Kontrola Inspekcji Handlowej w firmie – jak się przygotować i jakie są uprawnienia inspektorów?

Kontrola Inspekcji Handlowej rzadko jest „miłym zaskoczeniem”, raczej sprawdzianem tego, czy firma ma uporządkowane procedury i praktykę sprzedaży, dokumentację produktów, oznakowania. Inspekcja może ograniczyć możliwość wprowadzania towaru do obrotu, nakazać jego wycofanie. W skrajnych przypadkach ujawnienie nieprawidłowości może wiązać się z ryzykiem odpowiedzialności administracyjnej i karnej.

Jak wygląda kontrola Inspekcji Handlowej?

Inspekcja Handlowa jest wyspecjalizowanym organem nadzoru rynku, a państwowa inspekcja handlowa działa na podstawie ustawy z 15 grudnia 2000 r. i służy ochronie praw konsumentów oraz interesów gospodarczych państwa. Kontroluje m.in. legalność i rzetelność działania przedsiębiorców w zakresie produkcji, handlu i usług, jakość produktów, ich bezpieczeństwo oraz prawidłowość oznakowania; obejmuje to także kontrola legalności działalności przedsiębiorców.

Kontrola zasadniczo odbywa się w obecności kontrolowanego albo osoby przez niego upoważnionej, w siedzibie firmy lub miejscu wykonywania działalności, w godzinach pracy albo faktycznego jej wykonywania; kontrole mogą być planowe lub doraźne, a w ustawowych przypadkach także bez wcześniejszego zawiadomienia. Inspektor rozpoczyna czynności po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które powinno zawierać co najmniej 8 elementów, w tym oznaczenie organu kontroli, oznaczenie kontrolowanego, wskazanie podstawy prawnej, określenie przedmiotu, zakresu kontroli, określenie daty rozpoczęcia kontroli, przewidywanej daty jej zakończenia, stanowisko kontrolującego oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska. Czynności kończą się protokołem podpisywanym przez inspektora i kontrolowanego, a przedsiębiorca może wnieść do niego pisemne uwagi w terminie 7 dni.

W toku kontroli inspektor może m.in.: badać dokumenty i ewidencje kontrolowanego, żądać wyczerpującego wyjaśnienia okoliczności sprawy, dokonywać oględzin produktów, przesłuchiwać świadków i biegłych, pobierać nieodpłatne próbki produktów do badań, zabezpieczać dowody, a nawet, w drodze decyzji, wstrzymać wprowadzanie produktów do obrotu lub nakazać ich wycofanie. W praktyce oznacza to również obowiązkach kontrolowanego polegających na ułatwieniu przeprowadzenia kontroli i udzielaniu żądanych wyjaśnień.

Potrzebujesz porady prawnika?

Każda sytuacja jest inna.
Opisz swoją sprawę, a podpowiem, jakie kroki
warto podjąć w Twoim przypadku.

Wyślij zapytanie

Firma produkcyjna vs firma sprzedażowa – różne ryzyka, różne przygotowanie

Obowiązki producenta, importera i sprzedawcy nie są identyczne. Inaczej rozkłada się odpowiedzialność za projekt, bezpieczeństwo i zgodność produktu, a inaczej za sposób jego oferowania, oznaczania cen czy informowania konsumentów. To rozróżnienie jest kluczowe także przy kontroli Inspekcji Handlowej.

Firma produkcyjna – nacisk na dokumentację techniczną i zgodność produktu

Producent (a często także importer, który „przejmuje” obowiązki producenta) musi być przygotowany, że Inspekcja Handlowa będzie wnikać nie tylko w to, jak produkt wygląda na półce, ale również m.in. jak został zaprojektowany i poddany ocenie zgodności. Powinien więc być gotowy y na kontrolę pod kątem:

Dokumentacji technicznej produktu – opis wyrobu, schematy, zastosowane normy zharmonizowane, wyniki badań, analiza ryzyka. Brak dokumentacji albo jej niekompletność to nie tylko ryzyko zakwestionowania oznakowania CE, ale też potencjalne zarządzenia pokontrolne, ograniczenie obrotu. Również odpowiedzialność administracyjna i karna za produkt niebezpieczny lub niezgodny z prawem, a wprowadzenie do obrotu produktu niebezpiecznego może skutkować karą do 100 000 zł. Przeczytaj więcej nt. Prawo dla producentów i importerów – najważniejsze obowiązki, odpowiedzialność i praktyczne wskazówki – Kancelaria RPMS.

