i cały proces trzeba będzie zaczynać od nowa.

Niezależnie od wyboru postępowania wyrok lub nakaz zapłaty może zostać zaskarżony przez dłużnika. w zależności od trybu sąd skieruje sprawę do drugiej instancji lub przeniesie ją do trybu zwykłego, gdzie sprawa będzie rozpoznawana od nowa.

Potrzebujesz pomocy w windykacji należności na drodze sądowej? Skorzystaj z bezpłatnej wyceny windykacji: https://rpms.pl/windykacja/.

Windykacja zagraniczna

Odzyskiwanie należności komplikuje się w sytuacji, kiedy relacja gospodarcza ma charakter transgraniczny. O ile w przypadku kontrahentów z państw wspólnotowych polski przedsiębiorca może skorzystać z procedur europejskich, jeżeli dłużnikiem jest firma z państwa trzeciego (np. USA, Ukraina, Wielka Brytania, Norwegia, Serbia, Białoruś), niezbędne jest skorzystanie z przepisów lokalnych.

Konieczne staje się ustalenie właściwego reżimu prawnego, który może być określony przez treść umowy zawartej przez strony. Pomocna okazuje się Konwencja z Lugano oraz ustawa prawo prywatne międzynarodowe. Samo postępowanie jest też prowadzone w języku obcym.

Twój zagraniczny kontrahent nie zapłacił faktury w terminie? Skorzystaj z windykacji międzynarodowej RPMS: https://rpms.pl/windykacja-za-granica/.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Kancelaria Prawna RPMS oferuje kompleksową obsługę postępowań windykacyjnych – od monitorowania należności, przez skierowania wezwania do zapłaty, aż po postępowanie procesowe. Jak pomagamy przedsiębiorcom?

1. Precyzyjnie określamy wysokość zadłużenia i właściwy tryb działania (windykacja polubowna, przymusowa – krajowa lub zagraniczna: europejska albo państwa trzecie).
2. Analizujemy umowę w zakresie klauzul modyfikujących właściwość sądu.
3. Podejmujemy działania właściwe dla danego etapu egzekucji.
4. Nadzorujemy egzekucję komorniczą.
5. Wdrażamy rozwiązania, które realnie poprawiają płynność finansową przedsiębiorstwa.

Potrzebujesz pomocy w odzyskiwaniu należności? Napisz do nas na adres kancelaria@rpms.pl lub zadzwoń pod numer telefonu 61 307 09 91.