Joanna Rotter
|
28 listopada 2022
Spis treści

Treść oraz skutki prawne listu intencyjnego nie zostały uregulowane w polskim porządku prawnym przepisami żadnej ustawy. Z tego też powodu, wokół tematyki listu intencyjnego narosło wiele wątpliwości i znaków zapytania. W niniejszym artykule postaramy się klarownie odpowiedzieć na pytania: co powinien list zawierać, jakie wywołuje konsekwencje i w jakich okolicznościach możemy spotkać się z tą formą oświadczenia.

Czym właściwie jest list intencyjny?

List intencyjny jest dokumentem, w którym dwa podmioty decydują się “obiecać” sobie nawzajem, że w przyszłości zostaną stronami stosunku zobowiązaniowego. Innymi słowy, wyrażają chęci i dobre zamiary względem siebie i przyszłej umowy, którą planują zawrzeć. Gdzie najczęściej możemy spotkać się z takim rodzajem dokumentu? Głównie w szeroko pojętych stosunkach gospodarczych. Jeżeli dwoje przedsiębiorców pragnie podjąć współpracę, ale z jakiegoś powodu jest zbyt wcześnie na zawarcie docelowej umowy, mogą zdecydować się podpisać list intencyjny. W ten sposób deklarują sobie nawzajem, że są zainteresowani współpracą i ustalili jej wstępne warunki lub dalszy tok negocjacji i tryb zakończenia “dealu”.

W stosunkach gospodarczych często możemy natknąć się także na tzw. term-sheet. Jest to dokument, który jest rodzajem listu intencyjnego zawieranego między inwestorem a przedsiębiorstwem. W treści takiego listu znajdziemy zestawienie kluczowych warunków negocjacji związanych z dołączeniem inwestora do biznesu, jak również warunki jego “wyjścia”. Term – sheet jest dobrym spiritus movens do umowy inwestycyjnej i podsumowaniem zakończenia etapu negocjacji. W praktyce możemy spotkać się z listem intencyjnym także w relacjach potencjalny pracodawca – potencjalny pracownik. Obecnie rynek pracy wygląda bowiem zupełnie inaczej niż jeszcze kilka lub kilkanaście lat temu. Niewielu pracowników decyduje się przepracować w jednym zakładzie całe swoje zawodowe życie, a migracja osób między firmami jest natężona. Z tego powodu, na ogłoszenia o pracę odpowiadają w znacznej większości nie osoby bezrobotne, a pracownicy posiadający zatrudnienie, ale chcący spróbować swoich sił w nowym miejscu. Najczęściej jednak takie osoby obowiązuje okres wypowiedzenia.

Taki stan rzeczy może spowodować zarówno u pracownika, jak i pracodawcy uzasadnioną obawę, że do zawarcia umowy wcale nie dojdzie. Pracodawca może obawiać się, że pracownik przez ten czas zmieni zdanie lub znajdzie korzystniejszą ofertę i czekanie na niego spełznie na niczym. Pracownik z kolei, co uzasadnione, może bać się, że to nowy pracodawca wycofa się z zawarcia umowy, a on w wyniku złożonego już wypowiedzenia, pozostanie finalnie bez pracy.

Remedium na obawy jednej, jak i drugiej strony może być właśnie list intencyjny. Pracownik i pracodawca, przed podpisaniem właściwej umowy, przyjmą dokument, w którym wyrażą chęć podjęcia współpracy w późniejszym okresie. Takie rozwiązanie da im poczucie stabilności w ramach nowej relacji i zapewnienie o uczciwości zamiarów drugiej strony. Jest czymś więcej niż ustną obietnicą, ale! – o czym należy pamiętać – nie daje swoim sygnatariuszom ochrony prawnej, tak jak czyniłaby to umowa. Dla pracownika o wiele korzystniejszym rozwiązaniem byłaby umowa przedwstępna. O tym jednak więcej w dalszej części artykułu.

Jakie elementy powinien zawierać list intencyjny?