Deklaracji zgodności – powinna wskazywać m.in. zastosowane normy, dane producenta/importera, identyfikację wyrobu i być dostępna dla organów nadzoru. Jej treść musi korespondować z dokumentacją techniczną, oznakowaniem CE i faktycznymi właściwościami produktu. To także kontrola produktów, obejmująca kontrolę spełniania wymagań jakościowych, a w przypadkach przewidzianych w rozumieniu przepisów odrębnych również kontrola substancji chemicznych oraz używania prekursorów materiałów wybuchowych.

Zgodności z zasadami ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR – General Product Safety Regulation, Rozporządzenie PE i Rady (UE) 2023/988, przyjęte 10 maja 2023 roku, którego celem jest zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa produktów wprowadzanych na rynek UE) – produkt musi być bezpieczny przy typowym i dającym się przewidzieć użyciu, co Inspekcja może weryfikować poprzez pobieranie próbek i badania. GPSR wymaga jasnych instrukcji oraz informacji dotyczących bezpieczeństwa, w języku zrozumiałym dla konsumenta. Jej brak lub udzielanie niepełnych informacji może skutkować uznaniem produktu za niebezpieczny, co otwiera drogę do ograniczenia lub zakazu jego obrotu. 1.

Firma sprzedażowa (stacjonarna i online) – nacisk na oznakowanie, etykiety i sposób oferowania

Sprzedawca detaliczny czy hurtowy, w tym także jednostki handlu hurtowego oraz podmioty oferujące kontrola produktów znajdujących się w obrocie handlowym, także ten prowadzący sprzedaż online (czyt. więcej nt. Obowiązki związane z produktami w sprzedaży online – Kancelaria RPMS) odpowiada także za to, aby nie oferować produktów niezgodnych z przepisami, co łączy się z obowiązkiem weryfikacji dostawców, ale punkt ciężkości kontroli jest inny niż u producenta (przeczytaj więcej nt. Niezbędne oznakowania produktu – co, gdzie i jak umieszczać? ). Inspekcja przeprowadza ją przede wszystkim pod kątem:

• Prawidłowego oznakowania produktów – inspektorzy sprawdzają m.in. dane producenta/importera, kraj pochodzenia, numer partii, oznakowanie CE (jeśli wymagane), ostrzeżenia bezpieczeństwa (np. wiek użytkownika, przeciwwskazania, ryzyka przy nieprawidłowym użyciu). Obejmuje to także kontrola znakowania wprowadzonych do obrotu wyrobów oraz kontrola przestrzegania wymagań wynikających z przepisów odrębnych. Niepełne informacje bezpieczeństwa mogą skutkować uznaniem produktu za niebezpieczny, co otwiera drogę do ograniczenia lub zakazu jego obrotu.
• Etykiet – czy zawierają obowiązkowe elementy (nazwa produktu, skład, dane producenta/importera, instrukcja użycia, termin ważności, ostrzeżenia, piktogramy), czy nie wprowadzają konsumenta w błąd. Fałszywe oznaczenia albo brak danych producenta/importera mogą zostać uznane za naruszenia prawa produktowego – a to z kolei wiąże się z ryzykiem sankcji administracyjnych i odpowiedzialności karnej. Przeczytaj więcej nt. Etykieta produktu – obowiązkowe informacje, które muszą się na niej znaleźć zgodnie z przepisami – Kancelaria RPMS
• Uwidaczniania cen i informacji dla konsumenta – w sklepie stacjonarnym: czy produkty mają czytelnie przedstawione ceny (w tym ceny jednostkowe), a w e‑commerce: czy regulamin, warunki sprzedaży i informacje o prawach konsumenta są kompletne i przejrzyste. Inspekcja skupia się na kontroli, czy konsument otrzymuje jednoznaczne, niebudzące wątpliwości oraz umożliwiające porównanie informacje o cenach oraz ich obniżkach. Najczęstsze uchybienia to: brak ceny, błędne wyliczenie ceny jednostkowej, brak cennika usług lub stosowanie przedziałów „od–do”, obliczanie obniżki w stosunku do innej ceny niż najniższa z 30 dni przed promocją. Z kolei poprawny regulamin sklepu powinien wskazywać co najmniej: dane identyfikujące sprzedawcę, definicje wyrażeń regulaminowych, rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki płatności, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną, tryb postępowania reklamacyjnego, sposób informowania o zmianach regulaminu. Za brak informacji o cenie kara może wynieść do 5000 zł, za naruszenie obowiązków informacyjnych do 20 000 zł, a przy powtarzających się naruszeniach w ciągu 12 miesięcy do 40 000 zł.

