Koszty uzyskania przychodów - co można zaliczyć do kosztów firmy?

Kosztem uzyskania przychodu w firmie są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, o ile da się wykazać ich związek z działalnością gospodarczą. Możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku płaconego przez przedsiębiorcę, ponieważ prawidłowo rozliczone koszty uzyskania przychodu pozwalają pomniejszyć podstawę opodatkowania i w efekcie zapłacić niższy podatek dochodowy. Wbrew powszechnemu przekonaniu nie każdy wydatek udokumentowany fakturą automatycznie stanowi koszt podatkowy. W przypadku kontroli organy skarbowe analizują przede wszystkim rzeczywisty cel poniesionego wydatku oraz jego związek z działalnością gospodarczą, a błędna kwalifikacja kosztów może prowadzić do konieczności skorygowania rozliczeń, zapłaty zaległego podatku i sporu z fiskusem.

Ten materiał jest przeznaczony dla przedsiębiorców oraz osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe w firmach, które chcą bezpiecznie kwalifikować wydatki i uniknąć problemów podczas kontroli.

Kiedy wydatek staje się kosztem uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podatku dochodowym od osób prawnych, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 oraz innych wydatków wyłączonych przez ustawodawcę.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać gospodarcze uzasadnienie poniesionego wydatku. Nie jest konieczne udowodnienie, że wydatek doprowadził do uzyskania konkretnego przychodu, jeśli został poniesiony w celu uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności. Wystarczy wykazanie, że racjonalnie mógł przyczynić się do osiągnięcia przychodów lub służyć zachowaniu albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Przykładowo nie budzi większych wątpliwości zakup towarów handlowych, wynagrodzenie pracowników, usługi księgowe czy koszty marketingu internetowego. Problemy pojawiają się jednak wtedy, gdy wydatek ma jednocześnie charakter prywatny albo jego związek z działalnością nie jest oczywisty, bo wydatków o charakterze osobistym nie można zaliczyć wydatków do kosztów podatkowych.

Koszty uzyskania przychodu mogą mieć charakter bezpośredni albo pośredni.

Organy podatkowe coraz częściej analizują nie tylko dokument księgowy, ale również okoliczności poniesienia kosztu. Weryfikują, czy przedsiębiorca rzeczywiście potrzebował danej usługi, czy została ona wykonana oraz czy jej wartość odpowiada realiom rynkowym.

Potrzebujesz porady prawnika?

Każda sytuacja jest inna.
Opisz swoją sprawę, a podpowiem, jakie kroki
warto podjąć w Twoim przypadku.

Wyślij zapytanie

Jakie wydatki, w tym koszty reprezentacji, najczęściej budzą spory z organami podatkowymi?

Najwięcej problemów pojawia się przy usługach niematerialnych. Dotyczy to przede wszystkim usług doradczych, marketingowych, szkoleniowych, informatycznych czy związanych z rozwojem biznesu.

W takich przypadkach sama faktura z ogólnym opisem usługi może okazać się niewystarczająca. W trakcie kontroli organ może oczekiwać przedstawienia umowy, raportów, korespondencji, materiałów roboczych lub innych dowodów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi.

Przedsiębiorcy często popełniają również błędy przy rozliczaniu wydatków o charakterze mieszanym. Dotyczy to między innymi telefonów, komputerów, abonamentów, podróży czy szkoleń wykorzystywanych częściowo do celów prywatnych. W takich przypadkach obowiązkowe jest spełnienie kryteriów celowości i definiowalności wydatku oraz wykazanie ich związku z prowadzonej działalności.

Szczególną ostrożność należy zachować przy wydatkach reprezentacyjnych. Zgodnie z art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT określone wydatki na reprezentację nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. W praktyce oznacza to konieczność każdorazowej oceny celu danego wydatku. Inaczej oceniana będzie kampania reklamowa skierowana do klientów, a inaczej ekskluzywne spotkanie mające przede wszystkim budować prestiż przedsiębiorcy. Co do zasady koszty reprezentacji oraz wydatki o charakterze osobistym nie są kosztem podatkowym.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na kilka interpretacji indywidualnych, ponieważ niektóre wydatki mogą spełniać inne funkcje, aniżeli tylko reprezentacyjna. Przykładowo:

• wydatki na zakup garniturów i garsonek opatrzonych logo firmy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów jako wydatki reklamowe, jeżeli ich celem jest identyfikacja pracowników z przedsiębiorstwem, a nie budowanie prestiżu czy wytwornego wizerunku spółki; takie działania mogą też wspierać zwiększenie przychodów (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28.10.2024 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.493.2024.1.AG).
• O możliwości zaliczenia wydatków na gadżety z logo do kosztów uzyskania przychodów decyduje ich reklamowy charakter oraz sposób dystrybucji, a nie samo oznaczenie logo przedsiębiorcy (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 30.04.2009 r., sygn. ILPB3/423-114/09-5/MC).
• Wydatki na posiłki w restauracjach podczas spotkań biznesowych z kontrahentami mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli ich celem jest prowadzenie rozmów związanych z działalnością gospodarczą, a nie kreowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8.06.2018 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.175.2017.1.DP).
• Umieszczenie logo firmy na jachcie nie przesądza jeszcze o reklamowym charakterze wydatku, jeżeli jego zasadniczym celem pozostaje budowanie prestiżu przedsiębiorcy (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 12.05.2017 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.27.2017.1.ANK).

Okulary korekcyjne to przykład wydatku o charakterze osobistym, którego nie można ująć w firmie. Wydatków na wyżywienie w podróży służbowej również nie można zaliczyć wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Wątpliwości pojawiają się także przy transakcjach realizowanych pomiędzy podmiotami powiązanymi. W takich sytuacjach organy podatkowe badają nie tylko sam koszt, ale również jego rynkowy charakter oraz rzeczywiste wykonanie świadczenia. Koszty uzyskania przychodu mogą być bezpośrednie lub pośrednie, ale w obu przypadkach trzeba wykazać, że są to koszty związane z przychodem albo zabezpieczeniem jego źródła.

Samochód w firmie – nadal jeden z najbardziej problematycznych kosztów?

Samochody osobowe od lat znajdują się w centrum zainteresowania organów podatkowych. Wynika to przede wszystkim z częstego wykorzystywania pojazdów zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.

Przepisy przewidują szereg ograniczeń dotyczących rozliczania wydatków związanych z pojazdami. Dotyczą one między innymi amortyzacji, leasingu, najmu, ubezpieczenia oraz kosztów eksploatacyjnych, a także podatku VAT i zasad obniżenia podatku VAT przy wydatkach samochodowych. Amortyzacja dotyczy środków trwałych o wartości powyżej 10 tys. zł i może być rozliczana przez odpisy amortyzacyjne.

Znaczenie ma również sposób korzystania z pojazdu. Jeżeli samochód wykorzystywany jest częściowo prywatnie, przedsiębiorca nie zawsze będzie mógł zaliczyć do kosztów pełną wartość wydatków związanych z jego użytkowaniem. Dotyczy to także paliwa, które może stanowić koszty uzyskania przychodu, ale zakres rozliczenia zależy od sposobu używania pojazdu.

Warto zwrócić uwagę, że od 1 stycznia 2026 r. zmieniły się limity dotyczące zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z samochodami osobowymi. Obecnie limit wynosi:

• 225 000 zł dla samochodów elektrycznych oraz napędzanych wodorem,
• 150 000 zł dla pojazdów o emisji CO₂ poniżej 50 g/km,
• 100 000 zł dla pojazdów których emisja CO₂ wynosi co najmniej 50 g/km.

Podstawowa stawka amortyzacyjna dla samochodów wynosi 20%.

Ograniczenia te mają znaczenie nie tylko przy amortyzacji, ale również przy leasingu, najmie czy dzierżawie samochodów osobowych. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy planujący zakup lub leasing większości samochodów spalinowych często nie będą mogli rozliczyć podatkowo całej wartości pojazdu. Same odpisy amortyzacyjne muszą być dodatkowo ujęte w ewidencji.

Przed zakupem lub leasingiem samochodu warto przeanalizować nie tylko wysokość rat czy cenę pojazdu, ale również rzeczywisty efekt podatkowy planowanej transakcji. Często okazuje się bowiem, że koszt ekonomiczny i koszt podatkowy są dwoma zupełnie różnymi kategoriami.

Dlaczego dokumentacja kosztów, w tym dowód wewnętrzny, jest równie ważna jak sam wydatek?

W praktyce kontroli podatkowych coraz częściej spór nie dotyczy samego charakteru wydatku, lecz braku odpowiedniej dokumentacji.