List intencyjny nie ma swojego uregulowania w prawie. Jest dokumentem powołanym do życia nie tyle ustawą, co praktyką i doświadczeniem podmiotów gospodarczych. Stąd też nie znajdziemy jego essentialia negotii ani w Kodeksie cywilnym, ani żadnym innym akcie prawnym. Biorąc jednak pod uwagę cel oraz zakres materii, która zwykle jest przedmiotem listu, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na poniższe elementy.

Precyzyjne określenie stron listu

W liście intencyjnym niezwykle ważne jest aby w komparycji dokumentu przedstawić prawidłowe strony porozumienia. Często jest bowiem tak, że w negocjacjach uczestniczą np. przedstawiciele całej grupy kapitałowej, podczas gdy ostatecznie list intencyjny ma być zawarty tylko z jedną ze spółek. Aby nie pozostawiać miejsca na wątpliwości co do stron, warto ująć w opisie strony następujące elementy:

  • pełną nazwę podmiotu, np. XYZ Spółka akcyjna, lub Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą PHU Jan Kowalski,

  • adres siedziby

  • odpowiedni rejestr ze wskazaniem organu rejestrującego i numerem nadanym podczas wpisu, np. Spółka wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 000012345,

  • kapitał zakładowy – opcjonalnie,

  • osoby reprezentujące stronę zgodnie z rejestrem lub udzielonymi pełnomocnictwami.

Warto także w tym miejscu określić jak strony listu będa nazywane w dalszej jego części. Używanie pełnych nazw w całej treści tekstu może być nieco karkołomne. Można zatem użyć nazw skróconych np. XYZ S.A. lub określeń takich jak “Inwestor”, “Wykonawca” czy “Zamawiający” w zależności od przedmiotu listu.

Data rozpoczęcia współpracy

Niezwykle ważnym elementem z punktu widzenia praktyki stosowania listów intencyjnych to określenie dat, w szczególności daty kiedy nastąpi rozpoczęcie współpracy lub podpisanie umowy przyrzeczonej. Jak już zostało wcześniej wspomniane, list intencyjny nie jest źródłem usankcjonowanego stosunku zobowiązaniowego. Aby nawiązał się on między stronami listu musi zostać zawarta umowa, np. umowa w zakresie fuzji, przejęcie, czy przeniesienia akcji. Data jej zawarcia powinna zostać wpisana w treść listu. Zabieg ten ma na celu zmobilizować kontrahentów do podejmowania czynności niezbędnych do zawarcia umowy przyrzeczonej zgodnie z harmonogramem i ustaleniami wynikającymi z negocjacji.

Kluczowe ustalenia właściwej umowy

Należy pamiętać, że list intencyjny nie jest umową. Podpisanie listu intencyjnego nie daje stronom ochrony prawnej ani uprawnień, tak jak czyniłaby to właściwa umowa. Jest tylko pewnego rodzaju wyartykułowaniem dobrej woli stron i przelaniem jej na papier. Warto jednak już w treści listu intencyjnego przywołać wszystkie kluczowe ustalenia powstałe w wyniku negocjacji. Pozwoli to uniknąć, już przy podpisywaniu umowy przyrzeczonej, kroku wstecz, jakim byłyby ponowne negocjacje. Co do zasady bowiem list intencyjny jest zwieńczeniem tego etapu.

Jeżeli przedmiotem listu intencyjnego byłoby podjęcie współpracy między dwoma podmiotami gospodarczymi warto, aby w liście ująć zakres projektu, rolę stron, wynagrodzenie, oraz datę, kiedy zawarta zostanie właściwa umowa. W ten sposób strony mogą próbować zabezpieczyć się przed sytuacją, w której po upływie okresu oczekiwania, druga strona zaproponuje całkowicie inne warunki od tych pierwotnie wypracowanych.

Do wskazanych powyżej elementów warto dodać również standardowe elementy każdego prawidłowo sporządzonego dokumentu, takie jak: data i miejsce przyjęcia dokumentu, nagłówek oraz miejsce na podpisy pod treścią dokumentu.

