List intencyjny – co powinien zawierać i jak go napisać?

Jeżeli w toku negocjacji strony ustaliły pewne warunki, warto, aby w liście intencyjnym znalazło się oświadczenie o niemożliwości ich renegocjowania. Pozwoli to na uchronienie stron, przed niekorzystną zmianą postanowień po upływie okresu oczekiwania. Taki zapis będzie przypieczętowaniem ustaleń i pozwoli uchronić się przed marnowaniem czasu na ponowne negocjacje w przyszłości. W szczególności, że w przypadku pewnych transakcji o wyjątkowym stopniu skomplikowania (np. z zakresu fuzji i przejęć) negocjacje zajmują długi okres. Konieczność ich powtórzenia mogłaby narazić strony na stratę czasu i środków.

Konsekwencje negocjowania w złej wierze

List intencyjny nie jest umową, co zostało już napomknięte wcześniej. A zatem, w przypadku gdy jedna ze stron nie wywiąże się z postanowień zawartych w liście, nie istnieje prawne narzędzie, aby ją do tego przymusić, lub aby pociągnąć ją do konsekwencji. Zgodnie jednak z art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy. Obie strony powinny zatem móc liczyć na swoją racjonalność i dobrą wiarę w negocjacjach. Jeżeli jedna ze stron porozumienia zwodzi swojego kontrahenta, składa mu oświadczenie pozorne lub intencjonalnie utrudnia prowadzenie negocjacji, będzie obarczona odpowiedzialnością z tytułu prowadzenia negocjacji z naruszeniem dobrych obyczajów tj. odpowiedzialnością odszkodowawczą opartą na opartego na winie w kontraktowaniu (culpa in contrahendo). Odszkodowanie będzie obejmowało główne koszty poniesione w związku z prowadzeniem negocjacji (koszty prawne, przygotowania dokumentów, transportu etc.).

Kto powinien podpisać list intencyjny?

Stronami listu są strony biorące udział w negocjacjach.Prawidłową praktyką będzie zatem złożenie podpisów pod oświadzeniem przez wszystkie strony porozumienia, tj. przez ich pełnomocników lub reprezentantów. W przypadku listu intencyjnego, którego nadawcą jest pracodawca, a adresatem pracownik należałoby przynajmniej poprosić, aby pracownik podpisał list celem udokumentowania jego otrzymania. Adnotacja o treści “Potwierdzam otrzymanie” będzie potwierdzeniem, że pracownik zapoznał się z oświadczeniem woli pracodawcy.

Co grozi za wycofanie się z obietnic listu intencyjnego?

Najogólniej można byłoby rzec, że wycofanie się z obietnic wyrażonych w liście intencyjnym jest… nieeleganckie. Nie niesie ze sobą jednak żadnych prawnych konsekwencji. Poza wizerunkowym blamażem czy w ostateczności złą “sławą” w branży tak naprawdę list w żaden usankcjonowany sposób nie wiąże jego stron. Zgodnie z orzecznictwem wspólny list intencyjny, zawierający oświadczenie woli obu stron, z reguły wyraża jedynie wolę zawarcia umowy po przeprowadzeniu negocjacji. Zasadniczą funkcją listu intencyjnego jest wyrażenie woli stron zawarcia w przyszłości określonej, definitywnej umowy, z reguły po odpowiednim okresie negocjacyjnym. List intencyjny może przede wszystkim określać reguły dłuższej współpracy stron przy realizacji odpowiedniego zadania inwestycyjnego. Inny niż niedefinitywny z założenia charakter postanowień wspólnego listu intencyjnego (lub jego części) musi być odpowiednio wykazany in concreto (V CSK 425/10, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 października 2011 roku).

Można zatem zapytać: w jakim celu zatem w ogóle przystępować do takiego dokumentu? Cóż, w tym przypadku należy odwołać się do psychologicznego aspektu negocjacji. Promesa podjęcia współpracy jest więc swego rodzaju wyrazem dobrej woli i uczciwych zamiarów drugiej strony. I oczywiście, w jednym na kilka lub kilkanaście przypadków może okazać się, że list intencyjny nie powstrzyma kontrahenta przed złamaniem obietnicy. Jednak w lwiej części przypadków będzie stanowił uzewnętrznioną formę “dżentelmeńskiej” umowy między stronami.

Warto także pamiętać o tym, że o charakterze dokumentu nie świadczy jego tytuł, a treść. Jeżeli zatem tytuł dokumentu to “List intencyjny”, ale z brzmienia treści możemy wyinterpretować, że jest to całkiem inny rodzaj dokumentu (np. umowa o pracę lub umowa przedwstępna) otwiera to przed stronami listu możliwości dochodzenia roszczeń właściwe dla danego rodzaju aktu. Zawsze należy także zbadać na etapie wykładni, jaką wolę co do treści dokumentu miały strony. Jeżeli pragnęły zawrzeć umowę, ale nazwały dokument listem intencyjnym, należy przy wykładni przypisać prymat woli stron, nie zaś literalnemu brzmieniu nagłówka.

Czy list intencyjny to dobre rozwiązanie?

Co w sytuacji, gdy z uwagi na brak usankcjonowanego charakteru, list intencyjny to dla nas zbyt mało? Wówczas należy rozważyć podpisanie umowy przedwstępnej.

Umowa przedwstępna jest czymś o krok bliżej właściwej umowy aniżeli list intencyjny. Ten rodzaj umowy normowany jest przepisami Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 389 KC umowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy, powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej. A zatem podobnie jak list intencyjny, powinna zawierać kluczowe postanowienia dla umowy przyrzeczonej. Ponadto zgodnie z art. 390 KC, jeżeli strona zobowiązana do zawarcia umowy przedwstępnej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła, licząc na zawarcie umowy przyrzeczonej. Roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. Jeżeli sąd oddali żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej, roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne.

Aspektem odróżniającym umowę przedwstępną od listu intencyjnego jest także możliwość dochodzenia zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli termin, w ciągu którego ma być zawarta umowa przyrzeczona, nie został oznaczony w treści umowy przedwstępnej, umowa przyrzeczona powinna zostać zawarta w odpowiednim terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli obie strony są uprawnione do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła inny termin, strony wiąże termin wyznaczony przez tę stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie. Jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie został wyznaczony termin do zawarcia umowy przyrzeczonej, nie można żądać jej zawarcia.

Podsumowanie

Chociaż list intencyjny nie jest usankcjonowaną formą przyrzeczenia, w pewnych okolicznościach wystarczy, aby pracownik poczuł się bezpieczniej przy podejmowaniu decyzji o zmianie pracy. Jest to także pewne rozwiązanie dla tych, którzy okres wypowiedzenia pragną potraktować jako czas do namysłu, czy dalszego szukania pracy. Chociaż wycofanie się z obietnicy zawarcia umowy będzie nietaktowne, to nie niesie ze sobą żadnych konsekwencji. Jeżeli zależy nam na prawnym przyrzeczeniu zawarcia umowy, powinniśmy wystąpić o umowę przedwstępną. Ta uregulowana w KC instytucja, pozwoli nam dochodzić naszych praw w przypadku wycofania się z ustaleń przez stronę przeciwną.