Potrzebujesz pomocy przy stworzeniu regulaminu? → https://rpms.pl/dokumentacja-sklepu-internetowego/

• Procedur reklamacyjnych i obsługi klienta – zgodności regulaminów, formularzy, terminów rozpatrywania reklamacji z przepisami konsumenckimi. Inspektorzy dokładnie weryfikują, czy przedsiębiorca wywiązuje się z ustawowych obowiązków dotyczących rozpatrywania roszczeń klientów. Kontrola obejmuje: terminowość odpowiedzi na zgłoszenie reklamacyjne, rzetelność obsługi tych zgłoszeń (np. czy odrzucenia reklamacji są odpowiednio uzasadnione), czy sklep informuje klienta o możliwości skorzystania z pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich, a także badanie regulaminów sklepu pod kątem występowania klauzul niedozwolonych. Badając jakość obsługi klienta, inspektorzy zwracają uwagę nie na kulturę osobistą sprzedawcy, ale czy nie wprowadza on klienta w błąd w zakresie właściwości produktu, rzetelność przekazywanych mu informacji, prawidłowość naliczania cen i przestrzegania zasad sprzedaży, czy nie uchyla się od odpowiedzialności z tytułu rękojmi, i czy nie wywiera na klienta niedozwolonej presji zakupowej. W razie stwierdzenia uchybień organizacyjnych inspektorzy mogą żądać ich usunięcia. 

W praktyce inspektorzy mogą też wykonywać zakupy kontrolne w sklepie, aby sprawdzić sposób oferowania towarów i usług. Wyłączenia ustawowe dotyczą jednak niektórych obszarów, takich jak działalność bankowa, usług pocztowych, usług w zakresie ochrony zdrowia oraz przedsiębiorców wytwarzających energię elektryczną. W zakresie gospodarowania niektórymi odpadami w zakresie edukacji świadczonych usług pośrednictwa finansowego dla środków wspomagających uprawę roślin.

Jak przygotować firmę na kontrolę Inspekcji Handlowej w zakresie zakresu kontroli krok po kroku

Praktyka kontroli przeprowadzanych przez Inspekcję Handlową pokazuje, że najwięcej problemów mają te firmy, które reagują dopiero na kontrolę, zamiast przygotować się wcześniej. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę produkcyjną czy sprzedażową, warto:

1. Zgromadzić dokumenty: dokumentacja techniczna, deklaracje zgodności, certyfikaty, instrukcje, etykiety, umowy z dostawcami – tak, aby były łatwo dostępne przy kontroli.
2. Zweryfikować oznakowania i etykiety: sprawdzić, czy nie brakuje obowiązkowych danych i czy komunikaty nie wprowadzają w błąd.
3. Przeszkolić pracowników: osoby odpowiedzialne za jakość, zakupy, sprzedaż, obsługę klientów powinny znać podstawowe prawa i obowiązki wobec Inspekcji, procedurę kontroli, zasady „obsługi” inspektorów.
4. Wyznaczyć osobę kontaktową, która będzie obecna przy kontroli, koordynować udostępnianie dokumentów, pilnować protokołu i ewentualnych zastrzeżeń.
5. Monitorować zmiany przepisów produktowych: m.in. GPSR, system oceny zgodności, przepisy branżowe.

Kancelaria RPMS od lat wspiera producentów, importerów i sprzedawców (w tym sklepy online) w zakresie prawa produktowego i relacji z organami nadzoru rynku. Dla naszych klientów:

• prowadzimy audyty dokumentacji technicznej, deklaracji zgodności, etykiet i oznakowań,
• przygotowujemy firmę na kontrolę Inspekcji Handlowej – projektujemy procedury, szkolimy pracowników, pomagamy w uporządkowaniu procesów,
• doradzamy na etapie samej kontroli (interpretacja upoważnienia, protokołu, zastrzeżeń) oraz postępowania pokontrolnego,
• reprezentujemy przedsiębiorców w sprawach dotyczących odpowiedzialności administracyjnej i karnej za produkt niebezpieczny lub niezgodny z przepisami (dowiedz się więcej nt. Odpowiedzialność karna i administracyjna w prawie produktowym – Kancelaria RPMS).

Jeśli chcesz przygotować swoją firmę na kontrolę Inspekcji Handlowej, uporządkować dokumentację produktów albo zweryfikować etykiety i oznakowania – skontaktuj się z nami. Skorzystaj z naszych usług obsługi prawnej: https://rpms.pl/uslugi-prawne/