Oświadczenie o nierenegocjowaniu ustalonych kwestii

Jeżeli w toku negocjacji strony ustaliły pewne warunki, warto, aby w liście intencyjnym znalazło się oświadczenie o niemożliwości ich renegocjowania. Pozwoli to na uchronienie stron, przed niekorzystną zmianą postanowień po upływie okresu oczekiwania. Taki zapis będzie przypieczętowaniem ustaleń i pozwoli uchronić się przed marnowaniem czasu na ponowne negocjacje w przyszłości. W szczególności, że w przypadku pewnych transakcji o wyjątkowym stopniu skomplikowania (np. z zakresu fuzji i przejęć) negocjacje zajmują długi okres. Konieczność ich powtórzenia mogłaby narazić strony na stratę czasu i środków.

Konsekwencje negocjowania w złej wierze

List intencyjny nie jest umową, co zostało już napomknięte wcześniej. A zatem, w przypadku gdy jedna ze stron nie wywiąże się z postanowień zawartych w liście, nie istnieje prawne narzędzie, aby ją do tego przymusić, lub aby pociągnąć ją do konsekwencji. Zgodnie jednak z art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy. Obie strony powinny zatem móc liczyć na swoją racjonalność i dobrą wiarę w negocjacjach. Jeżeli jedna ze stron porozumienia zwodzi swojego kontrahenta, składa mu oświadczenie pozorne lub intencjonalnie utrudnia prowadzenie negocjacji, będzie obarczona odpowiedzialnością z tytułu prowadzenia negocjacji z naruszeniem dobrych obyczajów tj. odpowiedzialnością odszkodowawczą opartą na opartego na winie w kontraktowaniu (culpa in contrahendo). Odszkodowanie będzie obejmowało główne koszty poniesione w związku z prowadzeniem negocjacji (koszty prawne, przygotowania dokumentów, transportu etc.).

Kto powinien podpisać list intencyjny?

Stronami listu są strony biorące udział w negocjacjach.Prawidłową praktyką będzie zatem złożenie podpisów pod oświadzeniem przez wszystkie strony porozumienia, tj. przez ich pełnomocników lub reprezentantów. W przypadku listu intencyjnego, którego nadawcą jest pracodawca, a adresatem pracownik należałoby przynajmniej poprosić, aby pracownik podpisał list celem udokumentowania jego otrzymania. Adnotacja o treści “Potwierdzam otrzymanie” będzie potwierdzeniem, że pracownik zapoznał się z oświadczeniem woli pracodawcy.

Co grozi za wycofanie się z obietnic listu intencyjnego?

Najogólniej można byłoby rzec, że wycofanie się z obietnic wyrażonych w liście intencyjnym jest… nieeleganckie. Nie niesie ze sobą jednak żadnych prawnych konsekwencji. Poza wizerunkowym blamażem czy w ostateczności złą “sławą” w branży tak naprawdę list w żaden usankcjonowany sposób nie wiąże jego stron. Zgodnie z orzecznictwem wspólny list intencyjny, zawierający oświadczenie woli obu stron, z reguły wyraża jedynie wolę zawarcia umowy po przeprowadzeniu negocjacji. Zasadniczą funkcją listu intencyjnego jest wyrażenie woli stron zawarcia w przyszłości określonej, definitywnej umowy, z reguły po odpowiednim okresie negocjacyjnym. List intencyjny może przede wszystkim określać reguły dłuższej współpracy stron przy realizacji odpowiedniego zadania inwestycyjnego. Inny niż niedefinitywny z założenia charakter postanowień wspólnego listu intencyjnego (lub jego części) musi być odpowiednio wykazany in concreto (V CSK 425/10, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 października 2011 roku).

Można zatem zapytać: w jakim celu zatem w ogóle przystępować do takiego dokumentu? Cóż, w tym przypadku należy odwołać się do psychologicznego aspektu negocjacji. Promesa podjęcia współpracy jest więc swego rodzaju wyrazem dobrej woli i uczciwych zamiarów drugiej strony. I oczywiście, w jednym na kilka lub kilkanaście przypadków może okazać się, że list intencyjny nie powstrzyma kontrahenta przed złamaniem obietnicy. Jednak w lwiej części przypadków będzie stanowił uzewnętrznioną formę “dżentelmeńskiej” umowy między stronami.