Faktura potwierdza dokonanie transakcji, ale nie zawsze dowodzi wykonania usługi czy istnienia związku z działalnością gospodarczą. Powinna też odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej. Szczególnie widoczne jest to przy usługach doradczych, marketingowych, informatycznych oraz wszelkich świadczeniach niematerialnych.

Dobrą praktyką jest gromadzenie dokumentów już na etapie realizacji projektu. Mogą to być umowy, zamówienia, raporty, protokoły odbioru, korespondencja mailowa czy materiały potwierdzające wykonanie określonych działań. Dowody księgowe powinny być oznaczone numerem lub innym oznaczeniem oraz sporządzone w języku polskim, co ma znaczenie także przy rozliczaniu kosztów w podatku dochodowym.

Warto również zadbać o spójność dokumentacji. Jeżeli umowa, faktura oraz raport końcowy opisują różne świadczenia, przedsiębiorca może mieć trudności z wykazaniem rzeczywistego przebiegu transakcji. Dokumenty muszą też być ujęte zgodnie z zasadami prowadzenia podatkowej księgi. W przypadku bardziej skomplikowanych modeli biznesowych pomocne może okazać się uzyskanie interpretacji indywidualnej lub przeprowadzenie audytu podatkowego jeszcze przed wdrożeniem określonego rozwiązania. W takim przypadku zobligowany jest przedsiębiorca do wykazania nie tylko treści dokumentu, ale też jego źródła i związku z kosztem.

Jak kancelaria może pomóc w ograniczeniu ryzyka podatkowego?

Problemy związane z kosztami uzyskania przychodów rzadko wynikają wyłącznie z nieznajomości przepisów. Zdecydowanie częściej są konsekwencją braku odpowiednich procedur, błędnej dokumentacji albo przyjęcia modelu rozliczeń, który nie odpowiada specyfice działalności, co ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych albo według podatku liniowego.

W ramach doradztwa podatkowego pomagamy przedsiębiorcom w szczególności poprzez:

1. ocenę możliwości zaliczenia konkretnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów;
2. analizę ryzyk podatkowych związanych z planowanymi transakcjami i inwestycjami;
3. przygotowywanie wniosków o interpretacje indywidualne;
4. przeprowadzanie audytów podatkowych i weryfikację poprawności rozliczeń, w tym sprawdzenie, czy dowody księgowe są oznaczone numerem lub innym oznaczeniem oraz sporządzone w języku polskim;
5. doradztwo w zakresie wyboru formy opodatkowania, w tym analizy wariantów na zasadach ogólnych i w ramach podatku liniowego, oraz wdrożenia estońskiego CIT;
6. analizę transakcji z podmiotami powiązanymi i obowiązków w zakresie cen transferowych;
7. reprezentację przedsiębiorców podczas kontroli prowadzonych przez KAS oraz urzędy skarbowe;
8. prowadzenie postępowań podatkowych i sporów z organami podatkowymi.

Wysoki poziom prawidłowo rozliczonych kosztów może pomniejszyć podstawę opodatkowania i przełożyć się na niższy podatek dochodowy.

W wielu przypadkach właściwa analiza przeprowadzona przed wdrożeniem określonego rozwiązania pozwala uniknąć wieloletnich sporów z organami podatkowymi oraz kosztownych korekt rozliczeń.

Co można zaliczyć do kosztów – podsumowanie

Koszty uzyskania przychodów, w tym najpopularniejsze koszty uzyskania przychodów, pozostają jednym z najważniejszych instrumentów wpływających na wysokość obciążeń podatkowych przedsiębiorcy, a wysokie koszty uzyskania przychodu obniżają podstawę opodatkowania. Kluczowe znaczenie ma jednak nie samo poniesienie wydatku, lecz możliwość wykazania, że został on poniesiony w ramach prowadzonej działalności, jest związany z działalnością gospodarczą oraz rodzajem prowadzonej działalności, a także właściwe udokumentowanie transakcji. Największe ryzyko pojawia się przy usługach niematerialnych, wydatkach mieszanych, samochodach oraz transakcjach realizowanych z podmiotami powiązanymi. W takich przypadkach warto przeprowadzić analizę jeszcze przed rozliczeniem kosztu.

Do typowych kosztów należą m.in. czynsz za lokal, opłaty bankowe czy zakup sprzętu komputerowego, o ile są właściwie udokumentowane.