Warto także pamiętać o tym, że o charakterze dokumentu nie świadczy jego tytuł, a treść. Jeżeli zatem tytuł dokumentu to “List intencyjny”, ale z brzmienia treści możemy wyinterpretować, że jest to całkiem inny rodzaj dokumentu (np. umowa o pracę lub umowa przedwstępna) otwiera to przed stronami listu możliwości dochodzenia roszczeń właściwe dla danego rodzaju aktu. Zawsze należy także zbadać na etapie wykładni, jaką wolę co do treści dokumentu miały strony. Jeżeli pragnęły zawrzeć umowę, ale nazwały dokument listem intencyjnym, należy przy wykładni przypisać prymat woli stron, nie zaś literalnemu brzmieniu nagłówka.

Czy list intencyjny to dobre rozwiązanie?

Co w sytuacji, gdy z uwagi na brak usankcjonowanego charakteru, list intencyjny to dla nas zbyt mało? Wówczas należy rozważyć podpisanie umowy przedwstępnej.

Umowa przedwstępna jest czymś o krok bliżej właściwej umowy aniżeli list intencyjny. Ten rodzaj umowy normowany jest przepisami Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 389 KC umowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy, powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej. A zatem podobnie jak list intencyjny, powinna zawierać kluczowe postanowienia dla umowy przyrzeczonej. Ponadto zgodnie z art. 390 KC, jeżeli strona zobowiązana do zawarcia umowy przedwstępnej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła, licząc na zawarcie umowy przyrzeczonej. Roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. Jeżeli sąd oddali żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej, roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne.

Aspektem odróżniającym umowę przedwstępną od listu intencyjnego jest także możliwość dochodzenia zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli termin, w ciągu którego ma być zawarta umowa przyrzeczona, nie został oznaczony w treści umowy przedwstępnej, umowa przyrzeczona powinna zostać zawarta w odpowiednim terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli obie strony są uprawnione do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła inny termin, strony wiąże termin wyznaczony przez tę stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie. Jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie został wyznaczony termin do zawarcia umowy przyrzeczonej, nie można żądać jej zawarcia.

Podsumowanie

Chociaż list intencyjny nie jest usankcjonowaną formą przyrzeczenia, w pewnych okolicznościach wystarczy, aby pracownik poczuł się bezpieczniej przy podejmowaniu decyzji o zmianie pracy. Jest to także pewne rozwiązanie dla tych, którzy okres wypowiedzenia pragną potraktować jako czas do namysłu, czy dalszego szukania pracy. Chociaż wycofanie się z obietnicy zawarcia umowy będzie nietaktowne, to nie niesie ze sobą żadnych konsekwencji. Jeżeli zależy nam na prawnym przyrzeczeniu zawarcia umowy, powinniśmy wystąpić o umowę przedwstępną. Ta uregulowana w KC instytucja, pozwoli nam dochodzić naszych praw w przypadku wycofania się z ustaleń przez stronę przeciwną.

Pytania

Nie. Jak już wspomniano, list intencyjny jest dokumentem odformalizowanym. Może mieć więc mieć także formę ustną, czy elektroniczną. Aby jednak spełniał swoją docelową funkcję – był świadectwem woli stron – warto aby miał udokumentowaną formę.

Oczywiście. Każda ze stron może zostać zobowiązana do zachowania poufności, co do treści samego listu, ale także co do przebiegu prowadzenia negocjacji i rozmów oraz jakichkolwiek informacji dotyczących porozumień, umów lub ustaleń poczynionych przez strony w trakcie, w związku lub w wyniku tych działań. Nakazem zachowania poufności można objąć także inne informacje ujawnione przez daną Stronę w związku z wystawieniem listu.

To zależy od decyzji stron lub wystawcy listu. Można ująć w nim stwierdzenie, że obowiązuje do czasu zawarcia umowy lub, że został zawarty na czas nieokreślony, gdy jeszcze nie wiemy, kiedy nastąpi zawarcie właściwej umowy.



Zaufali nam:


5/5 - (liczba głosów: 1)